mulher realiza soft opening de estabelecimento

Soft opening: como fazer uma pré-inauguração?

Equipe TOTVS | VENDAS | 30 junho, 2022

Soft opening, em tradução livre, pode ser traduzido como “abertura suave”. O nome talvez não soe familiar; mas, na prática, trata-se de uma estratégia bastante simples usada por estabelecimentos de food service e outros setores.

Nela, as empresas realizam uma pré-inauguração como teste para a abertura oficial de um bar ou restaurante, por exemplo, de modo que seja possível realizar ajustes necessários até o dia de, finalmente, abrir as portas ao público geral.

Se você está pensando em inaugurar um novo negócio ou até mesmo expandir sua marca em franquias, talvez seja interessante começar a considerar o soft opening.

Neste artigo, vamos falar sobre os principais pontos e vantagens de fazer um treino antes de uma inauguração oficial. Boa leitura!

O que é soft opening?

O soft opening funciona como um ensaio da estreia de um novo estabelecimento, pois trata-se de um modelo de pré-inauguração dias ou semanas antes do comércio abrir, de fato, as portas ao público geral.

Uma das principais vantagens é conseguir testar todas as operações para um número menor de pessoas, geralmente pessoas convidadas, e entender o que está fluindo ou o que precisa ser ajustado ainda para a grande inauguração.

Esse tipo de solução é bastante interessante para restaurantes, bares, hamburguerias e outras variações de food service, por ser um tipo de empreendimento que exige bastante sincronia e organização em todas as etapas.

Já que existe o ditado de que a primeira impressão é a que fica, a pré-inauguração é uma forma de evitar uma estreia para o público geral com falhas e erros de processos.

Ao convidar um grupo seleto para testar o local, o ritmo na cozinha, os pedidos e o atendimento, você terá mais chances de causar uma ótima experiência quando realmente abrir as portas para todas as pessoas.

O soft opening é obrigatório? Na verdade, não é, mas existem diversos benefícios para quem deseja fazê-lo.

Aliás, essa estratégia não é algo que pode ser usado apenas por novos empreendedores.

Esse tipo de pré-inauguração também é interessante para os estabelecimentos que, por alguma razão, fecharam as portas e estão voltando às atividades, para reinaugurar o negócio depois de uma reforma ou mudança de direção.

Como funciona um soft opening?

Normalmente, o soft opening acontece perto da data de inauguração do estabelecimento, mas para um número limitado de pessoas.

A ideia é testar diversos elementos, como menu, cozinha, estrutura, atendimento, equipe, sistemas de gestão, meios de pagamento e vários outros detalhes que fazem parte do fluxo de operação do negócio.

Com essa pré-inauguração, é possível entender o que está funcionando e o que é necessário resolver antes de abrir para o grande público.

Ou seja, é uma chance de colocar tudo em ordem antes de realmente receber os futuros clientes.

Por ser uma espécie de ensaio, você pode aproveitar para fazer mais de um evento e convidar amigos próximos, familiares, parceiros comerciais e outras pessoas que possam ajudar com os primeiros feedbacks.

Se houver algum gargalo para servir um número pequeno de convidados, já podemos projetar que, para um grande volume de clientes, o problema seria muito maior, não é mesmo?

Por isso, essa pré-inauguração é tão importante para ajustar todos os detalhes.

Embora estejamos usando como exemplo bares e restaurantes, é possível usar essa estratégia para pré-inauguração de estabelecimentos de outros setores diversos também, como hotelaria.

Quais são as vantagens dessa estratégia?

Até aqui, você já deve ter observado que a pré-inauguração pode trazer diversos benefícios, não é mesmo?

Para quem não está totalmente convencido, as vantagens abaixo podem ajudar na decisão de fazer ou não um soft opening.

Adaptação e melhoria de processos

Com esse evento, é possível ter tempo para adaptar ou melhorar processos que, nesse evento mais exclusivo, foram percebidos pela equipe.

Se for necessário contratar mais pessoas para o atendimento ou para o preparo dos pedidos, por exemplo, o estabelecimento ainda terá um tempo para recrutar talentos e fazer a capacitação.

Validação do cardápio e dos preços

O soft opening é também uma excelente oportunidade de validar as opções do cardápio, como os pratos, bebidas e sobremesas, e entender qual é a satisfação dos convidados com o menu.

É importante colher feedbacks para entender se existe algo que precisa melhorar ou o que está perfeito como foi apresentado.

Outro ponto fundamental é a validação dos preços. 

Em alguns casos, a pré-inauguração acontece com menu cortesia, em que o convidado não paga pelo consumo. Mas, mesmo nesses casos, é importante perguntar se os preços são atrativos.

Se for uma pré-inauguração em que todos os convidados pagam, você pode sugerir preços ou promoções especiais.

Oportunidade de treinar a equipe

garçom participa de soft opening de estabelecimento

Nesse evento, você poderá treinar, na prática, o trabalho de toda a equipe. 

Além da possibilidade de trazer feedback para esse primeiro contato com os clientes, também é importante ouvir o que os profissionais que estão com você acharam do desempenho.

Pergunte a todos se existe alguma ferramenta ou qualquer suporte tecnológico que ajudaria a facilitar alguma etapa da operação. Se precisar, faça novos treinamentos até o dia de abrir as portas.

Previsão de gastos e faturamento

De acordo com a movimentação e a quantidade de convidados no soft opening, é possível fazer cálculos para entender como serão os gastos e a margem de lucro com o funcionamento normal do estabelecimento.

Feedbacks antes da inauguração oficial

A pré-inauguração é importante para colher feedbacks construtivos dos clientes e pessoas mais próximas.

Por isso, após o soft opening, pergunte o que acharam do menu, das bebidas, preços, do conceito do ambiente, acomodação e serviço. 

Com esse retorno, será mais fácil proporcionar a melhor experiência aos clientes.

Geração de receita

Embora não seja a função principal, esse evento também é uma possibilidade de gerar receita. Como será uma pré-inauguração, como se a empresa estivesse aberta ao público em geral, é possível ter um bom retorno financeiro.

Além da possibilidade de gerar receita, o soft opening é uma forma de evitar prejuízos (financeiro e de imagem) e desperdícios de insumos.

Como fazer um soft opening?

Agora que você já viu todas as principais vantagens de fazer uma pré-inauguração, que tal aprender os passos para aplicar em seu estabelecimento?

Encontre a melhor data

O soft opening pode ser feito dias ou semanas antes da verdadeira inauguração para o grande público. 

É importante que ele aconteça em uma data próxima, pois a ideia é fazer pequenos ajustes, se for necessário, e não uma grande reforma ou transformação no local.

Ou seja, a experiência para esse grupo seleto deve ser a mesma que você deseja oferecer para todos os clientes que vão visitar seu estabelecimento.

Por isso, certifique-se de que tudo está pronto para recebê-los, desde estrutura e equipe preparada a softwares em perfeito funcionamento.

Defina uma lista de convidados

Para fazer esse evento de ensaio, é necessário contar com uma lista de convidados. 

O ideal é pensar também em pessoas que possam ajudar a contribuir para a melhoria do espaço, que possam trazer comentários sobre o que está funcionando e críticas construtivas para o que precisa ser ajustado

Familiares, amigos e pessoas próximas, como até mesmo possíveis parceiros comerciais e fornecedores, são pessoas que podem ajudar nesse soft opening.

Incluir pessoas que também sejam da área ou que tenham conhecimento de mercado pode ser uma ótima estratégia, para conseguir ouvir a opinião de alguém que está no mesmo barco que você.

Leia também: Fluxo de vendas: o que é, vantagens e como montar

Divulgue o soft opening

O próximo passo é divulgar para a lista de convidados o evento. O convite pode ser enviado por mensagens, e-mail ou em uma divulgação boca a boca para as pessoas próximas. 

Uma outra opção é distribuir os convites limitados entre potenciais consumidores, reforçando um valor de exclusividade. É uma forma de atrair clientes que ainda não conhecem sua marca.

Algumas empresas divulgam também nas redes sociais, mas deixando claro que trata-se de um pré-lançamento, para convidados exclusivos.

Isso ajuda também a despertar curiosidade e comentários, além de ser um alerta para os próximos clientes de que logo um espaço novo surgirá próximo a eles. 

Busque oferecer uma experiência diferenciada

Tenha cuidado com todos os detalhes para proporcionar uma excelente primeira impressão.

O soft opening, embora tenha esse caráter de teste, é uma prova de que realmente sua equipe dará conta de oferecer uma ótima experiência aos clientes, fazendo do seu negócio um grande sucesso.

Após o soft opening, você pode conversar com os convidados e recolher os comentários e avaliações, verificando se está tudo pronto para abrir as portas.

Dicas para acertar no soft opening do seu estabelecimento

grupo de amigos participa de soft opening de estabelecimento

Veja algumas dicas extras que podem ajudar você a ter ainda mais sucesso no seu soft opening:

  • Realize a pré-inauguração como se fosse abrir o estabelecimento para o funcionamento normalmente, de acordo com o planejamento financeiro e operacional realizado durante a construção do seu negócio;
  • Tenha cuidado com o marketing digital no início, para que o soft opening não fuja do controle. Lembre-se de que é importante fazer um teste com uma lista de convidados menor do que a capacidade do seu comércio também;
  • Solicite críticas construtivas e sugestões do que pode melhorar e os destaques positivos do seu atendimento;
  • É importante receber a avaliação dos convidados, mas ouça também a sua equipe! Pergunte qual a avaliação dos profissionais que estão trabalhando com você para ter a visão também de quem está no atendimento.

Soft opening: Dúvidas frequentes

Quem devo convidar para o soft opening?

Para essa introdução aos serviços antes da data oficial, é interessante considerar convidar pessoas próximas, como amigos, familiares, time interno e algumas pessoas que possam trazer um olhar mais técnico e especializado.

Em resumo, vale a pena considerar colocar na lista amigos e clientes que não façam parte do seu círculo mais próximo, pessoas influentes, mídia especializada (críticos gastronômicos, por exemplo) e parceiros comerciais.

Quantas pessoas convidar?

O número de convidados depende bastante do tamanho do seu estabelecimento, mas é importante imaginar que o ideal é que o soft opening não seja organizado para receber a capacidade total.

Também é uma dica interessante imaginar que os convidados vão aparecer de maneira distribuída ao longo do soft opening.

Se o seu evento começa às 18h e você espera receber 100 convidados, o ideal seria planejar alguns dos convites para que cerca de 25 ou 30 pessoas estejam na abertura, outros com previsão de chegar às 19h e assim por diante.

É importante considerar também se terá uma margem de tolerância para convidados extras, para conseguir acomodar todos com qualidade.

Como fazer um convite para soft opening?

Existem vários meios para o envio do convite e de mensagens que podem ser escritas. Você pode se inspirar em mensagens mais formais ou em recados mais descontraídos e criativos. Veja alguns exemplos:

Exemplo 1

Você sempre esteve conosco desde o começo e por isso desejamos sua presença também no dia da nossa pré-inauguração.

Será um prazer ver você às (horário), do dia (data do evento), no endereço (endereço do estabelecimento). Esperamos você! 

Exemplo 2

Você é nosso convidado especial em nosso soft opening do (nome do seu estabelecimento).

Sua opinião e presença fará toda a diferença antes de abrirmos as portas para o público em geral. 

O evento acontecerá às (horário), do dia (data do evento), no endereço (endereço do estabelecimento)! 

Exemplo 3

A inauguração de nosso restaurante está chegando. Ficaremos felizes com sua presença e apoio nesse dia, para iniciar essa jornada de sucesso ao seu lado.

Estaremos esperando por você às (horário), do dia (data do evento), no endereço (endereço do estabelecimento). Até lá!

Conte com as soluções da Eleve para sua pré-inauguração!

Para que a estreia de um novo empreendimento seja um sucesso, é necessário contar com muito mais do que o soft opening, não é mesmo? 

Existe muito trabalho que antecede a abertura das portas ao público geral, como a tomada de decisões sobre investimentos necessários para a estrutura, contratação de funcionários e tecnologias para otimizar e integrar toda a operação.

Independente do segmento da sua empresa, é importante conhecer soluções que vão ajudar a preparar sua empresa para receber os clientes, como o Eleve Vendas.

Além de oferecer soluções completas para empresas de food service, o Eleve Vendas também oferece funcionalidades completas para empresas dos mais diversificados ramos.

Entre as ferramentas disponíveis, é possível contar com os seguintes módulos:

  • Frente de caixa;
  • Planejamento fiscal
  • Controle de estoque;
  • Cardápio digital;
  • Comanda online;
  • Gestão de mesas;
  • Gestão de delivery;
  • Área de gestão web integrada;
  • Registro de ponto dos colaboradores.

Saiba mais sobre as vantagens do Eleve Vendas para a sua empresa e tenha uma inauguração e trajetória de sucesso.
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Conclusão

Realizar um soft opening é uma opção simples e segura para evitar problemas na inauguração oficial de seu estabelecimento. 

Com esse teste, é possível ter tempo ainda de ajustar detalhes que não estejam funcionando perfeitamente para que a primeira impressão dos clientes seja a melhor possível.

Além de ser uma estratégia simples e uma forma de fazer seu negócio começar a funcionar, é uma forma de adaptar a equipe à rotina que ela terá dali para frente.

Ou seja, é também uma das funções do soft opening promover adaptação de todos os envolvidos.

Com esse evento, o empreendedor terá informações muito ricas, sobre quantidade de colaboradores, tempo de atendimento e preparo dos pedidos, quantidade de insumos, ajuste de preços e várias outras vantagens.

Se você gostou de conhecer as vantagens do soft opening, leia também nossas dicas sobre como fidelizar clientes e continue acompanhando o blog da Eleve!

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