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PDV: O que é, principais funções e vantagens de investir

Equipe TOTVS | VENDAS | 25 outubro, 2021

O software PDV ou sistema de frente de caixa é um recurso valioso para automatizar processos de vendas em varejos. É utilizado por PMEs e grandes negócios pois traz funcionalidades que simplificam e melhoram o controle financeiro

Com um PDV, sua empresa vai notar que vários indicadores de desempenho vão decolar, como a produtividade e a satisfação do cliente.

No entanto, no aspecto interno do seu negócio, o PDV também tem muito a agregar: a integração ao estoque e à contabilidade dão a você total controle sobre sua operação.

Podemos afirmar que, hoje, não existe varejo bem-sucedido e pronto para crescer no futuro que não utilize um PDV.

E no seu negócio, o sistema PDV já foi implementado ou ainda possui algumas dúvidas sobre essa solução, suas funcionalidades e sua importância?

Neste guia completo, vamos responder a todas elas! Confira tudo sobre PDV e como a tecnologia pode complementar seu processo de vendas!

O que é PDV?

O PDV (ou sistema de frente de caixa) é a ferramenta que registra as vendas e emite notas e cupons fiscais. Trata-se de um software que auxilia a empresa na hora que o cliente quer realizar uma compra.

Por isso, além de auxiliar no registro das transações, o sistema de frente de caixa (PDV) também permite:

  • Identificar o método de pagamento;
  • Registrar quantidade, preço e descontos;
  • Integração com um TEF (sistema de máquina de cartão);
  • Integração com áreas de finanças, estoque e contabilidade.

Ou seja, o PDV é realmente muito mais do que uma ferramenta que auxilia seu vendedor a fechar uma compra.

Trata-se de uma tecnologia potencializadora, que processa as compras dos clientes de forma que as informações de cada transação sejam integradas ao estoque e ao financeiro.

Assim, você automatiza vários processos e facilita a gestão integrada do negócio, de forma a ter sempre informações atualizadas fluindo de um setor para o outro.

Para que serve o PDV? 

pdvO PDV serve para conectar as informações geradas em cada venda, com os setores mais importantes do negócio.

Desse modo, possibilita um melhor controle da empresa, automatizando processos como baixa no estoque, bem como envio de notas fiscais ao setor de finanças.

Outro ponto é que o frente de caixa (PDV) permite, a partir da centralização dos dados e da possibilidade de emitir relatórios aprofundados, uma gestão mais eficiente.

Afinal, reforça sua capacidade de monitorar os processos, identificar oportunidades de melhorias e traçar estratégias assertivas para conquistar melhores resultados.

Como funciona um PDV?

Um sistema de frente de caixa (PDV) auxilia no fechamento das vendas, concluindo toda uma dinâmica que começa lá atrás na cadeia de suprimentos.

Apesar de ser o último passo entre uma mercadoria e seu cliente final, esse é um processo de extrema importância.

É por isso que a experiência do consumidor pesa tanto.

Bem como um dos motivos pelo qual é essencial ter um sistema de frente de caixa no negócio.

De forma prática, o sistema frente de caixa (PDV) funciona como qualquer outro software corporativo — sendo controlado pelo operador de caixa via computador ou um dispositivo mobile, como é o caso de alguns sistemas.

Assim, no momento que o cliente chega para fechar a venda, o sistema faz praticamente tudo: do registro da venda até a emissão do comprovante fiscal.

Desse modo, é possível evitar filas — pois o fechamento é automático, agilizando a operação — e ter a certeza de que todas as informações do negócio estão sendo encaminhadas aos setores responsáveis.

Qual é a importância de um sistema PDV?

Uma das principais funções do sistema de frente de caixa (PDV) é de aprimorar a jornada de compras do consumidor, contribuindo para uma melhor experiência do cliente.

Isso tem bastante relação com o potencial de automação da ferramenta, mas também com a possibilidade da empresa acessar dados extremamente qualificados sobre os clientes.

A coleta dos dados direto do momento da venda permite encontrar insights valiosíssimos para contribuir em sua estratégia.

Algo que pode contribuir diretamente na construção de uma melhor jornada de compras.

Por exemplo, você sabia que 64% dos consumidores afirmam querer ofertas personalizadas dos varejistas?

É um dado que a Salesforce descobriu e que pode demonstrar a importância do sistema PDV nesse objetivo.

Ou seja, o sistema dá às empresas um diferencial competitivo e tanto!

E isso pode ser uma enorme vantagem para a modernização do seu varejo.

Um exemplo é o esforço do varejo em se adequar à uma realidade omnichannel.

Ou seja, uma gestão unificada dos canais de venda e dos pontos de contato, de forma que o atendimento seja o mesmo em qualquer etapa e em qualquer meio de comunicação, on-line ou off-line.

Para que isso seja concretizado, é necessário coletar e analisar dados dos clientes. Algo que o sistema de frente de caixa possibilita!

A melhor parte? Você não precisa ser ou contratar um data scientist para aproveitar as vantagens dos insights de varejo.

Basta um ou dois cliques para gerar relatórios qualificados, com um alto nível de informação.

Desse modo, você pode tomar decisões baseadas em dados a qualquer momento, o que tende a melhorar os resultados em curto, médio e longo prazos.
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As principais funcionalidades oferecidas pelo PDV

Você já compreendeu que um sistema PDV oferece muito mais do que maior agilidade no processo de vendas. Dependendo da solução que você investir, pode aproveitar diferentes recursos e uma ampla gama de funcionalidades.

Com o PDV, sua gestão financeira, de estoque e mesmo fiscal se completa!

Hoje, manter as operações do seu varejo de pé apenas por meio de anotações ou planilhas descentralizadas é complicado. Uma receita para a falha.

O que o PDV oferece é, justamente, uma mudança de paradigma: com uso da tecnologia, você integra setores e automatiza processos.

Assim, faz mais com menos e, em troca, tem acesso a dados aprofundados sobre suas vendas e seus clientes — o que cria uma cultura de melhoria contínua, que pode ser estruturada a partir da análise de dados, como mencionamos logo acima.

Ok, mas e na prática, o que você ganha ao implementar um PDV? Te explicamos as principais funcionalidades dos sistemas líderes do mercado, confira:

Controle Financeiro

E se você pudesse controlar, em tempo real, todas as entradas e saídas do seu negócio, bem como conciliar as formas de pagamento (dinheiro, cartão, pagamentos digitais, etc) e acompanhar o desenvolvimento do fluxo de caixa?

Falamos de um poder que, até então, você como gestor do negócio não possuía.

Ou seja, a possibilidade de realizar um melhor controle financeiro. Com várias funcionalidades para diferentes setores, você pode integrar todos os dados, especialmente os financeiros.

No fim das contas, você recebe as informações que precisa para realizar o melhor fluxo de caixa, avaliar o desempenho das vendas, analisar sua política de precificação e muito mais!

Emissão de Nota Fiscal

Um dos grandes benefícios de utilizar um PDV é que você conta com todo auxílio da tecnologia para emitir notas e cupons fiscais.

Já pensou o quanto isso, sozinho, pode agilizar a rotina dos seus vendedores no frente de caixa, bem como facilitar o trabalho do setor financeiro e da sua contabilidade?

Manualmente, emitir notas fiscais — especialmente no varejo — pode ser um enorme ponto crítico do processo de vendas.

Porém, com um PDV, basta inserir os dados (ou selecionar a partir de um cadastro existente), definir um valor e pronto! Com poucos cliques, a nota ou cupom fiscal são emitidos e, automaticamente, enviados ao contador.

Como? É que um PDV completo conta com homologação de ECF (Emissor de Cupom Fiscal), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e SAT-CF-e (Software de Autenticação e Transmissão de Cupons Fiscais Eletrônicos).

Gerenciamento de Estoque

Bastam poucos dias de operação para que qualquer empreendedor entenda a importância de uma boa gestão de estoque.

Com o PDV, você avança múltiplas casas nessa jornada, integrando dados de frente de caixa com os dados do seu estoque.

Assim, cada vez que uma venda é realizada e o vendedor dá baixa no sistema, o mesmo acontece no estoque.

Desse modo, assim que você ou seus funcionários puxarem as informações de estoque, estarão diante de dados atualizados.

Além disso, um bom PDV também trará algumas funcionalidades extras, como o recurso de emitir alertas quando um produto estiver próximo do fim.

Assim, ajuda você a programar seus gastos e a entender tudo sobre o seu giro de estoque.

Logística Integrada

O PDV é um sistema ideal também para negócios que precisam integrar seus processos logísticos para garantir um melhor atendimento ao cliente.

É o caso de restaurantes, food trucks e mesmo negócios mais alternativos do ramo de food service, como hortifrútis.

Com um PDV capaz, é possível realizar toda gestão do delivery de suas entregas, com uma plataforma de gestão das entregas capaz de integrar seu sistema aos aplicativos nos quais você tem conta e recebe pedidos, como o iFood.

Assim, pode realizar um melhor controle dos pedidos e organizar o diálogo entre atendimento e cozinha, não sobrecarregando nenhum dos setores e ainda gerenciando com sucesso o estoque.

Frente de Caixa

A frente de caixa é uma etapa crucial do processo de compra. Não é uma etapa que deve ser considerada como “agora ou nunca!”, mas lembre-se que trata-se do último obstáculo entre o cliente e sua compra.

Então, qual sua missão?

Tornar a experiência do cliente a mais agradável, rápida e sem fricção possível.

Por isso, o PDV é conhecido como o sistema de frente de caixa: ao escolher a melhor solução do mercado, você tem em mãos um software que não trava, finaliza vendas em até 7 segundos e aceita múltiplas formas de pagamento!

Já parou para pensar nos benefícios? Primeiro, seu negócio mitiga filas. Desse modo, agiliza os atendimentos de modo a tornar a experiência do consumidor a mais prática possível!

Tipos de sistema PDV 

Quando o assunto é PDV, alguns empreendedores ficam em dúvidas sobre qual o tipo de sistema que nos referimos. Afinal, no mercado, há dois tipos de PDVs: o fixo e o online.

Você sabe as diferenças e o que torna cada um desses uma plataforma única? A gente te explica, confira:

Sistema PDV online

O PDV online tem uma grande diferença do PDV fixo: são sistemas baseados na nuvem, que podem ser acessados ou baixados em qualquer dispositivo móvel.

Além de tudo, é uma solução escalável, que pode crescer tão rápido como o seu negócio e manter o nível de qualidade independente da demanda.

Com um PDV Online, você tanto atende aos consumidores na frente de caixa, como também pode atendê-los onde estiverem.

Assim, fecha vendas diretamente de suas mesas, em suas casas (com delivery), entre outros.

O PDV Online, além de tudo, pode ser conectado via bluetooth com dispositivos essenciais para a operação de vendas, como a impressora de recibos.

Sistema PDV fixo

O PDV fixo é aquele que acompanha todo um maquinário para complementar sua frente de caixa.

Falamos de caixa registradora, leitor de código de barras, máquina de cartão e impressora de recibos — normalmente ligados a um computador desktop.

É claro que há vantagens atreladas ao PDV fixo, mas você encontra todas elas — bem como a conveniência do custo e da mobilidade — com um PDV online.

Ainda assim, como os varejos e negócios brasileiros ainda passam por uma transformação digital, é possível encontrar negócios que utilizem soluções fixas.

Qual é a diferença entre frente de caixa e PDV? 

Ninguém sabe o porquê, mas geralmente frente de caixa e PDV são relacionados como sinônimos.

Mas quando você analisa ambos os conceitos, vê algumas diferenças.

Embora mencionar “sistema de frente de caixa (PDV)” não seja errado, é importante conhecer as variações.

  • Frente de Caixa: a última etapa da cadeia logística, o ponto em que a mercadoria é adquirida pelo cliente. O último momento do processo de compra.
  • PDV ou Ponto de Venda: um estande reservado à sua marca em uma feira, um ponto em um supermercado que venda o seu produto ou mesmo sua loja física. O PDV é o local onde o cliente encontra os seus produtos.

Quais as vantagens de investir em um software de PDV?

Você já entende perfeitamente o que é um software de frente de caixa, certo? Mas apesar de toda teoria, há o aspecto prático a ser levado em conta.

No dia a dia, como o sistema pode ajudar sua empresa?

Apesar de termos arranhado a superfície nas explicações acima, é hora de mergulhar um pouco mais fundo nas vantagens dessa tecnologia. Vamos lá?

Otimização de processos

Sem a necessidade do atendente ou operador de caixa realizar o fechamento da venda à mão, sua empresa otimiza uma série de processos muito importantes.

Assim, os dados informados são menos passíveis de erros (já que não é necessário digitar tudo de forma individual), o que agiliza essa etapa.

Segurança 

Além da questão estrutural do software, que garante a segurança das informações — em especial se o sistema for hospedado na nuvem, a tecnologia permite melhor adequação ao compliance fiscal.

Assim, o software automaticamente envia as NFC-e para a contabilidade, garantindo a comunicação entre os setores e evitando quaisquer problemas com o Fisco.

Redução de custos

Não há como desvincular uma gestão eficiente de uma contínua redução nos custos operacionais.

O sistema de frente de caixa (PDV) costuma ser bastante intuitivo, o que reduz o índice de erros humanos.

Isso quer dizer que a plataforma automatiza todos os cálculos do fechamento de uma venda (como impostos ou troco), não deixando margem para falhas ocasionarem rombos financeiros.

Integração com estoque 

Um frente de caixa apenas pode ser considerada funcional quando há integração de dados com o estoque.

Afinal, a operação desses setores é influenciada diretamente pelo que acontece no ponto de venda.

Com um software para frente de caixa, você tem controle total dos produtos em estoque e ainda é avisado no momento em que uma renovação é necessária.

Ou seja, uma ação que envolve seu frente de caixa, seu estoque e o setor de compras!

Desse modo, não há perigo de falta de mercadorias — o que prejudica a experiência do cliente e impacta diretamente na sua satisfação.

Maior conhecimento sobre o cliente

Lembra o dado da Salesforce que mencionamos sobre a importância de uma experiência personalizada?

O PDV é um dos principais componentes de uma operação digitalizada, sendo uma das mais importantes fontes de dados sobre os clientes.

Isso permite que você aprofunde seu grau de conhecimento sobre seus comportamentos, necessidades e mesmo suas tendências de compras.

É algo importante para poder lapidar seu planejamento.

Por exemplo, com um PDV, você pode analisar os dados de compras dos clientes que mais compraram nas últimas 2 Black Fridays.

Essa informação pode ajudar você a definir uma segmentação nova para enviar ofertas personalizadas, buscando tanto fidelizar quanto maximizar o ciclo de vida deste cliente.

Melhora na experiência do cliente

Como mencionamos, um PDV pode ser a peça que faltava para sua operação de vendas se consolidar. Como?

A agilidade operacional que proporciona, aliado ao fato de que o sistema automatiza uma série de processos, podem impactar positivamente a experiência do cliente.

No fim das contas, esse é um dos principais aspectos pelos quais os consumidores de hoje optam por uma marca em detrimento de outras.

Conquistar o seu cliente pela experiência é uma garantia de que você conquistou seu afeto e sua preferência por outros fatores além do preço.

Otimização das vendas

Além dos aspectos técnicos relacionados ao PDV e seu potencial tecnológico, a solução também otimiza suas vendas onde mais importa: na frente de caixa.

Isto é, pode melhorar a performance dos operadores de caixa, contribuindo para a produtividade do seu time de vendas.

Com recursos que simplificam o cadastro, emissão de notas e cupons fiscais e fechamento de compras, vender fica muito mais simples e fácil.

Integração com setor financeiro

Uma das grandes facilidades de contar com uma solução digital é que você pode integrá-la a qualquer setor do negócio. No caso do PDV, a conexão com seu financeiro é quase uma obrigação.

Assim, você conecta as informações e pode fechar suas contas, fazer o levantamento do fluxo de caixa (entradas, saídas, despesas de curto e longo prazo), bem como fazer todos os procedimentos contábeis necessários para seu compliance fiscal.

Padronização das operações

Todo mundo tem uma letra diferente ou gosta de organizar suas planilhas de uma forma específica, certo?

Esses são alguns dos desencontros que a gestão financeira despadronizada pode ocasionar.

Um PDV muda esse panorama, mitiga a porcentagem de erros humanos e instaura uma cultura de padronização dos processos que só tem a beneficiar sua operação!

PDV e legislação fiscal

Como as empresas que investem em PDVs são, na grande parte dos casos, varejistas, é essencial que essa solução esteja de acordo com a legislação do seu estado.

Afinal, as operações de comercialização ou importação acabam arcando com o ICMS, um dos principais tributos brasileiros e a principal fonte de arrecadação dos estados e de Brasília.

Ao investir em um PDV, busque aquele que tenha todos os predicados jurídicos exigidos pela legislação estadual.

Quer um exemplo? Existem estados brasileiros que exigem que a emissão da Nota Fiscal seja de forma eletrônica (por meio da NF-e).

Uma plataforma capaz de se integrar ao sistema do Estado, permitindo que você automatize a emissão desses documentos fiscais.

Na verdade, na prática, o seu PDV deve agir de forma proativa para evitar que você entre em problemas com o governo por conta da não adequação às legislações.

É algo que impacta diretamente na sua contabilidade.

Por isso, uma solução que liga sua operação ao contador (ou setor de contabilidade), enviando automaticamente cada nota emitida para que possa dar baixa, é essencial para o cálculo correto dos tributos, impostos e taxas que você deverá pagar.

PDV: dúvidas frequentes

Antes de finalizar o nosso guia completo sobre PDV, queremos abordar algumas dúvidas frequentes que recebemos de alguns clientes e leitores. Que tal conferir você também as respostas?

Como fazer o gerenciamento de vários PDVs?

Um sistema de gestão robusto pode ajudar você a gerenciar vários PDVs de uma vez só, entendendo o nível de performance de cada loja, seus indicadores. O ERP te dá um olhar aprofundado sobre sua operação — em nível global.

Que tal dar esse passo? Então siga a leitura para conferir as soluções que a Eleve preparou para você!

Como escolher o software de PDV ideal para o seu negócio?

Existem muitas opções de software para frente de caixa (PDV) no mercado. E aí, como avaliar o melhor para o seu negócio?

Tudo depende das necessidades mais urgentes da empresa.

Assim, você vai poder analisar as alternativas com base nas funcionalidades, na segurança que dão e no suporte técnico oferecido.

O ideal, especialmente para PMEs, é contar com uma solução flexível, mas de estrutura robusta, que possa crescer junto com seu negócio, bem como servir de plataforma tecnológica para otimizar os processos.

Outro ponto é que você deve olhar para soluções SaaS.

Elas possibilitam maior dinamismo para o seu negócio, além de contar com atualizações constantes e também ter menor custo mensal para o seu bolso!

Eleve Vendas – PDV

Tudo que você procura em um sistema de frente de caixa (PDV), você encontra no Eleve Vendas.

Trata-se de um sistema que resolve todas as suas necessidades imediatas e mesmo futuras, evitando a perda de tempo.

Com o Eleve Vendas, seu varejo cresce conforme precisa, já que você pode ajustar o sistema de acordo com o que sua loja mais precisa.

Assim, você tem em mãos uma solução que integra a frente de caixa com o estoque, com o financeiro e com o setor de compras.

Com uma interface intuitiva, com poucos cliques você acessa dados, emite relatórios e bate um papo com o nosso suporte técnico.

(Isso mesmo: você pode acionar o suporte diretamente do Eleve Vendas, via chat online).

Outro ponto importante é que a solução está disponível para vários dispositivos (computadores, notebooks e tablets).

O Eleve Vendas armazena todas as informações do seu negócio na nuvem, protegendo sua integridade e garantindo acesso de qualquer lugar.

A cereja do bolo? É acessível para o bolso de qualquer empreendedor. Veja todas as vantagens e funcionalidades do Eleve Vendas!
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Conclusão

Nesse conteúdo, você leu tudo sobre o sistema para frente de caixa (PDV), incluindo a conceituação, sua funcionalidade e importância.

Trata-se de uma tecnologia indispensável para qualquer negócio, em especial para varejos.

É como uma garantia de que sua empresa vai trabalhar de forma organizada, com uma gestão eficiente dos processos e fazendo o máximo para satisfazer os clientes.

Além disso, você pôde ver alguns benefícios do sistema e ainda conheceu mais sobre a melhor opção de software PDV para micro e pequenas empresas do mercado, o Eleve Vendas.

E agora, que tal entender um pouco mais sobre contabilidade, gestão empresarial e dicas para ter melhores resultados? É só continuar de olho em nosso blog!

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