Fechamento de caixa: Passo a passo para você fazer na sua empresa

Equipe TOTVS | VENDAS | 07 junho, 2021

Uma das atividades mais importantes para uma empresa é o seu fechamento de caixa.

Essa prática exige muita atenção, pois um simples erro pode comprometer bastante o andamento do seu negócio.

Com certeza você já imaginou ou mesmo passou por uma situação incômoda na gestão do negócio relacionada ao fechamento de caixa.

Por exemplo, algum erro de conferência que levou ao não registro de uma compra no sistema.

Ou melhor, você não identifica o valor de entrada, mas apenas a saída do produto do estoque.

Dá um friozinho só de pensar, certo? É o que acontece quando você não instaura uma cultura voltada para a gestão financeira do seu negócio.

Um olhar aproximado, que permita conferir o valor existente no caixa assim que um expediente é encerrado, a fim de saber se a quantia coincide com o valor total das movimentações financeiras realizadas.

Ou seja, você deve prestar atenção a todas as transações ocorridas para ser capaz de fechar o caixa corretamente.

Todo cuidado é pouco e, portanto, é preciso ter cautela redobrada para que tudo ocorra de acordo com o previsto.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para você conferir o nosso passo a passo e não ter nenhum problema com o fluxo de caixa da sua empresa.

Confira agora!

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O que é o fechamento de caixa?

Fechamento de caixa refere-se ao processo de verificação das entradas e saídas do caixa da empresa dentro de um determinado período de tempo.

Normalmente é realizado diariamente, semanalmente e mensalmente.

Assim, quando um empreendedor ou seu operador do frente de caixa (PDV) encerra seu expediente, é comum finalizar o trabalho com a conferência dos valores em caixa.

Ao comparar os ganhos com as saídas (e também despesas, no caso de empresas B2B) registradas, é possível entender se tudo está correto.

Ou seja, se a sua empresa está com a quantidade correta de dinheiro em caixa — ou se há erros, com valores faltando ou mesmo sobrando!

O fechamento de caixa é uma atividade essencial no ciclo de vida de um negócio, possibilitando que o empreendedor corrija eventuais falhas de maneira rápida ou que identifique fraudes em curto espaço de tempo, reduzindo quaisquer prejuízos.

Qual a principal função do fechamento de caixa?

A principal função do fechamento de caixa é servir de guia para que o empreendedor entenda as condições do fluxo de caixa da operação.

De maneira mais abrangente, ele permite avaliar e controlar todos os valores que saem do caixa (tanto derivados de pagamentos como sangrias).

Já de maneira mais pontual e específica, o fechamento de caixa serve como ferramenta para identificar possíveis erros de cobrança aos clientes (como no preço dos produtos).

Além disso, possibilita que o gestor se encontre rapidamente por inconsistências.

Lembra do nosso exemplo lá da introdução?

Propusemos que você fizesse um exercício, considerando uma situação de identificação de saída de um produto nos registros de movimento, mas da falta de pagamento pelo mesmo.

O fechamento de caixa, se feito em regime diário, já serviria para que sua empresa entrasse em contato rápido com o cliente ou mesmo com a operadora de pagamento (caso o erro fosse na maquininha de cartão, por exemplo).

O mesmo se aplicaria em uma situação contrária: quando sua empresa ficou com mais dinheiro do que o previsto (por conta de erro na cobrança de um serviço prestado, por exemplo) e precisa reaver a diferença para o cliente.

O fechamento de caixa também é uma ferramenta que evita um dos mais comuns erros de administração de pequenas empresas: retiradas não programadas do caixa para pagamento de contas pessoais.

Outro ponto em que essa ferramenta pode ser importante: lembrá-lo de pagar uma despesa.

Assim, você não fecha o dia com o entendimento errado de que faturou muito mais, quando já havia um boleto esperando para ser pago justamente na ocasião.

De maneira geral, o fechamento de caixa possibilita justamente um controle mais eficiente e próximo do seu fluxo de caixa.

Por que é tão importante o fechamento de caixa?

fechamento de caixaO fechamento de caixa consiste na checagem de valores referentes às operações realizadas no decorrer do expediente de funcionamento do negócio, o que o torna essencial para qualquer empresa. 

O processo costuma fazer parte do cotidiano de lojas e outros estabelecimentos do ramo varejista.

Embora seja uma tarefa parcialmente simples de se fazer, ela requer bastante cuidado e atenção.

Afinal, trata-se de uma constatação importante, em que podem ser averiguados possíveis erros, enganos e, até mesmo, a má fé de terceiros.

Sendo assim, ao verificar falhas, você torna possível corrigir cada uma, a fim de evitar algum problema posterior nas finanças do empreendimento.

Você também pode prevenir prejuízos futuros em seu negócio e, ao se tratar de uma micro ou pequena empresa, evitar até que, no longo prazo, feche as portas.

É fundamental que o fechamento de caixa seja realizado de maneira correta, de forma que o saldo de entradas e saídas se mostre devidamente em dia.

Tudo isso influencia na boa gestão dos negócios e otimiza as operações rotineiras de compra e venda.

Como fazer o fechamento de caixa?

Para tornar esse procedimento uma atividade organizada na rotina de trabalho, a tarefa de quem opera o caixa da empresa é composta por quatro momentos. Confira a seguir.

Abertura do caixa

No momento em que o responsável por este trabalho inicia as suas atividades, ele promove a chamada abertura do caixa.

Nesta fase, não existem valores referentes a vendas, somente o valor inicial de reserva, conhecido como fundo de troco.

O fundo de troco, ou fundo de caixa, é uma reserva em dinheiro mantida para o pagamento de pequenas despesas que podem surgir no dia a dia.

É importante registrar esse saldo inicial ou ao menos conferir se está correto com o que diz o seu sistema de gestão financeira.

É normalmente uma conferência rápida, então vale a pena fazer todo dia, combinado?

Registro de entradas e saídas

Na medida em que o expediente avança, o operador precisa registrar todas as movimentações ocorridas no caixa, ou seja, as entradas e saídas de capital.

As entradas relacionam-se às vendas, já as saídas são decorrentes de alguma despesa.

Além disso, é fundamental juntar os comprovantes das operações, visto que são eles que ajudarão no posterior fechamento de caixa.

Se você possuir um sistema de gestão financeira, ótimo! Afinal, a tecnologia pode automatizar esse processo, centralizando os comprovantes para conferência posterior.

Ainda assim, alguns negócios costumam guardar os comprovantes físicos.

No decorrer desta fase, pode acontecer a sangria de caixa, que consiste em realocar o dinheiro do caixa para um outro ponto.

Para um fechamento correto de caixa, é necessário registrar esse valor que está saindo.

Outra questão rotineira é o que se chama de reforço de caixa.

Ele é realizado sempre que for preciso aplicar capital no caixa para disponibilizar troco aos clientes.

Voltando aos registros, trate de ter muito cuidado com eles! É preciso separar documentos por tipo, o que facilita o fechamento de caixa.

Desta forma, é possível reunir os comprovantes de venda com cartão de débito e separá-los dos comprovantes com cartão de crédito, por exemplo.

Por fim, não se esqueça de separar os comprovantes conforme a bandeira do cartão. Faça o mesmo com cheques, tickets e demais formas de pagamento.

Verificação dos valores do caixa

Nesta etapa, os operadores de caixa precisam contar os valores conforme o método de movimentação, seja:

  • por dinheiro (considerando notas e moedas físicas)
  • por cartões (compras no débito, à prazo ou com crédito rotativo)
  • por cheques (à vista ou pré-datados)
  • por tickets
  • dentre outros

Além do mais, é preciso somar os pagamentos que tenha feito, como salários de empregados, entrada de produtos para venda etc.

Assim, é necessário registrar tudo para que o balanço fique correto no final do dia.

Nesse ponto, é provável que você ou o operador encarregado já tenha encontrado inconsistências.

Finalização do fechamento de caixa

Por último, esta etapa baseia-se em somar todos os valores de entrada e saída, sendo que tudo deve estar de acordo com o que foi obtido anteriormente.

Quais os cuidados que se deve ter no fechamento de caixa?

Os demais cuidados e boas práticas relacionados ao fechamento de caixa possuem relação direta com o nível de conferência do seu caixa, como o “double-check”.

No caso, falamos de uma tática bastante utilizada pelas empresas, que é realizar o fechamento parcial do caixa em um primeiro momento e só depois o fechamento total.

O fechamento parcial corresponde a uma conferência ao fim de cada turno dos operadores.

Já o total trata-se de uma conferência final e definitiva ao fim do expediente.

Outro cuidado válido é determinar que a tesouraria confira o fundo de troco dos caixas em regime periódico, de maneira que os valores sempre estejam corretos.

Agora, para reforçar seus conhecimentos, separamos 4 erros cruciais que você deve evitar a todo custo na hora de fazer o fechamento de caixa, veja só:

  • 1# Não lançar as entradas: centralize a tarefa para facilitar a compreensão sobre quem deve efetivamente lançar as entradas do negócio.
  • 2# Não lançar transferências: ao não dar baixa nas transferências feitas, e mesmo nas sangrias, você prejudica a saúde financeira da empresa.
  • 3# Não lançar as saídas: os pequenos pagamentos do dia a dia, como tickets ou vale-refeição, devem entrar no lançamento de modo a compor todo histórico financeiro da organização.
  • 4# Ignorar o potencial do fechamento de caixa automático: realizar o processo de fechamento manualmente é um desafio e um risco. Com um sistema automatizado, você facilita toda conferência e reduz a taxa de erros.

Fechamento de caixa manual x Fechamento de caixa automático 

Um dos principais dilemas dos micro e pequenos empreendedores acerca de sua gestão financeira é se o fechamento de caixa deve ser manual ou automatizado.

Bom, vamos lá!

O fechamento de caixa manual era uma abordagem mais comum até alguns anos atrás, especialmente para negócios menores.

Nesses casos, as empresas possuíam normalmente um ou dois canais de venda (sua frente de caixa e via telefone, por exemplo), então o giro do estoque era menor, bem como o entra e sai de produtos e de dinheiro.

Além disso, os sistemas de gestão eram um tanto quanto caros e não haviam muitas opções viáveis para negócios desse porte.

No entanto, o fechamento manual pode acarretar em uma rotina contínua de erros. 

Afinal, basta uma falha de digitação, um lapso de atenção, um deslize do operador ou um ato de má fé do consumidor para que o negócio tenha prejuízos.

É justamente o ponto em que o fechamento de caixa automático se destaca.

Através do uso de um sistema de gestão de frente de loja, você automatiza todos os processos administrativos e financeiros do seu PDV.

Assim, tem em mãos recursos tecnológicos para abrir e fechar o caixa com tranquilidade de que os valores estarão corretos.

Desse modo, você acessa com poucos cliques e tem controle completo de todas as movimentações da empresa — tanto no seu caixa, como no estoque.

Assim, tem em mãos as principais informações para gerenciar com mais precisão o seu negócio!

Fechamento de caixa: Dúvidas frequentes

Antes de encerrar o conteúdo, é importante responder a algumas perguntas frequentes que recebemos de clientes e leitores aqui do blog sobre fechamento de caixa. Vamos lá?

Como calcular o fechamento de caixa?

O cálculo do fechamento de caixa é bem simples: basta todas as entradas e saídas realizadas ao longo de determinado período de tempo, como no fim do expediente.

Após isso, você terá um valor bruto em mãos.

Então, basta conferir com seus registros financeiros do dia (já que falamos de uma conferência sobre um único expediente) se as despesas e receitas batem com as entradas e saídas.

Se sim, ótimo, seu caixa está em conformidade com os registros. Assim, você saberá que não falta e nem sobra dinheiro.

Se não, há algum problema e o resultado (seja a falta de dinheiro ou a sobra dele) vai indicar onde foi que o operador ou sistema de pagamento errou.

Como descobrir um erro no caixa?

Para descobrir erros no caixa, você pode utilizar algumas técnicas de gestão financeira.

A primeira delas é o fechamento de caixa, que visa comparar o dinheiro em caixa com os registros financeiros, a fim de encontrar inconsistências.

Existem outros métodos de auditoria que você pode implementar, mas o principal é utilizar um sistema de gestão que automatize esse processo.

Assim, o próprio software pode indicar erros no caixa e agilizar o processo de resolução de problemas!

Por que um sistema de gestão pode ajudar no fechamento de caixa

Quando micro e pequenos negócios são abertos, é normal que o empreendedor busque cortar custos, já que, no início, não há previsibilidade de lucro

Muitos empresários, mesmo aqueles que já estão no mercado há certo tempo, procuram realizar a gestão financeira por meio de trabalhos manuais, para registrar toda a entrada e saída de dinheiro.

Porém, conforme o negócio cresce, pode se tornar mais difícil lidar com isso e a necessidade de contar com um sistema especializado aumenta cada vez mais.

Desta forma, é preciso ter o auxílio de um programa de gestão financeira, a fim de otimizar todos esses processos da empresa.

Hoje em dia, há diversas aplicações que fornecem este tipo de serviço.

Basta buscar por uma que atenda às necessidades do seu negócio e que se encaixe no seu orçamento empresarial.

Além dos sistemas direcionados para o controle financeiro, existem aqueles que integram todas as áreas da empresa, chamados de ERP.

Alguns deles necessitam de certo investimento inicial, já outros podem ser adquiridos no modelo assinatura e em SaaS (ou seja, como um serviço!).

São excelentes para negócios que já se desenvolveram e têm como aplicar esse investimento.

Eles simplificam a tomada de decisão e dão uma visão geral, tanto do caixa quanto do estoque, por exemplo.

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Eleve a sua empresa

O Eleve é uma solução de gestão que cabe no seu bolso, pois apresenta um ótimo custo para empreendedores individuais e pequenas empresas. Temos opções focadas em diferentes necessidades:

Com o Eleve Gestão, você terá controle total do seu negócio com dados disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assim, é certo que não haverá problemas com o fechamento de caixa da sua empresa.

O sistema financeiro do Eleve permite que você controle tudo sobre sua empresa: entradas, gastos, movimentações de estoque e necessidades do setor de compras.

Dessa maneira, facilita a gestão da organização, possibilitando que você foque no core do seu negócio e deixe que o Eleve Gestão auxilie na administração do resto.

E aí, que tal conferir mais sobre o Eleve Gestão, seus recursos para ajudar no controle financeiro da sua empresa e as possibilidades que a ferramenta oferece?

Conclusão 

O fechamento de caixa é uma ferramenta não apenas importante, mas indispensável para o bom controle financeiro de um negócio.

Entender tudo sobre ela, compreendendo sua importância, sua função e como realizá-la é um passo primordial para aprimorar a gestão da sua empresa.

Neste conteúdo, criamos um guia completo sobre o assunto, bem como indicamos como melhorar e reduzir completamente as falhas em relação ao fechamento de caixa.

A implementação de um sistema de gestão empresarial é uma excelente opção para facilitar o controle de caixa e os demais controles diários do seu empreendimento.

Assim, você tem mais tempo livre para administrar e gerir as suas estratégias de crescimento.

Gostou do artigo? Que tal aproveitar também para aprender a verificar se o seu negócio está, de fato, dando lucro? Confira o episódio da série Descomplicando sobre o tema!

O que é fechamento de caixa?

O fechamento de caixa consiste no processo diário de conferência das entradas e saídas de recursos do caixa de um negócio, de modo que, ao final do dia, os valores coincidam com todos os registros realizados ao longo do expediente.

Por que é importante realizar o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é fundamental para uma boa gestão financeira do negócio. Com a prática, é possível verificar se todos os valores registrados estão corretos e qual o saldo real no final do dia, além de realizar correções se necessário.

Como fechar o caixa no final do dia?

Para fechar o caixa é necessário: registrar o saldo inicial de abertura de caixa, no início do dia; registrar todas as movimentações financeiras que ocorrem ao longo do dia; realizar a conferência de valores ao final do expediente; e somar todas as entradas - além de substrair as saídas - para se chegar ao saldo existente no caixa.

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