Fechamento de caixa: um passo a passo para você fazer na sua empresa

Equipe TOTVS | VENDAS | 25 março, 2021

Uma das atividades mais importantes para uma empresa é o seu fechamento de caixa. Essa prática exige muita atenção, pois um simples erro pode comprometer bastante o andamento do seu negócio. Por isso, é necessário conferir o valor existente no caixa assim que um expediente é encerrado, a fim de saber se a quantia coincide com o valor total das movimentações financeiras realizadas.

Ou seja, você deve prestar atenção a todas as transações ocorridas para ser capaz de fechar o caixa corretamente. Todo cuidado é pouco e, portanto, é preciso ter cautela redobrada para que tudo ocorra de acordo com o previsto.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para você conferir o nosso passo a passo e não ter nenhum problema com o fluxo de caixa da sua empresa. Confira agora!

Por que é tão importante o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa consiste na checagem de valores referentes às operações realizadas no decorrer do expediente de funcionamento do negócio, o que o torna essencial para qualquer empresa. 

O processo costuma fazer parte do cotidiano de lojas e outros estabelecimentos do ramo varejista. Embora seja uma tarefa parcialmente simples de se fazer, ela requer bastante cuidado e atenção.

Afinal, trata-se de uma constatação importante, em que podem ser averiguados possíveis erros, enganos e, até mesmo, a má fé de terceiros. Sendo assim, ao verificar falhas, você torna possível corrigir cada uma, a fim de evitar algum problema posterior nas finanças do empreendimento.

Você também pode prevenir prejuízos futuros em seu negócio e, ao se tratar de uma micro ou pequena empresa, evitar até que, no longo prazo, feche as portas. É fundamental que o fechamento de caixa seja realizado de maneira correta, de forma que o saldo de entradas e saídas se mostre devidamente em dia. Tudo isso influi na boa gestão dos negócios e otimiza as operações rotineiras de compra e venda.

Como fazer o fechamento de caixa?

Para tornar esse procedimento uma atividade organizada na rotina de trabalho, a tarefa de quem opera o caixa da empresa é composta em quatro momentos. Confira a seguir.

Abertura do caixa

No momento em que o responsável por este trabalho inicia as suas atividades, ele promove a chamada abertura do caixa. Nesta fase, não existem valores referentes a vendas, somente o valor inicial de reserva, conhecido como fundo de troco.

O fundo de troco, ou fundo de caixa, é uma reserva em dinheiro mantida para o pagamento de pequenas despesas que podem surgir no dia a dia.

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Registro de entradas e saídas

Na medida em que o expediente avança, o operador precisa registrar todas as movimentações ocorridas no caixa, ou seja, as entradas e saídas de capital. As entradas se relacionam às vendas e às saídas são decorrentes de alguma despesa.

Além disso, é fundamental juntar os comprovantes das operações, visto que são eles que ajudarão no posterior fechamento de caixa. No decorrer desta fase, pode acontecer a sangria de caixa, que consiste em realocar o dinheiro do caixa para um outro ponto.

Para um fechamento correto de caixa, é necessário registrar esse valor que está saindo. Outra questão rotineira é o que se chama de reforço de caixa. Ele é realizado sempre que for preciso aplicar capital no caixa para disponibilizar troco aos clientes.

Você também deve ter muito cuidado com os seus registros, pois é preciso separar documentos por tipo, o que facilita o fechamento de caixa. Desta forma, é possível reunir os comprovantes de venda com cartão de débito e separá-los dos comprovantes com cartão de crédito, por exemplo.

Por fim, não se esqueça de separar os comprovantes conforme a bandeira do cartão. Faça o mesmo com cheques, tickets e demais formas de pagamento.

Verificação dos valores do caixa

Nesta etapa, os operadores de caixa precisam contar os valores conforme o método de movimentação, seja por dinheiro, por cartões, por cheques, dentre outros. Além do mais, é preciso somar os pagamentos que tenha feito, como salários de empregados, entrada de produtos para venda etc. Assim, é necessário registrar tudo para que o balanço fique correto no final do dia.

Finalização do fechamento de caixa

Por último, esta etapa baseia-se em somar todos os valores de entrada e saída, sendo que tudo deve estar de acordo com o que foi obtido anteriormente.

Por que um sistema de gestão pode ajudar no fechamento de caixa?

Quando micro e pequenos negócios são abertos, é normal que o empreendedor busque cortar custos, já que, no início, não há previsibilidade de lucro. Muitos empresários, mesmo aqueles que já estão no mercado há certo tempo, procuram realizar a gestão financeira por meio de trabalhos manuais, para registrar toda a entrada e saída de dinheiro.

Porém, conforme o negócio cresce, pode se tornar mais difícil lidar com isso e a necessidade de contar com um sistema especializado aumenta cada vez mais.

Desta forma, é preciso ter o auxílio de um programa de gestão financeira, a fim de otimizar todos esses processos da empresa. Hoje em dia, há diversas aplicações que fornecem este tipo de serviço. Basta buscar por uma que atenda às necessidades do seu negócio e que se encaixe no seu orçamento.

Nova call to action

Além dos sistemas direcionados para o controle financeiro, existem aqueles que integram todas as áreas da empresa, chamados de ERP. Eles apresentam um valor um pouco maior, mas são excelentes para negócios que já se desenvolveram e têm como aplicar esse investimento. Eles simplificam a tomada de decisão e dão uma visão geral, tanto do caixa quanto do estoque, por exemplo.

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A Eleve é uma solução de gestão que cabe no seu bolso, pois apresenta um ótimo custo para empreendedores individuais e pequenas empresas. Temos opções focadas em diferentes necessidades:

Deste modo, você terá controle total do seu negócio com dados disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar. Assim, é certo que não haverá problemas com o fechamento de caixa da sua empresa.

Enfim, se você quer aperfeiçoar o fechamento de caixa do seu empreendimento, implemente um sistema de gestão empresarial, pois ele é uma excelente opção para facilitar o controle de caixa e os demais controles diários do seu empreendimento, deixando o seu tempo mais livre para administrar e gerir as suas estratégias de crescimento.

Gostou do artigo? Que tal aproveitar também para aprender a verificar se o seu negócio está, de fato, dando lucro? Confira o episódio da série Descomplicando sobre o tema!

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