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Estoque de restaurante: Saiba como ter controle no seu negócio

Equipe TOTVS | VENDAS | 27 agosto, 2021

Ajustar a organização e o controle do estoque de restaurante é uma missão crítica para as empresas do setor de food service. De um lado, existe uma demanda volátil. Do outro, a necessidade de prever essa demanda com exatidão. Afinal, como controlar o estoque de restaurante?

A verdade é que cada negócio possui um método próprio, afinal, cada restaurante, bar ou food truck possui uma determinada demanda.

Mas aí que mora o problema: como prever as demandas do seu food service? E uma vez que falamos de estoque, qual a melhor maneira de gerenciá-lo, evitando perdas de ingredientes?

Nós sabemos que descobrir tudo isso é um pouco difícil (e demorado) na prática.

Por isso, para ajudar você, criamos esse guia completo sobre estoque de restaurante. Que tal aprender tudo sobre o assunto?
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Como funciona um estoque de restaurante?

O estoque de restaurante funciona como braço direito da cozinha, provendo os ingredientes necessários para que o negócio possa funcionar. A sintonia entre a gestão do restaurante, a cozinha e o estoque é essencial para o seu sucesso.

É por isso que a gestão do estoque de restaurante deve ser baseada nas informações de cada ingrediente.

Afinal, falamos de itens perecíveis, com datas de validade muitas vezes curtas.

O aproveitamento de tudo é essencial para que o empreendedor não perca dinheiro.

Desse jeito, o estoque de restaurante deve funcionar por meio do controle de ingredientes e sua devida reposição. Nessa ação, alguns dados são sempre levados em conta, como:

  • Valor do item;
  • Quantidade do item;
  • Data de validade do item;
  • Volume do pedido do item;
  • Contato do fornecedor do item;
  • Data em que o item entrou no estoque.

Sim, são informações simples, mas essenciais para o controle de estoque do restaurante.

Até alguns anos atrás, essa gestão era feita inteiramente à mão ou, no máximo, em planilhas de Excel.

No entanto, esse controle arcaico cai na mesma armadilha que todo mundo corporativo caiu: o índice de erros é muito alto.

Ou seja, uma simples falha de digitação pode arruinar seu atendimento por um dia ou mesmo uma semana. E esse é um prejuízo que nenhum restaurante quer lidar, certo?

Quais os benefícios de uma boa gestão de estoque de restaurante?

Uma boa gestão de estoque de restaurante resolve várias dores de uma só vez: melhora a organização do espaço físico, facilita o trabalho da cozinha, contribui com o atendimento e evita que seu negócio perca dinheiro.

Tudo isso é essencial para um restaurante ou qualquer negócio do segmento de food service.

Afinal, proporcionar alta qualidade em refeições e lanches é difícil — especialmente porque lucrar, nesse segmento, pode ser um verdadeiro desafio.

Por isso, balancear a excelência no atendimento, na cozinha e no estoque é tão necessário.

Uma boa gestão de estoque de restaurante vai lhe proporcionar uma visão muito mais ampla sobre seu consumo de ingredientes, possibilitando uma análise mais precisa das necessidades e dos excessos.

Desse modo, aos poucos, seu negócio vai regulando seu estoque ao ponto mais próximo entre demanda e disponibilidade — sem afetar sua margem de lucro.

Outro fator importante é que, em um cenário de boa gestão, você compreende quais os melhores fornecedores — tanto no quesito qualidade, como atendimento e preço.

Assim, pode focar em criar relações mais significativas com os parceiros comerciais certos, compondo uma rede de fornecedores capaz de atender seu negócio em qualquer circunstância.

Saiba como fazer o controle de um estoque de restaurante

Existem incontáveis maneiras de controlar o estoque de restaurante. No entanto, para melhorar sua gestão, você pode seguir algumas dicas valiosas.

Talvez o empreendedor mais veterano da área vá dizer que um simples inventário basta. Realmente, compor uma lista de estoque de restaurante é sim determinante para controlar a compra de novos ingredientes.

No entanto, a forma que você vai fazer essa lista e, posteriormente, o rodízio de estoque, também importa.

Hoje, há diferentes metodologias, dicas e filosofias que o empreendedor de food service pode seguir para ter sucesso no seu negócio — e o estoque é parte fundamental disso.

Especialmente se considerarmos a ascensão do atendimento via delivery, que exige muito mais atenção da gestão do restaurante.

E então, que tal aprender, com nossas dicas, como você pode aprimorar seus processos internos e transformar sua gestão de estoque? Vamos lá!

Tenha um controle das entradas e saídas

É preciso comparar tudo que entrou no estoque, com tudo que saiu. Essa é uma parte bem lógica do processo — que todos devem fazer.

Assim, é possível entender se houve sobras, se faltou algum ingrediente (e se ele era realmente necessário), comparando também com os dias da semana em que foram mais requisitados.

O truque aqui é manter esses registros: o dia a dia na cozinha pode ser muito exigente. Envolve a todos em seus processos de preparo — inclusive demandando muita atenção — o que pode impedir, por exemplo, um controle assertivo do rodízio de estoque.

Por isso, no fim do expediente, muitas vezes é feito um levantamento arcaico (calculando de cabeça ou mesmo em um pedaço de papel), para só então passar para o sistema.

Esse não é o cenário ideal.

Aqui, a tecnologia e a automação de processos podem ajudar bastante você, empreendedor, a reforçar a qualidade do seu registro de entradas e saídas. Porém, vamos falar disso apenas daqui a pouco.

Tenha um inventário do estoque

Paralelamente ao estoque, mantenha também um inventário do mesmo, contando seus itens um por um, com uma descrição assertiva de cada um.

Lembra da lista que mencionamos antes? Ela pode ser bem útil agora, compondo um inventário importante, especialmente quando falamos no controle quantitativo.

Assim, se feito de tempos em tempos (semanalmente, por exemplo), você pode entender melhor o nível de demanda nos dias anteriores, bem como o que está em falta ou o que sobra nas prateleiras.

Estabeleça um modelo de reposição

Quando falamos de rodízio de estoque, nos referimos exatamente ao modelo de reposição que você vai impor ao seu estoque.

Isso tem tudo a ver com a forma que a cozinha utiliza os insumos e ingredientes estocados. Você já parou para pensar no assunto e estabelecer um modelo?

Nós temos uma dica: siga a metodologia FEFO!

FEFO é uma sigla para “First-Expire, First-Out”, que traduzindo fica algo como “Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair”. Só com isso já dá para entender como funciona, certo?

Os insumos e ingredientes no seu estoque devem ser utilizados conforme sua validade.

Dessa maneira, a cozinha aproveita aqueles que “vencem” antes (e que possivelmente estão a mais tempo no estoque), mantendo os mais conservados para outra hora, dia ou semana.

Mas veja bem: a implementação do FEFO também significa que seu estoque vai ter que ser remodelado, de maneira que a organização das prateleiras seja realizada pensando na dinâmica do FEFO.

Ou seja, os insumos mais próximos do vencimento ficam à frente nas prateleiras, facilitando o acesso — que normalmente ocorre em meio à correria do dia a dia.

Uma dica aqui é utilizar esse método em conjunto com um sistema de gestão! Lembra que falamos da tecnologia?

Bom, com um software do tipo, basta uma rápida consulta para achar os itens necessários, suas quantidades e informações.

Evite produtos acumulados

Com metodologias como o FEFO, que explicamos acima, é possível controlar o rodízio de estoque e evitar o acúmulo de produtos.

No entanto, uma boa gestão de estoque de restaurante serve para que você conheça suas necessidades e, assim, evite acumular ingredientes e insumos.

Isso normalmente acontece quando o empresário não mantém uma gestão eficiente do negócio, realizando as compras sem critério — ou melhor, muitas vezes com base no “achismo”.

Mensure suas perdas

Em um primeiro momento, não fique abalado por identificar perdas no seu estoque (ou seja, produtos cuja validade expirou e precisam ser descartados).

Você está numa trajetória para melhorar seu controle de estoque, então todo conhecimento é bem-vindo.

Mensurar as perdas pode ser bom para que você, de maneira contínua, entenda sua demanda e ajuste a aquisição de novos produtos.

Atenção ao armazenamento

Já mencionamos em outros pontos, mas vale também reforçar como uma última dica: a forma que você armazena os insumos e ingredientes é essencial para uma boa gestão de estoque.

Afinal, apenas empilhar os produtos não é uma boa forma de manter a organização, certo? Em qualquer negócio, é preciso de cuidado na armazenagem.

Aqui, falamos em encontrar uma forma de prolongar a vida útil dos ingredientes nas prateleiras.

Isso se chama “shelf life” e consiste em boas práticas que visam reduzir as perdas e a deterioração dos insumos.

Dessa maneira, você deve encontrar os equipamentos certos para conseguir tal resultado. Um exemplo é a conservação de carnes, que deve ocorrer em um ultracongelador em vez de um freezer.

Assim, você assegura que o processo de congelamento ocorra em poucos instantes, reduzindo a chance da proliferação de microrganismos.
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Como a tecnologia pode ajudar em um controle de estoque de restaurante?

Deu para perceber que existe muito trabalho operacional na hora de lidar com a gestão de estoque de restaurante, certo? Para o empreendedor, lidar com tudo isso é um enorme desafio.

Por isso, utilizar um sistema de gestão pode ser uma saída extremamente benéfica para o seu negócio!

Primeiro porque facilita — e automatiza — os cálculos necessários, como a projeção de vendas, bem como permite uma visualização mais transparente de vários indicadores de desempenho do negócio.

E claro, com uma solução completa, você tem em mãos funcionalidades exclusivas para a gestão e controle do estoque de restaurante.

Assim, organiza os insumos em suas prateleiras, faz o registro de entradas e saídas, é avisado quando um item está prestes a acabar, tem acesso à informações sobre cada produto e muito mais.

Tudo com alguns cliques do mouse ou mesmo toques na tela do seu smartphone, já que existem sistemas de gestão completos que podem ser acessados de dispositivos móveis.

Estoque de restaurante: Dúvidas frequentes

E agora, antes de encerrar esse guia completo, que tal sanar algumas dúvidas sobre estoque de restaurante?

Selecionamos duas questões que costumamos ler com certa frequência, de leitores do blog e também de alguns clientes do ramo de food service. Confira!

Quem é o responsável pelo controle de estoque de um restaurante?

O responsável pelo controle de estoque de restaurante depende: geralmente, um colaborador de confiança, atento aos detalhes. Mas muitas vezes, em negócios menores, é o proprietário que faz a função. Por isso, o uso de um sistema de gestão é bem-vindo!

O que não fazer em um estoque de restaurante?

Existem várias coisas que não devem ser feitas no controle de estoque de restaurante, como: não fazer o inventário, não organizar os itens nas prateleiras, não controlar a compra de insumos, não utilizar um sistema de gestão, não registrar entradas e saídas do estoque.

Eleve Vendas

O melhor sistema de gestão para você controlar seu negócio de ponta a ponta é o Eleve Vendas!

A solução, que pode ser utilizada por micro e pequenos negócios do segmento de food service, possui um módulo completo para gestão de estoque.

Assim, você automatiza o controle do estoque e evita perder dinheiro. Como? Confira os diferenciais do Eleve Vendas:

  • Controle facilmente o estoque e fique longe de desperdícios
  • Seja avisado no momento exato em que você precisar renovar itens do estoque
  • Acesse online suas vendas, estoque e produtos mais vendidos
  • Realize todo o controle de estoque em tempo real

Além disso, o Eleve Vendas permite que você realize a gestão de: controle de mesas, delivery próprio ou integrado com aplicativos, comanda online e ficha de clientes. 

Se você tem um food truck, pode contar com controle de itens, customização de pedidos e atendimento rápido para evitar filas.

Gostou? O melhor é que o Eleve Vendas é uma solução 100% na nuvem, acessível de qualquer dispositivo, e com valores de assinatura que cabem no seu bolso.

Confira mais sobre o Eleve Vendas!

Conclusão 

E aí, gostou de aprender mais sobre o estoque de restaurante e como controlar o seu armazenamento, de modo que não gere prejuízos ao negócio?

Esse é um tema essencial para o sucesso do seu restaurante, bar ou food truck!

Esperamos que essas dicas ajudem você a melhorar a gestão de estoque do seu negócio e que possam contribuir para o sucesso do seu food service!

Além disso, você aprendeu: o Eleve Vendas é a melhor escolha para organizar os processos internos da sua empresa, integrando setores — como o estoque — e aprimorando seu atendimento.

Ficou interessado em aprender mais? Então após essa leitura, siga lendo os conteúdos aqui do blog Eleve!

Aproveite também para conferir o dicionário de negócios para bares e restaurantes que produzimos para você:

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