Controle de estoque: Dicas para uma gestão mais eficiente

Equipe TOTVS | VENDAS | 31 julho, 2021

Se você não dá muita atenção para o controle de estoque da sua empresa ou a sua preocupação é apenas em mantê-lo lotado, pode ser que você esteja à beira de um problema.

O controle de estoque bem feito fornece excelentes indicadores para que você conheça melhor o seu negócio, evitando diversos contratempos financeiros ou problemas com clientes.

Isso porque a tecnologia vem para auxiliar a gestão, melhorando a sua visão e aumentando a sua projeção de vendas.

Com o cenário recente de consumo volátil, que tende a se prolongar, o ideal é que você aprenda de uma vez por todas a controlar o seu estoque para evitar problemas.

Você acredita que é necessário realizar melhorias para otimizar a organização e o controle do seu estoque?

Então, confira neste artigo as dicas que preparamos para você!

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O que é controle de estoque?

O controle de estoque é o conjunto de práticas e procedimentos que uma empresa adota para administrar todo ciclo de vida de um produto ou mercadoria em seu armazém ou centro de distribuição.

Quando falamos na gestão de estoque, geralmente nos referimos a todas as atividades que contemplam o gerenciamento de um produto — não apenas a parte de estocá-lo em seu armazém.

Um bom controle de estoque ajuda sua empresa a apresentar melhores resultados, contribuindo para o seu fluxo de caixa, reduzindo erros e custos desnecessários.

Para micro ou pequenas empresas, o estoque é um dos ativos mais importantes da operação.

Além de ser o último ponto de armazenagem de um produto antes da venda, é também um local de espaço físico limitado.

Negócios menores, que buscam se desenvolver, precisam de um controle de estoque eficiente justamente para otimizar o uso do espaço.

É necessário criar toda uma dinâmica de uso do estoque, de modo que os produtos sejam facilmente encontrados de acordo com seu nível de demanda.

Como funciona o controle de estoque?

O controle de estoque pode ser feito de diversas maneiras. A mais simples provavelmente você já conhece: anotar entradas e saídas das mercadorias.

É um levantamento bastante limitado, mas que permite entender algumas métricas, como o giro de estoque.

No entanto, as empresas devem levar o controle do estoque além do comum e torná-lo uma das peças-chave de seu planejamento estratégico e operacional.

É necessário ficar atento a alguns pontos, como o uso do espaço físico e das prateleiras, bem como as quantidades de mercadorias disponíveis.

São pontos bastante importantes e cuja aplicação vai depender do método de controle de estoque adotado em seu negócio.

Vale ainda destacar o papel que uma boa gestão de fornecedores tem na eficiência do controle de estoque.

Afinal, a gestão de estoque nada mais é do que o domínio sobre as necessidades do consumidor, de modo que jamais falte mercadorias no momento da compra.

Para que isso seja possível, é preciso contar com um processo impecável de produção, que depende exclusivamente da eficiência dos fornecedores.

E veja bem, esse é o caso tanto de comércios e varejos, como de prestadores de serviço e revendedores de produtos de qualquer natureza.

Por que devo preocupar com o controle de estoque?

Uma gestão de estoque eficiente é essencial para que você conheça mais sobre e evolua o seu negócio.

Veja agora alguns motivos para que você comece o quanto antes a fazer esse controle!

Redução nos custos operacionais

Muitos empreendedores acabam alugando espaços caros, mas nunca conseguem utilizar de forma inteligente a sua totalidade, ou então, compram mercadorias em excesso, deixando dinheiro parado.

Essa armazenagem nada planejada faz as mercadorias erradas ocuparem espaço de demandas que realmente iriam atender aos clientes.

Esses são alguns exemplos de ações que geram gastos desnecessários.

Você pode evitá-los se souber mais detalhes sobre a entrada e saída de mercadorias da sua empresa.

A redução de custos operacionais permitirá fazer novos investimentos em outras áreas do seu negócio, como em inovação e desenvolvimento.

Ou seja, uma simples mudança aqui, pode impactar positivamente outros pontos do seu empreendimento.

Disponibilidade do produto certo para o seu cliente

Seu cliente queria muito comprar um produto, mas, quando você foi conferir em seu estoque, não estava disponível.

Essa situação pode desencadear a insatisfação do consumidor e, até mesmo, fazer com que você perca a venda para a concorrência.

Pode parecer nada demais à primeira vista, mas a falta de uma boa administração de estoque pode atrapalhar todo o seu fluxo de clientes e fortalecer o concorrente.

O controle de estoque é tão importante que você não só evita deixar o potencial comprador na mão, como ainda consegue prever quando precisará comprar novos produtos, facilitando a negociação de preços com os seus fornecedores.

Previsibilidade de lucro

Agora já sabemos que o controle do estoque impacta diretamente os resultados financeiros da sua empresa, então, como prever o lucro do mês e do ano se você ainda deixa os processos indefinidos?

Reunir a sua equipe e fazer um planejamento, entendendo quais são as demandas dos seus clientes e organizando as futuras compras, são ações fundamentais para que você possa saber qual é a sua previsão de receita com mais precisão e, até mesmo, elaborar estratégias para aumentá-la.

Aumento da produtividade 

Já percebeu como em um estoque convencional, muitas vezes você precisa realizar vários processos apenas para encontrar uma mercadoria?

Isso leva tempo, drena a produtividade e pode arruinar a experiência do cliente, especialmente no frente de caixa (PDV).

O bom controle de estoque apara as arestas dos seus processos de administração do armazém.

Assim, ao contar com um recursos como um sistema de controle de estoque, você encontra rapidamente o que precisa, com informações como quantidade, preço e muito mais.

Ao dar baixa do produto, automaticamente o sistema contabiliza a ação, atualizando seu estoque.

Ou seja, você consegue realizar as tarefas mais rapidamente, de modo a agilizar a produtividade e poupar o tempo de outros profissionais!

Reduzir prejuízos  

Sem processos bem estruturados para o controle de estoque, sua empresa pode ficar à mercê de erros que prejudiquem sua imagem e ocasionem prejuízos.

É o caso da gestão de quantidade de uma mercadoria.

E se faltar um mero “zero” na sua planilha, em um dos produtos de maior giro, com alta demanda e um bom valor, o quão isso pode impactar sua operação e as contas?

Não falamos apenas do dia, mas do mês e muitas vezes até mesmo do ano.

Um bom controle de estoque cria mecanismos para evitar situações como estas, seja estruturando um bom planejamento estratégico, seja com uso de tecnologias.

Quais são os principais métodos de controle de estoque? 

Existem diferentes métodos de controle de estoque que você pode usar. 

Normalmente, as empresas costumam testar alguns deles e entender seus resultados e o encaixe dentro da estrutura organizacional.

Que tal conhecer os principais métodos e realizar os testes em seu estoque? Veja só!

PEPS

O PEPS é um método de organização bem eficiente, prático e fácil para o seu estoque.

A sigla significa “primeiro que entra, primeiro que sai“.

Ou seja, o giro do estoque é feito de forma cronológica: os itens que primeiro chegam do transportador ou fornecedor são os primeiros a saírem em caso de venda.

O PEPS ajuda a manter o estoque atualizado e “fresco”, algo muito bem-vindo em alguns comércios, como de produtos perecíveis e sazonais.

UEPS

Já o UEPS, “último a entrar, primeiro a sair“, define que o estoque mais recente (neste caso, os itens mais novos e de maior valor) será vendido primeiro.

É uma forma de evitar que os produtos estraguem e potencializar seu fluxo, despachando-os para o cliente ou para o PDV assim que os pedidos chegam.

Just in time 

O gerenciamento de estoque just-in-time (JIT) é uma técnica que define a não utilização (ou utilização mínima) de um estoque.

Ou seja, a empresa apenas compra matérias-primas, insumos e mercadorias quando os pedidos chegam.

Daí que vem o nome “no tempo certo”, pois o estoque é reposto apenas diante da necessidade de repô-lo.

Curva ABC 

A Curva ABC categoriza o estoque em três diferentes pilares, de modo a identificar a importância de cada mercadoria.

É ideal para negócios com estoques variados, cujos itens possuem diferentes níveis de importância e valor para a empresa.

  • A categoria A serve para identificar seus produtos mais valiosos e que mais contribuem para o lucro geral
  • A categoria B identifica os produtos que se enquadram em algum lugar entre os mais e menos valiosos
  • E a categoria C é para as pequenas transações que são vitais para o lucro geral, mas não importam muito individualmente para a empresa

Giro de estoque 

O giro de estoque em si não é necessariamente um método de controle, mas sim uma métrica essencial para estruturar sua gestão.

É um cálculo que você deve fazer independente do tipo de método que escolher!

Funciona assim: o giro de estoque trata-se de entender quantas vezes o estoque foi vendido e reposto em um período de tempo.

O cálculo é bem simples:

Giro de estoque = Total de vendas / Volume médio de estoque

Vamos considerar que o período de tempo considerado seja de 1 ano.

E vamos supor que você quer saber o giro de estoque de um moedor de café elétrico, que sua loja vende.

Você sabe que o total de vendas em 1 ano foi de 4000 unidades e que o volume médio de estoque é de 400 unidades.

Para saber o volume médio, basta somar o número de produtos do estoque inicial com o número do estoque final, então dividir o resultado por 2

Logo:

Giro de estoque = 4000 / 400

Giro de estoque = 10

Em um ano, o estoque de moedor de café gira 10 vezes.

Se esse número for menor do que 1, significa que em um ano você não conseguiu vender todas as unidades em estoque.

Caso você observe algum produto em seu estoque com giro menor que 1, sugerimos pensar em uma promoção de vendas, se não você vai arcar cada vez mais com os custos desse estoque parado.

Ciclo PDCA

Novamente, o Ciclo PDCA não é nativo do controle de estoque, mas pode perfeitamente ser aplicado em processos que necessitam de melhorias.

O programa possui 4 fases e a sigla PDCA corresponde a cada uma delas, que são:

  • Plan (Planejar): Avaliar o estado atual e procurar melhorias; examinar o problema detalhadamente e desenvolver possíveis soluções e meios de execução
  • Do (Fazer): Experimentar as soluções propostas, certificando-se de que todos os envolvidos entendam as mudanças; esta fase de implementação é a chave para obter resultados precisos
  • Check (Verificar): Acompanhar para ver o quão eficazes são as mudanças; comparar os resultados com os antigos para entender as melhorias e seu impacto
  • Act (Agir): Se as mudanças funcionarem, continuar usando-as para transformá-los no novo padrão

Vale ressaltar que o Ciclo PDCA é contínuo, de modo que, uma vez concluído, os envolvidos possam focar em outros problemas e soluções relacionadas.

Boas práticas para a gestão do seu estoque

Por meio das informações e dos números coletados na conferência, manutenção e gerenciamento do estoque, você poderá ter mais controle sobre como andam as suas vendas, as finanças e, inclusive, a sua posição no mercado.

Siga essas boas práticas que aqui indicamos para você.

Organize os seus produtos

A organização do estoque e armazenagem dos seus produtos deve ser feita de forma a otimizar a rotina dos seus vendedores.

Você pode separar os produtos em ordem dos mais vendidos para os menos vendidos, agrupar produtos semelhantes ou quem sabe, organizá-los por cor.

Independentemente do modo que você escolher, faça um inventário de estoque com tudo o que você tem e defina uma periodicidade para conferência.

Algumas empresas escolhem uma data, no final do mês, para fechar e fazer balanço das entradas e saídas naquele período contábil. É uma boa pedida.

Capacite os seus funcionários

Contratar funcionários para ficarem por conta do gerenciamento e da organização do seu estoque pode ser um excelente investimento.

A quantidade de funcionários deverá ser definida de acordo com a sua demanda e o tamanho do acervo, mas um detalhe é muito importante: eles precisam estar capacitados para essa função.

Isso irá ajudar não apenas com o controle, mas em análises e previsões.

Um monitoramento especializado definitivamente pode ser um grande diferencial, vale a pena pensar sobre este investimento.

Fique atento às legislações específicas de cada área

Existem algumas leis e normas determinadas para o controle de estoque em setores específicos.

No ramo alimentício, por exemplo, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) estabelece uma série de resoluções que determinam a forma, temperatura e outras condições de armazenamento de produtos de acordo com as suas características.

Há também os controles que devem ser realizados para evitar problemas com o fisco.

No setor varejista, principalmente para as grandes organizações, é obrigatória a entrega do Relatório Anual de Inventário, em que constam todas as informações sobre o que a empresa tem em estoque.

Portanto, tenha atenção e informe-se para saber se existe alguma regra específica para o seu negócio e não cometa nenhuma irregularidade.

Promova a comunicação entre as áreas da sua empresa

Manter o acervo da empresa organizado deve ser uma obrigação de todos, mas principalmente das áreas cujo trabalho é impactado diretamente pela situação do estoque.

Reúna as equipes de compras, vendas e financeiro, além dos responsáveis diretamente pelo estoque, e estabeleça processos e metodologias para facilitar a rotina e a comunicação.

Alguns irão ver esse tipo de coisa como apenas um capricho, mas o fato é que tudo é bem-vindo para trazer evolução para o seu empreendimento e gerar resultados positivos.

O uso da tecnologia para o controle de estoque 

Fazer as suas verificações de forma manual pode ser um dos fatores que está atrapalhando o seu controle de estoque.

É necessário manter muitas planilhas atualizadas, algumas informações não são integradas e, no final do dia, você e os seus funcionários acabam se perdendo em meio a tantos papéis e dados desencontrados.

Com essa nova jornada digital, os sistemas de gestão estão mais modernos e são uma excelente opção para otimizar o seu tempo e o dos seus colaboradores.

Estão disponíveis no mercado soluções unificadas e integradas, um sistema de controle de estoque permite não apenas o controle total, mas também a agilidade nas vendas e o acesso aos seus dados de forma mais clara.

Conheça um pouco mais sobre ERP para pequenas empresas, e verá que as informações sobre a sua empresa ficam disponíveis para todos a qualquer momento.

Relatórios mais completos podem ser emitidos para você analisar e elaborar estratégias com a sua equipe.

Eleve Gestão 

O Eleve Gestão é o software mais completo para auxiliar você no gerenciamento do seu negócio, ideal para micro e pequenas empresas.

Entre os módulos de gestão, você pode controlar o estoque de maneira aprofundada, realizando inventários contínuos para atualizar as quantidades de produtos no armazém.

Com o Eleve Gestão, cada venda aciona uma série de ações automatizadas, como a emissão de notas fiscais, a baixa no estoque e a atualização do caixa.

Desse modo, você foca na parte estratégica do negócio, buscando maximizar as vendas, de maneira que o Eleve Gestão se encarregue das tarefas administrativas.

E aí, que tal conhecer mais sobre o Eleve Gestão e como o sistema de controle empresarial pode otimizar o controle de estoque da sua empresa?

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Conclusão

O controle de estoque é uma etapa importante para a melhor gestão empresarial atual.

Relegá-lo é um erro que pode impactar muito o futuro do seu negócio — tanto no longo, como no curto prazo.

Por isso, esperamos que esse conteúdo sirva de guia para você reavaliar seus métodos de gestão de estoque e que possa direcioná-lo para um melhor aproveitamento do seu armazém.

Além disso, apresentamos uma solução completa que pode, inclusive, resolver seus problemas de gestão de estoque.

Não importa se você tem uma pequena empresa, uma loja ou atua com serviços, colocamos no mercado soluções focadas no seu tipo de negócio.

Ficou interessado em saber como isso funciona?

Entre em contato com a Eleve e fale com os nossos especialistas no assunto!

E, para ficar por dentro de mais dicas e informações úteis sobre controle de estoque para pequenos negócios, confira o episódio da série Descomplicando sobre o tema, em nosso canal no YouTube!

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Comentarios

  1. Grasi

    Olá parabens, estou gostando muito de seu conteudo,
    continue postando assuntos interessantes.

    1

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