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Pedido de venda: O que é, para que serve e benefícios da ferramenta

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 27 outubro, 2021

A gestão eficiente de um negócio depende de uma série de fatores. Quando falamos do controle comercial, por exemplo, o pedido de venda é uma importante ferramenta de formalização de um negócio. Mas você sabia que ela tem uma relevância muito maior do que aparenta?

Utilizada em qualquer empresa — varejo ou atacado, B2B ou B2C — o pedido de venda é um documento teoricamente simples, mas com fundamental importância prática.

É um instrumento valioso tanto para você e sua empresa, pois esclarece o que foi negociado em detalhes, como também para o cliente, pois define as expectativas e compromissos financeiros.

Nesse conteúdo, a gente vai se aprofundar no conceito para te explicar o que é, qual a função e quais os benefícios do pedido de venda. Vamos lá?

O que é pedido de venda?

pedido de vendaTrata-se de um documento emitido por um vendedor para o cliente, no qual formaliza a negociação, especificando detalhes do produto ou serviço contratado. No pedido de venda, são informados detalhes como preço, quantidades e termos e condições da operação.

Ele permite que as empresas gerenciem seu estoque e os pedidos com maior rapidez e precisão.

Assim, a partir desse documento, é possível que vários setores dentro da companhia (além do próprio cliente) verifiquem o pedido final e possam realizar suas tarefas.

No caso do setor de produção, por exemplo, o pedido de venda ajuda o gestor a organizar o calendário de produção para atender aos prazos acordados.

Já no setor financeiro, é suficiente para que a nota fiscal seja emitida sem erros, agilizando o processo de baixa no estoque e início da produção.

Para que serve o pedido de venda?

Este documento serve, especialmente, para você otimizar sua gestão de estoque. Com ele, sua empresa pode se programar em relação aos insumos em estoque, bem com o que precisará comprar em relação aos pedidos pendentes.

É um instrumento excelente para compor seu planejamento estratégico, evitando surpresas que impactem sua capacidade de entrega e a sua imagem perante os clientes.

Outro ponto de importância é que, quando emitido, ele conta com informações exatas sobre a negociação realizada.

Isso quer dizer que basta uma rápida conferência no pedido de venda para que o responsável pelo setor financeiro não erre na hora de criar os relatórios financeiros.

Afinal, uma distorção relevante pode acontecer a qualquer momento — ou seja, uma imprecisão relacionada a dados do negócio — impactando a análise e o planejamento da empresa.

Especialmente no que diz respeito ao estoque: já pensou você ou seu funcionário lançar um pedido de 1000 unidades de um produto quando o cliente apenas comprou 100?

Se essa informação passar adiante, você terá problemas significativos em relação ao seu fluxo de caixa e capital de giro.

Por isso, o pedido de venda é tão importante, pois agiliza o entendimento sobre um pedido, contendo informações exatas.

Benefícios do pedido de venda

Talvez nesse momento você se pergunte: “Já crio vários documentos, como mais um deles iria me ajudar?“. Bom, a resposta é simples: o pedido de venda é um instrumento que pode economizar tempo e evitar retrabalhos futuros.

A seguir, reunimos alguns dos principais benefícios que sua empresa pode ter com a criação do pedido de vendas. Veja só!

Ajuda na gestão do caixa e na identificação da inadimplência

Já pensou que o pedido de venda pode ser um instrumento útil na hora de realizar a gestão do caixa?

É que você pode comparar todos os pedidos emitidos dentro de um mês com os dados da conta bancária. Assim, pode bater os dados de frente para identificar pagamentos em atraso.

É uma forma de agilizar os processos para entrar em modo de contenção, evitando que a inadimplência piore.

Auxilia no gerenciamento do estoque e das finanças

O documento é eficiente em determinar para o setor de produção o que eles precisam em estoque (e quando), bem como para o setor financeiro se programar em relação a compra desses insumos.

Ou seja, duas análises resolvidas com um só documento!

Desse modo, o controle do estoque é realizado de maneira mais precisa.

Organiza a agenda do gestor e da equipe

Com o pedido de venda, você pode definir com mais exatidão os calendários produtivos de todos os seus colaboradores.

Assim, fica mais fácil distribuir sua equipe entre os projetos em aberto, bem como planejar a produção dos projetos pendentes (sem falar na possibilidade de planejar horas extras, férias e folgas).

Facilita a emissão e o gerenciamento das notas fiscais

O pedido de venda é uma fonte confiável para se basear na hora de emitir as notas fiscais e o DANF-e, garantindo que você não tenha retrabalhos.
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Diferenças entre pedido de venda e pedido de compra

A diferença entre o pedido de venda e o pedido de compra é a seguinte: o pedido de compra diz respeito a um pedido feito pela sua empresa a um fornecedor. Já o pedido de venda trata-se de um pedido feito pelo seu cliente à sua empresa.

Na prática, o conteúdo de ambos é basicamente o mesmo: informações sobre o produto ou serviço contratado.

É claro, há algumas mudanças, mas essencialmente é isso:

  1. O cliente faz um orçamento em sua empresa;
  2. Sua empresa solicita os valores dos fornecedores A, B e C e acaba optando pelo B;
  3. O cliente aprova o orçamento repassado e fecha o pedido;
  4. Sua empresa envia a ele um pedido de venda;
  5. Agora, sua empresa irá realizar a compra do fornecedor B — que envia um pedido de compra para sua organização, detalhando todos os itens que vão compor a operação.

Basicamente, o pedido de compra transmite a lista de itens que a empresa deseja comprar, com base nos termos negociados.

Já o pedido de venda descreve o número do pedido de compra, junto com outras informações mencionadas no próprio pedido de compra.

Como fazer um pedido de venda?

O documento pode ser feito manualmente pelo vendedor, em um programa como o Word ou em uma planilha Excel. No entanto, a melhor solução para a tarefa é contar com um sistema de gestão que automatize a geração do documento.

Assim, no momento em que o cliente compra, é possível utilizar a interface simplificada do sistema de gestão para lançar os produtos ou serviços em um layout predefinido.

Normalmente, o próprio sistema oferece layouts diferentes e bem completos do pedido de venda, reunindo todas as informações mais importantes da operação.

Modelo de pedido de venda

O pedido de venda deve ter um modelo de simples entendimento, rico em informações cruciais para que o cliente, o estoque e o setor financeiro possam se organizar. Normalmente, é composto de:

  • Cabeçalho com informações básicas da empresa e logo;
  • Número do pedido de venda;
  • Data do fechamento do negócio;
  • Informações básicas do cliente;
  • Detalhes do pedido:
    • Condição do pagamento;
    • Vendedor;
    • Entrega (realizada, prevista para tal data, etc.).
  • Código do Produto;
  • Produto;
  • Quantidade;
  • Preço total:
    • Preço unidade;
    • Preço total do produto;
    • Total de todos os produtos (soma dos valores, caso estejam listados mais produtos);
    • Valor do Frete;
    • Desconto;
    • Valor final.
  • Observações.

Pedido de venda: Dúvidas frequentes

Antes de finalizar esse conteúdo, separamos algumas dúvidas frequentes em relação ao pedido de venda. Que tal esclarecer pontos importantes sobre esse documento?

Pedido de venda é nota fiscal?

Não, o pedido de venda é um documento interno, emitido pelo vendedor após fechar uma negociação e enviado ao cliente. A nota fiscal é um instrumento que registra uma atividade comercial ou serviço prestado, bem como para informar quais impostos devem ser recolhidos.

Como organizar pedidos de venda?

Você pode organizar pedidos de venda tanto de maneira física, em um arquivo, como também em formato digital, na nuvem, em um sistema de gestão que automatiza tanto a emissão, como o armazenamento do pedido de venda.

Quais as vantagens de contar com um sistema de pedido de venda?

Com um sistema, você simplifica várias tarefas relacionadas à emissão, gestão e armazenamento desse documento. Além disso, pode automatizar alguns desses processos, mitigando a ocorrência de erros para tornar a operação de vendas mais eficaz possível.

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Conclusão

Nesse conteúdo, explicamos tudo sobre pedido de venda e como esse instrumento é essencial para uma melhor gestão interna do seu negócio — necessário tanto para gerenciamento de estoque, quanto para o financeiro!

Esperamos que você goste do conteúdo!

Que tal seguir lendo e aprendendo sobre gestão de negócios aqui no Blog da Eleve? Temos uma ampla seleção de conteúdos qualificados e atualizados, siga conosco!

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