A ordem de serviço é um documento essencial, auxiliando no pontapé inicial de qualquer prestação de serviços. É importante em várias situações de um negócio, seja quando vende um serviço ou o requisita, como no caso da manutenção.

Esse documento não é uma grande novidade para quem trabalha no setor de serviços, mas é um tema que com certeza carece de discussão.

Isso porque, na maioria das empresas, a ordem de serviço é gerenciada como era há 30, 40 ou mesmo 50 anos.

Por exemplo, ainda é muito comum que as empresas utilizem o documento em papel para fazer esse registro.

Mas você sabia que já existem no mercado sistemas digitais para a emissão da ordem de serviço online, que reduz os riscos de perda de informação?

Essa é apenas uma novidade acerca do tema, que tal aprender tudo? Preparamos um guia completo sobre o assunto, te contando mais sobre a ordem de serviço.

Continue a leitura e conheça neste post os benefícios da emissão de ordem de serviço online!

O que é ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento formal que descreve o trabalho a ser realizado para um cliente. Ele autoriza e direciona uma empresa ou um grupo de profissionais a desempenhar determinada tarefa.

Na prática, é uma solicitação de serviço que foi aprovada e que contém a descrição de tudo que compõe a entrega.

Para que serve a ordem de serviço?

A ordem de serviço serve como uma forma de formalizar e documentar um trabalho a ser realizado. Trata-se de um instrumento importante para registrar informações sobre cada serviço efetuado, ajudando o financeiro a compreender os custos, bem como à diretoria a compreender o desempenho do negócio.

É um documento capaz de centralizar dados, o que melhora e torna mais segura toda a administração dos indicadores financeiros.

Um dos principais aspectos ligados a ordem de serviço é a sua capacidade de profissionalizar a gestão de uma empresa prestadora de serviços.

Afinal, quem lida com esse mercado sabe — provavelmente mais do que qualquer outro negócio — a importância da documentação.

Com a ordem de serviço (especialmente no formato digital) fica mais fácil gerir os documentos e registrar cada informação referente aos serviços prestados.

Vale também mencionar que muitas indústrias utilizam o termo “ordem de serviço” como um registro interno, referindo-se a pedidos de manutenção ou reparo em seu maquinário.

Quando deve ser emitida a ordem de serviço?

Nas empresas que prestam serviços, a ordem de serviço é normalmente emitida após a negociação ser fechada (quando o pagamento é efetuado) e o pedido de venda ser cumprido. Normalmente, é entregue a um profissional ou equipe responsável pelo trabalho.

Não importa se o seu negócio emite ordens para registrar a prestação de serviços, manutenção, reparos ou instalação de qualquer tipo, a ordem de serviço é um documento essencial.

Por meio dele, você pode organizar as tarefas a serem desempenhadas, a ordem de prioridade do trabalho a ser realizado, bem como centralizar as informações pertinentes.

Desse modo, no momento em que o profissional ou equipe responsável vai a campo para realizar o serviço, eles se guiam pela ordem de serviço.

Ela vai ajudá-los a entender quais materiais, passos e particularidades do serviço, ajudando a aumentar a eficiência das entregas.

Quais são os tipos de ordem de serviço?

Você sabia que existem diferentes tipos de ordem de serviço? Exatamente, elas são utilizadas para diferentes finalidades — embora tenham relação estreita com a prestação de serviços.

Porque é importante compreender esse tópico? Simples: de acordo com um estudo da Software Advice, mais de 75% das empresas ainda utilizam ordens em papel, planilhas (ou em nenhum formato específico) para gerenciar os serviços internos ou externos.

Em um cenário onde os negócios estão (e precisam se tornar) cada vez mais digitais, apostar no antiquado pode ser um risco.

Especialmente, pode se tornar um gargalo gerencial, capaz de afetar não apenas os seus processos, mas levar à ineficiência produtiva e a clientes insatisfeitos.

Em geral, as ordens de serviço variam de acordo com a empresa, o setor e as suas regras de conformidade. A seguir, explicamos um pouco mais sobre cada um dos tipos.

Ordem de serviço de manutenção

Cobre o trabalho de manutenção, normalmente em plantas industriais e em maquinários em campo. Pode ser referente a inspeções, revisões, substituições, reparos e instalações.

Nas ordens de serviço de manutenção, o foco é descrever tudo que for necessário para manter a planta funcionando.

Além disso, esse tipo de ordem de serviço é aplicada em emergências nesse setor, em cenários de parada forçada e não planejada.

Mesmo nesses momentos, a existência de uma ordem de serviço é importante, pois garante que a empresa não se perca na realização de alguma manutenção e possa ter tudo (dos materiais utilizados aos componentes descartados) registrado.

Entre as principais ordens de serviço de manutenção, podemos mencionar:

Ordem de Inspeção de Segurança

É comum que as empresas de manutenção realizem inspeções para garantir a conformidade com os regulamentos e legislação vigentes.

Isso pode incluir a execução de tarefas como limpeza de áreas, melhorias na iluminação, remoção de materiais perigosos, inclusão ou substituição de sinalização  para contribuir com a segurança no trabalho.

Ordem de Inspeção de Propriedade

A inspeção de propriedade é uma parte necessária para realizar uma ampla manutenção ou reparos — não apenas localizados, mas por toda uma planta.

Essas inspeções consistem em determinar que trabalho elétrico é necessário, que tipo de paisagismo precisa ser feito ou identificar a manutenção ou reparos no encanamento, entre outros.

Ordem de Instalação

As empresas de instalação de ar-condicionado, ventilação e mesmo sistemas de aquecimento dependem de ordens de serviço para organizar suas entregas.

Como as instalações e manutenções são serviços críticos (lidam com equipamentos caros, pesados, calor, frio, ambientes molhados e próximos de eletricidade), cada passo deve ser muito bem registrado.

Aqui, falamos tanto da instalação e manutenção em empresas, como em edifícios residenciais, seja para sistemas de ventilação, aquecimento, resfriamento ou mesmo outros tipos de serviço, como tubulação e caldeiraria.

Ordem de serviço de evento

A ordem de serviço de evento tem relação à organização de um evento na empresa. Ou seja, detalha tudo que é necessário para que o fornecedor possa estruturar o evento perfeito na companhia.

É normalmente aplicada em semanas especiais, como a “semana da segurança no trabalho” ou em situações do tipo, bem como em feriados ou datas importantes.

Por que se diferem? Em geral, elas possuem as mesmas informações, mas normalmente uma ordem de serviço de evento é emitida por uma produtora, que deve cumprir com os requisitos da solicitante.

Isso quer dizer que, muitas vezes, precisará alinhar as exigências com o mercado (por exemplo, na contratação de empresas terceiras para realizar algumas tarefas).

É um campo bastante delicado da gestão de um negócio e especialmente para quem fica encarregado do processo — na parte da empresa.

Para garantir que os fornecedores envolvidos realizem todas as entregas conforme combinado (e pago!) é essencial que ordens exatas sejam emitidas.

Pedido de serviço

O pedido de serviço é, normalmente, relacionado à criação de uma solução nova.

Pode ser encontrado em uma desenvolvedora de softwares white label, cujos clientes requisitam uma ferramenta nova para implementar em seus negócios.

A continuidade desse projeto pode se dar com um pedido de serviço — muito embora, seja uma burocracia não praticada por muitos.

O pedido de serviço pode também ser encontrado na indústria, quando uma empresa requisita a um fornecedor uma solução não convencional para resolver um problema.

Por exemplo, para realizar a manutenção de uma máquina fabricando a peça estragada — em vez de comprá-la de um fornecedor.

Embora essa não seja a melhor forma de lidar com problemas do tipo, não há como esconder que essa não seja uma realidade do mercado brasileiro.

Nesses casos, a formalização do trabalho pode vir por meio do pedido de serviço.

Ordem de serviço preventiva

Já a ordem de serviço preventiva tem total relação com empresas que mantêm calendários de manutenção preventiva em ação.

Normalmente, nesses casos, o próprio fabricante de uma máquina indica a necessidade da troca ou reparo de um componente da mesma.

É uma forma de reduzir custos, evitar que paradas não solicitadas aconteçam e permitir às empresas uma janela maior de planejamento.

Assim, digamos o seguinte: você comprou um torno mecânico para o seu chão de fábrica e viu no manual que a fabricante indica trocar a correia do motor em, no máximo, 12 meses.

Sendo assim, você emite uma ordem de serviço preventiva para que essa manutenção seja realizada daqui 1 ano, de modo que você não corra riscos de operar fora das condições ideais.

A importância da emissão da ordem de serviço

Para os prestadores de serviços, conhecer as informações e as demandas do cliente da forma mais detalhada possível é um grande benefício.

É com esses dados em mãos que você ou a sua equipe saberão o que realizar e quais são os prazos para executar todas as atividades contratadas.

Como, neste caso, o desafio-chave é o de gerenciar tantos elementos ao mesmo tempo, a ordem de serviço é uma aliada das empresas, que serve para registrar as informações e administrar, de forma mais cuidadosa, todos os seus clientes.

Com esse documento, você e a sua equipe ganham mais tempo e segurança, além do aumento da produtividade, pois terão em um só lugar os principais dados necessários para executar os serviços, como as datas previstas de início e término, o status de realização e os contatos dos clientes.

Benefícios ao emitir uma ordem de serviço online

Guardar qualquer documentação em papéis deixa o seu negócio vulnerável. Isso porque esse material está sujeito a sofrer danos ou, até mesmo, a se perder em meio a outras informações ou com o transporte pela equipe.

Passar por essa situação não é bom para você, que não saberá o que deve fazer ou o que já foi executado, e para o seu cliente, que com certeza ficará insatisfeito com a falta de cuidado e compromisso por parte da sua empresa.

Uma possibilidade de eliminar esse problema é a emissão da ordem de serviço online, que pode ser automatizada e armazenada em nuvem.

Separamos para você alguns outros benefícios da adoção de ferramentas online para ajudar nessa importante etapa para a sua empresa. Confira!

Integração do negócio

Um dos principais benefícios da ordem de serviço é seu potencial de auxiliar na integração do negócio.

Como assim?

Veja bem: ao gerenciar suas ordens de serviço em um sistema moderno, você tem em mãos um registro preciso de tudo que foi realizado dentro de um período de tempo.

São informações que vão além do que os valores no seu dashboard de entradas e saídas dizem.

Na verdade, é um complemento da mais alta qualidade, especialmente para tarefas gerenciais como mapeamento da produtividade do seu time, bem como para compreender a satisfação do cliente.

Caso diferentes clientes reclamem dos serviços prestados — especialmente em atendimento em campo ou na qualidade da entrega — você pode utilizar a ordem como um guia para entender os motivos.

Desse modo, poderá conhecer rapidamente quais foram os responsáveis, quais materiais utilizaram, quais etapas seguiram para concluir a entrega, entre outros pontos.

Além disso, a integração permite uma atualização rápida e sem fricção das ordens emitidas — algo que costuma ocorrer com frequência.

Assim, evita a ocorrência de erros frutos de gaps de comunicação.

Organização da agenda

Ter clareza sobre todos os serviços que você e a sua equipe precisam realizar no curto e no longo prazos é um dos fatores que mais contribui para a entrega do resultado final dentro do prazo estabelecido com o cliente.

Com uma ordem de serviço online, você tem mais praticidade para organizar a agenda de cada funcionário de acordo com o surgimento de novas demandas.

Assim, é possível visualizar quais ordens de serviços estão em aberto e agendá-las.

Você também ganha maior controle sobre cancelamentos ou remarcações de serviços, seja a pedido do cliente, seja por algum problema interno.

Acompanhamento e gerenciamento em tempo real

Aqui, já damos um passo além e explicamos algo além da ordem de serviço em si, mas da vantagem de possui um software para gerenciar as ordens emitidas.

Já parou para pensar nisso?

Com um sistema online e automatizado, é possível acompanhar o status de todos os serviços que estão sendo executados, tudo em tempo real.

Basta conectar-se à internet para atualizar a ordem de serviço e permitir que todos tenham acesso às informações sobre o andamento do serviço ou, até mesmo, de novas solicitações dos clientes.

Alguns sistemas permitem que você acesse as ordens de serviços, até mesmo, pelo smartphone ou tablet, o que é uma excelente opção para os negócios cujas equipes precisam se deslocar para realizar o serviço fora da sede da empresa.

Previsibilidade de receita

Manter as ordens de serviços atualizadas em tempo real são um ponto positivo também para o setor financeiro da sua empresa.

Assim, é possível ter uma maior previsibilidade de quais serão as futuras entradas, baseado nos registros e prazos estabelecidos com os clientes, e preparar o fluxo de caixa de forma mais precisa.

Relacionamento com o cliente

Inúmeras novidades tecnológicas estão sendo implementadas para melhorar a experiência do cliente e o uso de uma ordem de serviço online é uma delas.

Isso porque há a possibilidade de o cliente receber as informações que precisa por e-mail.

Ou seja, ele não precisa mais ficar guardando papéis ou uma nota fiscal, já que ambos podem ser armazenados de forma online.

Redução de erros

O preenchimento manual de ordens de serviços também pode ser um problema se a informação estiver ilegível: o prestador de serviços pode não conseguir ter certeza sobre o que foi escrito e, até mesmo, não ser capaz de executar a tarefa atribuída a ele.

Com a ordem de serviço online, não há esse problema, pois todos os dados são inseridos digitalmente e têm fácil leitura.

Acesso ao histórico de atendimento

É mais fácil acessar, compartilhar e mesmo alterar ordens de serviço em formato digital.

Desse modo, fica muito mais simples conferir o histórico de atendimento de clientes, podendo rastrear com uma pesquisa textual básica pelos documentos mais importantes para sua necessidade atual.

Além disso, esse poder de acessibilidade pode ser muito importante na hora de gerar relatórios de produtividade ou entrega — tudo com poucos cliques.

Redução do uso de papel

Não existe maior verdade no ambiente corporativo que essa: papel ocupa muito espaço.

Ao longo dos anos, você acumulará ordens de serviço antigas o suficiente para encher vários armários de arquivo.

Você não só precisaria pagar pelo espaço para armazenar a papelada, mas também para manter esse espaço limpo e seguro.

Afinal, sempre vai haver o risco de perder seus arquivos, seja na ocasião de um desastre natural, erro humano ou mesmo com infestações, como de cupins.

Com ordens de serviço digitais, essas despesas são completamente eliminadas, e todo esforço de manutenção se torna mais simples e intuitivo, bem como mais seguro.

Agilidade e mobilidade

Com ordens de serviço online, os trabalhos de preenchimento, compartilhamento e armazenamento são muito mais simples.

O simples fato de que o papel exige que você passe cada informação a limpo (bem como a planilha, para sermos honestos), já lhe limita em questão de agilidade e mobilidade.

O formato digital permite que você faça tudo através da digitação (ou mesmo seleção de opções predeterminadas), permitindo também a anexação de documentos pertinentes (como notas fiscais, manuais de instrução, entre outros).

E o melhor de tudo: seu profissional não precisa consultá-la pelo papel, mas pode acessá-la digitalmente, pelo seu próprio smartphone!

Controle de tempo

Tudo isso contribui para um melhor controle e gestão do tempo nos processos que antecedem suas entregas.

Desse modo, você contribui para uma maior satisfação do cliente — pois pode agilizar a prestação de serviços — e também desafoga sua operação, passando adiante as demandas com rapidez.

Sabemos que, de longe, a ordem de serviço pode parecer apenas mais uma burocracia no meio de tantas.

Mas sem informações claras, pode ser um documento demorado de fazer, aprovar e passar adiante.

A tecnologia ajuda nesse ponto, seja com automação de processos, integração de dados e maior mobilidade.

Adequação à legislação

Veja bem, a ordem de serviço é um documento previsto em lei! Por isso, é importante que sua empresa busque as melhores formas de emiti-la e armazená-la.

Conforme o capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo 157, inciso II, as empresas devem:

“Instruir os empregados, através da de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais“.

Além disso, é interessante que o seu técnico, engenheiro ou responsável em Segurança do Trabalho assine cada ordem de serviço emitida, de modo a assegurar que os equipamentos, materiais e processos previstos para uso estejam dentro dos conformes.

Qual deve ser o conteúdo de uma ordem de serviço?

Não há um padrão no conteúdo de uma ordem de serviço, muito embora a maioria delas contenha ao menos informações como:

• Dados do cliente;
• Data da conclusão;
• Descrição do serviço;
• Custos relativos ao material necessário;
• Nome do profissional responsável pelo serviço;
• Localização, área ou instalação onde o serviço será realizado;
• Pré-requisitos para realizar o serviço (peças, ferramentas, documentação).

Além disso, a ordem de serviço deve oferecer alguma contextualização sobre o trabalho a ser realizado.

Por exemplo, deve explicar o problema ou a razão por trás do serviço (especialmente no caso de ordens de manutenção).

Além disso, é sempre bom fornecer instruções detalhadas sobre o trabalho a ser executado — algo excelente para padronizar as operações, evitando retrabalhos e erros.

Porém, claro, sabemos que nem todos os serviços têm essa possibilidade. Por isso, se não for possível, não há problemas.

Outro ponto que vale a pena relembrar é que as ordens de serviço devem contar com as assinaturas dos responsáveis, como pelo engenheiro-chefe e técnico em Segurança do Trabalho.

Como se faz uma ordem de serviço?

Para criar uma ordem de serviço, você precisa comunicar uma série de informações específicas sobre a tarefa em si, bem como quando será concluída e quem será o responsável.

Normalmente, esse documento contém o nome e o endereço da empresa ou cliente que solicita o trabalho, bem como uma descrição da tarefa, o nome e as informações de contato do profissional responsável.

Um aspecto importante sobre uma boa ordem de serviço é que ela pode incluir detalhes específicos da solicitação, enriquecendo seu conteúdo.

Sobre a parte prática em si, você pode fazer uma ordem manualmente (normalmente utilizando uma ficha impressa em bloco), em uma planilha localizada no arquivo de um computador ou por meio de um sistema.

Com essa última solução, muitas vezes, você só precisa de alguns cliques para gerar o documento, pois todas as opções já estão salvas no sistema.

Dicas para o momento de elaboração

Na prática, o processo de preenchimento de uma ordem de serviço não é tão complexo, mas existem algumas coisas que você pode fazer para tornar o trabalho mais fácil e eficiente.

Que tal conferir nossas dicas?

Padronize o processo

Para garantir que as ordens de serviço sejam usadas e preenchidas corretamente, é vital criar um processo padronizado.

Como? Todos devem seguir as mesmas etapas para enviar solicitações de trabalho, gerar ordens de serviço, requisitar as ferramentas e materiais necessários, bem como registrar os dados.

Inclua sempre todos os detalhes necessários

As ordens de serviço nunca devem ser completas, inclusive com detalhes acerca do trabalho a ser realizado. Mas quais seriam? Confira:

• Peças;
• Habilidades e especialidades necessárias;
• Quantidades de pessoas que precisam estar envolvidas;
• Listas de verificação e de inspeção, diagramas e até lockout–tagout.

Complemente com checklists

Os checklists são um aspecto importante da gestão eficiente de ordens de serviço.

Para obter o máximo de suas ordens (mesmo as digitais), anexe um checklist para que os profissionais envolvidos possam seguir os passos pré-estabelecidos para realizar o melhor trabalho possível.

Ordem de serviço e segurança do trabalho: Como se relacionam?

A relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho tem origem legal, pois esse documento é um instrumento de direcionamento aos funcionários.

De modo que, além dos processos corretos a serem realizados, ele deve advertir quanto às precauções e cuidados a tomar para evitar acidentes de trabalho.

Modelo de ordem de serviço

Que tal conferir um modelo de ordem de serviço? Como o layout varia de empresa para empresa, vamos deixar com que você decida qual o melhor. Porém, em relação às informações necessárias, podemos elencar:

• Especificação do Serviço: o que deve ser feito, de maneira objetiva (ou seguindo um padrão de nomenclatura).
• Descrição do Serviço: tudo que o serviço exige, bem como o motivo pelo qual ele é necessário (instalação, reparo, manutenção, renovação de equipamento etc.). Aqui, qualquer detalhe como reclamações antigas do cliente pode ser valiosa.
• Itens, Recursos e Ferramentas Necessárias: é preciso tudo que será necessário para que os profissionais envolvidos prestem o serviço com qualidade.
• Pessoal Responsável: determine quantos profissionais e quais serão responsáveis.
• Data, hora e local: especificações para que o serviço seja realizado pontualmente, bem como para que você ajuste conforme sua agenda.
• Documentação: algumas ordens de serviço podem exigir a inclusão de autorizações, permissões, escrituras e assinaturas.

Ordem de serviço: Dúvidas frequentes

Curioso(a) para aprender mais sobre ordem de serviço? Antes de encerrar, separamos algumas dúvidas frequentes sobre o tema para responder de forma objetiva, confira:

Onde encontrar uma ordem de serviço grátis para imprimir?

Você pode encontrar uma ordem de serviço para imprimir gratuitamente pela Internet ou pode aproveitar da funcionalidade em seu sistema de gestão. No caso, apesar de pago, existem opções com mensalidades abaixo de R$ 100.

Posso fazer a ordem de serviço no Word?

Sim! Você pode fazer o modelo no Word. Porém indicamos investir em um sistema de gestão, capaz de automatizar a geração desse documento, simplificando o processo.

Como emitir uma ordem de serviço?

Você pode emitir uma ordem de serviço de diferentes formas, seja manualmente, como em um arquivo de Word, uma planilha ou de maneira mais fácil em um sistema de gestão que automatize o processo!

Escolha um sistema de ordem de serviço online

Ao fazer a escolha de um sistema de ordem de serviço online, é preciso pesquisar se ele consegue oferecer todos os benefícios listados anteriormente.

Principalmente, a possibilidade de sincronização com a agenda, com todas as execuções e entregas, e a integração com o setor financeiro para agilizar a troca de informações sobre recebimentos e pagamentos.

Outro ponto importante a ser considerado é a automação de processos, para que a sua equipe tenha mais tempo para se dedicar a outras atividades relevantes da empresa.

No Eleve Gestão, esse é um grande diferencial.

Ao finalizar um pedido, você não precisa se preocupar com a emissão da nota fiscal ou criar uma conta a receber, pois isso é feito de forma automatizada pelo sistema, tudo em um só processo. 

Além disso, o sistema de gestão atende a todas as necessidades do dia a dia do prestador de serviços. 

Conclusão

Ter mais tempo para atender a seus clientes com mais qualidade e ganhar vantagens competitivas no mercado são alguns dos desejos de quem trabalha na área.

Como você viu até aqui, a emissão de ordem de serviço online torna possível esses ganhos e, ainda, ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa para que o negócio atinja melhores resultados financeiros.

Gostou deste conteúdo e ficou interessado em conhecer mais sobre o Eleve? Então, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas!

Quais são os tipos de ordem de serviço?

Existem os seguintes tipos de ordem de seviço: Ordem de serviço de manutenção; Ordem de Inspeção de Segurança; Ordem de Inspeção de Propriedade; Ordem de Instalação; Ordem de serviço de evento; e Pedido de serviço.

Quando deve ser emitida a ordem de serviço?

Em empresas prestadoras de serviços, a ordem de serviço costuma ser emitida após o fechamento de uma negociação, quando o pagamento é efetuado. Geralmente é entregue a um profissional ou equipe responsável pelo trabalho.

O que deve constar na ordem de serviço?

A ordem de serviço deve apresentar dados como: informações do cliente; data de conclusão do serviço; descrição do serviço; custos relativos ao material necessário para o serviço; nome do profissional responsável pelo serviço; localização onde o serviço será realizado; e pré-requisitos para realizar o serviço.

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