Ordem de produção: o que é, tipos e como fazer

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 07 julho, 2022

A ordem de produção é um documento muito importante na rotina das indústrias, por ser um comando emitido para ajudar na organização e gestão dos processos.

Sempre que é necessário começar a fabricação de uma nova demanda de produto ou um item específico na cadeia produtiva, a ordem de produção deve ser elaborada.

Nesse documento, que pode ser somente digital ou físico, existem várias especificações sobre como deve ser o processo da realização de um novo produto.

Dependendo do segmento da indústria e do tipo de sistema para emissão, em vez de ordem de “produção”, pode ser que a nomenclatura seja: ordem de trabalho, fabricação, serviço, corte ou montagem, além das próprias siglas correspondentes a essas variações: OT, OF, OS, OC etc.

Existem várias informações que fazem parte desse documento tão importante para organizar a rotina produtiva e administrativa das empresas. 

Se você deseja entender como usar e emitir, siga com a leitura. Neste guia, damos as respostas para as perguntas mais frequentes.

O conceito de ordem de produção

Afinal, o que é ordem de produção? Na prática, a ordem de produção (OP) representa um recurso usado pelas indústrias para começar a fabricação de um novo produto ou serviço.

O objetivo é que as OPs sejam usadas para ajudar no controle e organização da cadeia produtiva de uma empresa, por ser uma ferramenta que faz parte do planejamento e controle de produção (PCP), um processo bastante comum em empresas industriais.

Nesse documento, devem constar todas as informações importantes para o comando da produção, como quantidade de itens, prazo, matéria-prima usada, setor responsável etc.

Em outras palavras, podemos colocar que cada ordem de produção significa uma tarefa que deve ser executada.

O uso da OP vai fazer com que sua empresa consiga ser mais produtiva e organizada, para um controle de qualidade mais rigoroso.
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Quais são os tipos de ordem de produção?

Os dois principais tipos de OPs usados atualmente estão relacionados a duas maneiras de produção nas indústrias: contínua e por encomenda. Entenda qual a função de cada uma!

Ordem de produção contínua

A ordem de produção contínua, como o nome sugere, é utilizada quando a fabricação segue uma demanda em massa, geralmente se referindo à programação normal da indústria ou empresa em questão.

Ou seja, é uma OP de rotina, de processos internos que são comuns dentro das atividades dos setores e de acordo com as demandas solicitadas normalmente pelos clientes.

Uma característica importante é que na produção contínua, geralmente, a ideia é produzir um número grande de um mesmo item, por isso a OP terá menos informações de personalização e mais orientações de padronização dos produtos.

Em resumo, a principal função desse tipo de ordem de serviço será o controle de qualidade, previsão de armazenamento de produção e gestão de estoque.

Ordem de produção sob encomenda

Esse tipo de OP tem como foco a personalização, por isso é bastante usada em atendimento a solicitações específicas de produção de um item.

Diferente da OP contínua, na sob encomenda acontecem variações mais expressivas na quantidade, prazo de entrega ou até mesmo nos equipamentos necessários para fabricação, sempre de acordo com o que solicita o comprador.

Além de ser importante para a organização, esse tipo de documento também é importante para ajudar no controle de caixa e da matéria-prima necessária.

Um ponto importante sobre esses dois tipos de ordem de produção apresentados é que, independente de ser contínuo ou sob encomenda, o ideal é que esse documento tenha o máximo de informações possíveis para a produção.

Quanto mais detalhado, melhor será para a empresa e para a entrega aos clientes, evitando erros ou desperdícios na cadeia produtiva.

Qual o melhor tipo para minha empresa?

Depende muito da demanda e formato de trabalho de cada indústria. Em alguns casos, a OP contínua será suficiente para suprir todas as necessidades da sua empresa no dia a dia, mas pode acontecer de, eventualmente, ser necessário o uso da OP sob encomenda.

Além dessa divisão entre os dois tipos, podemos destacar também a opção entre usar uma OP manual ou automatizada.

A OP manual, no caso, seria a opção menos indicada, por ser mais trabalhosa, mas o uso de um sistema automatizado para digitalizar a emissão e personalização de ordens de produção é uma alternativa prática, segura e com diversas vantagens.

Na dúvida sobre qual modelo escolher, é importante considerar alguns pontos sobre como é a rotina da sua empresa e a organização dos processos.

Nesse caso, é fundamental se questionar sobre fatores como a expectativa de crescimento da empresa no curto, médio e longo prazos, como a equipe se organiza com registros ou qual a avaliação da comunicação interna entre os setores.

Se a sua empresa está em crescimento acelerado, é interessante pensar no custo-benefício de investir em novas tecnologias para facilitar a rotina operacional dos profissionais. 

A ideia é que a ordem de produção facilite a organização e aumente a produtividade, por isso ela não pode ser uma etapa burocrática e complicada.

Qual a importância da ordem de produção para a gestão empresarial?

A ordem de produção é uma ferramenta fundamental para a gestão empresarial, pois ela colabora para que gestores e equipes consigam manter uma administração mais organizada de toda a fabricação.

Ao emitir esse documento, fica muito mais fácil gerir todas as etapas, desde ordem de compras de matérias-primas, produção e armazenamento dos itens até a preparação para entrega.

Com as informações emitidas nas OPs também é possível ter uma visão macro sobre como funciona a produção de cada item, ajudando a organizar os processos, otimizar os investimentos e definir um roteiro de fabricação mais produtivo.

Em resumo, a OP é fundamental pelos seguintes benefícios:

  • Redução de falhas na fabricação dos produtos;
  • Redução de desperdício de insumos e matéria-prima;
  • Aumento da produtividade;
  • Maior organização e melhora na comunicação entre equipes;
  • Maior eficiência na gestão de tempo e equipes;
  • Rapidez na atualização de cada etapa de produção;
  • Precisão maior para gestão de estoque e compra;
  • Controle mais preciso de tempo de produção de cada item.

Quais são os benefícios de uma ordem de produção?

O uso de ordens de produção pode representar diversas vantagens na rotina de trabalho das indústrias, refletindo também na gestão de pessoas e controle financeiro. Veja os principais pontos positivos do uso:

Otimiza a gestão financeira da empresa

O uso da OP é uma forma de ter um maior controle dos gastos, reduzir o desperdício de insumos e ter maior controle do custo de cada etapa de produção para a empresa.

Auxilia na organização de processos

Como vimos, as ordens de produção funcionam em etapas, do início até o encerramento de uma produção. 

Ou seja, para as indústrias, o uso de uma OP funciona como um roteiro de trabalho, facilitando a organização e comunicação entre equipes, já que todas as informações essenciais devem constar nesse documento.

Melhora a comunicação entre os setores

O uso de ordens de trabalho ajuda na comunicação entre os setores, especialmente quando são utilizadas em sistemas de ERP, que integram as áreas e atualizam, em tempo real, em que etapa está cada processo.

Aumenta a produtividade das equipes

OPs automatizadas ajudam a trazer mais agilidade, flexibilidade e rapidez para a rotina das indústrias, reduzindo tempo com emissão de ordens de trabalho em planilhas ou impressas.

Contribui para o controle do estoque

Outra grande vantagem da OP é ter um maior controle de estoque. Ao ter mais precisão do que está sendo produzido, é possível mensurar o que está em armazenamento, produção e distribuição, facilitando também a gestão de compras.

Quais as etapas de uma ordem de produção?

homem pesquisa como fazer uma ordem de produção

Para que funcione para ajudar na organização dos processos, cada OP deve cumprir uma espécie de ciclo de vida dentro da rotina da indústria. 

Ou seja, a ordem de produção determina uma série de etapas que devem ser concluídas até que ela seja cancelada ou encerrada.

Essas etapas variam de acordo com o que é produzido por cada empresa ou com o planejamento estratégico de cada indústria. 

De modo geral, as etapas se dividem de acordo com o status de cada ordem de produção:

  • Planejada;
  • Confirmada;
  • Liberada;
  • Requisitada (parcialmente ou totalmente);
  • Encerrada (parcialmente ou totalmente);
  • Cancelada.

Quais informações uma ordem de produção deve conter?

Em uma ordem de trabalho, existem, no mínimo, três informações básicas fundamentais, que são o item a ser produzido, a quantidade e a data de entrega planejada.

Contudo, é importante ter o conhecimento de que, quanto mais detalhada for uma OP, melhor será para garantir a qualidade e produtividade dentro da sua empresa.

Por isso, um checklist pode ajudar a ter um melhor uso desse tipo de ferramenta:

  • Item a ser produzido;
  • Código;
  • Descrição;
  • Quantidade de itens para produção;
  • Data de início e data de entrega planejada;
  • Data de emissão da OP;
  • Lista de materiais;
  • Roteiro com as operações e recursos necessários, como máquinas, ferramentas e equipe;
  • Documentos importantes para OP.

Com esses detalhes essenciais, é possível começar a distribuir a demanda de acordo com o descritivo da OP, ajudando a ter maior controle e organização da linha de produção.

Como se faz uma ordem de produção?

Existem duas alternativas principais de como fazer uma ordem de produção: de forma manual ou automatizada.

As OPs manuais geralmente são geradas em planilhas e acabam exigindo um tempo muito maior para emissão e personalização das informações.

Além de consumir muito mais tempo, os cálculos e informações se tornam menos exatos, o que pode causar prejuízo financeiro e na produtividade das equipes.

Para pequenos empreendedores e fabricantes que estão iniciando suas operações, acaba sendo uma alternativa “quebra-galho”, mas que, no longo prazo, apresenta mais desvantagens do que vantagens.

Na opção automatizada, as empresas têm como suporte os sistemas de ERP para gerar as ordens de produção.

Nesse caso, existem muitas vantagens, pois, além da gestão de OPs, é possível integrar essa função a dashboards completos para acompanhar a atualização de cada processo da cadeia produtiva.

Modelo de ordem de produção

Não existe um modelo padrão de OP que deve ser usado por todas as empresas. Na verdade, as indústrias costumam criar ordens personalizadas de acordo com o tipo de serviço e setor em que a empresa atua.

Mas, como vimos, existem informações que são essenciais e que costumam aparecer em quase todos os tipos de OP, seja de produção contínua ou sob encomenda.

No sistema de gestão Eleve, por exemplo, é possível aproveitar várias funcionalidades para criar e gerir ordens de produção, além de acompanhar em uma tela os principais indicadores de produção.

Como fazer o cálculo de gastos com cada produção?

Para fazer o cálculo dos gastos de cada produção, as empresas devem considerar diversos fatores, tais como:

  • Custo de mão-de-obra, considerando o valor do trabalho por hora de cada profissional que faz parte das etapas de produção;
  • Valor gasto, por hora, no uso de equipamentos e maquinários de fabricação;
  • Custo de matéria-prima e demais insumos para produção.

Além desses valores, também é importante levantar quais são os custos indiretos para encontrar uma média mensal do custo de produção de sua empresa, considerando o que está funcionando para gerar lucro e o que pode ser aperfeiçoado para reduzir prejuízo ou desperdício.

Para facilitar o controle e o cálculo desses custos, o ideal é contar com sistemas automatizados para registro de todos os gastos.

Assim, será mais fácil não só para ter um controle mensal, mas também para ter um histórico para acompanhar o crescimento da empresa.

Quais são as vantagens e desvantagens do custeio por ordem de produção?

A principal vantagem do custeio por ordem de produção é conseguir mensurar e rastrear, pontualmente, o que está funcionando e o que não está.

Em contrapartida, existem desvantagens como a dificuldade de calcular alguns custos indiretos que só podem ser incorporados no cálculo com o produto final, após um balanço contábil.

Outra desvantagem é que pode ser mais burocrático e trabalhoso, demandando bastante tempo e capacitação da equipe responsável por fazer esse acompanhamento.

De modo geral, existem mais vantagens e os pontos negativos são superados com o investimento em tecnologias que auxiliam nessa gestão e controle de custos por OP.

Ordem de produção: dúvidas frequentes

É possível fazer uma ordem de produção no Excel?

Sim, existem versões de planilha de ordem de produção disponíveis online, em que é possível ter acesso para editar as informações de acordo com sua empresa.

No entanto, essa alternativa de OP manual não é a melhor opção quando estamos nos referindo a uma empresa que deseja praticidade e otimização de tempo, pois as planilhas de Excel exigem um controle operacional muito mais burocrático, lento e com risco maior de erros ou conflito de informações.

Qual a importância de automatizar a ordem de produção?

Automatizar a emissão de OPs é importante para conseguir utilizar a capacidade máxima de uma indústria, aumentando a produtividade ao mesmo tempo em que a qualidade se sobressai.

Com o uso de um sistema para gestão das ordens de produção, é possível economizar tempo e dinheiro, evitando erros nas etapas de fabricação e desperdícios.

Sem o uso da tecnologia para isso, você estará adicionando uma burocracia a mais na rotina de sua equipe, sem ter a precisão e todos os custos-benefícios de um sistema que gera OPs.

Um sistema de gestão empresarial, ou ERP, ajuda a organizar todos os pedidos de venda e execução de fabricação, o que também tem impacto no controle de matéria-prima, gestão de insumos, estoque e distribuição.

Sistemas completos de ERP atualizam passo a passo cada etapa da ordem de produção, até que a entrega seja concluída.

Conte com as soluções da Eleve!

Com as soluções da Eleve, com o sistema Eleve Gestão, sua empresa consegue automatizar a emissão e gestão de ordens de produção de maneira integrada com diversas outras funcionalidades.

Além de atender às demandas de indústrias, esse sistema também ajuda a potencializar o trabalho de gestão financeira, organização de processos, vendas, controle de estoque e outras funções para pequenas e grandes empresas dos mais diversos setores.

Organize o processo produtivo da sua empresa com Eleve Gestão e tenha todas as seguintes vantagens:

  • Gestão da produção de forma automatizada;
  • Identificação da necessidade de reposição de insumos e controle de compras de matéria-prima;
  • Visão completa da produção;
  • Dados completos para tomada de decisões mais assertivas;
  • Mais qualidade de produção e de entrega;
  • Satisfação dos clientes.

Saiba mais sobre como funciona o Eleve Gestão e todos os recursos disponíveis para o seu negócio!

Conclusão

A ordem de produção é um documento simples, mas muito importante, que dá início ao processo de fabricação de um novo produto ou item dentro da cadeia produtiva de uma indústria.

Ele é importante não só por ser um comando de produção, mas também por organizar as etapas da empresa e facilitar a comunicação e registro de processos.

Com o uso correto, é possível ter um melhor aproveitamento das matérias-primas, aumentando a produtividade e reduzindo desperdícios.

Além de ajudar na linha de produção, as OPs são importantes para o controle de estoque e armazenamento dos itens até que saiam para distribuição.

Neste artigo, reunimos as principais informações e vantagens do uso da versão automatizada. Se você deseja implementar esse recurso na sua empresa, aproveite para testar o sistema Eleve Gestão!

Para mais artigos sobre rotina administrativa e uso da tecnologia para potencializar sua empresa, continue acompanhando o blog da Eleve.

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