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Método 5S: Entenda como funciona e sua aplicação

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 20 outubro, 2021

O método 5S ajuda empresas a otimizarem seus níveis de disciplina internos. O objetivo da metodologia 5S, com origem no Japão pós-Segunda Guerra, é promover mais qualidade nas entregas, com maior produtividade dos colaboradores.

Com o método 5S, uma empresa pode almejar maior organização dos processos e melhor comunicação entre setores — tudo isso gastando o menos possível.

Só que o custo baixo é apenas um dos diferenciais que as empresas que investem em metodologia 5S aproveitam!

Que tal conferir mais e conhecer tudo sobre o método 5S?

Preparamos um conteúdo repleto de informações para você entender o que é e como implementar o 5S em seu micro ou pequeno negócio. Confira!

O que é o método 5S?

metodo 5sO método 5S é um conceito de gestão de processos com objetivo de reduzir o desperdício e potencializar a eficiência operacional. É uma das primeiras e principais ferramentas aplicadas em uma empresa que busca melhoria contínua.

Com o método 5S, a empresa consegue de forma bem-sucedida determinar as regras para reduzir o desperdício e manter um ambiente de trabalho eficiente, seguro e limpo.

Muitas pessoas acham que o método 5S é apenas uma ferramenta de gestão visual, que contribui na limpeza do ambiente de trabalho.

Na verdade, falamos de um framework que enfatize o uso de ferramentas — bem como desenvolve um mindset — para criar valor e gerar eficiência operacional.

Como essa metodologia surgiu?

A origem do método 5S remete ao período pós-Segunda Guerra Mundial no Japão, que sofreu enormes impactos econômicos. A metodologia foi criada na Toyota, como parte do que hoje conhecemos a manufatura enxuta, que busca reduzir as ineficiências operacionais e desperdícios.

Na época, o método 5S era conhecido como Toyota Production System ou Sistema Toyota de Produção (STP) e, depois, serviu de base para diferentes metodologias lean (enxutas) futuras, como Kanban, Six Sigma e o Just-in-Time.

Porém, não pense que o 5S foi algo amplamente compartilhado. Na verdade, era tratado pelo próprio governo japonês como um segredo.

Por quê? Bom, a partir do fim da Segunda Guerra e, mais notoriamente, a partir do começo da década de 1980, o Japão teve um considerável boom econômico.

Foi um movimento que atraiu a atenção de empresas e mesmo de outros governos. Afinal, como a Toyota conseguiu produzir tanto, com tamanha qualidade e em tão pouco tempo?

A resposta foi descoberta aos poucos, com uma troca gradual de ideias.

O responsável por estruturar o método 5S que conhecemos hoje, bem como o Local de Trabalho Visual (Visual Workplace), foi o executivo Hiroyuki Hirano.

Como funciona o método 5S?

O método 5S funciona de maneira fácil, com implementação simples. Não requer nenhuma análise técnica e pode ser implementado em todos os tipos de empresas, desde fábricas a escritórios — seja em pequenas empresas ou grandes organizações multinacionais.

Na prática, falamos de um framework simples, de fácil aplicação e com natureza visual objetiva.

É por isso que, há décadas, é um método tão utilizado — seja pela camada executiva de uma empresa, como pelo chão de fábrica.

Seu funcionamento é baseado na implementação de cinco pilares, conhecidos como “sensos”. Eles servem para nortear a gestão e a execução dos processos.

Quais os cinco sensos utilizados no programa 5S?

A estrutura do método 5S se baseia em cinco pilares estratégicos que devem ser seguidos e, mais importante, implementados em todos os setores do seu negócio. Assim, é possível criar (ou influenciar) uma cultura organizacional em direção ao equilíbrio operacional.

Os cinco sensos são os seguintes:

Senso de utilização (Seiri)

O Seiri se trata sobre o senso de utilização, ou seja, evitar o desperdício de recursos e otimizar o uso do espaço.

Sua aplicação começa com a identificação e inventário de todos os itens do setor. Depois, é necessário movê-los para um local central de armazenamento.

O próximo passo é, junto do seu time, decidir sobre quais itens (ou categorias de itens) manter, descartar, reciclar ou realocar.

Senso de organização (Seiton)

O Seiton é o conceito que trata do senso de organização, com objetivo de tornar o local de trabalho o mais produtivo possível.

Após classificar todos os itens, equipamentos, arquivos, dados, materiais e recursos, é hora de organizá-los de maneira a facilitar seu uso e localização.

Senso de limpeza (Seiso)

O Seiso é o senso de limpeza, cuja aplicação visa manter todo ambiente de trabalho limpo.

Seu objetivo é definir novos padrões de limpeza. Todos os locais de trabalho devem ser limpos e organizados, com rotinas de limpeza e organização dos itens (após o uso, após o expediente etc).

Com isso, é possível reduzir a chance de acidentes de trabalho, vazamentos, papeladas em excesso, entre outros.

Senso de normalização (Seiketsu)

O Seiketsu trata-se do senso de normalização, ou seja, da padronização do ambiente de trabalho e dos processos operacionais.

Todas as operações devem ser divididas em passos e etapas, de modo a simplificar sua execução e supervisão.

O mesmo deve ser feito em relação a outros processos, como triagem de materiais, manutenção preventiva ou arrumação e limpeza.

Senso de disciplina (Shitsuke)

O último senso é o Shitsuke ou senso de disciplina, que visa estabelecer e desenvolver o hábito da autodisciplina nos colaboradores e todos os participantes da operação.

O Shitsuke aplica-se de modo a encorajar os colaboradores a se manterem engajados com o método 5S, incorporando-o em sua cultura organizacional.
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As principais vantagens de aplicar o método 5S

O método 5S traz incontáveis benefícios para o negócio — mas eles podem variar de empresa para empresa. No entanto, podemos mapear algumas das principais vantagens. Que tal conhecê-las?

  • Reduz desperdícios: um dos principais benefícios do método 5S é que ele guia seu time a entender quais itens, materiais e recursos utilizar e quais não utilizar.
  • Otimiza o tempo: o método 5S permite que os colaboradores foquem tempo suficiente na organização do setor e dos processos para que, no seu dia a dia, possam utilizar ao máximo suas horas para focar em suas tarefas.
  • Melhora a produtividade: com mais tempo e menos desperdícios, bem como com processos padronizados, seu time pode produzir mais para crescer de maneira escalável.
  • Melhora a organização do espaço físico: um dos principais efeitos do método 5S (e algo popularmente conhecido!) é que torna as empresas visualmente limpas e organizadas, o que melhora o clima organizacional.
  • Melhora a gestão de riscos: com processos bem definidos e um ambiente de trabalho visualmente organizado, é mais fácil reduzir a incidência de acidentes de trabalho.
  • Melhora a qualidade das entregas: e claro, por fim, a história prova que o método 5S é capaz de ajudar a empresa a melhorar seus processos e, consequentemente, melhorar a qualidade das entregas.

Como implementar o método 5S na empresa?

Na prática, implementar o método 5S depende de alguns passos que devem ser seguidos. Apesar de fácil entendimento, aplicar a metodologia com sucesso depende de um processo mais criterioso. Que tal aprender?

O principal aspecto do método 5S é sistematizar a organização de processos. O objetivo é tornar a estrutura mais enxuta, eficiente e ágil possível.

Assim, a busca do método 5S é por tudo aquilo que, dentro do contexto da empresa, não auxilie na entrega dos melhores resultados.

Uma vez que você saiba o que cada S significa, já tem uma boa ideia de por onde começar e terminar, certo?

No entanto, esse processo pode ser composto de algumas etapas, sendo:

  • Definição de responsáveis pelo 5S em cada setor;
  • Avaliação das condições atuais da empresa em relação ao 5S;
  • Desenvolvimento de um plano de ação para implementar o 5S;
  • Implementação;
  • Acompanhamento e documentação dos resultados — de acordo com KPIs específicos, como redução de custos com materiais desnecessários, maior índice de satisfação dos clientes, etc.
  • Feedback e aplicação de melhorias ao processo.

Ideias de 5s nas empresas

Veja bem: o método 5S não precisa ser o resultado de uma implementação burocrática como muitos frameworks de gestão. Acontece que você pode implementá-lo conciliando diferentes focos e com múltiplas táticas.

Que tal alguns exemplos?

  • Gamifique o método 5S: a gamificação pode ser uma alternativa mais lúdica e engajadora de aplicar o método 5S. Com uso de ferramentas como storytelling, é possível estimular a um nível maior de colaboração.
  • Coloque lembretes em todos os locais: o método 5S é, provavelmente, uma novidade em seu ambiente de trabalho. Para mantê-lo sempre em ação, coloque lembretes em todos os cantos, corredores e locais relevantes para manutenção da organização corporativa.
  • Ofereça recompensas: o método 5S deve ser bom tanto para a empresa, quanto para o colaborador. Mas em um mar de metodologias, pode ser difícil para o colaborador entender como diferentes táticas podem auxiliar no seu trabalho. Então, que tal complementar esse processo oferecendo recompensas para quem aderir ao método e apresentar cuidados constantes? Experimente!

Método 5S: Dúvidas frequentes

Agora, antes de finalizar, que tal esclarecer algumas dúvidas frequentes que recebemos sobre o método 5S?

Afinal, o método 5S funciona?

Sim! O método 5S funciona perfeitamente em qualquer tipo de empresa, não importa o tamanho. Trata-se de uma metodologia prática, que não exige conhecimento técnico específico e que visa organizar os processos corporativos. Bem fácil de aplicar e monitorar!

Como o método 5S está relacionado à ISO 9001?

A aplicação do método 5S pode atender a um dos critérios para a empresa obter o certificado ISO 9001. Especificamente, o 5S ajuda a empresa a atestar que possui “ambiente para operação de processos”.

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Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre o método 5S, como funciona, quais os cinco sensos, como aplicá-los e a importância de fazê-lo?

Esperamos que esse conteúdo ajude você a aprimorar a gestão do seu negócio, bem como auxilie você na missão de organizar processos para atender e produzir com mais qualidade!

Ficou interessado em aprender mais? É só continuar de olho em nossos artigos aqui no blog da Eleve!

Já aproveite para conferir o conteúdo que preparamos sobre pedido de venda!

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