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Gestão de processos: A importância nas pequenas empresas

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 02 julho, 2021

A gestão de processos é parte fundamental da administração de um negócio e deve ser pensada, aprimorada e aplicada por todas as organizações, independentemente do seu porte.

Engana-se quem acredita que a gestão de processos deve ser desenvolvida apenas por grandes empresas.

Na realidade, em razão das vantagens que essa prática oferece aos gestores e líderes, ela pode — e deve — ser aplicada em todos os tipos de negócio.

Mas essa é uma verdade que não entra na cabeça de alguns gestores e empreendedores — o que pode ser um grande erro!

Veja bem: em um mercado tão competitivo, contar com processos mais organizados, documentados e eficientes é uma necessidade comum a todas as empresas.

Assim, a lógica de sucesso fica evidente: quanto antes a organização investir na gestão de processos, mais cedo poderá alcançar o sucesso.

Neste conteúdo, preparamos um guia completo sobre gestão de processos, explicando mais sobre o conceito, sua importância, seus benefícios e como implantar em seu negócio.

Continue a leitura e confira o que preparamos para você!

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O que é a gestão de processos?

A gestão de processos é o que essencialmente faz as engrenagens de um negócio girar. Trata-se da organização de ações operacionais, de modo que sua execução esteja alinhada com os objetivos estratégicos e as metas globais da empresa.

Desse modo, é possível criar arquiteturas processuais, bem como definir métricas de performance e desempenho, que possam guiar a empresa em direção aos seus objetivos organizacionais.

Ok, tudo isso parece muito teórico e pouco adequado para a realidade de uma pequena empresa. Mas veja bem:

Por meio da implantação de uma gestão de processos, você padroniza as ações e aumenta a qualidade das entregas.

Assim, sua aplicação contribui para a educação do gestor e também dos colaboradores, de modo que a condução da rotina produtiva seja cada vez mais eficaz, focada e movida pelas metas da empresa!

Os processos em pequenas empresas

Uma organização só encontra as bases para o seu crescimento se a organização processual for uma prática desde cedo em sua jornada.

Porém, para entender o papel dos processos em pequenas empresas, vale voltar algumas casas e entender o conceito de outra maneira. Vamos lá?

Na prática, os processos são rotinas de trabalho desempenhadas pelas empresas com algum objetivo central.

Diversas atividades em conjunto, desenvolvidas por uma ou mais pessoas ou por um único departamento ou diferentes deles, podem compor processos imprescindíveis para a manutenção do negócio.

Quer exemplos? O processo de produção de um produto, o processo de embalar uma mercadoria, o processo de gerenciar o estoque, entre outros.

Entender isso é importante, especialmente para pequenos negócios.

Afinal, ainda que não sejam executados com toda rigidez formal, as pequenas empresas também precisam lidar com inúmeros processos para se manterem ativas e produzindo.

A grande questão, no entanto, está na forma como esses processos são gerenciados e avaliados.

Neste sentido, desde atividades simples do dia a dia até ações mais estratégicas, ligadas à parte financeira, contábil e administrativa do negócio, precisam ser acompanhadas de uma forma mais profissional e transparente.

Dessa maneira, será possível avaliar o desempenho dos processos e realizar ajustes para alcançar melhores resultados.

Para tanto, uma gestão de processos mais moderna é indispensável.

Trabalhar com base em dados e informações concretas garante um controle aprofundado, além de fornecer mais visibilidade aos gestores.

Quais são as etapas da gestão de processos?

Uma boa gestão de processos só é possível porque amplia o olhar para as tarefas e objetivos do negócio, de forma mais detalhada.

Inclusive, são os detalhes que fazem a diferença neste caso. Por isso, cada empresa deve adaptar sua forma de fazer as coisas acontecerem.

Em geral, no entanto, você pode seguir um passo a passo que vai ajudar você a desenhar um melhor fluxo de trabalho.

Essas dicas que te contaremos fazem parte do ciclo de vida do BPM, o Business Process Management, que visa justamente entender e organizar os processos corporativos.

Confira!

Etapa 1: Design

A primeira tarefa é “quebrar” o processo em várias tarefas.

Para isso, é preciso descobrir qual o fluxo de trabalho ideal para realizar essas tarefas, bem como seus responsáveis.

Normalmente, é preciso entrevistar os envolvidos e coletar dados de cada um, entendendo como cada profissional se encaixa na jornada.

Assim, pode-se ter um entendimento macro e micro da rotina operacional  — bem encontrar oportunidades de melhoria.

Em uma pequena empresa, essa tarefa é mais simples, especialmente no caso de microempreendedores que trabalham sozinhos.

Basta olhar para sua própria jornada, rever suas tarefas e organizá-las, priorizando aquilo que mais agrega valor.

Etapa 2: Modelo

Antes de qualquer coisa, corrija detalhes como prazos e especificidades de cada tarefa.

Isso vai aumentar a compreensão da dinâmica de entregas ao longo do processo.

Nossa dica é representar o processo em um layout visual, como um quadro Kanban (que é bem fácil de fazer!), que possibilite o entendimento claro do fluxo proposto.

Etapa 3: Executar

Execute o processo a partir de testes.

Que tal ir aos poucos? Recomendamos começar com um pequeno grupo primeiro, para então depois expandir o modelo para todos os profissionais.

Em uma microempresa, você pode começar com uma atividade específica, como a gestão financeira, por exemplo.

Mude seu fluxo de informações, de organização dos documentos fiscais e de controle do faturamento.

Aos poucos, você vai notar os benefícios e também as oportunidades de melhoria!

Etapa 4: Monitorar

Fique de olho nas tarefas conforme elas são desenvolvidas no fluxo de trabalho. É assim que você vai conferir o andamento do processo.

Para acompanhar o desenvolvimento, a utilização de métricas é essencial, pois permite uma compreensão mais estratégica da operação — falaremos disso mais adiante.

Etapa 5: Otimizar

Ao analisar, observe as alterações que precisam ser feitas no fluxo de trabalho para torná-lo mais eficiente.

A comparação de métricas alcançadas com as estipuladas é uma boa estratégia para realinhar expectativas e chegar a um mínimo viável.

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Vantagens da gestão de processos em pequenas empresas

Feito esse apanhado sobre a gestão de processos nas pequenas empresas, passaremos agora para uma análise mais prática dessa metodologia.

No dia a dia de atividades, uma gestão centralizada, moderna e informatizada garante o aproveitamento de uma série de vantagens para a empresa.

E aqui vale pontuar: a tecnologia é parte fundamental de uma gestão de processos diferenciada. Quer descobrir por quê? Te contamos a seguir!

Ganho de agilidade e produtividade

Um dos principais ganhos da gestão de processos se relaciona à produtividade e, acima de tudo, à agilidade com que as atividades são desempenhadas.

Por exemplo, a substituição de uma gestão tradicional, baseada em expedientes manuais, por uma gestão automatizada, garante um fluxo mais consistente às atividades da empresa.

No caso do comércio, por exemplo, com o apoio da tecnologia, é possível automatizar o processo de vendas.

Esse é um excelente avanço, já que permite centralizar todas as informações e a documentação em um único sistema, o que otimiza a gestão da parte comercial, fiscal e financeira.

Aumento da confiabilidade dos processos

Além dos ganhos em agilidade, a gestão de processos moderna fortalece a confiabilidade deles dentro do negócio.

Com ferramentas e soluções tecnológicas assumindo a execução de atividades técnicas, repetitivas e burocráticas, por exemplo, reduz-se a probabilidade de erros na execução, assim como os riscos de falhas.

Falamos de coisas como: gestão financeira e tributária, por exemplo!

Esses, que são os calcanhares de aquiles de muitos micro e pequenos empreendedores, ficam super simples e fáceis de conduzir com uma gestão atinada e guiada pela tecnologia.

Redução de custos

No mesmo sentido, inovar com a gestão de processos também representa um ganho no quesito custos.

A realidade é que dispor de processos mais bem organizados, fluidos e controlados é a base para a otimização das tarefas, o que ajuda também na redução de custos.

Além disso, a própria automatização de algumas tarefas já diminui os custos, visto que reduz a necessidade de recursos humanos, além de otimizar o uso de recursos materiais, como o gasto com papel para impressão.

Auxílio nas tomadas de decisões

Com processos bem organizados e direcionados para os objetivos do negócio, fica mais fácil tomar as decisões realmente importantes da empresa.

O nível de transparência do fluxo de informações é amplo, o que permite melhor leitura dos dados e entendimento da performance da organização.

Ao entender como a empresa funciona, você pode tomar decisões baseadas em informações reais.

Ou seja, por exemplo:

Digamos que sua máquina principal lhe cause prejuízos de R$ 300 de manutenção a cada dois meses. 

Com uma gestão mais moderna, amparada pela tecnologia, fica mais fácil visualizar esses números e fazer projeções.

Assim, no médio prazo, você pode identificar que realizar um investimento único de R$ 4.000,00 em uma nova máquina pode lhe poupar dinheiro no futuro, além de melhorar a qualidade das entregas no presente.

Tudo isso pode contribuir para uma melhor margem de lucro e, consequentemente, melhores resultados.

Permite mensurar resultados 

A gestão de processos implica no monitoramento constante de performance.

Isso quer dizer que você poderá conferir tudo sobre o desempenho dos funcionários, como suas lacunas de habilidades — o que pode se aplicar a você, caso trabalhe sozinho.

Quando um processo sempre fica travado em uma etapa específica com uma pessoa específica, isso pode ser um sinal de alerta:

Talvez, este funcionário (ou eu mesmo) não seja qualificado para esta tarefa!

Percebe como a gestão de processos e a tecnologia contribui, ampliando essa visualização, com uma visão mais simples e direta dos resultados?

Assim, encontrar insights como esses que demonstramos acima fica mais fácil.

Como implantar a gestão de processos na minha empresa?

gestao de processosA gestão de processos, por mais ampla e benéfica que seja, encontra alguns entraves — sobretudo financeiros — quando aplicada à realidade de uma pequena empresa.

Dessa forma, a implantação desse conceito deve ser feita com base em prioridades, de modo a se conseguir equilibrar melhor a relação custo-benefício dos investimentos.

Para ajudar você nesse aspecto, listamos alguns pontos pelos quais essa mudança pode ser iniciada. Confira!

Identificação de tarefas que precisam ser otimizadas

De início, é fundamental verificar quais são os processos que estão mais carentes de otimizações e que estão gerando gargalos nas atividades da empresa.

Além disso, por se tratar de um pequeno negócio, é necessário avaliar quais tarefas têm maior impacto sobre os resultados financeiros e sobre a satisfação dos clientes, investindo prioritariamente na melhoria delas.

Mapeamento do fluxo de trabalho

Outra medida primordial para a implantação de uma gestão de processos é o mapeamento das atividades

Conhecer as principais necessidades do negócio, em termos operacionais e administrativos, por exemplo, facilita a delegação de funções pelos gestores.

Além disso, quando se opera com processos mapeados e claros, é possível entender melhor a dinâmica de trabalho, o que é essencial para a identificação dos pontos de atenção e de baixa produtividade, ao longo das diferentes etapas de uma mesma tarefa.

O fluxo de trabalho dos envolvidos nas vendas, por exemplo, passa por diferentes atividades.

Desde o atendimento ao cliente até a entrega do produto, há uma ordem lógica de tarefas que precisam ser executadas para que tudo corra bem.

O estoque precisa estar envolvido, o setor de vendas, assim como o financeiro e contábil.

Daí a importância de se mapear e conhecer todo esse caminho — mesmo se você trabalhar sozinho.

Estabelecer indicadores de desempenho 

Veja bem: sem indicadores de desempenho, sua proposta de gestão de processos não vai a lugar algum.

O sucesso da jornada apenas será medido, de maneira apropriada e aprofundada, se você utilizar os indicadores de desempenho adequados.

E compreenda: os KPIs, ou indicadores de desempenho, são medidas mensuráveis que ajudam você a compreender o andamento da empresa em relação a uma meta.

Por exemplo:

Sua meta de gestão de processos pode ser algo simples: aumentar a margem de lucro do negócio.

Qual pode ser o indicador para isso? Bom, você pode mapear o aumento da produtividade do setor produtivo.

Entendeu? São pontos que ajudam você a chegar na sua meta — e medi-la.

Transformar os processos na prática

De nada adianta manter as coisas apenas no papel. 

Busque ativamente pela melhoria contínua, implementando transformações aos processos assim que você ver a necessidade.

A sua capacidade de adaptação será uma das chaves para que seu negócio se mantenha à frente das tendências e dos movimentos de mercado — que, sim, afetam até mesmo os micro e pequenos empresários!

Mensurar os resultados 

Por fim, mas não menos importante, lembre-se de continuamente mensurar os resultados.

O acompanhamento é uma etapa indispensável para que seu método de gestão de processos se desenvolva.

Desse modo, você contribui tanto para o sucesso operacional, como para a criação de uma cultura organizacional eficiente, que seja a cara da sua empresa.

O uso da tecnologia na gestão de processos de pequenas empresas

Como você viu até aqui, não há gestão de processos eficiente na era atual que não seja movida pela tecnologia.

Um dos principais pontos positivos está na automação das tarefas — o que pode ser feito com um software ERP, por exemplo.

Em um cenário de transformação digital, muitos pequenos negócios já perceberam o quanto é importante antecipar essas iniciativas de inovação.

Desse modo, investir em soluções para a melhoria dos processos desde a fase inicial do empreendimento é uma decisão inteligente, que visa o crescimento do negócio.

Nesse ponto, vale destacar que, com os avanços tecnológicos, as ferramentas de gestão tendem a se tornar mais acessíveis, permitindo a adesão por micro e pequenas empresas.

Gestão de processos: Dúvidas frequentes! 

Antes de encerrar o conteúdo, que tal repassar algumas das dúvidas relacionadas ao tema que mais ouvimos de leitores e clientes? É rapidinho, veja só:

Gestão de processos x Gestão por processos

A gestão de processos é o conjunto de boas práticas estratégicas e operacionais que guiam o dia a dia na empresa. O objetivo é buscar a melhoria contínua.

Já a gestão por processos é uma metodologia administrativa, em que cada processo possui um único gestor — e todos estão em pé de igualdade no esquema hierárquico da empresa.

É uma forma de dar mais autonomia aos times, de forma que desenvolvam produtos de maneira mais flexível e seguindo os próprios objetivos.

O que diferencia a gestão de processos vertical da horizontal?  

A gestão de processos vertical funciona de modo mais tradicional: por meio de uma hierarquia de gestão, onde um gestor supervisiona a ação de um setor/gestor subordinado.

Já a gestão de processos horizontal visa eliminar as barreiras hierárquicas, colocando todos no mesmo patamar.

Assim, há maior participação dos colaboradores e dos gestores.

Quais  são os principais desafios de implementar a gestão de processos nas pequenas empresas?   

Há vários desafios inerentes à implementação de uma gestão de processos em pequenas empresas, entre os principais:

  • Falta de planejamento;
  • Mapeamento do fluxo de trabalho;
  • Definição de indicadores de desempenho;
  • Contratação de um sistema de gestão para automatizar processos.

Eleve a sua gestão

Diante de todos os pontos relacionados à gestão de processos, não resta dúvidas de que as pequenas empresas necessitam investir nesse conceito, buscando soluções para reforçar as suas atividades diárias.

Implementar melhorias, então, é um dos passos para se estabelecer uma boa gestão.

O sistema Eleve é capaz de garantir uma gestão mais profissional, simples e eficiente em diferentes frentes do seu negócio.

Trata-se de uma solução completa de gestão, que permite à sua empresa:

  • finalizar vendas em até 7 segundos;
  • controlar o estoque da loja de forma simples e ágil;
  • acompanhar os resultados da empresa de qualquer lugar;
  • atender com rigor e transparência à legislação fiscal aplicável ao modelo de negócio.

Além disso, com o Eleve, a sua empresa ainda dispõe de ferramentas extras para auxiliar em diferentes rotinas, a depender da necessidade:

  • frente de caixa, para lojas maiores e vendas realizadas direto no balcão, garantindo total controle do estoque, movimentações no caixa e muito mais;
  • gestão financeira aprofundada para prestadores de serviço, sistema que permite não só a emissão de notas, mas também o controle de contas a pagar e receber, a emissão de boletos etc. Tudo isso acessível na nuvem, de qualquer lugar, via celular ou tablet.

Desta forma, se o seu negócio precisa de uma solução de gestão robusta, eficiente e acessível para otimizar processos de controle, vendas e recebimento e, com isso, fortalecer o crescimento saudável no mercado, o Eleve é o ideal!

Então, o que achou dos diferenciais que a gestão de processos pode trazer para a sua empresa?

É hora de inovar, e podemos ajudar você nessa tarefa. Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba mais!

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Conclusão 

Viu só como a gestão de processos é essencial para micro e pequenas empresas? 

Não trata-se de um capricho dos grandes negócios, mas uma necessidade para que organizações de todos os portes possam se posicionar de maneira mais competitiva.

Neste conteúdo, falamos tudo sobre o assunto, explicando a importância da gestão de processos, suas etapas, vantagens e como implantar em seu negócio.

Lembre-se que a utilização da tecnologia é muito importante.

Por isso, contar com um sistema como o Eleve Gestão, pode transformar os resultados da sua empresa!

Agora, que tal conferir mais conteúdos do blog da Eleve e aprender mais sobre gestão de negócios?

Dá uma olhada no conteúdo que preparamos para te ajudar a organizar a sua gestão fiscal!

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