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Funções administrativas: Você sabe quais são e como aplicá-las?

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | RECURSOS HUMANOS | 15 setembro, 2021

Existem 4 principais funções administrativas: planejamento, organização, direção e controle (ou PODC). Juntas, elas servem de ferramentas para que o gestor possa administrar uma empresa e direcioná-la ao crescimento, mesmo em um mercado tão concorrido.

Seja qual for o setor no qual o seu negócio atua, e independentemente do porte da sua empresa, as 4 funções administrativas entram nessa receita para o sucesso.

Você sabe do que estamos falando? Se você quer gerenciar seu negócio da melhor forma, saiba que entender um pouco mais sobre administração é essencial.

Sabemos que muitos entram no empreendedorismo sem conhecimento gerencial — e vão aprendendo com o tempo.

Por isso, resolvemos ajudar você a achatar essa curva de aprendizagem, descobrindo um dos principais segredos por trás de uma boa gestão.

Neste artigo, você poderá conhecer melhor essas funções e entender o quanto elas são importantes para o crescimento saudável e duradouro de um negócio.

Continue a leitura e aprenda a se tornar um gestor mais eficiente!

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Henri Fayol e os princípios da gestão

Jules Henri Fayol foi um dos pioneiros das abordagens clássicas e científicas da administração, sendo uma figura de grande relevância para o universo empresarial. Ele foi um dos primeiros a perceber que a empresa precisava se reestruturar para se tornar mais produtiva.

Ao perceber problemas recorrentes nas estruturas empresariais da época, como a baixa produtividade, a falta de padronização técnica e a utilização de métodos empíricos — ou seja, que se baseavam na própria experiência para o gerenciamento dos negócios — Henri começou a estudar e avaliar possíveis melhorias.

Seus principais ensinamentos foram a delimitação das áreas existentes em uma organização — técnica, comercial, contábil, financeira, de segurança e administrativa — e, claro, a definição das chamadas funções administrativas.

Vale a pena destacar que ele pregava que os cargos deveriam ser ocupados por pessoas capacitadas e que os gestores tinham o direito de direcionar ordens aos demais funcionários, cabendo a eles disciplina, colaboração e respeito aos seus superiores.

Para que a empresa se tornasse mais produtiva, ele acreditava que as ordens deveriam partir de apenas um superior e que cada setor deveria contar com um gestor competente.

Portanto, o que se percebe é que as suas ideias foram de grande relevância para a evolução da atividade administrativa e são visualizadas claramente na estrutura que conhecemos nos dias atuais.

E porque estamos mencionando Henri? Foi ele quem teorizou sobre as funções básicas da administração, de um ponto de vista científico.

Em sua primeira versão, o engenheiro francês elencou previsão, organização, comando, coordenação e controle como as funções primordiais.

Com o tempo, porém, esses princípios passaram por mudanças e evoluções até chegar ao PODC que conhecemos hoje: planejar, organizar, dirigir e controlar.

O que é administração?

A administração é uma ciência que busca estudar diferentes formas de gerenciar recursos humanos e materiais em empresas, com intuito de extrair o maior valor de cada ativo do negócio, conquistando os melhores resultados e alcançando seus objetivos.

É um conceito bem antigo, sabia? Estima-se que a administração começou a ser implementada nas sociedades rudimentares do passado, mais especificamente na Suméria, em 5000 a.C.

Já no ponto de vista moderno, o conceito de administração mais aceito foi criado pelo engenheiro Frederick Taylor, que entre outras coisas, escreveu o livro “Os Princípios da Administração Científica“, publicado em 1911.

Resumidamente, sua concepção de administração era baseada no seguinte:

  • Metodologia é essencial para dar um sentido à cadeia produtiva;
  • Treinamento leva a maior produtividade e qualidade nas entregas;
  • Controle de processos como meio de alcançar uma organização produtiva;
  • Supervisão funcional como motor para a conformidade do processo produtivo;
  • Pagamento por produtividade ou vendas, impulsionando assim a produção dos funcionários e maximizando a eficiência da empresa.

A importância das funções administrativas

funcoes administrativasA importância das funções administrativas é muito clara no dia a dia estratégico e operacional: sua correta execução facilita o dia a dia do empresário e dos seus gestores, tornando a condução do negócio uma tarefa muito mais produtiva, eficiente e segura.

Ao observar a estrutura de uma empresa contemporânea, é fácil entender que a gestão de pessoas e do negócio é uma atividade complexa. Talvez por isso, a vida útil de uma pequena empresa muitas vezes é tão curta.

Mas, qual é o segredo das grandes marcas do mercado?

Não existe uma fórmula mágica para crescer e se destacar, mas é certo que a adoção de métodos de gestão eficientes e que visam a organizar melhor o funcionamento do negócio faz toda a diferença.

Para sobreviver, a organização deve ser bem gerenciada e isso exige muita estratégia.

Em outras palavras, o gestor deve agir com profissionalismo e encarar a sua função com responsabilidade, apostando em técnicas eficazes e nas ferramentas adequadas.

A administração da empresa nunca foi tão importante como é atualmente.

Afinal, o consumidor se tornou mais exigente, as relações comerciais estão cada vez mais globalizadas e o mercado exige uma atuação voltada para a produtividade e excelência.

Os objetivos das funções administrativas

O objetivo das funções administrativas é dividir as competências e responsabilidades dentro da gestão de uma empresa. Desse modo, fica mais fácil entender e medir o desempenho do negócio, bem como entender quais ações tomar para que a empresa possa crescer.

Veja bem: as 4 funções administrativas funcionam como os pneus de um automóvel.

Se há um problema em uma delas, o carro não performa como poderia — não pode acelerar suas vendas ou aumentar sua produtividade.

Desse modo, ao compreender as 4 funções administrativas, o gestor amplia seu espectro de entendimento sobre como funciona a empresa.

Assim, pode realizar seu trabalho de maneira mais eficaz, visando:

  • Melhor controle financeiro;
  • Maior índice de satisfação dos clientes;
  • Maior produtividade e menor desperdício;
  • Criação de um ambiente de trabalho agradável;
  • Otimização da cadeia produtiva e de suprimentos;

Enfim, esse entendimento capacita o gestor para que ele possa mapear o negócio e entender exatamente como está sua operação, seus pontos fortes e oportunidades de melhoria.

Assim, é mais fácil, por exemplo, criar planos de ação, prever resultados e conduzir uma operação continuamente eficiente.

As quatro funções administrativas

Como já mencionamos, são 4 funções administrativas mapeadas: planejamento, organização, direção e controle ou também PODC. Você sabe o que cada uma delas significa?

Em primeiro lugar, você precisa entender que a administração de uma empresa tem como objetivo o alcance das metas previamente traçadas.

Para que isso seja possível, é necessário investir na melhoria dessas quatro funções básicas. Saiba um pouco mais sobre elas a seguir!

Planejamento

O planejamento é a base de toda e qualquer atividade empresarial. É por meio dele que o seu negócio definirá as metas a serem alcançadas e as ações que serão necessárias para atingi-las.

Peter Drucker, o pai da administração moderna, também afirma essa necessidade, destacando que “o planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro das decisões presentes”.

Ou seja, sem um bom planejamento estratégico, as chances de fracassar são grandes.

Organização

A segunda função administrativa — e um dos pilares da administração — é a organização. De nada adianta planejar se o gestor não se organizar para colocar em prática todas as tarefas necessárias.

Por esse motivo, é preciso que você compreenda que organizar está relacionado ao ato de colocar em prática o planejamento feito.

Isso significa que o gestor deve ter todos os processos sob controle e trabalhar para que a empresa cresça em um ritmo constante e saudável.

Direção

A terceira função a ser destacada é a de direção ou liderança. Entenda que somente as empresas que têm verdadeiros líderes conseguem se destacar no mercado, pois, infelizmente, a maioria dos gestores são apenas chefes.

Em resumo, dirigir uma equipe exige habilidades que vão além da pura e simples autoridade.

É preciso se portar como exemplo e facilitar o trabalho dos demais, garantindo que eles sigam motivados e se desenvolvam profissionalmente.

Controle

Por fim, a última função administrativa é a de controle. Como você sabe, é função do gestor tomar decisões, sejam elas pequenos detalhes ou grandes estratégias.

São essas escolhas que ditam o destino da empresa, mas é o controle dos processos e das pessoas que garante o resultado esperado.

Explicando melhor: a função de controlar está associada ao monitoramento dos resultados e das equipes.

É vital que exista esse acompanhamento, já que o mercado está em constante evolução e um empreendimento de sucesso deve se adaptar às tendências e necessidades.

Assim sendo, sempre que o controle é bem desempenhado, os funcionários se tornam mais produtivos, a empresa caminha na direção correta e oferece aos seus clientes exatamente o que eles precisam.

Como desempenhar as funções administrativas

A melhor forma de desempenhar as funções administrativas é conciliando-as no dia a dia organizacional, compreendendo o que compõe cada uma e buscando qualificação para que você possa dominar suas tarefas diárias.

É claro: nem sempre esse será um processo com que você terá que lidar sozinho.

Conforme a empresa cresce, é natural que sócios ou funcionários assumam várias dessas funções, pois sua complexidade vai crescer junto com o negócio.

Sua missão, portanto, será direcionar as ações do negócio, delegando tarefas e definindo metas para a empresa.

Como melhorar as funções administrativas da empresa?

Para melhorar as funções administrativas em sua empresa, é essencial compreender a gestão como um processo de melhoria contínua. Seu objetivo é, portanto, encontrar as melhores ferramentas e metodologias para complementar sua administração.

Mas como fazer isso na prática? A gente te explica, veja só:

Inove sempre

A inovação é o motor do crescimento nos negócios — sempre foi e nos arriscamos em afirmar que sempre será!

É por isso que em seu negócio, mesmo sendo uma PME, a busca pela inovação deve ser incessante.

Hoje, já não há desculpas para estar longe das tendências do mercado: você tem blogs (como o nosso!), redes sociais e canais do Youtube (como o canal da Eleve!) para se manter à par de tudo que há de novo.

Estar antenado é fundamental, pois permite que você entenda o que está dando certo para outras empresas, alimentando ideias de produtos, serviços e soluções que seu próprio negócio pode incorporar.

É uma forma incrível de encontrar soluções simples para problemas complexos.

Utilize ferramentas

Hoje, manter uma operação 100% manual é uma certeza de que o seu negócio vai ficar para trás na corrida contra a concorrência.

É por isso que recomendamos que sua empresa, desde o primeiro dia, conte com ferramentas para ajudar a realizar as tarefas rotineiras.

Além disso, recomendamos que aposte em soluções que agreguem valor aos seus processos.

Sabia que uma simples análise de dados dos seus clientes pode fazer maravilhas pelo seu negócio, podendo servir de base para otimização das suas estratégias de vendas, marketing e de todo funil?

Bom, e como saber quais ferramentas de controle e gestão você precisa em seu negócio?

Recomendamos fazer uma análise das suas necessidades para entender quais as melhores soluções do mercado.

Em geral, porém, a primeira escolha de um negócio é optar por um ERP: um sistema de gestão empresarial, que capacite seu controle de processos e dos setores, como o financeiro.

Automatize

Você já parou para pensar no quão pesada é a carga de tarefas repetitivas que você e sua equipe precisam lidar todos os dias?

Para essas situações existe a automatização de processos — algo inteiramente ligado à inovação e à escolha das ferramentas certas para o seu negócio.

Com sistemas de gestão integrados, você conecta setores, centraliza o fluxo de dados e utiliza de recursos tecnológicos para automatizar incontáveis tarefas rotineiras.

Assim, contribui para a padronização do modo de trabalho, redução de erros humanos e consequente economia de custos de retrabalho.

Tudo isso permite que seus funcionários possam focar em tarefas que realmente sejam estratégicas e essenciais para o crescimento do negócio.

Desse modo, com auxílio da automação, sua empresa tem todo potencial para se tornar mais competitiva.

Passado, presente e futuro nas funções administrativas

Ainda com dificuldades de considerar como desempenhar as funções administrativas? A gente tem uma dica excelente para você entender tudo: considere sua aplicação em uma lógica de passado, presente e futuro.

Isso tem a ver especialmente com sua dinâmica na rotina da empresa. Vamos explicar a seguir, confira:

Passado

Quando você controla o seu negócio, você está de forma direta lidando com o passado (ou informações do passado), absorvendo tudo que aconteceu no histórico recente da organização para entender como proceder no futuro — com projeções, por exemplo.

Presente

Já no presente, o gestor organiza e dá uma direção ao andamento das operações, levando em conta suas demandas imediatas. Ele deve obedecer o planejamento, levando em conta as projeções e limites predefinidos.

Futuro

Já ao analisar o aspecto futuro, o gestor está essencialmente planejando os próximos passos do seu negócio. Ele senta para conferir tudo que aconteceu no passado recente, bem como o que está definido no presente do negócio.

Assim, pode criar novas estimativas e estipular novos objetivos, sempre em relação ao potencial de crescimento do negócio.

Objetivos e áreas da administração

Você já parou para pensar no que a “administração” de um negócio impacta? Quando falamos dos setores administrativos, no referimos a:

  • Produção;
  • Finanças;
  • Marketing;
  • Recursos Humanos;
  • Pesquisa e Desenvolvimento (P&D).

Essas são as chamadas “áreas organizacionais”, que devem processar os recursos da empresa em busca de suas metas.

O objetivo de uma boa administração é mover todos esses setores em uma mesma direção, guiados por objetivos corporativos e setoriais.

Funções na teoria clássica da administração

Já que abrimos o conteúdo falando sobre a teoria clássica da administração, nada mais justo que nos encaminharmos para o encerramento resgatando alguns conceitos.

Um deles é o das funções organizacionais. Você sabe quais são?

De acordo com Henri Fayol, são 5 funções e elas não necessariamente servem para coordenar as ações corporativas, mas devem trabalhar em harmonia para capacitar a gestão do negócio.

Conforme Fayol, as funções são:

  • Administração Geral e Técnica;
  • Administração Comercial;
  • Administração Financeira;
  • Administração de Segurança;
  • Administração Contábil.

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Teoria Geral da Administração

No campo científico de estudos da Administração, existe a Teoria Geral da Administração (TGA), que tem como preocupações as tarefas organizacionais, a estrutura empresarial, as pessoas, o ambiente e, mais recentemente, a tecnologia.

Trata-se de uma proposta moderna — e em constante evolução — composta por Frederick Taylor e complementada por outros estudiosos contemporâneos ou sucessores desses cientistas, como Henri Fayol, Max Weber, Henry Ford e Emerson Harrington.

Ela nasceu como uma “crítica” à Teoria Clássica da Administração, com a alegação de que ela ignorava fatores como o psicológico, humano e social.

De acordo com os criadores da TGA, a administração deve conciliar questões lógicas, formais e burocráticas com todo o aparato humano e social que ronda a empresa.

Desse modo, a Teoria Geral da Administração propõe uma visão mais construtivista, sem que a empresa limite-se a esquemas formais e pré-estabelecidos — apostando, em vez disso, na inovação e na tecnologia!

Desempenhando as funções administrativas em uma pequena empresa

Para desempenhar todas as funções administrativas com eficiência é preciso muito estudo e determinação, bem como um olhar amplo para o negócio — visando tanto o lado estratégico, como operacional.

Mas afinal, como desempenhar as funções administrativas em estruturas menores, como em micro e pequenos negócios?

Muitas vezes, o gestor está sozinho nessa — ou acompanhado de um sócio. Enfim, você entendeu: o contingente é limitado.

Portanto, como garantir uma administração completa do negócio?

Nossa primeira dica é focar em equilíbrio: mapeie seus pontos fortes e fracos como gestor (levando em conta as 4 funções administrativas) e procure qualificação para as áreas em falta.

Não é demérito nenhum chegar à conclusão de que você não é um administrador completo — é uma posição que se alcança com o tempo e, acredite, com muito estudo!

Se for possível, é uma boa alternativa contar com uma equipe qualificada de sócios ou gestores que possam suprir a falta de know-how e complementar sua gestão.

Por fim, sabe o que pode ser realmente eficaz na sua missão de desempenhar as funções administrativas?

Um sistema de gestão! A tecnologia vem servindo de maneira incrível a várias empresas, pois automatiza uma série de processos rotineiros.

Desse modo, você nem precisa se preocupar com a operação de várias das funções administrativas, apenas gerencia seus resultados e pode focar no crescimento do negócio.

Alcançando o equilíbrio e se tornando um gestor de sucesso

Aplicar as quatro funções administrativas apresentadas é o primeiro passo para conquistar uma empresa próspera e lucrativa. Aliás, um gestor de sucesso é alguém que entende bem esses processos e consegue aplicá-los com exatidão em seu cotidiano.

Lembrando que esses quatro aspectos interagem entre si e devem ser aplicados em conjunto. Ou seja, durante o planejamento, é essencial definir as métricas que serão usadas para controle, designar as figuras de liderança e garantir que as suas ações sejam executadas de maneira organizada.

É verdade que comandar uma empresa exige uma grande dedicação dos gestores e empreendedores, mas é possível manter um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a administração do negócio. Para isso, é necessário investir na gestão do tempo.

Organizando melhor a sua agenda, você conseguirá acompanhar de perto o andamento dos processos essenciais, mas isso não é tudo. Algumas boas práticas podem contribuir ainda mais para o alcance de bons resultados, como:

  • Aprender a delegar tarefas;
  • Investir em treinamento e capacitação profissional;
  • Aproveitar os benefícios dos recursos tecnológicos;
  • Estimular a criatividade e proatividade em sua equipe;
  • Descansar aos finais de semana.

Gerenciar uma empresa não precisa ser uma tarefa árdua e você não precisa cometer erros para aprender a comandar um negócio. Na verdade, o sucesso está ligado à sua capacidade de se tornar mais eficiente e agir com estratégia.

Por isso, não deixe de executar e aperfeiçoar as funções administrativas em seu cotidiano. Apesar de serem conceitos antigos, eles ainda se mostram extremamente atuais e importantes para o crescimento de um negócio.

A gestão administrativa é melhor com um software de gestão

Você já entendeu que não tem como você ser bem-sucedido ao desempenhar as funções administrativas sem auxílio da tecnologia, não é mesmo?

Não que seja impossível, mas é difícil imaginar um cenário de crescimento escalável, especialmente em relação a uma competição que cada vez mais aposta em inovação.

Por isso, sua melhor escolha pode ser escolher um sistema de gestão para auxiliar no controle e monitoramento dos processos, bem como na automatização de tarefas repetitivas.

É uma aposta que compensa: você larga das planilhas e dos cadernos e passa a investe na tecnologia digital para controlar todos os seus números, compromissos e comunicação.

Desse modo, todos os setores são conectados via tecnologia de primeira, garantindo que sua empresa desempenhe da melhor forma possível!

Eleve a sua liderança

Sabia que a Eleve pode potencializar sua liderança, melhorando a gestão do seu negócio? É que a Eleve é especialista em tecnologias de gestão para micro e pequenos negócios.

Nossa ambição é prover você, empreendedor, com todas as ferramentas necessárias para gerenciar seu setor financeiro, seu estoque e sua contabilidade!

Assim, você mantém várias tarefas operacionais e administrativas funcionando apenas com os recursos de automatização, enquanto pode focar no crescimento da empresa! 

Funções administrativas: Veja como a Eleve pode ajudar

Com o Eleve Gestão, sua empresa pode dar o próximo passo e aprimorar o desempenho das funções administrativas!

Nosso sistema empresarial tem tudo que você precisa para transformar seu negócio.

Além de ser uma solução completa, é 100% na nuvem — o que significa que você pode acessar de qualquer dispositivo — e possui planos super acessíveis.

Ou seja, um sistema de controle financeiro perfeito para toda PME e startups.

Com o Eleve Gestão, você tem acesso a dados que te ajudam a melhor Planejar seus próximos passos, bem como centraliza a operação de forma que Organize e Direcione o dia a dia do seu negócio.

E claro, você conta com todo aparato de funcionalidades para realizar o melhor Controle das operações e do desempenho produtivo.

Assim, com o Eleve estão, você utiliza da tecnologia para simplificar e otimizar as funções PODC!

Que tal conhecer mais? Então confira tudo sobre o Eleve Gestão!

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Conclusão

E então, gostou do nosso guia completo sobre as funções administrativas? Esse foi um mergulho nos estudos mais básicos sobre a administração como teoria científica.

Esperamos que você tenha gostado e aproveitado o conteúdo!

Se você gosta de se manter atualizado e tem interesse em acompanhar dicas, tendências e informações essenciais para o desenvolvimento de sua empresa, temos uma última dica:

Siga acompanhando tanto este nosso blog quanto o nosso canal no YouTube!

As dicas trazidas são a prova de que uma boa gestão não depende de altos custos, mas principalmente de uma postura inovadora e inteligente.

Se precisar de tecnologia para isso, conte com a Eleve! Desenvolvemos tecnologias para ajudá-lo durante toda a jornada da sua empresa.

O que são funções administrativas?

As funções administrativas foram instituídas pelo engenheiro francês Jules Henri Fayol, em meados do século 20. Elas compreendem uma série de ações que os gestores devem adotar para manter um negócio na direção certa.

Quais são as 4 funções administrativas?

As 4 funções administrativas são: Planejamento, Organização, Direção e Controle.

Por que o planejamento é importante?

A função administrativa do planejamento é a responsável pela definição de processos para que a empresa alcance os seus objetivos e metas. Ou seja, determina o que é necessário fazer para se chegar ao patamar esperado.

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Comentarios

  1. Marcos goes

    Ótimo trabalho!
    Após perder muito tempo na internet encontrei esse blog
    que tinha o que tanto procurava.
    Parabéns pelo texto e conteudo, temos que ter mais
    artigos deste tipo na internet.
    Gostei muito.
    Meu muito obrigado!!!

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