ERP: O que é, como funciona, tipos e vantagens

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 06 dezembro, 2021

É um grande engano pensar que não vale a pena investir em um ERP para pequenas empresas. Ao contrário do que algumas pessoas acreditam, esse tipo de sistema é totalmente viável e muito útil para pequenos negócios, podendo potencializar os seus resultados e otimizar a gestão com uma ferramenta escalável e completa.

Mas como muitos ainda têm dúvidas sobre a utilização de ERPs em negócios menores, levantamos alguns dos principais questionamentos e elaboramos um breve guia respondendo a todos eles.

Afinal, vale mesmo a pena investir em um ERP, mesmo se a estrutura da sua empresa for pequena? A gente mostra que sim, evidenciando também os benefícios dessa tecnologia.

Para contextualizar, também conversamos com Ramon Martins da Silva, diretor de produtos na TOTVS, que complementou o conteúdo, esclarecendo sobre o porquê de adotar um ERP para pequenas empresas. Confira!

O que é um sistema ERP e para que ele serve?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos da Empresa. O software ERP ajuda você a controlar todo o seu negócio, integrando todos os setores e principais processos em um só lugar.

Entre os setores, falamos do Financeiro, Compras, Contabilidade, Recursos Humanos, Estoque, Serviços e mesmo Manufatura, dependendo da solução.

Na prática, o ERP é um tipo de software de gestão que lhe dá maior controle sobre as operações da sua empresa.

Um ERP permite que a empresa aumente sua eficiência operacional, ao mesmo tempo em que refine sua análise de dados e visibilidade sobre os principais processos.

Nova call to action

Como funciona o uso de um ERP em pequenas empresas?

ERPs não são exclusivos para os grandes negócios. Empresas de qualquer porte podem se beneficiar do software, que pode ser dimensionado para atender a demandas de qualquer tamanho.

Atualmente, são os pequenos negócios que giram a economia, as pequenas empresas equivalem a mais de 98% das empresas no país. Infelizmente, de cada 4 novos negócios, 1 fecha com menos de 2 anos, segundo estudo do Sebrae.

Nós imaginamos que um dos motivos que levou você, micro e pequeno empreendedor, a abrir sua empresa foi a possibilidade de ter seu próprio negócio.

No entanto, apesar de incontáveis vantagens, a responsabilidade de administrá-la traz vários desafios.

O volume de tarefas é imenso — é preciso coordenar as entregas, administrar o financeiro, gerir a folha de pagamento, cuidar da contabilidade e, claro, engajar os funcionários.

Isso que nem falamos de outras atividades, como vendas, marketing, estratégia e muito mais.

Muita coisa, certo?

E com o crescimento, novos desafios somam-se à equação (enquanto os antigos se tornam cada vez mais pesados).

Nessa jornada, é comum que as tecnologias mais “arcaicas”, como planilhas de fluxo de caixa ou versões freemium de softwares de gestão não sejam o suficiente.

Entre os problemas que normalmente ocorrem, mapeamos os seguintes:

  • Sua tecnologia de negócios já não oferece mais suporte total para suas operações — que já estão escaladas;
  • Você mantém uma mistura de softwares que estão desconectados e, sem a integração tecnológica, dificultam o acesso rápido aos dados.

Dos vários motivos para a alta taxa de mortalidade, os principais são a falta de gestão e deficiência no planejamento do negócio.

São problemas comuns e que, pelo lado positivo, mostram um cenário: seu negócio está crescendo e, por isso, exigindo maior poder de gestão. É aí que o ERP entra em cena nas pequenas empresas.

Em outras palavras, ferramentas técnicas de alto nível podem reverter esse quadro: 

Com o uso de ERPs, as PMEs conseguem trazer controle para as suas empresas, garantir conformidade com as regras fiscais e ter acesso fácil aos dados para apoio à sua tomada de decisão”, destaca Ramon.

Quais são os tipos de sistema ERP?

Ao escolher um ERP, é preciso se atentar às características do sistema que você vai implantar em sua empresa. É preciso encontrar uma tecnologia que atenda às necessidades da sua infraestrutura, bem como as demandas da sua operação.

É por isso que quando falamos de ERP para pequenas empresas, falamos de diferentes tipos de sistemas. Que tal conhecê-los em detalhes?

ERP On-Premise

Esse é ERP mais tradicional. O sistema em si é instalado localmente, um por um, nos computadores e servidores da empresa.

Funciona com a compra da licença do software, que permite que você e os usuários licenciados tenham controle total de suas funcionalidades.

Isso quer dizer que você também será responsável pelo gerenciamento da licença do usuário final, segurança e manutenção do servidor, o que normalmente requer uma equipe de TI interna.

ERP na Nuvem

O ERP baseado em nuvem é uma das escolhas mais populares hoje.

O sistema é mantido e executado na infraestrutura de nuvem do seu fornecedor. Para acessá-lo, basta um login e também conexão à internet.

Ao contrário do ERP On-Premise, o ERP na nuvem possui custo inicial consideravelmente mais baixo, especialmente porque você não precisa comprar servidores ou pagar taxas de licenciamento de software empresarial.

Normalmente, o modelo escolhido é o da assinatura e o fornecedor disponibiliza múltiplos planos, que permitem maior escala da operação em questão de poucos cliques.

ERP Híbrido

O ERP Híbrido é baseado em uma combinação do ERP On-Premise e do ERP na Nuvem para satisfazer as necessidades específicas da empresa.

O ERP Híbrido permite que a empresa mantenha uma parte do software e seu banco de dados localmente, de modo que possa operacionalizar as funções principais e mais críticas do negócio em uma infraestrutura On-Premise.

Enquanto isso, você mantém as funções secundárias na nuvem, como o CRM, por exemplo, economizando recursos.

Quais são as vantagens de contar com um ERP?

erpO ERP traz diversos benefícios ao seu negócio, independentemente do seu tamanho ou do nicho de mercado no qual atua. Separamos os principais a seguir, confira!

Diminuição de custos

Com o ERP, você reduz consideravelmente os custos operacionais do seu negócio.

Afinal, você pode acessar dados em tempo real sobre cada aspecto da sua operação, entendendo na hora quais processos devem ser melhorados, bem como identificando a raiz de problemas.

É algo que permite a você evitar a recorrência de falhar, otimizando sua gestão de processos e reduzindo os custos desnecessários.

Maior produtividade das equipes

Com um ERP, seus setores operacionais podem gerenciar de maneira eficaz os níveis de estoque de acordo com as ordens de serviço emitidas, bem como pedidos agendados.

A otimização de processos como esses permite que os funcionários foquem de maneira mais direcionada sua energia nas tarefas em aberto, melhorando sua produtividade.

Otimização de processos

O ERP permite que você otimize processos e aumente a eficiência das entregas com uso de recursos de automação de processos — estes que, muitas vezes, são repetitivos e tediosos.

Desse modo, você mitiga os erros humanos e torna sua operação muito mais efetiva.

Redução de erros

Com a automação e todos os recursos e funcionalidades de um ERP completo, sua equipe pode realizar suas tarefas sem medo de cometer erros.

Integração das informações

Em vez de cada setor da empresa possuir um banco de dados individual, o ERP integra todos os principais departamentos da sua operação.

Assim, os dados são centralizados e as informações de negócios mais importantes podem ser facilmente acessadas e compartilhadas.

Maior controle dos prazos de entregas

Com um ERP, você resolve uma dor muito presente no cotidiano de pequenas empresas: o controle dos prazos.

Uma solução completa ajuda você a estar sempre à frente da demanda, dando maior espaço para seu planejamento acompanhar a projeção de vendas, o que possibilita que você entregue tudo no prazo.

Quais tipos de negócio podem adotar esta tecnologia?

De uma grande indústria a uma pequena loja, praticamente todo tipo de negócio pode se beneficiar de um ERP, independentemente do porte e do segmento.

Essa é uma pergunta muito frequente, pois muitas pessoas acham que ERPs servem apenas para grandes empresas de determinados segmentos, e isso não é uma verdade”, desmente Ramon.

Hoje os ERPs conseguem ajudar empresas de todos os segmentos, independentemente do seu porte ou ramo de atividade”, conclui.

Fatores que comprovam que sua empresa precisa de um ERP

Mas afinal, por qual motivo você deveria investir em um ERP para seu micro ou pequeno negócio? Até aqui, mostramos alguns benefícios para você, mas na prática, o que o sistema pode fazer pelo seu negócio?

Para explicar o peso que essa tecnologia pode ter em sua operação, elencamos alguns dados para você. Confira!

  • Para empresas com menos de 50 funcionários, o principal motivo da adoção do ERP foi o suporte construtivo e continuado ao crescimento que a tecnologia proporciona (Software Path);
  • Na mesma pesquisa, descobriu-se que 25% das empresas adotam o ERP para aumentar sua eficiência.
  • 88% das empresas que implementaram o ERP dizem que a tecnologia os ajudou a se tornar bem-sucedidas (Select Hub);
  • Após a implementação do ERP, 49% das empresas afirmaram que melhoraram todos os processos de negócios (Hubspot);
  • Em um estudo com empresas que implementaram o ERP, 85% tinham um cronograma projetado para o ROI. Desse grupo, 82% alcançaram o ROI no tempo esperado (Ultra Consultants).

O que são os módulos de um ERP?

Os ERPs contam com uma série de módulos, cada um deles voltado para solucionar problemas diferentes, específicos. Quando uma empresa contrata um ERP, ela seleciona quais módulos serão mais interessantes para a sua operação.

Por exemplo, a presença de módulos que atendem melhor um determinado tipo de negócio do que outro é o que diferencia os nossos produtos Eleve Gestão, Eleve Vendas e Eleve Saúde.

Dentre os principais módulos de um ERP, vale a pena citar alguns dos mais utilizados: Faturamento, Financeiro, Estoque e Compras.

Além de automatizar boa parte do trabalho repetitivo e burocrático dessas responsabilidades, o ERP ainda integra os dados entre os múltiplos setores e facilita o fluxo de informações no negócio.

Imagine contar com um sistema de gestão para pequenas empresas que irá mudar a velocidade em que as coisas acontecem na sua rotina, elevando os números positivos em diversas frentes.

Um ERP roda em qualquer computador?

Para responder a essa pergunta, é preciso antes entender que existem diversos modelos de licenciamento de um ERP.

Algumas empresas e fornecedores vendem o produto com um preço único, que é pago apenas na hora da compra e costuma ser um investimento bem alto.

Se for esse o caso, é bem provável que seja necessário que o computador cumpra alguns requisitos básicos para rodar o software.

No entanto, atualmente, o modelo de licenciamento mais utilizado é o de Software como Serviço, também conhecido pela sigla SaaS.

Nesse sistema, as empresas contratantes ‘assinam’ o produto, pagando mensalmente para utilizá-lo.

Em muitos casos, o sistema fica instalado na nuvem e basta uma conexão com a internet e um navegador web para acessá-lo de qualquer tipo de computador, tablet ou smartphone.

Deve ficar conectado à internet para acessar um ERP?

Depende do modelo de licenciamento e do tipo de instalação do ERP. “Há alguns anos, o uso da internet não era tão disseminado.

Logo, tínhamos muitos ERPs que funcionavam nos servidores locais das empresas”, relembra Ramon.

Em contrapartida, hoje, com a maior disponibilidade de acesso à internet, é mais barato, seguro e prático utilizar ERPs que ficam em nuvem e, nesse caso, exigem uma conexão online o tempo todo.

Quem consegue ter acesso aos dados do ERP?

Isso é bem simples, mesmo se estiver na nuvem, os dados do ERP só podem ser acessados por aqueles que tiverem permissão e credenciais para tanto.

Isso significa que as informações estratégicas das empresas ficam bem protegidas por trás de múltiplas medidas técnicas de segurança digital. A única chance de uma pessoa externa ao trabalho ter acesso é obtendo as credenciais de alguém que foi autorizado pelo administrador do sistema.

Além disso, é possível criar múltiplos níveis de segurança para que os dados acessados pela equipe sejam apenas aqueles necessários para o seu trabalho, compartimentando as informações.

Isso evita que qualquer acesso indevido seja capaz de obter todos os dados de uma só vez.

Como é o suporte técnico do fornecedor?

O suporte técnico dos ERPs tem evoluído de forma muito rápida. Hoje, já existem sistemas que são 100% atendidos por robôs, conhecidos também por chatbots.

Os robôs não substituem totalmente a interação com atendentes humanos, que devem estar a postos sempre que o usuário entenda ser necessário. Porém, o uso de chatbots permite aos usuários ter atendimento a qualquer momento, 24h por dia, 7 dias por semana”, detalha Ramon.

Como se trata de uma ferramenta de alta complexidade e muitas possibilidades, é extremamente importante para os clientes de uma ferramenta ERP ter um suporte técnico disponível e de alta qualidade.

Como um ERP ajuda no processo de tomada de decisões?

Um dos principais objetivos de um ERP é ajudar no processo de tomada de decisões. “Isso ocorre devido à disponibilidade das principais informações de seu negócio de forma simples, de qualquer lugar e a todo momento”, aponta Ramon.

Dessa forma, o ERP auxilia o empreendedor a tomar uma ação rápida tão logo alguma situação ocorra, podendo, por exemplo, garantir a quantidade correta de produtos em estoque para atender à demanda, ou identificar o momento certo de expandir o negócio”, completa.

Como é o processo de implantação do ERP?

De forma simplificada, a implementação do ERP envolve a instalação do software, a realocação dos dados operacionais financeiros para o novo sistema, a configuração dos usuários, a definição de processos (inclusive dos automatizados), bem como o treinamento dos novos usuários.

É um processo que pode ser conduzido de várias maneiras, dependendo da dificuldade do seu negócio.

Por exemplo, para pequenas empresas, normalmente o processo é “express”, com o cliente seguindo os passos para a implementação e rodando o software já no dia 1.

Porém, para empresas maiores e operações mais complexas, customizações podem ser necessárias, o que também vai exigir a atuação do time de TI e dos desenvolvedores do fornecedor.

ERP: Dúvidas frequentes

Antes de finalizar o conteúdo, que tal conferir algumas respostas rápidas para perguntas comuns sobre o assunto? Confira!

O uso de ERP é seguro?

A tecnologia sempre se encontra em evolução, principalmente na questão da proteção dos dados.

O tema, que só cresce em importância, acima de tudo, é uma das prioridades dos fornecedores de ERPs, que sabem que têm a maior fatia da responsabilidade sobre os dados dos seus clientes, e isso é claro que também se aplica quando o assunto é ERP para pequenas empresas.

E quando falamos em ERPs hospedados em nuvem, segurança se torna uma de suas principais características, pois os dados ficam armazenados em diversos servidores, tornando muito difícil que pessoas não autorizadas consigam acessá-los”, avalia Ramon.

Quanto custa um ERP?

O custo de um ERP acompanha as necessidades da empresa. Enquanto empresas grandes podem investir valores altos no software, é certo dizer que operações menores terão uma despesa proporcionalmente mais baixa.

Além do custo do licenciamento do sistema em si, também é importante contabilizar outros gastos como o hardware e o treinamento das equipes que irão utilizar o produto. “Mas, atualmente, os ERPs estão cada vez mais fáceis de serem compreendidos e utilizados”, pondera Ramon.

Além disso, o acesso à informação é muito simplificado com o uso da internet. Com isso, existe muito conteúdo digital, treinamentos online, vídeos explicativos, o que simplifica a adoção de um software ERP e torna o custo de implantação extremamente acessível”, acrescenta ele.

ERP personalizado ou pré-projetado: Qual escolher?

Tudo vai depender das necessidades do seu negócio. Para micro e pequenas empresas, um ERP pré-projetado (ou seja, pronto para uso), pode ser a melhor e mais conveniente escolha.

Para empresas com processos mais complexos, o ERP personalizado pode ser necessário, pois a tecnologia precisará se adaptar ao seu fluxo de processos.

CRM tem as mesmas características e funções que o ERP?

Não, o ERP é um sistema de gestão empresarial que permite que você otimize os processos operacionais do negócio. O objetivo é integrar os setores do negócio para melhorar a eficiência interna. Já o CRM é um sistema de gestão de relacionamento com clientes, que permite à empresa otimizar as ações relacionadas a esse tópico.

Eleve a sua empresa

E você, já sabia que a Eleve possui o melhor ERP para sua startup ou micro e pequeno negócio? Trata-se do Eleve Gestão, uma solução perfeita para você controlar toda sua operação.

Com esse sistema, você paga um preço super acessível e tem em mãos uma tecnologia completa para gerenciar cada aspecto da sua empresa.

Acompanhe a evolução financeira do seu negócio, controle os gastos, gerencie com eficiência o estoque, se mantenha em dia com a contabilidade e melhore seus resultados!

Tudo isso com o Eleve Gestão, o ERP ideal para escalar sua operação.

Confira mais informações, diferenciais e os planos super acessíveis do Eleve Gestão agora mesmo.

Nova call to action

Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre o ERP? Hoje, é possível afirmar que é quase impossível crescer e se manter organizado sem a ajuda da tecnologia.

E o ERP é uma das bases nessa jornada de crescimento, permitindo que você organize seus processos, modernize sua operação e melhore a qualidade de suas entregas.

Agora, que tal seguir aprendendo com o Blog da Eleve? Já que você entendeu o que é um ERP, que tal conferir o que é e para que serve um PDV?

erp Gestão Financeira pequenas empresas

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *