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DBE: O que é, para que serve e como emitir esse documento

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 03 novembro, 2021

O DBE ou Documento Básico de Entrada é uma espécie de declaração muito comum aos empreendedores, essencial em vários processos de uma empresa, como sua abertura ou fechamento.

Você, empreendedor, já ouviu falar no DBE ou esse documento já lhe foi solicitado?

Pois bem, não se preocupe: sabemos que o mundo dos negócios pode ser composto de várias siglas, e o DBE é uma delas.

Mas trata-se de uma declaração simples — com algumas complexidades que você precisa compreender.

Se você já abriu um CNPJ, sabe que existem várias etapas documentais a seguir: assinaturas, declarações, alvarás… Enfim, documentos não faltam.

O DBE é um deles, mas é um tipo de documento que você solicita à Receita Federal.

Neste guia, vamos nos aprofundar no tema, explicando em detalhes o que é, para que serve e como emitir o DBE on-line! Preparado? Então siga a leitura conosco!

O que é o DBE?

dbeO Documento Básico de Entrada (DBE) é um documento que a empresa concede para realizar qualquer tipo de movimentação relacionada ao seu CNPJ, como a mudança dos dados do cadastro ou mesmo seu cancelamento.

O DBE é preenchido e solicitado no próprio sistema da Receita Federal, o que já esclarece uma dúvida muito comum dos empreendedores: o processo é o mesmo em todo Brasil, pois tudo ocorre via Redesim.

Vale dizer que para os contribuintes que possuam certificado digital ou senha dos órgãos conveniados ao sistema, como o Gov.br, o DBE tem uma nomenclatura diferente: Protocolo de Transmissão.

Antes de continuar, vale também ressaltar um ponto importante: o MEI não possui e não precisa do DBE. Para fins de comprovação do seu cadastro, ele pode utilizar o CCMEI.

Para que serve o DBE?

O DBE tem diversas aplicações, o que torna esse documento muito importante para o dia a dia burocrático das empresas, auxiliando-o em múltiplas tramitações.

Por exemplo, ele agiliza a etapa de abertura do negócio, bem como serve para que a empresa possa contratar prestadores de serviço terceirizados, como PJ.

Na prática, o DBE facilita tanto a rotina do empreendedor, como também da Receita Federal, pois a ajuda a organizar os seus próprios processos internos relacionados à abertura de CNPJs.

Para simplificar seu entendimento, separamos algumas das aplicações do DBE, confira!

Declarar a nulidade do cadastro

Por meio do DBE, é possível declarar a nulidade de um número de inscrição em um mesmo CNPJ (no caso de existirem mais de um).

Quem emite a declaração de nulidade é a Receita Federal, que concede publicidade ao documento por meio de um Auditor-Fiscal, com uso da ADE (Atos Declaratórios Executivos).

Existe uma exceção que é para empresas domiciliadas fora do Brasil, bem como fundos de investimentos constituídos no exterior mas com Inscrição Estadual.

Alteração de dados de uma empresa

Um dos usos mais comuns do DBE é no caso de alteração de dados da empresa — independente do tipo, desde a mudança de endereço até a alteração de atividade exercida, por exemplo.

O processo tende a mudar de acordo com o tipo de alteração realizada.

Por exemplo, uma mudança referente ao Estado da empresa costuma implicar em várias alterações tributárias.

Nesse caso, é preciso ter uma aprovação prévia da prefeitura. Com isso, o DBE é atualizado, enviado à Junta Comercial e só então o novo Contrato Social ou Requerimento de Empresário atualizado é liberado.

Já outras alterações, como a mudança do nome fantasia, podem ser realizadas diretamente pelo sistema Redesim, em poucos cliques.

Dar baixa ou restabelecer um CNPJ

E como mencionamos, o DBE é utilizado para dar baixa ou restabelecer um CNPJ, por meio do portal Redesim.

No primeiro caso, trata-se do cancelamento do CNPJ, encerrando-o. Já no segundo, falamos do restabelecimento de fatores como a Inscrição Estadual.

Por exemplo, imagine que sua empresa teve que lidar com uma desativação da sua Inscrição Estadual por algum motivo (como uma cassação) e que, agora, você tenha condições de restabelecê-la.

Isso pode ser feito pelo portal Redesim.

Coletor Nacional DBE: O que é essa ferramenta?

O Coletor Nacional é um aplicativo público que permite aos empreendedores informar múltiplos dados e informações utilizados no processo de abertura de uma empresa.

É por meio do Coletor Nacional que o empreendedor informa ao governo o Estado e a cidade onde a empresa, ou filial, será localizada. É também o aplicativo em que o empresário requisita o DBE.

Desse modo, o Coletor Nacional ajuda a Receita Federal a otimizar as burocracias internas, bem como serve para integrar toda etapa de registro nas esferas municipal, estadual e federal.
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Documentos necessários para solicitar o DBE

Como os DBEs são gerados no momento de abertura do CNPJ, a Receita Federal exige alguns documentos simples, como RG, CPF e título de eleitor.

Outro ponto importante: mesmo que você faça a solicitação on-line, é necessário fazer cópias impressas e autenticadas em cartório.

Você pode realizar a impressão pelo site da Secretaria da Receita Federal, clicando na opção Empresa/Cadastro CNPJ e em “Acompanhamento da solicitação CNPJ via Internet (Situação do Pedido)”.

Ainda de acordo com a Receita, existem algumas observações sobre esse processo:

  • a) Nos casos de inscrição de matriz, indicação, substituição ou exclusão de preposto, o DBE deverá ser assinado pelo representante da pessoa jurídica ou seu procurador;
  • b) No caso de alteração de representante (evento 202), o DBE deverá ser assinado pelo novo representante da pessoa jurídica, seu procurador ou por mandatário indicado por procuração eletrônica;
  • c) No caso de renúncia do preposto (evento 240), o DBE deverá ser assinado pelo preposto;
  • d) Podem coexistir para uma mesma pessoa jurídica as figuras de preposto e de procurador, sendo mantidos os seus respectivos poderes. O instrumento de procuração poderá ser público ou particular;
  • e) Em casos de utilização do convênio com a Junta Comercial do Estado de jurisdição do contribuinte é dispensado o reconhecimento da assinatura no DBE;
  • f) Também é dispensado o reconhecimento de firma para órgãos públicos;
  • g) No caso de inscrição de Microempreendedor Individual, não será gerado DBE.

Passo a passo para emissão do DBE online

Existem diferentes maneiras de solicitar o DBE, inclusive de forma online. Independente do caso, o processo é simples: por exemplo, pelo site da Receita Federal ou mesmo em instituições financeiras autorizadas pela Receita para tal.

Para iniciar o processo de solicitação on-line, o ideal é reunir todos os documentos relevantes (que mencionamos anteriormente) e se dirigir a um dos dois endereços: portal Redesim ou e-CAC (Receita Federal).

Lembre-se de já possuir também as cópias físicas autenticadas em cartório.

Nossa dica é buscar o auxílio de um contador para realizar o passo a passo da melhor maneira. Ele pode conduzir o processo de forma mais precisa, sem a chance de ocorrer erros.

Além disso, o contador pode ajudar com algumas informações mais específicas sobre o seu negócio, como a sua natureza jurídica.

Solicite o DBE

Para realizar a solicitação do DBE, você pode recorrer a dois caminhos diferentes: pelo portal Redesim ou pelo site da Receita Federal, o e-CAC.

Antes de tudo, indicamos que você faça o download do Programa Gerador de Documento da Receita Federal, que servirá para preenchimento dos dados para realizar a solicitação.

Pela Receita Federal

O e-CAC ou Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte é um sistema da Receita Federal, onde também é possível realizar a solicitação do DBE. No entanto, para utilizá-lo, é necessário criar um cadastro e possuir certificado digital.

Acesse o e-CAC.

Pela Redesim

O portal Redesim é a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios, um sistema integrado de processos corporativos que simplifica as etapas por trás de tramitações empresariais, bem como reduz a burocracia.

Acesse o portal Redesim.

Esse é o caminho mais conveniente para solicitação do DBE on-line.

Consulte previamente a viabilidade

Antes de qualquer coisa, indicamos que você realize a consulta prévia de viabilidade (no portal Redesim), que vai informar a você algumas coisas, como:

  • A possibilidade de exercer sua atividade econômica no Estado ou unidade federativa em que sua empresa estará sediada.
  • Se o nome escolhido para sua empresa estará disponível.

Preencha as informações necessárias

Enquanto no portal Redesim, você deve clicar em “Preencher nova solicitação” e selecionar o Estado e município da sua empresa. Preencha todos os dados requisitados.

Enquanto na página de emissão, você também irá notar a presença de um número de recibo e outro, de identificação. Recomendamos que guarde esses códigos.

Em seguida, você deve acessar a opção FCPJ (Ficha de Cadastro de Pessoa Jurídica) para preencher o resto dos itens.

Você vai se deparar com diferentes opções, como “Inscrição de Primeiro Estabelecimento” que refere-se à matriz e “Inscrição de Demais Estabelecimentos” que refere-se às filiais.

Neste passo em específico reforçamos a recomendação de buscar o auxílio de um contador.

Conclua o procedimento de solicitação

Após preencher todos os campos, você deve clicar em “Finalizar Preenchimento” no topo da página.

Após isso, você verá uma opção de assinar com certificado digital. Como a empresa não está oficialmente aberta, não é possível assinar com certificado digital do seu CNPJ, portanto, avance a etapa clicando em “Transmitir”.

Você vai receber o “Recibo de entrega do documento”, que mencionamos antes.

Ele é importante pois, além de informar números relevantes para pesquisas futuras no portal Redesim, você também encontrará as informações sobre a unidade cadastral da Receita Federal para o qual você deverá encaminhar a documentação das cópias físicas autenticadas.

Qual o prazo para o DBE estar disponível?

Após finalizar o processo de solicitação do DBE on-line pelo portal Redesim, sua documentação e informações serão analisadas em até 24 horas.

Depois desse período, é possível acessar o portal e acompanhar o parecer em “Acompanhamento de Solicitação de CNPJ”.  O prazo para liberação pode ser de até 3 dias úteis.

Se tudo estiver ok, você poderá imprimir o DBE ou emiti-lo para uso digital.

Porém, caso alguma pendência seja encontrada, você deverá corrigi-las e reencaminhar o DBE para análise.

Quais são essas pendências? Podem ter relação com seu cadastro, como a inclusão de informações erradas, ou mesmo com sua relação com a Receita Federal.

Por exemplo, uma pessoa com pendências com a Receita Federal deverá quitá-los para que o DBE seja liberado.

Como consultar o DBE?

Para consultar seu DBE, você pode acessar a opção “Acompanhamento da solicitação CNPJ”, como mencionamos anteriormente. Você a encontra no portal Redesim.

Nessa etapa, lembre-se de ter consigo os números informados no recibo de solicitação do DBE, bem como os números de identificação pessoal.

A página acessada irá lhe solicitar que preencha alguns dados e, após fazê-lo, será possível consultar o DBE e qual a situação do documento.

Como saber se o DBE foi aprovado?

Para saber se o DBE foi aprovado, o processo é o mesmo que mencionamos: acessar a aba  “Acompanhamento da solicitação CNPJ”. Caso esteja ok, você terá acesso ao link de impressão ou emissão da cópia digital do DBE.

Para isso, será necessário utilizar o número do recibo e da identificação pessoal do processo anterior, ao fim da etapa de solicitação.

DBE: Dúvidas frequentes

Agora, antes de encerrarmos esse guia completo sobre o DBE, que tal conferir algumas respostas rápidas sobre esse documento? Reunimos algumas das principais dúvidas que recebemos de leitores e clientes sobre o assunto, confira!

Como preencher DBE de alteração?

Para preencher a DBE de alteração é necessário pesquisar a viabilidade da alteração cadastral. Após isso, é necessário preencher o formulário no Coletor Nacional e o recibo da solicitação deve ser guardado. Então, você deve entregar a nova documentação no Órgão de Registro ou Receita Federal.

Esse processo pode ser um pouco mais complexo, então procure se informar com seu contador.

Por exemplo, para realizar um ato não-registrado, será necessário visualizar no Integrador Estadual quais os documentos serão requisitados, bem como quais taxas deverão ser pagas.

Como recuperar DBE?

É possível recuperar o DBE, basta acessar o portal Redesim e, em Serviços, clicar em “Já solicitei baixa ou alteração” e então em “Recupere o Protocolo Redesim”. Digite o CPF e a senha.

Então, você vai acessar uma página com algumas ações. Na aba de “Protocolo”? você vai digitar o número correspondente e em “Consultar”.

Uma nova página irá carregar e, no canto superior esquerdo, você vai encontrar a opção “Recuperar Protocolo”. Clique nela.

Na próxima tela, você deverá assinalar a opção de “Transmitir com Certificado Digital” e em “Validar” logo abaixo.

A última tela é de confirmação, com um recurso de captcha que você deve preencher e clicar em “Recuperar”.

Você vai ver que a página vai recarregar e uma mensagem irá aparecer.

Ela vai lhe informar que você poderá criar uma nova solicitação de DBE com os dados informados anteriormente (recuperados).

Como cancelar DBE?

Para cancelar o DBE on-line, você deve acessar o portal Redesim e, na opção “Já possuo Pessoa Jurídica”, você deve clicar em “Baixa” e preencher os dados solicitados.

Você deve ter em mãos o número de protocolo e de recibo que foram gerados no momento da solicitação.

Como as soluções da Eleve podem ajudar o seu negócio

Já deu para perceber que mesmo um documento tão simples como o DBE pode gerar várias dúvidas e confusões, certo? E imagine que esse é só o início — a parte documental — da abertura de um negócio.

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No Eleve Gestão, você encontra os módulos:

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Conclusão

Ao longo do nosso guia completo, explicamos em detalhes o que é o DBE, para que serve, bem como um passo a passo completo sobre esse documento.

Essencial para formalizar sua operação, o DBE é uma declaração que simplifica vários processos burocráticos do seu negócio, bem como comprove sua abertura na Receita Federal.

A gestão de um negócio é complexa desde o primeiro dia, disso não há dúvidas. A burocracia pode confundir muitos que começam no mundo do empreendedorismo, mas não deve ser um fator a ser temido.

Com soluções tecnológicas, como o Eleve Gestão, você simplifica boa parte do seu dia a dia administrativo e tem tempo de sobra para focar no aspecto estratégico e operacional.

Portanto, lembre-se que uma parte fundamental da construção de um negócio de sucesso é a tecnologia utilizada. Quando for escolher a sua, busque pela melhor!

E agora que você finalizou esse conteúdo, que tal seguir lendo outros artigos aqui do blog da Eleve?

Já aproveite para conferir o artigo que preparamos para explicar o que é e como funciona o CFOP!

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