como aumentar a produtividade

Como aumentar a produtividade? Trazemos 10 dicas para você usar no dia a dia!

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 15 fevereiro, 2021

O seu dia a dia é muito corrido e mistura questões burocráticas e atendimento ao cliente? Muitas vezes, é difícil dar conta de tantas tarefas distintas e ainda manter o foco no trabalho. Mas, assimilando algumas práticas simples, é possível entender como aumentar a produtividade e gerar mais lucro no final do mês.

Ao usar a tecnologia, por exemplo, você pode automatizar algumas demandas e controlar o tempo usado nas atividades e distrações. Quer saber como organizar melhor as suas tarefas e fazer o dia “render mais”?

Confira as dicas abaixo!

Como aumentar a produtividade: Temos 10 dicas para você

1. Acorde cedo

Levantar mais cedo que as outras pessoas permite que você faça os trabalhos mais importantes nas primeiras horas do dia. Assim, você estará pronto para atender às solicitações dos clientes no horário comercial.

Isso exige bastante disciplina do profissional, mas é uma excelente estratégia quando o assunto é como aumentar a produtividade.

2. Desative as notificações que não são importantes do celular

Os smartphones podem ser ladrões de produtividade se você não usá-los de forma adequada. Eles têm inúmeros aplicativos e plataformas que promovem uma verdadeira distração ao longo do dia.

Você pode até pensar “estou apenas respondendo a uma mensagem”. No entanto, se monitorar o tempo usado no celular, perceberá que ele rouba muitos minutos do seu dia.

Por isso, o mais indicado é desativar as notificações de aplicativos que te distraem durante o horário de trabalho e usar o equipamento apenas para o que é realmente necessário.

3. Planeje as atividades

Um erro muito comum dos profissionais é a falta de organização das demandas do dia. Ao identificar quais são as prioridades e as tarefas que precisam ser executadas, você consegue manter o foco no que realmente importa.

O Trello é uma ferramenta que pode ajudá-lo a deixar isso visualmente claro. O aplicativo possibilita a organização de tarefas com uma breve descrição, prazo para término, etiquetas para sinalizar urgências e os envolvidos nas demandas.

Assim, quando concluir um trabalho, será possível retirar o cartão da área de “atividades em produção” e direcioná-lo para “serviços concluídos”, por exemplo.

Essa é uma metodologia muito prática para organizar as demandas do dia e da semana e acompanhar a sua produtividade.

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4. Organize o ambiente de trabalho

Se a sua mesa de trabalho estiver desorganizada, isso poderá influenciar diretamente na sua produtividade.

O ambiente limpo e sem poluição visual auxilia na manutenção do foco necessário para concluir as demandas do dia, pois você evita se perder em meio a papéis, pastas e objetos.

5. Gerencie o tempo e os intervalos

É muito comum as pessoas perderem a noção do tempo quando realizam intervalos para tomar um café ou conversar com colegas de trabalho. Por esse motivo, é essencial gerenciar o tempo ao longo do dia.

Uma dica, se você está se perguntando como aumentar a produtividade, é estabelecer um período para realizar as tarefas, e determinar um tempo específico para fazer intervalos.

Algumas metodologias, como a Pomodoro, indicam a utilização de 25 minutos para a atividade e 5 de intervalo. A técnica deve ser repetida no decorrer do dia para garantir uma produção contínua.

Contudo, esse método não funciona para todos. Algumas pessoas precisam de mais tempo para focar em uma função e concluir uma demanda.

Se esse é o seu caso, verifique qual é o tempo necessário para realizar uma tarefa. Seria 1 hora? Então, determine esse período para a execução e mais 5 minutos para o intervalo.

Essa breve pausa permitirá que você faça um alongamento, tome um café e retome a energia para continuar o trabalho.

A ferramenta Toggl ajuda a controlar o seu tempo e a produtividade. Ela permite a inserção do nome do trabalho executado, a indicação do projeto, o início e o término do período.

Assim, você saberá exatamente em que “gasta” o seu tempo ao longo do dia.

6. Foque nas tarefas

Mantenha o foco nas atividades e não gaste a sua energia com problemas que não pode resolver.

Muitas vezes, colegas e parentes pedem ajuda durante o dia para resolver determinada situação. Mostre a eles que você precisa trabalhar e se concentre nos projetos.

Quando concluir todas as tarefas, você poderá dar atenção à sua vida pessoal.

7. Use métodos

Além da metodologia Pomodoro para controlar o tempo, você pode utilizar outras práticas para aumentar a produtividade. Em casos de reuniões, por exemplo, é necessária muita organização para evitar a perda de tempo.

Para isso, procure enviar a pauta dos assuntos que serão tratados um dia antes e peça que todos os participantes leiam o conteúdo com atenção.

Dessa maneira, todos chegarão preparados para o encontro e poderão esclarecer as dúvidas com objetividade.

8. Limite o acesso às redes sociais

Evite acessar as redes sociais durante o expediente. As pessoas perdem muito tempo nessas ferramentas e se distraem com facilidade, o que tira o foco do trabalho.

Para isso, você pode instalar programas no computador para bloquear o acesso a determinados sites ao longo do dia.

O StayFocusd tem uma versão gratuita e funciona no Google Chrome. Ele tem uma configuração que permite o acesso aos sites por, no máximo, 10 minutos por dia. O usuário pode escolher quais são as páginas que devem ser bloqueadas.

No smartphone você pode utilizar um bloqueador para determinados aplicativos pelo período que desejar.

9. Pratique exercícios

É importante manter uma rotina de atividade física. Além de auxiliar na circulação sanguínea e no fortalecimento muscular, os exercícios estimulam o cérebro e liberam hormônios que auxiliam no aumento da memória, da concentração e ainda reduzem o estresse.

Para complementar, mantenha uma alimentação saudável para ajudar a “turbinar” o cérebro. Peixes, nozes, grãos e folhas verdes auxiliam a circulação sanguínea e a memória.

10. Automatize processos

O uso de tecnologias também é um aliado de quem busca formas para lidar com o desafio de como aumentar a produtividade.

As ferramentas tecnológicas contribuem para a automação de processos, reduzindo o índice de trabalhos burocráticos e repetitivos.

Alguns sistemas de gestão, por exemplo, ajudam o profissional a fazer a emissão de notas fiscais, a identificar quanto tem a receber pelas vendas e também auxiliam na realização de um planejamento financeiro.

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Como você pôde perceber, ao adotar medidas simples, é possível aumentar a produtividade e a eficiência durante o trabalho. O que acha de colocar as dicas em prática ainda hoje e conferir esse resultado?

O que é produtividade?

Produtividade, de modo geral, consiste em fazer mais com menos. É a relação direta da capacidade de produção com o tempo.

Como melhorar a produtividade individual?

Exemplos de maneiras práticas para melhorar a produtividade: criar uma lista de prioridades, começar o dia com as tarefas mais difíceis, realizar pausas durante o trabalho e praticar atividades físicas.

Como melhorar a produtividade da minha equipe?

Para aumentar a produtividade da sua equipe, é interessante fornecer feedbacks individuais, identificar pontos fortes de cada profissional e atribuir as tarefas de acordo com eles, deixar claras as metas do negócio e criar um ambiente de trabalho colaborativo.

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