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CNPJ: o que é, para que serve, como abrir e obrigações

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 27 julho, 2022

Assim como as pessoas têm um registro de identidade, as empresas também possuem um registro público de identificação: o CNPJ.

É a partir desse código numérico que os empreendedores dão início a todos os processos necessários para conseguir seguir com uma empresa dentro da legalidade, realizando pagamento de impostos e conseguindo emitir notas fiscais, por exemplo.

Se você já é empreendedor de longa data, já deve estar familiarizado sobre a função desse cadastro. Mas, se você ainda é prestador de serviço como pessoa física e deseja abrir seu próprio negócio, comece por esta leitura.

Aqui, você aprenderá tudo sobre CNPJ: o que é, para que serve, obrigações e dúvidas frequentes sobre o tema. Boa leitura!

CNPJ: o que é?

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é uma forma de registro feita pela Receita Federal para identificar as empresas e suas movimentações financeiras e demais informações de interesse das administrações tributárias do Município, Estado e União.

Para fazer um paralelo, o CNPJ é como se fosse o número de Certidão de Nascimento ou o CPF das organizações, pois é gerado assim que o empresário abre sua empresa para oficializar sua empreitada.

Assim como pessoas físicas precisam do CPF para criar contas bancárias, fazer cadastros em lojas, declarar impostos,realizar empréstimos, entre outras funções, as empresas precisam ter um CNPJ.

Em resumo, com o cadastro de pessoa jurídica, a RF, em primeiro lugar, passa a saber que a sua empresa existe, qual setor de atuação e quem é o contribuinte responsável pela organização.

A partir disso, consegue acompanhar as operações do negócio e fiscalizar possíveis irregularidades.

Para as empresas, o CNPJ é importante para diversas transações financeiras. Viabiliza, por exemplo, a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e a emissão de notas fiscais.

CNPJ é o mesmo que CPF?

Não, tratam-se de números que são usados em situações distintas e que significam coisas diferentes. 

Uma pessoa pode ter CPF e CNPJ, mas o cadastro de pessoa jurídica estará representando somente a empresa.

Já com o CPF, ou Cadastro de Pessoas Físicas, é diferente, pois esse tipo de registro representa as pessoas, ou seja, o empreendedor enquanto pessoa física.

Para que serve o CNPJ de uma empresa?

Você já sabe o significado de CNPJ e o que é, portanto, deve ter uma noção geral sobre sua função principal.

Na prática, além de ser uma forma de oficializar a abertura de uma empresa, esse cadastro também serve como garantia de que a empresa exerça suas atividades de acordo com as exigências da legislação brasileira.

Por meio dele, o governo poderá fiscalizar se o empreendedor está cumprindo com todas as suas obrigações, sejam elas trabalhistas, fiscais ou tributárias.

Quando um novo negócio é aberto e um CNPJ gerado, é como se a Receita Federal fosse notificada da existência da empresa. Sem esse cadastro, a sua empresa não é reconhecida pelos órgãos fiscalizadores.

Com a abertura do CNPJ, o empreendedor terá vantagens como a possibilidade de emitir notas fiscais, recorrer às linhas de créditos para pessoas jurídicas, contratar funcionários, solicitar alvará de funcionamento, entre outras.

Também terá novas obrigações, como o compromisso de cumprir com todas as obrigações jurídicas, pagamento e declaração de impostos no prazo determinado pelo governo.

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Quantos números tem o CNPJ de uma empresa?

O cadastro de pessoa jurídica é composto por um código que contém 14 números, seguindo a estrutura a seguir:

00.000.000/0000-00

Essa divisão é feita dessa forma pois os primeiros 8 dígitos representam a inscrição da empresa, os próximos 4 dígitos representam o tipo de empresa (0001 para matriz e 0002 para filial) e os 2 últimos são os dígitos verificadores.

Quais informações compõem o CNPJ?

Além do número do cadastro, o documento gerado pelo CNPJ é composto por outras informações sobre a empresa, tais como:

  • Razão social;
  • Nome fantasia;
  • Endereço; 
  • Data de abertura; 
  • Descrição da atividade econômica;
  • Situação cadastral; 
  • Capital social; 
  • Natureza jurídica; 
  • Telefone;
  • E-mail para contato.

Todas as empresas precisam ter um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica?

Todas as empresas que desejam legalizar o próprio negócio e se enquadrar na legislação brasileira devem ter um CNPJ.

Ter um cadastro de pessoa jurídica não significa apenas novas obrigações. Com ele, será possível obter diversas vantagens relacionadas à atuação como pessoa jurídica.

Profissionais autônomos, que atuam como prestadores de serviço, são exemplos de casos em que existe o exercício de uma atividade sem CNPJ.

Mas, pela ausência do cadastro, os profissionais liberais permanecem como pessoa física.

Essa escolha existe para algumas áreas profissionais, em que o registro por conselho permite atuar diretamente com atendimento ao cliente sem ter uma empresa, como é o caso de arquitetos, advogados e médicos, por exemplo.

Um detalhe importante é que profissionais autônomos podem abrir uma empresa para prestar serviços. Aliás, esse caminho é o mais vantajoso em diversas situações.

Se você deseja ter crescimento, o ideal é buscar o CNPJ, pois manter uma empresa em situação irregular afasta tanto os parceiros comerciais como também os clientes.

Por fim, vale destacar que no Brasil o empresário pode optar pela abertura do cadastro como PJ nas seguintes modalidades: Microempreendedor Individual (MEI), Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP), Sociedade Limitada (LTDA) e Sociedade Anônima (S/A).

O que é preciso para abrir um CNPJ?

Para obter um CNPJ, normalmente é indicado solicitar o apoio de um contador ou empresa de assessoria em contabilidade. No caso do MEI essa obrigatoriedade não se aplica, sendo bem mais fácil fazer a abertura online e por conta própria.

Para abrir sua pessoa jurídica, é necessário acessar o site do Governo Federal e seguir o passo a passo indicado na tela.

No caso do MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor e em poucos minutos é possível obter o cadastro.

Em resumo, os principais passos são escolher a natureza jurídica, tipo de empresa, capital social, identificar o código CNAE da atividade da empresa e reunir todos os documentos necessários, como:

  • RG e CPF;
  • Certidão de casamento (se for o caso);
  • Comprovante de endereço;
  • Cópia do IPTU ou documento que possa indicar inscrição municipal do imóvel sede da empresa.

Quais são as obrigações de uma pessoa jurídica?

Ao abrir o CNPJ, o empreendedor passará a ter algumas obrigações fiscais que serão de prestação de contas com o Fisco. Em resumo, entrará na rotina do empresário a declaração e pagamento dos seguintes tributos: 

  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Também há uma lista de obrigações acessórias, como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e demonstrativos contábeis, a realização do balanço patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, a gestão de notas fiscais, entre outras.

CNPJ o que é: Dúvidas frequentes

Veja também quais são as dúvidas mais comuns sobre CNPJ, o que é e como funciona o cadastro:

Qual foi o primeiro CNPJ do Brasil?

O cadastro de pessoa jurídica foi criado em 1 de julho de 1998, por uma Instrução Normativa e como evolução do antigo Cadastro Geral de Contribuintes (CGC). Um dos cadastros mais antigos que se tem registro é o da Casa da Moeda do Brasil, fundada em 1694.

Como faço para saber o meu CNPJ?

O número do CNPJ é gerado de forma automática após ser gerado no Portal do Empreendedor. 

É possível consultá-lo tanto pelo Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI) como também no site da Receita Federal, a qualquer momento.

Como conseguir o número de CNPJ de uma empresa?

Existem várias formas de fazer a consulta de um cadastro de pessoa jurídica online. É possível fazer pelo acesso ao site da Redesim, do Governo Federal, seguindo o passo a passo a seguir:

  • Acesse o site Redesim e clique em “Consultas Pessoa Jurídica”;
  • Selecione “Pesquisa por Nome Empresarial ou Título de Estabelecimento”;
  • Crie uma conta ou, se já tiver, faça o login;
  • Depois, em “Tipo de pesquisa”, altere o filtro para pesquisar pelo nome da empresa ou nome fantasia. Preencha os campos solicitados e clique em “Pesquisar” para ver os resultados.

Além do número, no resultado da busca aparecerão outras informações sobre a empresa, como telefone e email de contato.

O que é cartão CNPJ?

Assim como existe um cartão físico para o CPF, também existe a opção de emitir um documento para comprovar o registro das empresas: o cartão CNPJ.

Antes de ter esse nome, o cartão era conhecido como Cadastro Geral do Contribuinte (CGC).

O que é CNPJ inapto?

Se uma empresa recebe o status de inapta significa que, naquele momento, o CNPJ está irregular, seja por falta de prestação de informações, ausência de declarações e negligência fiscal, relatórios ou documentos que faltam para a Receita Federal fiscalizar a empresa. 

Por isso, o CNPJ se torna inapto, pois está impedido de realizar transações comerciais.

O que é CNPJ baixado?

Significa que a empresa foi extinta, seja por ação da própria Receita ou solicitação do próprio empreendedor.

Contudo, a reativação pode ser feita, se o funcionamento for constatado ou o empreendedor realizar a solicitação.

Inscrição estadual é o mesmo que CNPJ?

Não, a Inscrição Estadual é o registro do contribuinte no cadastro do ICMS, mantido pela Receita Federal. 

Esse registro é importante para que o empreendedor consiga ter a empresa formalizada, mas não é a mesma coisa que o CNPJ e também não é obrigatória para todas as empresas.

Como regra geral, a Inscrição Estadual será obrigatória para todas as empresas que comercializam produtos físicos, como roupas, livros, produtos eletrônicos, entre outros.

MEI é o mesmo que CNPJ?

Não. MEI significa Microempreendedor Individual, uma categoria empresarial autônoma em que o empreendedor precisa ter um CNPJ. Mas, como vimos, nem todo empreendedor é MEI, embora toda empresa precise do CNPJ. 

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Conclusão

Vimos até aqui tudo o que mais importante sobre CNPJ: o que é, quais as regras para ter o cadastro de pessoa jurídica, suas vantagens e obrigações.

Embora pareça um tema burocrático e difícil, na prática é muito simples entender o papel desse registro na vida do empreendedor, não é mesmo?

O principal aspecto que todo empreendedor precisa saber antes de abrir um CNPJ é que esse cadastro é o que faz a empresa existir perante o governo. E é a partir disso que a empresa entrará no radar de fiscalização de todas as obrigações legais.

Com o cadastro de PJ, você terá o caminho livre para abrir uma conta bancária em nome da empresa, emitir notas fiscais, realizar compras com fornecedores que exigem NF, realizar empréstimos e financiamentos, participar de licitações públicas e registrar o contrato de trabalho de funcionários, expandindo o seu negócio.

Por isso, para começar um negócio com sucesso, é importante revisar o básico e garantir que tudo esteja correto, do CNPJ a passos maiores dentro da vida do empreendedor.

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