burocracia de uma empresa

5 dicas para reduzir a burocracia de uma empresa

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 12 abril, 2021

A existência de procedimentos padronizados é essencial para garantir uma boa execução das atividades, além de controles mais confiáveis. Entretanto, quando eles representam boa parte dos fluxos de trabalho, começam a trazer mais prejuízos do que benefícios para a empresa. É aí que chega a hora de pensar em estratégias criadas para reduzir a burocracia de uma empresa.

Você já parou para pensar em como isso pode ser feito e como pode ajudar a tornar as equipes mais eficientes? É sobre isso que falaremos neste post. Continue com a leitura e saiba mais sobre o assunto agora mesmo!

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O impacto dos processos burocráticos nas empresas

A burocracia, em si, não é algo totalmente negativo. Afinal, é ela quem garante que certas atividades vão ser realizadas de forma adequada, até do ponto de vista legal. O problema vem quando ela é excessiva e cria travas que afetam a fluidez dos processos — deixando de ser um instrumento útil.

Redução de produtividade

Quando os colaboradores passam muito tempo presos produzindo relatórios, frequentando reuniões ou aguardando uma série de aprovações para seguir com determinado processo, por exemplo, é certo que a produtividade deles será comprometida.

Para se ter uma ideia, os micro e pequenos empresários no Brasil gastam, em média, 135 dias por ano com atividades administrativas. O que representa 15 dias a mais do que a média global.

Por outro lado, reduzir a burocracia permite que eles direcionem os esforços para rotinas mais estratégicas ou que realmente agreguem algum valor ao resultado e aos produtos (e serviços) entregues aos clientes.

Diminuição das oportunidades de negócios

Se o excesso de burocracia também envolve os processos ligados aos clientes, existe uma grande chance de que boas oportunidades de negócios sejam perdidas.

Vamos pensar de forma bem simples: você perderia muito tempo preenchendo longos formulários só para concluir uma compra em determinada loja virtual? O mesmo raciocínio se aplica a outras situações e organizações de outros ramos.

É possível que clientes em potencial desistam de realizar uma compra ou fechar um contrato devido ao excesso de etapas até o processo ser concluído.

Geração de custos

Com a perda da produtividade e a gestão de processos ineficientes, os custos operacionais acabam sendo maiores do que o necessário. Isso compromete a lucratividade e o crescimento da empresa e ainda faz com que investimentos importantes deixem de ser realizados em decorrência do gasto a mais com desperdícios (de mão de obra, tempo, recursos etc.).

Prejuízos para a inovação e criatividade

Quando os colaboradores passam muito tempo executando, sobra pouco espaço para desenvolver a criatividade e propor ideias inovadoras. Por outro lado, ao se reduzir a burocracia de uma empresa, eles podem atuar de forma mais estratégica, contribuindo cada vez mais para que os resultados do negócio sejam satisfatórios.

A tecnologia como aliada automatização de processos

Ao adotar um sistema, a empresa passa por um mapeamento dos processos — o que ajuda a identificar as necessidades de correções e oportunidades de melhorias — e muitos deles são automatizados com a utilização da tecnologia.

Nesse sentido, fica mais fácil reduzir a burocracia, já que os fluxos de trabalho se tornam mais objetivos e realizados de forma automática — com pouca (ou nenhuma) intervenção humana. Assim, como consequência, as equipes se tornam mais produtivas.

5 dicas para reduzir a burocracia de uma empresa

Agora que você já sabe quais são os impactos que a burocracia gera nas empresas, vamos oferecer algumas dicas que vão ajudar a diminuí-la. Saiba mais!

1. Dê mais autonomia à equipe

Oferecer mais autonomia aos colaboradores é o um dos pontos-chave para reduzir a burocracia em um negócio. A partir do momento em que eles têm uma lista de atividades que precisam ser executadas sem, necessariamente, ter que lidar com longos processos, o trabalho flui de maneira mais eficiente.

Saber delegar as tarefas adequadamente também é outro ponto que ajuda a impactar o ambiente de trabalho, tornando a rotina mais dinâmica e permitindo que os profissionais se tornem mais produtivos (mesmo que isso ocorra de forma indireta, como resultado dessa autonomia).

2. Desenvolva programas de autogestão

A autogestão está diretamente ligada à autonomia que se oferece aos colaboradores. Além dela, o conceito também contempla a divisão clara de responsabilidades e a distribuição de autoridade. Assim, os profissionais deixam de ficar tão engessados em uma estrutura vertical (sob supervisão restrita de seus líderes), mas, ao mesmo tempo, seguem regras e acordos estabelecidos previamente.

3. Ofereça treinamentos

Outro aspecto essencial está ligado aos treinamentos e à capacitação dos colaboradores. Eles ajudam a incentivar boas práticas no ambiente de trabalho, a desenvolver novas habilidades, a estimular ideias inovadoras, entre outros aspectos que tornam a rotina menos engessada.

4. Faça uma revisão nos processos

A atualização periódica dos processos de trabalho é outro aspecto que não pode ser deixado de lado. A ideia é adotar um ciclo de melhorias contínuas, no qual sempre existem espaços para aprimorar os fluxos.

Portanto, o ideal é rever os métodos adotados na empresa e identificar de que forma eles podem ser otimizados, tornando-os mais eficientes e mais úteis (no sentido de agregar valor ao resultado). É importante que esse trabalho seja observado pelos gestores, que precisam acompanhar e eliminar dificuldades e fraquezas enfrentadas por cada área.

Para fazer uma avaliação adequada, vale a pena levantar algumas questões como:

  • o tempo de resposta do processo está adequado?
  • a quantidade de pessoas envolvidas está ideal, aquém ou além do necessário?
  • as ações adotadas estão contribuindo para um aumento de produtividade?
  • determinado processo agrega valor ou impacta os resultados de forma negativa?

5. Automatize os processos e invista em um sistema de gestão

Até aqui, já sabemos que, para reduzir a burocracia, é necessário, basicamente, aprimorar os processos e otimizar o tempo gasto na execução deles. Depois que as devidas correções e melhorias são aplicadas, o próximo passo é contar com ajuda da tecnologia.

Entre os recursos disponíveis, estão os mais simples (como aplicativos que auxiliam a organizar a rotina) até gerenciadores de atividades e sistemas de gestão mais completos. Em todo caso, vale a pena contar com recursos tecnológicos para automatizar rotinas, aumentar a produtividade e facilitar o trabalho das equipes.

Saiba como o Eleve pode ajudar

O Eleve oferece sistemas de gestão que ajudam a automatizar e otimizar rotinas dentro da empresa. Entre elas, estão a gestão financeira e a frente de caixa e vendas. As funcionalidades ajudam a manter o controle do negócio, ao mesmo tempo em que facilitam a execução das tarefas no dia a dia.

Assim, fica mais fácil resolver problemas como desorganização, desperdício e falta de um acompanhamento adequado a respeito dos processos na sua empresa.

Nova call to action

Quando o excesso de procedimentos vai além de garantir a eficácia e a qualidade dos processos nas empresas, é sinal de que está na hora de diminuir a burocracia. Como você pôde ver, existem diversas estratégias para alcançar esse objetivo e a tecnologia é uma grande aliada não só nesses momentos. Ela também traz outras vantagens para um negócio, o que torna a relação custo-benefício bem satisfatória.

O que achou do artigo? Fique ligado que nosso blog é constantemente atualizado com novos conteúdos e dicas para a gestão do seu negócio!

Aliás, que tal já aproveitar que está por aqui para aprender um pouco mais sobre marketing para pequenas empresas? Confira o episódio da série Descomplicando sobre o tema!

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