Você sabe o que é backoffice e qual é o seu papel em uma empresa? Trata-se do conjunto de atividades que dão suporte ao funcionamento do negócio, sem relação direta com os clientes.

Contudo, são funções e processos extremamente importantes para garantir o sucesso do seu negócio e a satisfação dos seus consumidores.

Abrange áreas internas como finanças, recursos humanos, estoque, entre outras, e é essencial para a qualidade e conformidade da empresa.

Vamos mostrar neste artigo o que é esse conceito, qual é a sua importância e quais são as suas principais funções em um negócio. Boa leitura.

O que é backoffice?

O termo backoffice vem do inglês e significa literalmente “escritório de trás”, mas podemos considerar como a retaguarda de um negócio.

Ele se refere às atividades que ficam de fato nos bastidores do negócio, sem contato direto com os clientes ou com o mercado. 

São funções e procedimentos importantes para garantir que a empresa tenha os recursos e ferramentas necessários para funcionar de forma plena. 

Também cuidam de questões legais, fiscais, contábeis e administrativas, assegurando que estejam em dia com as suas obrigações e em conformidade com as normas vigentes.

Na prática, funciona como um suporte para o front office, que é a parte da operação que lida diretamente com os clientes e com a geração de receita. 

A diferença entre backoffice e front office

O backoffice e o front office são duas partes distintas porém complementares e devem trabalhar em conjunto para garantir o sucesso do negócio. 

Na retaguarda da empresa funcionam os bastidores, sem contato direto com os clientes ou com o mercado. 

Enquanto o front office é a parte que lida diretamente com os clientes e com a geração de receita.

É importante que no planejamento do negócio ambos sejam considerados e planejados em conjunto para a maior eficiência de todo projeto.

Por exemplo, se o front office consegue fazer um número alto de vendas, é fundamental que a retaguarda consiga os recursos para dar conta de entregar todos os pedidos.

Os desafios também são diferentes, pois na parte interna da empresa o foco é sempre reduzir custos sem interferir na qualidade.

Já na linha de frente, os envolvidos estão buscando aumentar a receita que entra na empresa.

Porém, no fim das contas as duas operações têm como foco primordial garantir a satisfação do cliente final.

O que faz o setor de backoffice?

O setor de backoffice é responsável por diversas atividades que dão suporte ao negócio, tais como:

• Contabilidade: registra e controla as movimentações financeiras da empresa e elabora os demonstrativos contábeis;
• Finanças: planeja e gerencia os recursos financeiros e analisa os indicadores financeiros;
• Recursos humanos: administra os aspectos relacionados aos colaboradores da empresa e cuida do clima organizacional;
• Estoque: controla a entrada e saída de produtos na empresa e monitora os níveis de estoque e a qualidade dos produtos;
• Logística: coordena o transporte e a distribuição dos produtos da empresa e cuida do armazenamento e da embalagem;
• Compras: negocia e adquire os insumos necessários para o funcionamento da empresa e pesquisa fornecedores e preços.

Quais são os profissionais envolvidos?

Como abrange diversas funções, a área é composta por vários profissionais que atuam nas diferentes frentes que dão suporte ao negócio. 

Alguns exemplos de profissionais que fazem parte do backoffice são contadores, analistas financeiros e gestores de recursos humanos.

Esses profissionais oferecem as informações e controlam os fluxos de receita, pessoas e lidam com documentos fiscais importantes.

Na parte operacional, temos profissionais de almoxarife, embalagem e logística, que vão lidar com os insumos físicos e com a distribuição da mercadoria.

Por fim, podemos destacar também os profissionais de aquisição, ou compradores, que também atuam na retaguarda para garantir a compra de matérias-primas pelos melhores preços e condições.

Qual a importância do backoffice na empresa?

Cuidar bem dos bastidores é o que garante que aquela peça de teatro emocionante aconteça exatamente como foi ensaiada e assim encantar a plateia.

No mundo dos negócios é a mesma coisa, por isso, ter um backoffice eficiente é o que vai estruturar toda a sua empresa para que tenha longevidade no mercado e encante os consumidores.

Além disso, quando bem aplicado é capaz de trazer vários benefícios práticos como:

• Redução de custos ao otimizar os processos, evitar desperdícios, negociar melhores preços e condições, controlar os gastos etc.;
• Aumento de produtividade com a automação das tarefas, mais agilidade nas entregas, melhora na qualidade dos produtos e serviços e capacitação dos colaboradores;
• Melhora na tomada de decisões ao fornecer dados confiáveis, indicadores precisos, relatórios detalhados e análises estratégicas;
• Garante a conformidade e o cumprimento das normas legais e fiscais, evita multas e penalidades, protege os dados e as informações e prevenir riscos e fraudes.
• Aumento na satisfação dos clientes ao oferecer produtos e serviços de qualidade, entrega no prazo e nas condições acordadas, resolução de problemas e dúvidas.

Principais frentes de atuação do backoffice

O backoffice pode ser dividido em diferentes frentes, de acordo com as áreas e as funções que desempenha na empresa. 

Cada frente tem suas próprias características, desafios e objetivos, mas todas devem trabalhar de forma integrada e alinhada com a estratégia do negócio, como veremos a seguir:

Backoffice comercial

Na retaguarda comercial temos o suporte às atividades relacionadas às vendas e ao relacionamento com os clientes. 

É responsável por realizar tarefas como:

• Emitir pedidos, notas fiscais, boletos e recibos;
• Fazer o controle de crédito e cobrança dos clientes;
• Acompanhar o faturamento e o recebimento das vendas;
• Prestar atendimento pós-venda e resolver problemas ou reclamações dos clientes;
• Fazer o cadastro e a atualização dos dados dos clientes;
• Gerar relatórios e indicadores de vendas.

Sua função é garantir a satisfação dos clientes, a fidelização e a recorrência das vendas, além de evitar erros, fraudes ou inadimplências que possam prejudicar o fluxo de caixa da empresa.

Backoffice administrativo

O administrativo é a frente cuida da gestão e da organização da empresa. 

As tarefas que estão presentes nessa gestão são:

• Controle de estoque, compras e fornecedores;
• Contas a pagar e a receber;
• Controle de caixa e bancos;
• Gestão de documentos e arquivos;
• Cuida de contratos e licenças;
• Faz a gestão de patrimônio e inventário.

Assim assegura a eficiência, a qualidade e a conformidade dos processos internos da empresa. 

Backoffice financeiro

Como o nome diz, essa frente é responsável por toda a gestão financeira da empresa, bem como planejamento.

Por isso, nele são contemplados as seguintes atividades:

• Elaborar o orçamento, o fluxo de caixa e o balanço patrimonial da empresa;
• Analisar indicadores financeiros, como lucratividade, rentabilidade, liquidez etc.;
• Fazer projeções, cenários e análises financeiras para auxiliar na tomada de decisões estratégicas;
• Gerenciar os investimentos, os empréstimos e os financiamentos da empresa;
• Fazer a conciliação bancária e contábil da empresa;
• Calcular e pagar os impostos e as obrigações fiscais da empresa.

Esse é um dos mais importantes para qualquer empresa, pois um bom controle financeiro é o que proporciona aquisição dos recursos operacionais essenciais.

Backoffice de vendas

Nas vendas, a retaguarda precisa ser muito bem gerida para fornecer ferramentas e soluções para que as metas sejam batidas.

Assim, deve favorecer a realização de tarefas como:

• Pesquisa do mercado, dos concorrentes e dos potenciais clientes;
• Elaboração de estratégias, campanhas e materiais de marketing;
• Gerenciamento dos canais de comunicação e divulgação da empresa;
• Geração de leads qualificados para a equipe de vendas;
• Acompanhamento e o fechamento das vendas;
• Avaliação dos resultados e o retorno sobre o investimento das ações de marketing.

O pós-venda também é contemplado nesta etapa que colabora muito para fidelização dos clientes e aplicação de técnicas de overdelivery.

Backoffice jurídico

O setor jurídico é muito importante pois qualquer irregularidade pode ser muito prejudicial para sua empresa.

Negócios pequenos e médios podem terceirizar o seu jurídico, ainda assim é importante conhecer as principais atividades, que são:

• Elaborar, revisar e assinar contratos com clientes, fornecedores, parceiros etc.;
• Defender os interesses da empresa em casos judiciais ou extrajudiciais;
• Acompanhar as mudanças na legislação que afetam a empresa;
• Orientar a empresa sobre questões legais, como direitos autorais, propriedade intelectual, proteção de dados etc.;
• Prevenir riscos jurídicos ou contingências que possam afetar a empresa.

Ele também é importante para evitar multas, penalidades ou danos à imagem da empresa.

Backoffice de atendimento

No setor de atendimento temos várias atividades importantes para a melhoria da experiência dos clientes, as principais são:

• Receber as solicitações, as dúvidas ou as reclamações dos clientes por telefone, chat, e-mail ou redes sociais;
• Registrar os dados dos clientes e os históricos dos atendimentos em um sistema CRM (Customer Relationship Management);
• Prestar informações sobre produtos, serviços, pedidos, entregas, pagamentos etc.;
• Resolver problemas ou encaminhar os casos para as áreas responsáveis;
• Pesquisar a satisfação dos clientes e coletar feedbacks sobre os produtos ou serviços.

Também é um setor importante para coletar feedbacks dos clientes para melhorar seus produtos ou serviços.

Backoffice operacional

Por fim temos o operacional que é a etapa de pôr a mão na massa para garantir a produção ou a prestação de serviços da empresa. 

As principais tarefas são:

• Planejar, organizar e coordenar as operações da empresa;
• Controlar os recursos materiais, humanos e tecnológicos necessários para as operações;
• Monitorar os padrões de qualidade, segurança e produtividade das operações;
• Identificar problemas ou gargalos nas operações e propor soluções ou melhorias;
• Avaliar os resultados e o desempenho das operações.

Porém, seja qual for as etapas, o uso de tecnologia será o maior aliado da sua empresa na gestão de backoffice.

O uso de tecnologia no setor de retaguarda

A tecnologia é uma grande aliada dos setores de backoffice, pois ela pode facilitar, agilizar e automatizar diversas tarefas que antes eram feitas manualmente ou com ferramentas inadequadas. 

Com um software de gestão integrado (ERP) você pode controlar e integrar os dados e os processos de todas as áreas da empresa, como contabilidade, finanças, estoque, vendas e afins.

Para os clientes, um bom CRM (Customer Relationship Management) permite o gerenciamento e a fidelização dos seus consumidores.

A contabilidade pode aproveitar os benefícios de uma emissor de Notas Fiscais Eletrônicas de forma automática e com armazenamento seguro.

Tudo isso controlado por um sistema de gestão de projetos eficiente para monitorar, controlar prazos, gerir recursos e muito mais.

Monitore sua operação com a Eleve!

Se você quer ter um backoffice de excelência, que garanta a eficiência, a qualidade e a conformidade dos processos internos da sua empresa, você precisa conhecer o Eleve Gestão. 

Nosso sistema de gestão empresarial  vai transformar sua pequena ou média empresa, oferecendo controle financeiro da sua operação e aumento nas vendas. 

Com o Eleve Gestão, você pode:

• Emitir notas fiscais e boletos com facilidade e rapidez;
• Controlar o fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, os impostos e as obrigações fiscais;
• Gerenciar o estoque, as compras e os fornecedores;
• Acompanhar o faturamento e o recebimento das vendas;
• Prestar atendimento pós-venda e resolver problemas ou reclamações dos clientes;
• Gerar relatórios e indicadores de vendas e financeiros;
• Integrar os dados e os processos de todas as áreas da empresa.

O Eleve Gestão é um sistema simples, prático e intuitivo, que você pode acessar de qualquer lugar e a qualquer hora, pelo computador ou pelo celular. 

Além disso, ele tem um preço acessível, que cabe no seu orçamento. 

Não perca mais tempo com sistemas complicados ou ferramentas inadequadas, experimente o Eleve Gestão e veja a diferença que ele pode fazer na sua empresa. 

Conclusão

Você pôde ver como o backoffice é importante para o bom funcionamento do seu negócio.

Conferiu também suas principais funções, quais são as frentes de atuação e como a tecnologia pode ajudar os setores da retaguarda da sua empresa. 

Por fim, viu como o Eleve Gestão, um sistema de gestão empresarial pode transformar sua pequena ou média empresa oferecendo controle de vários processos internos relevantes.

Aproveite para conferir nosso guia sobre folha de pagamento e fique em dia com as obrigações financeiras e contábeis no seu negócio.