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Ambiente de trabalho: Organize o seu para aumentar a produtividade

Equipe TOTVS | NEGÓCIOS | 01 julho, 2021

O perfil do profissional mudou nos dias de hoje, assim como a maneira de exercer as atividades. Muitas pessoas atuam na própria residência ou em um escritório particular, mas têm dificuldade de gerir a rotina e manter a organização no ambiente de trabalho. É fundamental, por exemplo, saber administrar o tempo e deixar as demandas pessoais para os momentos de folga. Caso contrário, isso pode afetar a produtividade e a qualidade do serviço prestado.

Como enfrentar os principais desafios e manter a estação de trabalho mais organizada? É sobre isso que trataremos neste artigo. Acompanhe!

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A organização no ambiente de trabalho

As formas de trabalho mudaram com o passar dos anos. Atualmente, é muito comum as pessoas atuarem por conta própria, seja como freelancer ou empreendedor, com e-commerce ou vendas em marketplaces. Há também quem presta serviços para outras companhias e executa as suas funções em home office.

No Brasil, esse mercado já estava em expansão. Mas, passou por um ‘boom’ diante da pandemia de Covid-19. No período pré-pandemia, algumas empresas realizavam testes para verificar a capacidade de os colaboradores trabalharem remotamente. Contudo, com a aceleração da transmissão do novo coronavírus, o home office foi prontamente adotado por 46% das companhias que atuam no país.

O percentual de empresas que aderiu ao trabalho a distância durante a quarentena foi maior no ramo de serviços hospitalares (53%) e na indústria (47%).

Para os profissionais, tornou-se fundamental administrar os prazos de entrega e garantir a produtividade.

Sendo assim, mesmo trabalhando em espaços informais e com horário flexível, é necessário manter uma organização no ambiente de trabalho para produzir bem.

O impacto do ambiente na produtividade

A organização no ambiente de trabalho reflete diretamente na produtividade, qualidade dos serviços e eficiência. A desordem pode provocar a perda de tempo para encontrar determinados documentos ou materiais necessários para a atividade.

Logo, isso traz impactos no rendimento do profissional, assim como no seu humor e na sua saúde. Sem contar os problemas oriundos dos atrasos nas entregas de produtos ou serviços.

Para evitar que isso aconteça, é fundamental criar um ambiente adequado para as atividades que são exercidas.

Por exemplo: se um profissional faz o atendimento dos clientes em seu próprio espaço, precisa separar um pouco esse ambiente do local em que produz. Também é necessário adquirir cadeiras adequadas, para eles poderem conversar com tranquilidade.

Já se o atendimento é realizado online, o profissional deve se preocupar com as ferramentas tecnológicas que utiliza e com a organização do espaço.

Afinal, um ambiente sujo e repleto de papéis não transmite confiança ao consumidor pela webcam. Sendo assim, alguns cuidados são fundamentais. Veja a seguir!

Limpeza e organização no ambiente de trabalho

Antes de iniciar a semana de atividades, é importante tirar alguns minutos do dia para limpar e organizar o espaço. Isso pode começar com a destinação de papéis desnecessários para a lixeira e a separação daqueles que são importantes em categorias, como por nome de cliente, tipo de produto adquirido ou pagamentos e recebimentos.

Depois de fazer isso, é necessário limpar a mesa do escritório e organizá-la com o intuito de deixar à vista somente os materiais essenciais de trabalho.

Tudo que não é usado diariamente deve ser armazenado em gavetas ou prateleiras. Canetas que não funcionam mais devem ser descartadas. Afinal, elas não têm mais utilidade e só ocupam espaço.

As agendas de anos anteriores devem ser armazenadas se ainda tiverem alguma utilidade. Caso contrário, precisam ser descartadas.

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Cuidado com o armazenamento de informações

Muitas pessoas ainda gostam de armazenar pastas com arquivos. Se isso for extremamente essencial, eles precisam ficar organizados e catalogados.

Contudo, a melhor estratégia é investir no arquivamento digital das informações. A prática economiza espaço, reduz a bagunça e ainda facilita a busca por informações.

Alguns sistemas, por exemplo, utilizam palavras-chave para permitir a busca de dados. Outra metodologia é arquivar os documentos em pastas diferenciadas, com separação por nomes e datas, por exemplo.

Planejamento das atividades

Provavelmente, muitas tarefas diferentes são realizadas durante o dia. Por exemplo, durante a manhã, é possível realizar atividades que demandam mais atenção e produtividade.

O início da tarde pode ser usado para realizar ligações aos clientes, enquanto em outro momento do dia são feitas as pesquisas e os registros de ideias para o negócio.

Para manter o máximo de produtividade e eficiência, é necessário fazer um planejamento das demandas diárias e semanais.

O escritório também pode ser separado em diferentes áreas, como o espaço para “colocar a mão na massa”, uma pequena mesa para fazer os contatos com clientes e um canto para deixar a criatividade fluir.

A organização ajuda a manter a concentração e evita distrações com situações que não são comuns em uma empresa maior, como as atividades pessoais.

Estratégias para adotar em um pequeno escritório

Quem trabalha em casa ou sozinho em um ambiente comercial precisa ter alguns cuidados básicos para não prejudicar a saúde, a atenção e a produtividade. São eles:

Uso de móveis confortáveis

Não é porque o profissional trabalha sozinho que ele pode descuidar do seu bem-estar e do ambiente. Além de prejudicar a saúde, o uso de equipamentos inadequados pode afetar a capacidade produtiva.

Por isso, é fundamental investir em uma mesa e uma cadeira de escritório confortável. Isso ajuda a manter o foco na atividade e evita dores na coluna.

O sofá e a cama não são os espaços adequados para utilizar o computador por muitas horas. Além de afetarem a atenção nas atividades, eles não têm a ergonomia adequada.

Também é imprescindível utilizar uma iluminação correta para o ambiente, a fim de garantir o conforto necessário para o desempenho.

Atualização dos equipamentos de trabalho

Um profissional que atua por conta própria precisa investir nos seus equipamentos de trabalho. Portanto, é fundamental ter um computador que atenda às demandas, assim como um celular e acesso à internet adequados.

Também é necessário investir em ferramentas para garantir a segurança dos equipamentos, como aplicativos com antivírus e sistemas de backup.

Ambiente tranquilo

O espaço de trabalho precisa separar o ambiente pessoal do profissional. Se não houver cuidado, a área pode se tornar o local de brincadeira dos filhos ou dos animais de estimação.

Também é necessário informar os demais membros da casa sobre os horários em que exerce as atividades, para evitar interrupções com ligações ou mensagens no celular.

Opções de ferramentas que podem ajudar nessa tarefa

Algumas ferramentas simples podem ajudar na organização da rotina e no acompanhamento da produtividade. Confira!

Ferramenta para gestão do tempo

O Toggl é um aplicativo para ser instalado no computador, com a função de controlar o tempo usado em cada atividade.

Dessa maneira, o profissional consegue visualizar ao final do dia todas as demandas que finalizou e o tempo utilizado para cada uma delas.

Além de auxiliar no monitoramento da produtividade, a ferramenta contribui para a precificação adequada dos serviços conforme o tempo despendido com cada cliente.

Sistema de gestão

A ferramenta auxilia na organização de documentos e de informações da empresa e no monitoramento dos pedidos dos clientes. Ela também contribui no controle financeiro e na separação do estoque por categorias.

Aplicativo para gerenciamento de projetos

O Trello é um aplicativo que propicia a organização das tarefas por dia e horário e a sinalização com diferentes marcadores. Desse modo, o profissional consegue visualizar facilmente o que ainda precisa fazer e se está conseguindo cumprir os prazos.

Plataforma de comunicação

O Skype e o WhatsApp for Business são excelentes ferramentas de comunicação com fornecedores e clientes. O primeiro permite a realização de reuniões em vídeo e o segundo dá mais agilidade para a troca de mensagens e resolução de problemas.

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Pronto! Agora você já sabe como a organização no ambiente de trabalho interfere na produtividade e qualidade do serviço prestado.

Está pronto para deixar o escritório com uma imagem profissional? Aproveite para compartilhar o artigo nas redes sociais e ajudar outros trabalhadores como você!

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