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Nota Fiscal Avulsa MEI: O que é, vantagens, quando e como emitir

Equipe TOTVS | MEI | 01 outubro, 2021

A nota fiscal avulsa MEI é um documento fiscal que registra uma operação comercial, seja a venda de um produto ou a prestação de um serviço. É muito utilizada por MEIs, pois serve como alternativa para quem não costuma emitir muitos documentos fiscais.

Se você é um microempreendedor individual, provavelmente já pensou em aderir à nota fiscal avulsa, não é mesmo?

Saiba que esse é um caminho comum — e muitas vezes recomendado para quem não costuma fazer muitas vendas seguidas. Assim, só tem necessidade de emitir notas fiscais vez ou outra.

Nesse conteúdo, vamos te explicar tudo sobre a nota fiscal avulsa MEI, porque é importante, quando emitir e como emitir a NFA-e, bem como as vantagens de escolher esse tipo de documento fiscal.

Vamos seguir nessa jornada de aprendizagem conosco? Garantimos que vai valer a pena!

Mas antes, que tal conferir algumas das funcionalidades e diferenciais do melhor sistema de gestão e controle financeiro do mercado? Conheça o Eleve Gestão!

O que é Nota Fiscal Avulsa MEI?

nota fiscal avulsa meiA nota fiscal avulsa MEI é um documento fiscal semelhante à nota fiscal eletrônica convencional, só que é emitida individualmente, em papel ou eletronicamente. Possui os mesmos campos dos modelos 1, 1-A e 55 da nota fiscal tradicional.

Sua principal diferença é o fato de ser uma nota individual, estando mais relacionado ao emissor do que à operação em si.

Para explicar, a gente precisa contextualizar:

Imagine duas empresas que vendem peças em jeans em uma mesma rua.

Um dos negócios é um pouco maior e mais estabelecido, sendo uma EPP (Empresa de Pequeno Porte). Já a outra empresa, competidora, é menor, sendo ainda um MEI.

No caso da EPP, cada venda deve ser acompanhada de uma nota fiscal eletrônica que comprove a operação e também indique acerca do recolhimento de impostos. Nesse caso, falamos especialmente do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Porém, com o MEI, o caso é outro, pois ele não é obrigado a emitir uma nota fiscal eletrônica.

Especialmente no cenário do MEI que não tem Inscrição Estadual (pois aí nem sequer é permitido que emita NF-e, apenas NFS-e).

Assim, ele pode recorrer à nota fiscal avulsa. Não à toa, esse documento fiscal ainda é conhecido por muitos como a “nota fiscal do MEI”.

Resumindo, portanto, a nota fiscal avulsa é uma excelente forma de registrar operações comerciais eventuais.

Vale ainda ressaltar que a nota fiscal avulsa pode ser emitida por outras empresas que, por algum motivo, não precisam emitir NF-e. Pessoas físicas também têm o direito de emitir a NFA-e.

Por que a Nota Fiscal Avulsa é importante para quem é MEI?

A emissão da nota fiscal avulsa é importante para o MEI pois significa mais um passo em direção à formalização do seu ofício. Hoje, muitas empresas apenas fecham negócios com prestadores de serviços capazes de emitir notas fiscais.

Isso abre incontáveis portas e pode significar uma verdadeira virada de chave na condição do seu negócio.

Além disso, é importante como um primeiro passo em direção a uma gestão mais organizada das suas finanças.

Veja bem: nós conhecemos o segmento de microempreendedores individuais e sabemos que muitos deles apenas prestam serviços ocasionalmente.

Assim, não costumam controlar ou organizar as finanças do negócio. Mas acredite: é necessário!

Podemos garantir que a maioria dos empreendedores pensa em expandir seu negócio, deixando de lado o rótulo de “fonte de renda extra” para uma verdadeira “fonte de renda integral”.

Começar a emitir documentos fiscais, nesse caso uma nota fiscal avulsa MEI, pode ser um belo início da sua jornada de crescimento.

Quando emitir uma Nota Fiscal Avulsa do MEI?

A nota fiscal avulsa MEI deve ser emitida apenas em vendas ocasionais. Isso quer dizer que é proibida para quem realiza negociações frequentes? Não, mas é um pouco mais burocrático e nada prático nesses casos.

Isso porque a emissão da NFA-e depende da autorização da Sefaz do seu estado.

No caso do cenário específico em que o MEI pode buscar a alternativa da NFA-e, é o seguinte:

Ao negociar com Pessoas Jurídicas, o MEI precisa emitir um documento fiscal. No entanto, se ele não puder emitir uma NF-e, o próprio comprador deve emitir uma nota fiscal de entrada — que justifique a operação.

É claro que essa ação não é prática, visto que o MEI depende da disposição do cliente PJ.

Nesses casos, o MEI pode então recorrer à nota fiscal avulsa, que registra a operação normalmente.

Além disso, como mencionamos anteriormente, profissionais autônomos e sem CNPJ (ou seja, Pessoas Físicas), podem emitir a nota fiscal avulsa quando o cliente exigir ou por pura necessidade de organização.

Como fazer a emissão de Nota Fiscal Avulsa MEI

Você já percebeu que o método para emitir uma nota fiscal avulsa MEI não é igual a qualquer outro documento fiscal, certo? A cada vez que você for emitir, é necessário pedir autorização da Sefaz.

É a própria Secretaria da Fazenda do seu estado que vai lhe indicar o procedimento adequado, descrevendo prazos e informações que devem ser prestadas.

Existem locais, como o Distrito Federal, em que a Sefaz sequer oferece a opção de emitir a NFA-e, obrigando a emitir uma NF-e.

No caso da nota fiscal avulsa MEI, o que deve interessar a você é o modelo do documento fiscal. Temos dois tipos diferentes hoje em dia:

  • Modelo 55: igual à NF-e. Ou seja, é emitido e armazenado originalmente em formato eletrônico. Ao remetente, a versão enviada é em formato XML;
  • Modelo 1-A: um documento gerado eletronicamente, porém sua versão física é a que vale como documento fiscal oficial.

Além disso, lembre-se que é necessário realizar um cadastro na Secretaria da Fazenda. Nesse processo, provavelmente será necessário fornecer alguns documentos específicos, como:

  • CPF;
  • RG ou CNH;
  • Comprovante de residência;
  • Certificado digital — o que também depende de estado para estado.

MEI é obrigado a emitir a NFA-e?

O MEI é obrigado a emitir a nota fiscal avulsa MEI em um determinado caso: em que faça uma venda para uma pessoa jurídica, mas o cliente não queira emitir uma nota fiscal de entrada para registrar a operação. Assim, o MEI deve recorrer à nota fiscal avulsa.

Em qualquer outro cenário, não é necessário, como no caso de realizar uma prestação de serviços (pois emite a NFS-e) ou vender um produto para pessoa física.

Se você ficar em dúvidas, recomendamos consultar um contador, para que possa esclarecer com exatidão e deixar você mais seguro sobre qual decisão tomar.

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Vantagens da Nota Fiscal Avulsa para quem é MEI

Emitir nota fiscal avulsa pode ser a melhor decisão para o seu negócio, especialmente para MEIs que precisam formalizar sua operação.

Entre as vantagens desse tipo de documento fiscal, destacamos:

Oportunidade de novos negócios 

Ao emitir a NFA-e, você basicamente profissionaliza seu ofício e o torna apto para atender diferentes demandas.

Algumas empresas, que podem ser suas clientes, estão em um patamar em que apenas fazem negócios com fornecedores que emitem documento fiscal. Afinal, precisam declarar cada movimentação feita.

Por isso, ao garantir que você possa emitir a nota fiscal avulsa MEI, você também abre várias portas para o seu negócio!

Segurança 

O documento fiscal é, essencialmente, um registro da operação comercial. Ou seja, serve de instrumento de segurança financeira para você a para seu cliente.

No caso do modelo 55, sua emissão e armazenamento é em arquivo eletrônico, o que garante ainda mais proteção às suas operações, possibilitando que você comprove mediante requisição da Receita Federal

Controle de ganhos

Mesmo os MEIs que trabalham sozinhos já começam a adotar sistemas de gestão flexíveis, que os ajudem na gestão do negócio e das rotinas financeiras.

No caso das NFA-e, as vantagens se estendem, pois um sistema qualificado permite que você centralize todos os arquivos XML, bem como envie os documentos fiscais para sua contabilidade e também clientes.

Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa do MEI

Mas nem tudo é flores quando o assunto é nota fiscal avulsa. Esse modelo de documento fiscal apresenta algumas desvantagens que o MEI deve conhecer antes de adotá-la, veja só:

  • Você só pode adicionar 10 produtos em uma nota fiscal avulsa MEI;
  • Você não pode alterar a NFA-e em caso de erro, ou seja, deve cancelar a nota e emitir uma nova;
  • Em caso de erro de conexão no processo de preenchimento do modelo, os dados não serão salvos e será necessário começar de novo;
  • Para cada emissão, é necessário realizar uma nova solicitação junto à Sefaz do seu estado, preenchendo todos os dados outra vez.

Tipos de notas fiscais que o MEI pode emitir

Mas você sabia que a NFA-e não é o único tipo de documento fiscal que existe, certo? Nesse mesmo conteúdo já mencionamos brevemente 2 outros modelos, a NF-e e NFS-e.

Mas você conhece as outras e suas definições? É importante que todo empreendedor — mesmo o MEI — entenda ao menos o que é cada tipo de nota fiscal.

Separamos uma explicação básica para você, confira:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A NFA é o modelo que você conheceu ao longo deste conteúdo: semelhante à NF-e, mas emitida apenas diante de eventualidades, para MEIs e pessoas físicas que precisam registrar vendas ocasionais.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Já a NFA-e é o mesmo que a NFA, só que em versão eletrônica. Normalmente, trata-se do modelo 55, que é emitido e armazenado em arquivo XML, diferente do modelo 1-A, que é emitido eletronicamente, mas a versão oficial é a impressa.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é a comum de todas, utilizada para registrar vendas e demais operações comerciais de mercadorias tangíveis.

MEIs com Inscrição Estadual precisam emiti-la e todas as empresas que paguem ICMS.

Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC)

A Nota Fiscal do Consumidor é um documento que substitui o cupom fiscal, muito comum em varejos, como supermercados, farmácias e hortifrutis.

Nota Fiscal de Venda a Consumidor Eletrônica (NFC-e)

É a mesma coisa que a NFC, mas em versão eletrônica, substituindo a emissão pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Ao contrário, a NFC-e é emitida de maneira on-line e é repassada ao Sefaz após cada venda.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é própria para profissionais autônomos, MEIs e empresas que prestam serviços. Ou seja, que seu CNAE esteja envolvido nessa modalidade de negócio.

É um modelo mais flexível, que não exige Inscrição Estadual, já que o prestador de serviços não é contribuinte do ICMS, mas sim do Imposto Sobre Serviços (ISS), que é um tributo municipal.

Como solicitar cancelamento de Nota Fiscal Avulsa?

O processo de cancelamento da uma nota fiscal avulsa MEI não é complexo, mas exige que você esteja conectado à Internet. Confira o passo a passo simplificado:

  • Acesse o portal da Sefaz e faça seu login;
  • Acesse a NFA-e em questão;
  • Você precisa justificar no sistema qual o motivo do cancelamento;
  • Então, é só confirmar o cancelamento.

Como imprimir Nota Fiscal Avulsa MEI?

Você pode imprimir sua nota fiscal avulsa baixando o arquivo direto portal da Sefaz, onde é gerada. O processo é bem simples e semelhante a outros documentos fiscais.

O que pode levar um tempo (até 2 dias úteis, na maioria dos estados) é a aprovação da Sefaz para emissão da sua NFA-e para a operação específica que você vai realizar.

Como as soluções da Eleve podem ajudar

Agora que você sabe como emitir notas fiscais avulsas, que tal começar a transformar seu negócio e formalizar as operações?

Para melhorar o seu dia a dia e otimizar o gerenciamento do negócio, conte com o Eleve Gestão!

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Com o Eleve Gestão, você pode emitir notas fiscais (NF-e e NFS-e), mas também pode armazenar suas NFA-e, bem como acompanhar todo fluxo de caixa do negócio e cumprir com suas obrigações fiscais.

É uma solução perfeita para microempreendedores individuais!

E então, que tal ter certeza da saúde financeira do seu negócio para ter as ferramentas necessárias que possibilitem o crescimento?

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Conclusão

Para muitos MEIs, a alternativa da Nota Fiscal Avulsa MEI é a melhor opção para formalizar suas operações.

Apesar de um tantinho burocrático, é um modelo que vale a pena apostar caso você tenha um modelo de negócios baseado em poucas vendas — pelo menos por enquanto.

E aí, gostou de aprender mais sobre o assunto? Então que tal seguir na jornada de aprendizagem conosco, conferindo nosso guia completo sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica.

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