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Como emitir nota fiscal MEI SP: Passo a passo, quem deve emitir e mais

Equipe TOTVS | MEI | 22 setembro, 2021

Afinal, como emitir Notas Fiscal MEI SP? O processo é muito simples, o que facilita a emissão do documento fiscal para os microempreendedores individuais da cidade que é a “Meca” do empreendedorismo brasileiro.

Um MEI pode emitir Notas Fiscais tanto para pessoas jurídicas como para pessoas físicas.

No entanto, existem algumas diferenças essenciais dependendo da atuação do MEI.

Se ele for um prestador de serviços, a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é realizada por meio do sistema da prefeitura de São Paulo.

Agora, se o MEI for parte do varejo, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica é feita pelo sistema do governo do Estado de São Paulo.

Que tal aprender mais sobre esse assunto? Preparamos um guia com um passo a passo completo para você aprender como emitir Nota Fiscal MEI SP!

Continue a leitura para seguir aprendendo!
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Entendendo a nota fiscal

Antes de partir para a prática e aprender como emitir nota fiscal MEI SP, é necessário compreender um pouco mais sobre esse documento fiscal.

Já nos aprofundamos no assunto em outro blogpost, um guia completo sobre nota fiscal.

Mas resumimos para você:

A nota fiscal é um documento obrigatório que serve para registrar e formalizar transações de compra e venda.

Em uma nota fiscal, é possível encontrar informações como:

  • dados da empresa;
  • total a ser pago;
  • forma de pagamento;
  • descrição das mercadorias;
  • data e horário da operação;
  • informações sobre a empresa;
  • local onde a venda for realizada;
  • impostos e tributos sobre cada produto.

A nota fiscal protege tanto a empresa, como o consumidor (em casos de devolução, por exemplo). Além disso, é um instrumento considerado pela Receita Federal como comprovante de movimentação de dinheiro.

Hoje, existem diferentes tipos de nota fiscal, sendo:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
  • Nota fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Como emitir nota fiscal MEI SP: Passo a passo

Após conhecer mais sobre o documento, é hora de destrinchar os passos sobre como emitir nota fiscal MEI SP. Mas porque a emissão em São Paulo seria diferente de outras cidades?

Bom, como você deve saber, os MEIs prestadores de serviços emitem suas notas fiscais diretamente do sistema de suas prefeituras (e os MEIs do varejo, do sistema do governo do estado).

(Para entender em qual categoria seu MEI se encaixa, é preciso conferir as atividades MEI e código CNAE).

Isso quer dizer que, para todas as cidades, os passos podem mudar um pouco.

E como São Paulo é tão relevante no cenário empreendedor brasileiro, logicamente possui milhares de MEIs que precisam emitir as NFs diariamente.

Na verdade, de acordo com a Associação Comercial de São Paulo, apenas o município de São Paulo conta com pouco mais de 746 mil MEIs.

E, então, pronto para aprender como emitir nota fiscal MEI em SP? Para MEIs que prestam serviços e precisam utilizar o sistema da Prefeitura, fique ligado, pois esse passo a passo é para você!

Antes de tudo, certifique de ter em mãos seus documentos:

  • Pessoais
    • RG
    • CPF
    • Email
    • Endereço
    • Telefone de Contato
  • Empresariais
    • CNPJ
    • Razão Social
    • Nome Fantasia

Solicite a SenhaWeb para emitir nota fiscal

A SenhaWeb é uma senha eletrônica que permite acesso aos serviços da Prefeitura de São Paulo. Ou seja, essencial para MEIs que atuam na cidade.

Para criar a SenhaWeb, basta acessar a seção devida no site da Prefeitura, clicar em “Solicitar Senha” e preencher com suas informações.

É um passo bem simples que não deve levar mais do que poucos minutos.

Desbloqueie a SenhaWeb para emissão de nota fiscal

O próximo passo é confirmar sua SenhaWeb para poder utilizá-la. Esse processo é feito após a solicitação.

A confirmação deve ser feita pelo Portal SP 156 de duas formas:

  • Online pelo próprio Portal 156 (clique aqui para acessar): basta se cadastrar no site e enviar os documentos necessários.
  • Presencialmente: em uma Praça de Atendimento das Subprefeituras ou em uma unidade do Descomplica, acompanhado do formulário de solicitação de desbloqueio de SenhaWeb (emitido na hora de solicitar a senha), bem como dos devidos documentos.

Um ponto que vale a pena ressaltar é que, durante os tempos de pandemia, apenas a opção de confirmação online está acontecendo.

Após obter a confirmação, você precisará vincular a SenhaWeb ao seu CNPJ.

Para isso, basta repetir o 1º passo, mas clicar em “Solicitação e Desbloqueio da Senha Web à Distância” e seguir esse caminho.

Configure a emissão de nota fiscal eletrônica (NFS-e)

Agora, você precisa configurar a emissão de NFS-e com as informações do seu CNPJ. Isso é feito no Portal da Nota do Milhão, que é o local que você como MEI emissor de NFS-e deve emiti-la.

Para isso, você deve acessar o Portal da Nota do Milhão.

Provavelmente, será seu primeiro login na plataforma. Basta informar seu CNPJ e sua SenhaWeb recém-validada.

A configuração acontece com o preenchimento do seu perfil MEI. Complete todos os campos com as informações necessárias. Por fim, solicite o desbloqueio da função de emissão de NFS-e!

Escolha a opção para emitir a nota fiscal

Na página de emissão, você terá que escolher algumas opções antes de propriamente preencher com os dados do seu cliente.

O primeiro deles é a opção de prestador de serviços. Basta escolher o seu CNPJ e nome de empresa.

No caso do Local de Incidência, os MEIs devem escolher a opção de tributação em São Paulo.

A natureza da operação costuma ser Normal, mas vale conferir com seu contador qual a melhor para você.

Preencha todos os dados da NFS-e

Ainda nesse primeiro passo da tela de emissão da NFS-e, você vai encontrar um campo de “Tomador de Serviços“, que é justamente o seu cliente.

Você pode tanto filtrar por um Apelido (inserido manualmente após um 1º cadastro), que já puxa todos os dados da empresa tomadora.

Como também inserir o CNPJ ou CPF do cliente, completando todas as informações pedidas.

Confira os dados e emita sua nota

Por fim, basta conferir os dados informados de maneira criteriosa e emitir sua NFS-e!

Nesse momento, você poderá salvar o documento fiscal em seu computador, no formato PDF, ou mesmo imprimi-la.

Além disso, vale dizer que no Portal da Nota do Milhão, você pode cancelar as NFS-e emitidas.

Para isso, você vai acessar o mesmo menu à esquerda de antes, mas clicar na opção “Consulta de notas” e visualizar as “NFS-e Emitidas” de acordo com o filtro (Período, CNPJ ou Razão Social).

Para realizar o cancelamento, basta clicar em “Situação“, escolher a nota fiscal desejada e então clicar em “Cancelar“.

Quem pode emitir nota fiscal em São Paulo?

como emitir nota fiscal mei spTodas as empresas devem emitir notas fiscais para registrar a prestação de serviços ou a venda de produtos. É um instrumento essencial para uma boa gestão fiscal.

No caso de MEIs prestadores de serviço, a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) é obrigatória quando o serviço é prestado para outras pessoas jurídicas — ou seja, empresas.

Quando é feito para Pessoas Físicas, a emissão da NFS-e é facultativa.

No entanto, lembre-se: se o cliente PF pedir pela NFS-e, você deve emiti-la!

Vale abrir um parêntesis para explicar que Pessoas Físicas também podem emitir NFS-e.

No caso de São Paulo, essas Pessoas Físicas precisam estar inscritas no cadastro municipal.

Novamente, a emissão nesses casos é opcional, mas se o cliente ou consumidor solicitar, deve ser feita.

O processo é semelhante ao de cima, em que ensinamos como emitir nota fiscal MEI SP: você acessa o Portal Nota do Milhão, cadastra-se como prestador de serviços no município com seu CPF e pronto!

No menu à esquerda, o profissional PF deve acessar a opção “Outras Informações“, então “Minha Empresa” e acessar a opção de “Emissão de NFS-e“.

Vale ressaltar que, para o processo ser bem-sucedido, o profissional PF necessita de um registro no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) e precisa de um código de serviço válido atrelado a esse registro.

E já que falamos tanto sobre como emitir nota fiscal MEI SP, vale a pena mergulhar um pouco mais no assunto e entender mais sobre os tipos de notas fiscais que existem?

Um pouco acima, mencionamos os tipos, mas não explicamos quais as diferenças entre elas. Que tal compreender? Então siga a leitura!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O modelo de documento mais comum é a versão eletrônica da Nota Fiscal, utilizada por empresas do varejo. Nela, estão detalhados tributos como o Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como você já notou, a NFS-e é o modelo de nota fiscal utilizado por prestadores de serviços, sejam MEIs ou grandes empresas.

Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviços e detalha o tributo de Imposto sobre Serviços (ISS).

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Você conhece o CT-e? O Conhecimento de Transporte Eletrônico é utilizado para registrar operações de transportes rodoviários de cargas.

Ou seja, fretes!

Sempre que uma empresa (como um e-commerce) contrata outra para prestar serviços de entrega, cada operação é registrada com um CT-e.

É, além de um instrumento de registro, um documento essencial para evitar duplicação de faturas e para servir como fonte única de fatos sobre a carga transportada.

Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)

Já a NFC-e é uma nota fiscal eletrônica destinada ao consumidor. É uma forma de oferecer mais praticidade ao cliente, substituindo os documentos físicos, bem como aprimorar seu controle fiscal.
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Antes de emitir nota fiscal MEI em São Paulo, fique atento a alguns detalhes

Agora que você já sabe como emitir nota fiscal MEI SP, é importante ficar atento a alguns pontos importantes sobre esse documento fiscal. Afinal, a emissão em si é uma burocracia necessária e a nota fiscal serve como instrumento de controle tributário.

É por isso que queremos esclarecer algumas questões que possam ter ficado sem resposta para você que ainda não conhece tudo do assunto. Confira!

Como saber se o meu serviço possui retenção de algum imposto?

A retenção de impostos é uma forma que o governo estruturou de antecipar os valores de tributos pagos pelas empresas que prestam serviços a outras.

Vale lembrar que esses serviços precisam estar incluídos na lista da Lei 10.833, bem como no Decreto 3000 para as retenções do âmbito federal.

Já as retenções municipais seguem as leis de cada cidade.

Basicamente, toda empresa que presta serviços a outras — a não ser por exceção aos casos acima mencionados — precisam reter os impostos na fonte.

Esses impostos são discriminados na própria nota fiscal emitida. Você encontrará campos discriminando cada um deles, bem como seus percentuais/valores.

Falamos de tributos como IRRF, CSLL, PIS, COFINS (retenções federais) ou ICMS (retenção estadual, para atividades de comercialização de produtos) e ISS (retenção municipal, para atividades de prestação de serviços).

No caso de MEIs prestadores de serviço, o ISS é recolhido diretamente no Documento de Arrecadação do Simples Nacional — conhecido como DAS.

Temos um guia completo sobre o DAS aqui no blog, sabia? Nele, explicamos tudo sobre o imposto MEI, bem como os valores do DAS 2021.

Para a categoria de MEIs prestadores de serviço, por exemplo, o DAS é de R$60,00 (R$55,00 de INSS + R$5,00 de ISS).

A nota fiscal de venda de mercadorias e a nota fiscal de prestação de serviços são iguais?

A nota fiscal de produtos é diferente da nota fiscal de serviços em alguns aspectos, mas especialmente no detalhamento dos impostos.

Como explicamos, a NF-e é própria para operações de comercialização de produtos. Entre outras possíveis retenções, ela detalha a contribuição do ICMS para o estado em que a operação foi realizada.

Vale lembrar que, para emitir a NF-e, o processo é um pouco diferente da NFS-e, já que o sistema muda (é do governo do estado), bem como algumas exigências.

Por exemplo, para realizar a emissão de NF-e, o empreendedor precisa de um certificado digital.

Já no caso da NFS-e, falamos de uma nota fiscal própria para registrar a prestação de serviços.

Entre outras possíveis retenções, a NFS-e descreve a contribuição do ISS para o município em que o serviço foi prestado.

Para emitir NFS-e, o certificado digital é facultativo (pois nem todas as prefeituras o exigem).

Um exemplo disso você viu ao aprender como emitir notas fiscais MEI SP: a SenhaWeb funciona como uma “substituta” do certificado digital — porém, ainda assim você pode utilizá-lo.

Como emitir nota fiscal MEI SP: Outras informações importantes

Por fim, agora que você sabe mais sobre a nota fiscal paulista, que tal aprender outras informações importantes sobre o assunto? Sabemos que esse é um tema que suscita várias dúvidas.

Nesse guia completo sobre como emitir nota fiscal MEI SP, queremos te ajudar da melhor maneira possível. Por isso, separamos algumas questões comuns que nos deparamos no decorrer de nossa pesquisa e no nosso dia a dia.

São perguntas de leitores aqui do blog e também de clientes que se encontram perdidos em relação à emissão da nota fiscal paulista.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

Depende. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando presta serviços ou vende mercadorias para outras empresas (Pessoas Jurídicas, que possuam CNPJ). No caso de operações com Pessoas Físicas, não é necessário — apenas se o consumidor requisitar.

Devo emitir nota fiscal mesmo tendo uma empresa pequena?

Sim! Toda empresa (da menor categoria à maior) deve emitir nota fiscal. Trata-se de um documento essencial para uma boa gestão tributária, garantindo que você pague devidamente seus impostos e não se encontre em uma situação complicada com a Receita Federal.

O que o MEI precisa para emitir nota fiscal?

Para emitir nota fiscal, o MEI precisa de um cadastro no sistema da prefeitura do seu município (no caso de prestadores de serviço) ou no sistema do governo do estado (no caso de MEIs do varejo e indústria). Para acessá-lo, é necessário criar um cadastro, validá-lo e então pronto!

Como emitir nota fiscal MEI SP: As soluções da Eleve podem ajudar

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Desse modo, você controla cada aspecto do seu negócio — como a emissão de notas fiscais e o seu envio automático ao seu contador — com alguns toques na tela do celular!

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Com o Eleve Gestão, você emite NF-e e NFS-e sem complicações, em uma plataforma intuitiva, que segue os layouts estabelecidos pelas Secretarias de Fazenda.

Ou seja, é um sistema que simplifica sua rotina por meio da automatização de várias tarefas (como o contato com o contador) e serve como braço estratégico para que você possa crescer!

Conclusão

Ao longo deste guia, te ensinamos o passo a passo sobre como emitir nota fiscal MEI SP, bem como o que é a nota fiscal, quem pode emiti-la, quais os tipos e outros detalhes sobre essa responsabilidade.

Quando você começa a crescer, é comum perceber o peso de uma simples burocracia — como a emissão de NF — na sua rotina.

É por isso que saber tudo sobre o processo é tão essencial.

E claro, contar com uma tecnologia que facilite essa ação, bem como otimize a comunicação entre seu negócio, seus clientes e seu contador, é essencial.

Por isso, lembre-se de contar com as soluções da Eleve para otimizar e automatizar a gestão do seu negócio!

E então, gostou do conteúdo? Esperamos que ajude você!

Temos uma seção inteira do blog dedicada para MEIs, que tal conferir? 

Uma dica é começar dando uma olhada no conteúdo que preparamos sobre contrato de prestação de serviços MEI. Boa leitura!

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