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XML nota fiscal: Para que serve, como enviar e exemplo

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 10 janeiro, 2022

Para os novos pequenos e microempreendedores brasileiros, existe um tema que sempre gera várias dúvidas: o XML nota fiscal. Esse é um formato de arquivo digital muito utilizado no Brasil, sendo considerado o formato padrão da nota fiscal eletrônica.

Com a modernização da gestão corporativa, chegou o advento da nota fiscal eletrônica e todos os seus benefícios.

No entanto, a redução do uso do papel obviamente acarretou no uso de um documento substituto, mas digital. É aí que o XML nota fiscal entra.

Mas você sabe o que é XML nota fiscal, para que serve, se há vantagens no seu uso e, mais importantemente, como baixá-lo?

Preparamos um guia completo para descomplicar o assunto e contar a você tudo sobre esse formato de arquivo. Confira!

O que é o arquivo XML da nota fiscal?

xml nota fiscalO XML nota fiscal é um formato de arquivo digital utilizado na conversão de documentos com dados organizados. É um formato universal, mas que por conta de suas características, foi escolhido como o formato oficial da nota fiscal eletrônica.

Essa definição pode ser encontrada no Ajuste SINIEF 07/05 e segue o padrão nacional de escrituração fiscal. Ou seja, é igual em todo o Brasil.

Na prática, o XML é uma sigla para o termo “eXtensible Markup Language”, o que explica a escolha pelo formato: ele possui uma linguagem segura, leve e prática.

Por exemplo, o arquivo XML é definitivamente mais leve do que um PDF ou Doc. Ou seja, é mais fácil armazená-lo digitalmente — o que deve ser feito por no mínimo 5 anos, como uma exigência legal.

Para que serve o XML da nota fiscal?

Neste ponto, talvez você se pergunte qual a função do XML NF-e. Por que não utilizar outro formato mais popular? Bom, o primeiro ponto é que o XML é um formato padrão de registro de informações.

O mais importante, porém, é a segurança do arquivo: é difícil adulterá-lo. Uma vez que o XML é gerado, apenas um software específico pode ler suas informações e convertê-las em outros formatos, como o PDF.

Desse modo, o XML nota fiscal comprova a operação comercial com total segurança.

Quais são as vantagens de usar esse tipo de arquivo?

Existem várias vantagens atreladas ao formato XML nas notas fiscais eletrônicas, separamos as principais abaixo, confira:

  • Reduz o uso e os custos do papel;
  • Diminui o espaço física necessário para arquivamento;
  • Simplifica a troca de informações fiscais entre os envolvidos na operação fiscal, como contadores, e com o Fisco;
  • Facilita a localização de notas fiscais específicas, já que basta procurar pelo nome do arquivo no banco de dados.

Além disso, vale mencionar, o XML é um arquivo constantemente atualizado. No momento, por exemplo, o layout é conhecido como NF-e 4.0.

A atualização é uma vantagem porque, a cada novo layout, a integração do XML aos sistemas de gestão, ERPs e demais softwares de controle se torna melhor.

Desse modo, a empresa pode gerenciar as informações com maior eficiência e segurança.

Além disso, dependendo do software, permite que o XML nota fiscal seja enviado automaticamente à sua contabilidade.

Quais informações são disponibilizadas no arquivo XML da nota fiscal?

Como mencionamos, o XML é um formato de arquivo com dados organizados. E claro, como já explicamos em outros artigos, a nota fiscal eletrônica é um documento repleto de informações obrigatórias que servem para comprovar a operação comercial em questão.

Entre os dados de uma nota fiscal eletrônica encontrados em um arquivo XML, você pode visualizar:

  • Informações da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de entrada e saída, bem como o valor total da nota;
  • Informações do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, IE e código do município do fato gerador do ICMs;
  • Informações do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e IE — ou os dados da pessoa física;
  • Informações da operação comercial: descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
  • Informações do ICMS: dados sobre a base de cálculo, frete, seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins.
  • Informações sobre o transporte: tipo de frente, dados do transportador e sobre o veículo (placa e RNTRC) e informações acerca da quantidade, peso líquido e bruto do item.
  • Informações de cobrança do comprador: endereço e a forma de pagamento combinada;
  • E demais informações adicionais sobre a DANFe que sejam necessárias.

Arquivo XML da nota fiscal: quais são as obrigações do emitente e do destinatário desse tipo de arquivo?

Existem várias obrigações acessórias ligadas à Nota Fiscal Eletrônica que tanto a sua empresa, como emitente, como o cliente, no papel do destinatário, devem se preocupar em cumprir.

Entre eles, destacamos:

  • Para emissão de NF-es, todo empreendedor (exceto MEIs, dependendo do estado) precisa de um certificado digital;
  • O XML nota fiscal deve ser guardado pelo emitente e pelo destinatário por um prazo mínimo de 5 anos;
  • Caso o XML nota fiscal seja perdido, a Receita Federal não se responsabiliza pelo ocorrido. Por isso, faça questão de guardar o arquivo em um banco de dados seguro, com backup.

Vale também informar que o XML é importante para o consumidor no sentido de ser um documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal. Por isso, é importante manter o XML pelo tempo determinado.
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Como ver o XML da nota fiscal?

Para ver o XML nota fiscal no layout da NF-e, é necessário possuir um programa específico. Sem essa tecnologia, você pode visualizar o conteúdo como texto simples, com uso do próprio navegador ou do bloco de notas.

Ao abrir o arquivo XML com algum desses programas, você vai ver apenas algumas linhas com as informações obrigatórias mencionadas acima.

Você também pode ver o conteúdo em texto simples utilizando o Excel ou Google Planilhas.

No entanto, todas essas opções, exceto o uso do software, configuram em uma visualização confusa e muito difícil de gerenciar.

Com um programa adequado, você pode abrir um ou mais arquivos XML de uma só vez, bem como baixá-las. Além disso, um software específico permite que você baixe o DANFe e o CT-e.

Como baixar o XML da nota fiscal?

Para baixar o XML de uma nota fiscal, é necessário basicamente emitir a NF-e. Esse é um dos passos mais básicos de qualquer empreendedor, mas é necessário atenção.

Você vai precisar de um sistema emissor da NF-e, um CNPJ ativo e aprovado na Sefaz, bem como um certificado digital (tipo A1 ou A3).

O certificado digital funciona como um tipo de assinatura digital que autentica as notas fiscais.

Ele é necessário para empreendedores, exceto para MEIs — no entanto, recomendamos revisar as regras do seu estado e município.

O programa emissor da NF-e pode ser encontrado de duas formas:

A vantagem da segunda opção é que ela permite uma melhor gestão das informações, centralização de dados, envio automático para contabilidade, memorização de dados para preenchimento automático, entre vários outros.

Voltando à emissão da NF-e, uma vez que ela é confirmada, o arquivo XML é gerado. Ele deve ser então assinado digitalmente com o certificado digital.

Neste ponto, o XML é transmitido para a Sefaz do estado da empresa para uma pré-validação. Caso esteja ok, a empresa devolve o arquivo com a Autorização de Uso e o XML é validado.

A partir deste ponto, o DANFe pode ser gerado e impresso.

Como enviar o XML da nota fiscal?

O XML Nota Fiscal, além de precisar ser armazenado pela empresa emitente, também deve ser enviada ao destinatário em formato digital.

Isso pode ocorrer por e-mail, de maneira automatizada ou manual.

O envio manual é simples: uma vez que o arquivo XML validado for liberado, basta enviá-lo em anexo em um e-mail para o destinatário.

A versão em PDF também deve ser enviada no mesmo e-mail.

Caso você possua um software específico, poderá automatizar o envio do XML e PDF da Nota Fiscal. Assim, no momento em que ela é gerada, o próprio sistema envia os arquivos para o e-mail informado.

Como converter PDF para arquivo XML da nota fiscal?

Dependendo da sua necessidade, você pode converter o PDF de uma nota fiscal em XML — muito embora não se trate do arquivo validado pelo Sefaz.

Você pode fazer isso utilizando determinados programas (pagos ou gratuitos) de edição de PDF, que permitem a conversão do arquivo em formato XML.

XML, NF-e e DANFE: Quais são as diferenças?

Agora que você já aprendeu tudo sobre o XML nota fiscal, já percebeu que por vezes mencionamos três termos: XML, NF-e e mais recentemente, DANFe. Afinal, quais as diferenças entre eles? Vamos explicar, confira!

  • XML: É o arquivo digital oficial de uma nota fiscal eletrônica, contendo dados obrigatórios e essenciais sobre uma devida operação comercial.
  • NF-e: Trata-se da Nota Fiscal Eletrônica em si, a versão do documento fiscal (modelos 1 e A1) que substituiu as notas fiscais físicas. É obrigatória para operações com incidência do ICMS. Vale mencionar que não é o mesmo que NFS-e, que se aplica na prestação de serviços e tem a incidência do ISS.
  • DANFe: O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a representação visual, impressa e simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto durante o transporte até o destinatário.

Como sua empresa pode fazer um melhor gerenciamento dos arquivos XML da nota fiscal?

Se a sua empresa já vem emitindo notas fiscais há algum tempo, sabe que gerenciar os arquivos XML é um desafio e pode ser especialmente complicado.

Afinal, organizar os arquivos um a um, manualmente, pode ser uma tarefa que consome muito tempo do empreendedor ou de seus funcionários.

E, claro, sempre há o risco do arquivo se perder e, por conta disso, você se complicar com o Fisco.

Por isso, adotar boas práticas e buscar a melhoria contínua na gestão de seus documentos fiscais é uma necessidade de todos os negócios.

Separamos algumas dicas primordiais para garantir que todos os seus XML de notas fiscais sejam corretamente organizadas e protegidas, vamos lá?

Baixe e guarde uma cópia de todas as notas emitidas

No momento em que você emitir a NF-e, o XML é gerado e, após a validação da Sefaz, faça questão de baixar o arquivo e guardar no seu banco de dados.

Claro, considerando que o seu processo ainda seja totalmente manual — o que pode ser um problema no momento em que o ritmo de emissão aumentar, com o crescimento do negócio.

É importante evitar colocar os arquivos em uma pasta dentro do diretório de documentos de um computador, sem que esteja na nuvem.

Afinal, diante de qualquer problema com este desktop ou notebook, você corre o risco de perder os arquivos.

Armazene os arquivos em segurança

Para armazenar os arquivos XML com segurança, a principal dica é sempre colocá-los em uma pasta na nuvem.

No entanto, para garantir sua integridade e a proteção dos dados, recomendamos que o banco de dados seja de confiança e que apenas você ou funcionários autorizados possam acessar.

Conte com um emissor próprio e integrado

Como falamos, após sua empresa crescer, você vai entender porque possuir um emissor próprio e integrado é essencial. Especialmente porque ele permite a automatização de processos, como a própria emissão da nota fiscal, bem como a geração do XML e o seu envio automático para as partes envolvidas (contabilidade e cliente, junto com o DANFe).

Com o sistema gratuito disponibilizado, você terá que se encarregar de todas as emissões manualmente, bem como o salvamento dos arquivos e seu compartilhamento com as partes envolvidas.

Como falamos essencialmente de negócios que se envolvem na venda de mercadorias, é provável que a frequência de emissão fique maior à medida que o negócio cresce e ganha relevância.

Por isso, um sistema terceirizado, com tecnologia de ponta e que permita não apenas a emissão das NF-es e seus XML, mas também simplifique a gestão financeira, é o mais recomendado. 

Invista em um sistema de gestão de notas fiscais

Por fim, o passo mais importante para o seu negócio é investir em um sistema de gestão de notas fiscais e dos seus indicadores financeiros.

Além de permitir que você emita os documentos fiscais, ele automatiza vários processos relacionados e integra os dados para simplificar a gestão financeira da sua organização.

Desse modo, a cada venda realizada, todos os dados são compilados em um mesmo dashboard, melhorando sua capacidade de analisar os indicadores de vendas, o histórico dos clientes e muito mais.

XML da nota fiscal: Dúvidas frequentes

Agora, antes de finalizar este guia completo, separamos algumas respostas a dúvidas frequentes sobre o assunto. Buscamos duas perguntas comumente feitas por usuários na internet. Que tal conferir?

Preciso do XML de uma nota fiscal?

Sim. Para toda Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida, é necessário possuir o XML, já que se trata do arquivo digital oficial deste documento. Isso serve tanto para o emitente da nota fiscal, quanto para o destinatário da mesma.

Qual a importância de um programa para gerar XML da nota fiscal?

Um programa de emissão de NF-e é essencial, pois permite automatizar vários processos relacionados à gestão das notas fiscais. Ele tira a responsabilidade de você ou de seus funcionários, de modo que tudo seja automatizado toda vez que uma nova venda seja processada, inclusive o envio dos arquivos para o contador e o cliente.

Como as soluções da Eleve by TOTVS podem ajudar?

Que tal resolver todas essas necessidades que citamos acima relativas à gestão de notas fiscais? Então você precisa conhecer o Eleve Gestão e as demais tecnologias da Eleve by TOTVS.

Com o Eleve Gestão, você tem em mãos o melhor sistema para controle financeiro da sua micro ou pequena empresa.

Ele permite que você acompanhe todo fluxo de caixa, identificando quais os gastos do seu negócio e os caminhos para aumentar sua lucratividade.

O melhor para quem busca organização? O Eleve Gestão permite que você emita notas (tanto NF-es e NFS-es) de forma simples e automatize várias tarefas, como o envio dos arquivos ao contador e ao cliente.

Além disso, o Eleve Gestão simplifica a administração das informações, assegurando os arquivos XML em um banco de dados seguro, na nuvem e com backups periódicos.

Todas essas tarefas ao alcance de poucos cliques.

Que tal conhecer mais sobre as possibilidades e diferenciais do Eleve Gestão? Confira!
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Conclusão

Conhecer mais sobre os documentos fiscais que preenchem a vida de um empreendedor e seu negócio é essencial para não ter problemas com a administração da empresa.

Por isso, conhecer todos os detalhes sobre o XML Nota Fiscal é tão importante. Neste conteúdo, te explicamos tudo sobre o arquivo XML e sua gestão.

Gostou do conteúdo? Esperamos que este guia completo ajude você a otimizar sua administração e melhorar seus resultados!

Agora, antes de finalizar, que tal seguir lendo nossos conteúdos? Te explicamos tudo sobre a diferença entre faturamento e lucro, confira!

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