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PGDAS: o que é, como consultar e declarar na sua empresa

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 12 maio, 2022

PGDAS: o que é essa sigla, afinal? Bem, se você está pesquisando sobre o Simples Nacional ou como abrir uma microempresa, uma hora ou outra vai acabar se deparando com o tema.

Se a sua empresa faz parte das atividades que podem se enquadrar nesse tipo de arrecadação, o PGDAS-D, ou simplesmente PGDAS, será uma ferramenta que fará parte da sua rotina de gestão financeira.

Isso porque é a partir desse programa que as empresas geram o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) para efetuar o pagamento dos tributos da sua empresa.

Pode até parecer algo complicado e burocrático, mas na prática é muito simples utilizar o programa para gerar as guias de pagamento.

Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre PGDAS: o que é, para que serve, como fazer as consultas de débito, como declarar, os prazos de emissão e outras dúvidas frequentes. Vamos lá?

PGDAS: o que é?

PGDAS é a sigla usada para o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o sistema utilizado pelas empresas que são optantes pelo Simples Nacional.

Esse tipo de programa é importante para os empreendedores, pois, além de trazer o cálculo mensal dos tributos, permite a realização da declaração anual de arrecadação para prestação de contas com a Receita Federal.

É também pelo PGDAS que as empresas devem gerar o guia para pagamento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Com exceção de quem é MEI – conforme veremos logo a seguir- , todas as empresas que pertencem a alguma outra natureza jurídica e são optantes do Simples Nacional devem utilizar esse sistema para quitar o pagamento de seus impostos.

Para que serve o PGDAS?

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Agora que você viu o que é PGDAS, ficou mais fácil de entender sua função, não é? O programa é um sistema central para as empresas que são optantes do Simples Nacional e que precisam gerar o guia de recolhimento dos impostos.

Em vez de acessar diferentes sistemas para conseguir gerar o boleto de pagamento ou efetuar o pagamento automático de todos os tributos da empresa, basta acessar o PGDAS.

Além de conseguir gerar a guia de arrecadação, pelo PGDAS o empreendedor também consegue fazer a declaração de informações da empresa que são solicitadas pela Receita Federal.

Ou seja, trata-se de uma ferramenta de prestação de contas dos impostos e tributos que devem ser recolhidos e declarados pela empresa.

Os principais pontos sobre o PGDAS

O pagamento dos tributos do Simples Nacional é mensal. Por isso, todo mês as empresas contribuintes devem fazer o acesso para gerar o guia de pagamento dos impostos.

Por isso, é importante ter em mente os seguintes pontos sobre o programa, para que o uso comece a fazer parte da rotina da empresa:

  • É pelo uso do PGDAS-D que a sua empresa mantém todos os impostos obrigatórios em dia;
  • Será necessário acessar o PGDAS, mensalmente, para emitir a DAS;
  • O prazo de pagamento é até o dia 20 de cada mês;
  • Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) devem usar o PGDAS-D, já quem é Microempreendedor Individual (MEI) terá de fazer uso de outra ferramenta.

Que tipo de empresa deve usar o PGDAS?

Com exceção de quem é MEI, todas as empresas que são optantes pelo regime Simples Nacional devem usar o PGDAS.

Veja quais são as empresas e condições de faturamento:

  • Microempresa (ME): faturamento máximo de R$360 mil ao ano;
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP): faturamento anual entre R$360 mil a R$3,6 milhões;
  • Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli): pode aderir ao Simples Nacional com a condição de faturamento equivalente a EPP, registrando-se como ME ou EPP.

Além da condição de faturamento, a empresa também deve fazer parte das atividades que se enquadram no Simples Nacional, que podem ser verificadas por meio da lista dos códigos CNAE.

Outros requisitos para fazer parte desse regime tributário incluem:

  • Não apresentar débitos com a Receita Federal, Municipal e Estadual;
  • Não ter sócios que residem no exterior;
  • Não ter sociedade por ações (S/A);
  • Não apresentar débitos ou cadastros irregulares com o INSS.

MEI deve usar o PGDAS?

Não, quem é MEI deve utilizar o Programa Gerador de DAS do Microempreendedor Individual (PGMEI) para emitir a guia de pagamento (DAS).

Para isso, basta acessar o site com o CNPJ do MEI e marcar o ano-calendário e o mês de cobrança para a apuração. Depois, é só gerar o boleto de pagamento.

Para fazer a Declaração Anual do Simples Nacional, o MEI deve acessar o portal DASN SIMEI.

O processo é semelhante. O login também é efetuado a partir do CNPJ. Depois, basta que o empreendedor siga o passo a passo solicitado para declarar o faturamento anual.

De certa forma, o PGMEI é equivalente ao PGDAS, mas de uso exclusivo do microempreendedor individual.

PGDAS e as empresas optantes pelo Simples Nacional

No acesso ao programa, os empreendedores devem escolher entre duas maneiras de apresentação das informações financeiras, para que o cálculo dos impostos seja realizado pelo PGDAS. 

Nesse caso, se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, ela pode fazer a declaração no PGDAS como regime de caixa ou regime de competência:

Regime de Caixa

Na opção de regime de caixa, são consideradas todas as transações financeiras ocorridas dentro do mês de apuração.

Se a sua empresa realizou a prestação de um serviço no mês de fevereiro, mas o valor só entrará em caixa em março, esse valor entra para a base de cálculo do pagamento de impostos somente na declaração do mês de março.

Esse tipo de registro existe para tornar mais preciso o acompanhamento da situação financeira da empresa a cada mês e também uma forma de o empreendedor realizar o pagamento apenas sobre o que está disponível em seu caixa, sem realizar previsões de pagamentos que ainda estão para ser feitos.

Regime de Competência

No regime de competência, também conhecido como “data do fato gerador”, é diferente. Nessa opção, não importa necessariamente o mês em que o dinheiro foi movimentado, pois leva-se em consideração a data em que a operação foi realizada.

Se a sua empresa vendeu um produto em março e tem previsão para recebimento em abril, a declaração será feita no mês de apuração em que a operação aconteceu, independente da quitação.

Esse tipo de base de cálculo é mais usado por empresas que trabalham com a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Como fazer a consulta do PGDAS?

Para acessar o PGDAS, é necessário acessar o site do Simples Nacional e ter em mãos um certificado digital ou um código específico de acesso.

O certificado ou código de acesso serão as chaves para login no sistema, que pode ser gerado diretamente na página, se for o primeiro acesso.

Basta informar o CNPJ da empresa ou CPF do responsável pelo negócio.

O PGDAS está disponível somente de forma online, pelo portal do Simples Nacional. Por isso, as empresas não têm opção de fazer o download do programa.

Como emitir PGDAS?

Para emitir o guia de pagamento no programa, basta seguir o passo a passo abaixo:

  • Acesse o site do Simples Nacional;
  • Na coluna de serviços mais procurados, à direita, clique em “PGDAS-D e DEFIS”;
  • Escolha a melhor forma de login entre o uso de um código de acesso ou certificado digital;
  • Com o login efetuado, escolha a opção de “Regime de Apuração”;
  • Clique em “Optar”;
  • Em “Regime de Apuração de Receitas”, selecione o ano-base de emissão;
  • Nessa etapa, você deve indicar qual o regime de apuração (competência ou caixa);
  • Por fim, clique em “Salvar Demonstrativo” para gerar a guia.

Como declarar PGDAS?

Para a declaração do PGDAS, o contribuinte deve acessar o site do Simples Nacional, como no passo a passo acima e, depois, seguir essa sequência de etapas:

  • Acesse menu “Declaração Mensal”;
  • Depois, clique em “Declarar/Retificar”.

Nessa função, a empresa consegue declarar, para cada período de apuração, as receitas brutas obtidas.

Também é nesse processo que a empresa consegue registrar suas qualificações tributárias, como em casos de isenção, redução ou substituição tributária.

Após esse lançamento, a empresa consegue calcular o valor devido e gerar o DAS para o pagamento.

Qual o prazo de emissão da guia DAS?

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O pagamento do Documento de Arrecadação Simplificado (DAS) deve ser feito até o dia 20 do mês de apuração.

Se você deseja fazer o pagamento dos impostos referentes ao mês de janeiro, o DAS deve ser pago até o dia 20 de fevereiro.

É necessário ficar atento ao prazo. Mesmo que a sua empresa não tenha receita no período de apuração, o pagamento do DAS é obrigatório e o atraso pode gerar multas.

Quais tributos fazem parte do DAS?

Como vimos, a sigla DAS é utilizada para se referir ao guia único de pagamento de impostos desse tipo de regime tributário

Mas, embora seja um pagamento em valor único, no DAS são recolhidos um conjunto de tributos. Veja quais são:

  • Imposto sobre Serviços (ISS);
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

É justamente essa simplificação no pagamento dos tributos e impostos que acaba tornando o Simples Nacional vantajoso para tantos empreendedores.

Não é necessário emitir diversas guias com prazos diferentes, tornando o controle e gestão fiscal ainda mais eficiente e correto. 

Assim, é bem mais fácil não perder o dia de pagamento, evitando as famosas multas por atraso.

PGDAS o que é: Dúvidas frequentes

Até aqui, vimos o significado da sigla PGDAS, o que é esse sistema e para que serve. Mas ainda existem outras dúvidas frequentes sobre o tema que podem ser as mesmas que você sempre teve. Veja quais são: 

O que é PGDAS-D?

PGDAS-D significa Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório. Ou seja, tem o mesmo significado que a sigla PGDAS. 

Se você encontrar qualquer uma das duas menções em outros artigos e notícias, já sabe: trata-se do sistema para gerar o guia de arrecadação, ou DAS.

PGDAS e DEFIS são a mesma coisa?

Não são exatamente a mesma coisa, mas têm relação. A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é um módulo que faz parte do PGDAS-D.

É por meio desse módulo que as empresas devem realizar a declaração de informações de dados econômicos, sociais e fiscais à Receita Federal.

A entrega da DEFIS deve ser feita anualmente com prazo até o dia 31 de março. Em 2022, a prestação de contas a ser feita diz respeito aos dados de 2021.

Para isso, basta preencher as informações no sistema PGDAS ou no site da Receita Federal.

O que acontece se eu errar no preenchimento do PGDAS?

O preenchimento correto é importante porque se trata de um protocolo declaratório, que será fiscalizado pela Receita Federal. Informar os valores errados pode trazer problemas para a empresa, como pagamento de multas.

Ou seja, o erro durante o preenchimento do PGDAS pode causar autuações fiscais para a empresa. Por isso, é dever de todo empreendedor buscar conhecer todas as regras tributárias que fazem parte de sua atividade. 

Nesse caso, é importante entender todas as regras e obrigações do Simples Nacional.

Qual a multa para entrega do PGDAS em atraso?

As empresas que deixam de prestar mensalmente as informações no PGDAS-D no prazo previsto pela legislação podem ser penalizadas com multas.

Outra situação que pode gerar multas é a prestação de informações incorretas ou omissão de dados. Veja quais são os valores a serem pagos:

  • Multa mínima de R$ 50,00 por mês-calendário, em caso de não entregarem dentro do prazo;
  • Multa de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas no sistema.

Em alguns casos, as multas podem ser reduzidas. São eles:

  • Multa reduzida à metade, quando a empresa faz a declaração após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício;
  • Multa reduzida a 75%, se a empresa apresentar a declaração no prazo fixado em intimação.

É possível facilitar o processo de geração do PGDAS?

A principal forma que as empresas encontram para facilitar a geração e declaração PGDAS é contar com o apoio de um profissional da área contábil. 

Com o conhecimento desse profissional, as empresas conseguem se prevenir contra erros e preenchimentos inadequados.

Mas para os empreendedores pequenos, que ainda não podem ou não desejam realizar a contratação de um consultor de contabilidade, a melhor dica para facilitar a rotina com o PGDAS é o investimento em softwares de gestão financeira.

Assim, será fácil ter o controle e armazenamento de notas fiscais e outros documentos que são solicitados pelo Fisco.

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Embora seja fácil de entender o PGDAS, o que é esse sistema e o por que ele é importante para as empresas, na prática, o processo exige bastante atenção para que erros não sejam cometidos.

E para que você tenha tempo para realizar as declarações e emissões do DAS de maneira correta, é importante buscar alternativas que vão te trazer mais tempo livre e agilidade em outros processos manuais, certo?

Para isso, sua empresa deve apostar em soluções inteligentes para gestão empresarial, como o Eleve Gestão.

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Conclusão

Agora que você já sabe o que é PGDAS, é importante revisar se a sua empresa está entre as modalidades que precisam utilizar esse sistema para declaração e pagamento dos impostos.

Se você é MEI, o PGDAS não será útil na sua gestão financeira, pois existem outros programas específicos para quem é microempreendedor individual.

Mas quem é ME e EPP, por exemplo, e é optante pelo Simples Nacional, deve ficar atento. É no PGDAS que será realizado o cálculo dos impostos que a empresa deve pagar mensalmente nesse regime tributário.

Além de pagar os impostos, o PGDAS também é usado para declaração desses valores à Receita Federal e para a impressão do Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Ou seja, se a sua empresa deseja estar em dia com todas as suas obrigações tributárias, deve seguir todas as dicas que reunimos neste guia sobre o que é PGDAS.

E, se você deseja entender melhor sobre gestão financeira, o nosso conteúdo sobre como fazer balancete também vai te ajudar!

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