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O que é Simples Nacional: Quem se enquadra, benefícios e obrigações

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 19 outubro, 2021

O Simples Nacional é um regime tributário, caracterizado pela unificação da arrecadação de tributos de microempresas e empresas de pequeno porte. Foi criado em 2006, instituído pela Lei Complementar nº 123. Entender sobre o que é Simples Nacional é essencial para qualquer empreendedor, especialmente para quem busca iniciar seu pequeno negócio.

Isso porque um dos regimes tributários mais escolhidos — em especial por pequenas e médias empresas — é o Simples Nacional.

De acordo com dados disponibilizados pela Receita Federal, até outubro de 2021, são mais de 18 milhões de empresas optantes por esse regime.

Mas não é só porque existe um “Simples” no nome, é que o Simples Nacional é fácil de compreender.

Existem vários elementos em relação a esse regime: diferentes benefícios, quais as tabelas de tributação, vantagens e desvantagens.

Que tal aprender tudo? Então siga essa leitura conosco! Preparamos um guia completo sobre o Simples Nacional, atualizado para 2021. Confira!

O que é Simples Nacional e como funciona?

Afinal, o que é Simples Nacional? Um regime especial de tributação, com objetivo de simplificar a arrecadação de impostos de MEs, que faturam até R$ 360 mil, EPPs que faturam até R$ 4,8 milhões e MEIs que faturam até R$ 81 mil.

Instituído em 2006 pela Lei Complementar nº 123, é chamado de Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições, mas é também conhecido como Super Simples.

Na prática, as empresas optantes pelo Simples Nacional pagam até 8 diferentes tributos, sendo:

  • IRPJ;
  • IPI;
  • CSLL;
  • Cofins;
  • PIS/Pasep;
  • CPP;
  • ICMS;
  • ISS.

Isso significa que empresas optantes pelo Simples Nacional possuem o benefício de terem os valores de seus tributos e obrigações apurados de maneira simplificada.

Ou seja, de acordo com sua receita bruta (mensal ou anual, dependendo do tipo de negócio).

O pagamento também é simplificado através do guia de recolhimento DAS (Documento de Arrecadação Simplificado).

Por esses motivos, o Simples Nacional é uma escolha comum entre pequenos e médios negócios — especialmente aqueles com pouco capital social.

No entanto, nem sempre o Simples Nacional é a melhor escolha.

É por isso que, antes de qualquer decisão, recomendamos que você avalie com seu contador qual a melhor opção, avaliando questões como alíquota de impostos, faixa de tributação, entre outros pontos.

Quem se enquadra no Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário especial, o que significa que apenas alguns tipos de negócios podem ser optantes, de acordo com alguns critérios, como porte, faturamento, atividades e tipo de empresa.

Mas podemos afunilar as opções em três:

  • Microempresas (MEs);
  • Empresas de Pequeno Porte (EPPs);
  • Microempreendedores Individuais (MEIs).

Porém, as regras para MEIs são um pouco diferentes dos outros tipos de empresa que podem se enquadrar no Simples Nacional.

Outro fator importante é que a empresa deve exercer as atividades permitidas pelo Simples Nacional.

Para isso, é necessário saber se o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) está na lista de atividades aceitas pelo regime de tributação.

E quem não se enquadra?

Existem alguns fatores que impedem as empresas de se enquadrarem no Simples Nacional, muito além do tipo de empresa e faturamento.

Naturalmente, se a sua empresa fatura mais de R$ 4,8 milhões por ano, ela automaticamente é desqualificada do Simples Nacional, escolhendo entre Lucro Presumido e Lucro Real.

Porém, mesmo com uma empresa dentro dos critérios que citamos no tópico anterior, há alguns fatores que podem impedi-la de se enquadrar nesse regime, como:

  • Os sócios não podem morar no exterior;
  • Não pode ser uma Sociedade Anônima e nem cooperativas (exceto de consumo);
  • O CNPJ da empresa não pode ter participação no capital social de outra organização;
  • A empresa não pode possuir outra empresa no quadro societário, apenas pessoas físicas;
  • Ainda sobre os sócios pessoas físicas: caso possuam outras empresas, o faturamento de todas elas somadas não pode ultrapassar R$ 4,8 milhões;
  • O negócio não pode ter irregularidades e débitos em aberto no cadastro fiscal em qualquer âmbito (municipal, estadual ou municipal) ou com a Previdência.

Existem outros pontos que devem ser levados em conta. Para conferir todos, recomendamos que você leia o artigo 17 da Lei Complementar nº 123.

Simples Nacional: Limite de faturamento

o que e simples nacionalEntre os fatores de inclusão no Simples Nacional, estão o faturamento da empresa. Em geral, afirma-se que uma empresa não pode ser optante pelo Simples Nacional se faturar mais de R$ 4,8 milhões.

Na verdade, esse número tem relação ao faturamento bruto anual máximo que uma organização intitulada como Empresa de Pequeno Porte (EPP) pode ter.

Para as Microempresas (MEs), esse valor é de R$ 360 mil anuais e para MEIs é de R$ 81 mil anuais.

Lembrando que esses valores são relativos a 2021.

Quais são os benefícios do Simples Nacional?

O Simples Nacional é tão popular pois traz múltiplas vantagens para as empresas optantes. Em geral, como o nome indica, ele simplifica a relação tributária e fiscal da empresa com a Receita, facilitando o pagamento dos tributos e o cumprimento de obrigações acessórias.

Para facilitar o entendimento, vamos reunir os principais benefícios do Simples Nacional. Que tal conferir? Siga conosco!

  • Recolhimento de até 8 tributos em uma guia única, o DAS;
  • Preferência em licitações do governo, sendo um fator de desempate;
  • Regularização simplificada, já que a Receita facilita o parcelamento de débitos;
  • Alíquotas reduzidas de impostos, calculadas conforme o faturamento da empresa;
  • Contabilidade simplificada, com menos declarações necessárias (SISCOSERV, Sped Contribuições, DCTF, nem Certidões Negativas para alterações contratuais).

Além disso tudo, em 2017, o governo facilitou o aporte por Investidores Anjos em empresas do Simples Nacional.

E as desvantagens?

Na prática, o Simples Nacional ajuda muitas empresas a formalizar sua operação e se manter em dia com a Receita e com suas obrigações acessórias. No entanto, há algumas desvantagens relacionadas a esse regime de tributação.

O principal ponto crítico do Simples Nacional está no cálculo da sua alíquota — baseada no faturamento e não no lucro.

Como os tributos são cobrados com base no faturamento, a empresa pode ter que arcar com os valores independente de ter um mês lucrativo ou não.

Pelo contrário, para empresas optantes pelo Lucro Real ou Presumido, isso não acontece.

Obrigações do Simples Nacional

Apesar do Simples Nacional ser um regime especial, ele ainda exige que a empresa cumpra com algumas obrigações acessórias específicas, diferente do Lucro Real e do Lucro Presumido, que são:

ANUAIS

DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

É uma declaração única entregue à Secretaria da Receita Federal até o dia 31 de março, com informações econômicas, sociais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Substitui o DIPJ (Declaração de Rendimentos da Pessoa Jurídica).

DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)

Uma declaração enviada anualmente à Receita Federal com objetivo de retornar os valores retidos na fonte.

DASN-Simei (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual)

Documento próprio para MEIs, que é entregue à Receita Federal após o fim do ano-calendário, que informa o faturamento do MEI, bem como outras informações úteis ao Fisco.

Arquivamento de Notas Fiscais emitidas por 5 anos

MENSAIS

DAS (Documento de Arrecadação Simplificado)

É a guia de recolhimento dos impostos de empresas optantes pelo Simples Nacional. Ele reúne até 8 tributos diferentes e deve ser pago até o dia 20 de cada mês.

GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)

Um guia com dados sobre o pró-labore e da contribuição à Previdência Social, sendo um instrumento para o recolhimento do valor do FGTS e que contém informações de vínculos empregatícios e suas remunerações.

DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos)

Trata-se de uma nova obrigação acessória, que visa substituir o GFIP. Ele visa informar os débitos de contribuições previdenciárias e contribuições a terceiros.

É uma declaração que recentemente se tornou obrigatória via Instrução Normativa RFB nº 2.038/2021

Agora, empresas do Simples Nacional, como MEIs e produtores rurais pessoas físicas, empregadores pessoa física com exceção dos empregadores domésticos, entidades imunes e isentas e as empresas do 2º grupo do eSocial que ainda não entregavam a DCTFWeb, deverão fazê-lo até dia 12 de novembro de 2021, referente ao mês anterior.

DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação)

Um documento com informações sobre o ICMS da empresa, bem como sobre o DIFAL (Diferencial de Alíquota), FCP (Fundo de Combate à Pobreza) e ST (Substituição Tributária).

eSocial

Trata-se de um sistema que reúne todos os principais dados (fiscais, previdenciários e trabalhistas) dos colaboradores.

Simples Nacional: O passo a passo para fazer sua inscrição

O processo de enquadramento no Simples Nacional não é de todo complexo, mas exige algum conhecimento prévio. É normalmente realizado logo após você constituir sua empresa, depois de escolher sua natureza jurídica e atividades (e seus códigos CNAE corretos).

Nossa primeira dica aqui é buscar o auxílio de um contador de confiança, que pode ou guiá-lo ou mesmo se encarregar de realizar esse passo.

De todo modo, é possível tanto enquadrar um novo negócio no regime do Simples Nacional, como enquadrar uma empresa existente.

Para novos negócios, é muito simples, mas o processo deve ser realizado 30 dias após a aprovação da inscrição municipal ou estadual (mas sem exceder 180 dias desde a abertura do CNPJ).

O processo é o seguinte:

  • Acesse o site do Simples Nacional;
  • Clique em “Simples — Serviços“;
  • Clique em “Opção“;
  • Clique em “Solicitação de Opção pelo Simples Nacional“.

Então, basta criar seu código de acesso e seguir os passos do sistema.

Para empresas já existentes e que querem ser enquadradas no Simples Nacional, além de seguir todos os pontos que mencionamos anteriormente, a solicitação deve ser feita em janeiro de cada ano.

O que é DAS Simples Nacional?

O DAS é o Documento de Arrecadação Simplificado (ou Documento de Arrecadação do Simples Nacional). É a guia de impostos unificados (que traz os valores do IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ISS e Contribuição Previdenciária).

É gerado pelo contador da empresa, com base no faturamento, e repassado à empresa, que deve pagá-lo até o dia 20 do mês seguinte.

Hoje, o pagamento do DAS pode ser realizado em qualquer agência bancária e lotérica, bem como via Internet Banking e mesmo PIX.

Uma vez que a guia DAS é paga, os valores são repassados automaticamente ao Estado, Município e União.

Qual o valor do DAS?

O valor do DAS pode ser encarado por duas perspectivas: do MEI e pelos outros tipos de empresa que podem ser optantes pelo Simples Nacional. Que tal entender mais?

Para o MEI, o valor do DAS é fixo, definido ao começo de cada ano pelo governo.

Em 2021, o chamado “Imposto MEI” possui 3 valores que diferenciam de acordo com a área de atuação do micronegócio:

  • Comércio ou Indústria: R$ 56,00.
  • Prestação de Serviços: R$ 60,00.
  • Comércio e Serviços: R$ 61,00.

Já para os outros tipos de empresas optantes pelo MEI, o valor do DAS vai depender da alíquota relativa ao seu faturamento anual.

Essa alíquota é definida de acordo com uma faixa de tributação que leva em consideração o faturamento dos últimos 12 meses.

Como calcular o Simples Nacional

O cálculo do Simples Nacional, ou seja, da alíquota que sua empresa deverá arcar, é realizado seguindo uma tabela definida pela Receita Federal.

Vamos a um exemplo?

A empresa de Carlos enquadra-se no Anexo III, desempenhando atividades de instalação, reparos e manutenção.

Seu faturamento nos últimos 12 meses foi de R$ 200 mil. Logo, de acordo com a tabela, você verá que sua alíquota é de 11,20%.

Na prática, bastaria descobrir quanto é 11,20% de 200 mil. O resultado é R$ 22.400.

Porém, ainda de acordo com tabela, o valor a ser deduzido desse valor é de R$ 9.360.

Como fazer a consulta do Simples Nacional

Para consultar se uma empresa é optante pelo Simples Nacional, você pode recorrer a algumas saídas. A mais simples é por meio do site do Simples Nacional, acessando “Simples — Serviços” e, então, clicando em “Consulta Optantes”.

A seguir, basta digitar o CNPJ da empresa em questão para conferir se ela é, realmente, optante por esse regime tributário.

Impostos do Simples Nacional: Quais são e como efetuar o pagamento

O Simples Nacional tem como objetivo simplificar a arrecadação de impostos de determinadas empresas. Os optantes pagam, em uma guia unificada, até 8 diferentes tributos:

  • Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
  • Contribuição para o PIS/Pasep
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)
  • Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS)

Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

O pagamento é efetuado todo dia 20 pela guia de recolhimento, o DAS ou Documento de Arrecadação Simplificado, que soma os valores referentes a esses impostos.

No caso dos MEIs, o valor do DAS é fixo e definido sempre no começo do ano. Para 2021, os valores variam de R$ 56 a R$ 61.
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Tabela Simples Nacional 2021

Você percebeu que mencionamos as diferentes alíquotas do Simples Nacional que devem ser consideradas no cálculo do imposto, certo? Bom, você pode acessar essa alíquota através de uma tabela!

Para simplificar sua pesquisa, divulgamos em outro post a tabela completa da alíquota Simples Nacional 2021, bem como explicamos seu funcionamento. Que tal reservar uns minutinhos para ler?

Entenda se o Simples Nacional é a melhor opção para sua empresa

O Simples Nacional é o regime tributário preferido de vários empreendedores e contadores por múltiplas razões, mas especialmente porque efetivamente ele facilita a contabilidade e gestão fiscal do negócio.

No entanto, como ressaltamos anteriormente, há desvantagens atreladas a esse regime tributário.

Por isso, o ideal é discutir com seu contador ou assessor contábil qual a melhor opção.

Dependendo do tipo de negócio, atividade e faturamento, pode ser que o Simples Nacional não seja a alternativa mais prática.

Tudo pode variar de acordo com uma análise mais aprofundada.

Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real: Conheça as diferenças

No mundo da gestão fiscal, qualquer empreendedor que esteja na etapa de escolher um regime tributário se vê diante de 3 opções: o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Afinal, quais as suas diferenças? Te explicamos:

  • Simples Nacional: faturamento permitido de R$ 4,8 milhões e cobrança dos tributos em guia unificada, de acordo com alíquota única conforme tabela. 
  • Lucro Presumido: faturamento permitido até R$ 78 milhões, com as seguintes alíquotas para diferentes tributos:
    • IRPJ: 15% sobre a parcela de presunção do lucro + 10% do que superar R$ 60 mil da presunção do trimestre;
    • CSLL: 9% sobre a parcela de presunção do lucro do trimestre;
    • PIS: 0,65%
    • Cofins: 3%;
    • ISS: de 2% a 5%, de acordo com o município;
    • ICMS: conforme legislação estadual.
  • Lucro Real: não há faturamento máximo definido e as alíquotas também seguem percentuais diferentes, sendo:
    • IRPJ: 15% até R$ 240 mil da receita bruta anual; + 10% para valores acima;
    • CSLL: 9%;
    • PIS: 1,65%
    • Cofins: 7,6%;
    • ISS: de 2% a 5%, de acordo com o município;
    • ICMS: conforme legislação estadual.

O que é Simples Nacional: Dúvidas frequentes

Antes de encerrarmos esse guia completo, que tal sanar algumas dúvidas frequentes que costumamos receber de leitores e alguns clientes? São respostas curtas e objetivas, confira:

O que é Fator R no Simples Nacional?

Fator R é um novo componente no cálculo dos tributos do Simples Nacional. Se o resultado for igual ou inferior a 28%, a empresa será tributada de acordo com o Anexo V. Se o resultado for superior a 28%, a tributação será referente ao Anexo III.

O que é ano-calendário no Simples Nacional?

O ano-calendário do Simples Nacional é o ano (12 meses, de 1 de janeiro a 31 de dezembro) ao qual se refere o regime de tributação. Os dados de faturamento dos últimos 12 meses (ou seja, do ano-calendário 2020) são utilizados no cálculo da alíquota paga em 2021.

O que é RPA no Simples Nacional?

O RPA é o Recibo de Pagamento Autônomo emitido por quem contratou o serviço (ou seja, a fonte pagadora) de um profissional autônomo pessoa física. No RPA, são considerados os tributos INSS, IRRF e ISS.

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Bom, você já percebeu que — como nós avisamos — de “simples”, o Simples Nacional tem apenas o nome, certo? Em geral, a gestão tributária de um negócio, independente do seu regime, possui suas complexidades.

Por isso, zelar pela melhor gestão fiscal e pelo cumprimento das obrigações acessórias é uma obrigação do negócio!

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Conclusão

Ao longo deste conteúdo, te explicamos tudo sobre o Simples Nacional e como esse regime tributário pode facilitar a vida do micro e pequeno empreendedor.

Gostou de aprender tudo sobre o assunto? Esperamos que sim!

Para seguir conosco, lendo outros conteúdos e guias completos como esse, que tal continuar de olho em nosso blog? Semanalmente, atualizamos com novos artigos importantes para micro, pequenas e médias empresas!

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