O guia completo da Nota Fiscal

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 01 julho, 2020

A Nota Fiscal (NF) faz parte do dia a dia no que se refere ao processo de compra e venda de produtos e serviços. Além de registrar as transações, também tem um papel importante para o recolhimento de impostos e monitoramento da venda de produtos. De quebra, oferece uma rotina fiscal mais organizada, que está menos sujeita a multas e sanções.

Em outras palavras, entender o que é a NF, as suas particularidades e como utilizar esse recurso a seu favor traz vários benefícios para o negócio. É por isso que criamos este guia completíssimo, que traz informações sobre o formato tradicional e o eletrônico, as vantagens, os tipos existentes e outros dados relevantes.

Seu negócio pode ser de prestação de serviços, comércio ou indústria e estar enquadrado como MEI, Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP), Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli), Sociedade Limitada (Ltda.) e qualquer outro tipo. A Nota Fiscal sempre estará presente nas operações realizadas

Quer saber tudo sobre o assunto? Continue lendo e confira!

O que é uma Nota Fiscal?

A NF é o documento obrigatório para o registro de transações de compra e venda. É válida para qualquer tipo de empresa e negociação comercial ocorrida em ambiente físico ou virtual. Mais que isso, também é um registro necessário para outras situações, a exemplo de devoluções, transferências, operações interestaduais, simples remessa e entrada de mercadorias.

Até 2006, o formato impresso era o único existente no Brasil. Desde então, há uma substituição gradual pelo modelo eletrônico, que vamos explicar melhor a seguir. Por enquanto, é importante saber que ainda existem empresas que trabalham com a NF impressa e com o cupom fiscal — documento equivalente que se diferencia por ser emitido por uma impressora especial.

Tanto no cupom quanto na Nota Fiscal estão destacadas informações específicas, como:

  • dados da empresa;
  • data e horário da operação;
  • descrição das mercadorias;
  • total a ser pago;
  • forma de pagamento;
  • local onde a venda for realizada.

A diferença é que a NF é mais completa e ainda oferece indicações sobre impostos e tributos de cada produto, informações de identificação do cliente e, quando há movimentação de mercadorias, dados da transportadora.

A Nota Fiscal ainda protege o consumidor para situações de troca e reclamações de produtos. Para a Receita Federal, serve como comprovante de cálculo da movimentação de dinheiro realizada com as atividades de compra e venda. Assim, são identificados desvios e até crimes, como evasão e sonegação fiscal.

Fica claro, então, que é fundamental pagar os tributos em dia e emitir as notas sempre que uma transação é realizada, certo? Assim, você evita multas e traz confiabilidade a clientes e fornecedores. Além disso, agora está muito mais fácil fazer esse processo. Por quê? O motivo está na NF-e.

Nota Fiscal Eletrônica

Esse documento tem as mesmas funções da NF tradicional, com a diferença de ser digital. Sua implantação no país começou ainda em 2006 — no entanto, ainda há empresas que utilizam o formato anterior. A iniciativa faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), projeto do governo federal que visa à digitalização das operações executadas.

Qual é a diferença na prática? A emissão e o armazenamento. Por mais que esse documento possa ser impresso, a empresa tem a oportunidade de fazer o envio somente digital, assim como hospedá-lo em um ambiente online. Desse modo, você adquire um produto em um e-commerce e recebe a NF-e pelo e-mail, além disso, ela também fica registrada no seu login da loja virtual. Viu só como é prático?

Dessa maneira, fica claro que o objetivo da NF-e é agilizar o processo de emissão, assim como torná-lo mais prático e eficaz. Ao mesmo tempo, as operações digitalizadas aumentam o potencial de fiscalização dos governos federal, estadual e municipal.

Nota Fiscal Eletrônica 4.0

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) anunciou lá em 2018 a NF-e 4.0. O modelo atual traz algumas vantagens técnicas em relação ao formato anterior, o 3.1. De modo geral, os objetivos da Nota Fiscal foram mantidos:

  • facilidade de compartilhamento de informações entre os Fiscos;
  • diminuição da burocracia;
  • reforço à fiscalização;
  • redução de custos.

Contudo, houve melhorias no layout e na inclusão de campos. Os principais aspectos são:

  • substituição do protocolo Secure Sockets Layer (SSE) pelo Transport Layer Security (TLS), que oferece um nível maior de segurança, inclusive no compartilhamento de informações entre computador e servidor;
  • inserção do campo referente ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP);
  • mudança do campo indicador de pagamento para o Grupo de Informações de Pagamento, com identificação do meio utilizado e outras alterações pontuais.

De qualquer forma, a NF-e torna os processos mais ágeis, inteligentes e fáceis de controlar. Sua empresa deixa de utilizar blocos de papel para adotar um sistema de gestão, que viabiliza o cumprimento das exigências fiscais e tributárias — tudo o que é necessário para honrar os compromissos e evitar multas e sanções.

Quais são os benefícios da NF-e?

O modelo eletrônico da nota fiscal oferece várias vantagens em relação ao formato tradicional. Os processos são simplificados e a emissão de nota fiscal é mais rápida e otimizada. Ao mesmo tempo, as operações são verificadas com agilidade para constatar possíveis irregularidades fiscais.

Além disso, as transações são mais seguras — medida que traz vantagens para empresas, consumidores e governo. Agora quais são os benefícios diretos para o seu negócio e para potenciais clientes? É o que vamos ver a seguir. Confira!

Benefícios para a empresa

O modelo de organização digital das NF-es facilita a adoção das melhores práticas do mercado, chamadas de compliance. Esse fator implica redução de custos, tanto no que se refere à diminuição do uso de papéis quanto com relação ao armazenamento, que passa a ser digitalizado.

O uso de um software de gestão facilita o armazenamento — que, geralmente, é feito em nuvem —, além de permitir o acesso quando necessário e a partir de qualquer dispositivo com internet. No site da Receita, as informações também estão disponibilizadas por 180 dias.

Com relação ao sistema adotado — também conhecido como ERP —, a principal vantagem é a centralização das informações de vários setores, como RH, financeiro, vendas, estoque, entre outros. Por meio do painel, você tem uma visão mais ampla e interessante, verificando o status atual da empresa. Ao mesmo tempo, a gestão é otimizada, porque a solução oferece vários recursos, como:

  • acompanhamento do caixa em tempo real;
  • geração de boletos e Notas Fiscais;
  • controle das contas a pagar e a receber;
  • monitoramento das ordens de serviços;
  • controle do estoque e das compras etc.

Métodos ultrapassados

Todos esses recursos se concretizam em um atendimento mais rápido e eficiente. A NF-e é emitida na hora e o cliente tem acesso a ela quando necessário. Portanto, ignorar a mudança para o digital — mesmo que ainda seja uma alternativa para sua empresa — é um mau negócio.

Ao insistir em processos ultrapassados, você oferece operações limitadas e a equipe acaba sendo menos produtiva. Em vez de se preocupar com questões estratégicas, precisa atentar às operacionais, como a geração das próprias NF-es.

Essa questão é ainda mais importante se a sua empresa tem um e-commerce. É preciso ter um controle amplo das operações comerciais para evitar problemas com trocas, emissão de pedidos e Notas Fiscais etc. Ainda assim, é uma alternativa importante para qualquer negócio, já que os brasileiros adquirem muitos produtos pela internet. O Brasil é o país que mais fatura com o e-commerce na América Latina.

Da mesma forma, ao adotar as boas práticas, sua empresa tem atividades mais transparentes e confiáveis, tanto para clientes quanto para o governo. A gestão é otimizada e está de acordo com a legislação. Por consequência, há um foco maior nos consumidores.

Benefícios para o consumidor

A principal vantagem para os clientes é a rapidez e a agilidade. O atendimento é mais preciso com a implantação da NF-e, porque a tecnologia permite à equipe da empresa focar o que é realmente importante. Assim, os vendedores têm a chance de compreenderem as demandas dos consumidores e verificarem qual produto atende melhor às necessidades.

Além disso, a NF-e pode ser reenviada quantas vezes forem necessárias ao consumidor e, em caso de compras online, é mais fácil acompanhar a entrega da mercadoria. Há mais comodidade para o cliente, porque a Nota Fiscal é encaminhada diretamente para o seu endereço de e-mail.

Outros benefícios para o consumidor são:

  • padronização do envio de informações fiscais pelas empresas, com menos chance de sonegação de impostos;
  • facilidade no planejamento de recepção de produtos, porque os dados são antecipados na NF-e.

Por fim, existem estados que trabalham com um sistema de recompensas. É o caso da Nota Fiscal Paulista, que agora permite obter os créditos acumulados todos os meses. A quantia pode ser utilizada para abater o valor do IPVA ou ser transferida para a conta-corrente. Além disso, há sorteios mensais de prêmios.

A emissão da NF-e é obrigatória?

Sim! Sempre que uma operação comercial for realizada, é fundamental emitir a NF-e, conforme determina a legislação. Essa exigência é feita para qualquer empresa enquadrada nos regimes tributários Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real ou Lucro Arbitrado. Esse é o caso de indústrias, fábricas, companhias de transformação de produtos, varejistas, atacadistas entre outros.

A única exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs). Por terem um regime diferenciado, inexiste a obrigatoriedade de emitir Nota Fiscal quando a venda de produtos ou serviços for feita para pessoas físicas, isto é, para os consumidores finais. Caso a transação seja realizada com pessoas jurídicas, a obrigatoriedade retorna.

Caso você tenha alguma dúvida, o ideal é conversar com o seu contador de confiança, que poderá indicar em quais casos a emissão é obrigatória.

No caso da prestação de serviços, também vale a pena entrar em contato com a Prefeitura, já que a emissão da NF-e é feita pelo Poder Municipal. Assim, é importante saber se existe alguma particularidade, quais impostos devem ser pagos e se há um ambiente disponibilizado para integração com o software de gestão.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

O mais comum é dizer que todos os documentos emitidos são Notas Fiscais. Apesar disso, existem diferentes tipos, você sabia? Cada um deles tem as suas particularidades — e descobri-las é essencial para otimizar o processo de emissão das NF-es. Então, que tal saber ainda mais? Acompanhe!

Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria

A NF-e é o modelo que registra as transações de compra e venda de produtos. Ela substituiu os modelos 1 e 1A e tem o objetivo de documentar a operação e permitir o recolhimento adequado dos impostos. É válida para negociações feitas em e-commerces e lojas físicas, além de ser emitida no caso de aquisição de insumos, matérias-primas ou mercadorias.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços

A NFS-e é voltada exclusivamente para a prestação de serviços. Estão incluídas aqui quaisquer tipos de transação dessa categoria, como atividades de consultoria, atendimento médico, personal trainer e mais.

Os produtores de conteúdo digitais e afiliados também utilizam esse modelo para a venda de congressos, e-books, eventos e muito mais. Vale a pena mencionar que a NFS-e substitui a Declaração de Serviço, que antes era exigida pelas prefeituras do país.

Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor

A NFC-e é o formato mais recente, que substitui de maneira gradual os cupons fiscais. É mais comum para operações do varejo e do comércio, por exemplo, em farmácias, supermercados, restaurantes e mais. Sua geração deve ocorrer no momento da venda, de maneira obrigatória.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e é utilizado para a movimentação de cargas. Por isso, é bastante utilizado por e-commerces. Esse documento é válido para transporte aéreo, fluvial, ferroviário e rodoviário.

Desde a sua implantação, os erros nesse processo se tornaram menos frequentes e a entrega foi agilizada. O Conhecimento de Transporte Eletrônico substituiu as NFs de modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Nota Fiscal Complementar

Esse modelo de NF é utilizado em casos específicos. Veja quais são eles:

  • reajuste de preços devido a contrato ou outra circunstância que aumente o valor original;
  • processos de exportação, quando o contrato de câmbio exigir aumento do preço da operação;
  • regularização da quantia ou da quantidade de mercadoria especificada na Nota Fiscal.

Assim, a NF Complementar sempre terá um documento original para registrar a operação, que será, por consequência, alterada.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

O DANFE é uma espécie de versão simplificada da NF-e que acompanha as mercadorias a serem transportadas para o cliente. Ele contém todas as informações básicas da operação, como:

  • destinatário;
  • dados como o emitente;
  • valor da mercadoria;
  • impostos recolhidos.

Nesse documento, também está destacada uma chave de acesso. Essa numeração é utilizada para acessar a NF-e e realizar a escrituração da operação. Por isso, é obrigatório em situações de movimentação de carga.

Documento de Arrecadação de Receitas Federais

O Darf é utilizado para pagamentos feitos devido a débitos de caráter previdenciário ou não, que estão inscritos na Dívida Ativa da União. Por exemplo, esse documento é gerado para quitar as dívidas com o Fisco quando a declaração do Imposto de Renda é gerada. 

Então por que está aqui como um tipo de NF-e?

Na verdade, o Darf também serve para pessoas jurídicas — e é por isso que se torna importante para a sua empresa. Para entender melhor, veja os dois modelos de Documento de Arrecadação existentes:

  • comum: é utilizado para recolher tributos de pessoas físicas e jurídicas. É bastante usado para quitar o PIS sobre o faturamento e os impostos referentes à importação;
  • simples: deixou de ser adotado com a Lei Complementar 139/2011. Foi alterado pelo Documento de Arrecadação Simples, que é utilizado para pessoas físicas e jurídicas que recolhem impostos unificados, como os MEIs.

Com essa explicação, tudo ficou mais claro, certo? Nesse momento, vale a pena perceber que NF-e, NFC-e e NFS-e funcionam de forma similar. A Nota Complementar será utilizada somente nos casos determinados. Por sua vez, o CT-e é utilizado para o transporte de mercadorias.

O DANFE também é adotado para operações de movimentação, além de ser a parte legível do arquivo XML, que é gerado com a emissão da NF-e. Portanto, é acessível somente com a inserção da chave de acesso especificada.

O que é preciso para a emissão de NF-e?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é importante para assegurar processos mais eficientes na empresa. Ela facilita o recolhimento e o cálculo de tributos, além de melhoria no acompanhamento de dados, transparência nas atividades fiscais e até facilidade para a logística. Até aí, você já sabe.

A questão é que a emissão depende de algumas questões, já que, para prestação de serviços, é feita pela prefeitura e, para comércio e indústria, pela Secretaria de Estado da Fazenda. Em qualquer um desses casos, é preciso contar com um software emissor e outros requisitos. Confira agora mais sobre quais são eles!

Obtenção do certificado digital

O certificado digital é o recurso que fornece validade jurídica à NF-e. Ele também aumenta a segurança dos dados e de sua procedência. Por isso, é preciso adquiri-lo antes de emitir qualquer Nota Fiscal. A aquisição é feita com uma Autoridade Certificadora autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP–Brasil).

A título de comparação, o certificado digital atua como um CNPJ virtual. Além de ser utilizado para a emissão de notas, também é adotado para a transmissão de obrigações acessórias e da Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Certificação SEFAZ

O credenciamento é a segunda etapa, mas ainda deve ser colocado em prática antes da emissão das NF-es. O processo é realizado na SEFAZ do município, caso a sua empresa trabalhe com prestação de serviços, ou do estado, se for do ramo de indústria e comércio.

Devido a essa peculiaridade, existem critérios diferentes para fazer o credenciamento. O ideal é consultar diretamente o órgão ou um contador para evitar imprevistos e problemas. Lembre-se ainda de que, em um primeiro momento, o status pode ser “em homologação”. Nesse caso, as NF-es não são emitidas — é apenas um ambiente de teste. Assim que estiver tudo certo, pode-se mudar a opção para “em produção”.

Identificação de regime tributário

O certificado digital e o credenciamento na SEFAZ levam a essa etapa. É bem provável que a sua empresa já esteja constituída e, portanto, está enquadrada em determinado regime tributário. Ainda assim, é importante consultar o contador, com o objetivo de verificar as peculiaridades para emitir a NF-e da maneira correta. A seguir, listamos as principais opções para você ter uma ideia clara de cada modelo.

MEI

Os Microempreendedores Individuais só emitem nota para pessoas jurídicas ou quando a pessoa física faz uma solicitação. A obrigatoriedade, porém, existe apenas no primeiro caso.

ME e EPP

As Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte fazem parte do Simples Nacional. Por isso, é necessário emitir a NF-e — conforme indicamos ao longo deste artigo — em todas as vendas realizadas.

Médias e grandes empresas

As organizações que se encaixam nesses portes têm regimes de Lucro Real ou Presumido. Ainda assim, a NF-e é exigida em todas as transações, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.

Ficou mais claro? Agora só falta ver como emitir o documento.

Como emitir a NF-e?

Esse processo é simples — basta seguir algumas etapas que vamos apresentar agora. É assim que você assegura o cumprimento das boas práticas e do que determina a legislação. Para facilitar essa atividade, mostramos o que é importante para você. Veja!

Conheça o tipo de nota ideal para sua empresa

Os tipos de Notas Fiscais existentes — NF-e, NFS-e e NFC-e — têm características específicas, conforme especificamos antes. Identifique qual formato é o ideal, de acordo com as atividades, o regime tributário e o porte da empresa. Caso precise, converse com o seu contador.

Confira o credenciamento fiscal do seu negócio

O ideal é contar com a ajuda do contador, que verificará qual é o enquadramento da empresa e o tipo de Nota Fiscal emitida. Assim, você identifica possíveis pendências do negócio junto ao governo.

Utilize um software emissor

A atividade de emissão de NF-e é facilitada com a ajuda de um software emissor. Por ser uma tarefa repetitiva, o processo manual costuma gerar vários erros. É aí que se torna útil contar com a tecnologia, como o sistema de gestão. Por ser inteligente, essa solução é capaz de recuperar as informações de fornecedores e clientes e inserir os dados gerais.

Além disso, a solução é integrada aos sistemas do governo, permite o armazenamento do XML — arquivo que efetivamente têm validade jurídica — e faz o envio automático da NF-e para o cliente. Outros benefícios são:

  • aumento do compliance, porque os softwares são atualizados conforme as mudanças da legislação fiscal;
  • monitoramento das vendas reembolsadas, a fim de cancelar as notas e evitar problemas;
  • estabilidade do sistema, já que as soluções governamentais costumam sofrer interrupções.

Todas essas vantagens resultam em melhoria da produtividade e cumprimento das obrigações sem aplicação de multas e juros.

Declare os recebimentos de forma apropriada

As empresas sempre devem informar os ganhos obtidos para a Receita Federal. Esse processo é realizado de acordo com o regime tributário da empresa — por isso, é importante contar com um contador. É dessa forma que você evita a sonegação de impostos, bem como a cobrança de juros e multas.

Em resumo, todas as operações se tornam melhores com a ajuda da tecnologia e a adoção de boas práticas. Nesse momento, uma dúvida deve ser: como definir o melhor sistema dentre todas as alternativas disponíveis no mercado? Desvendamos a resposta a seguir.

Eleve a sua gestão

O que você precisa é de um software completo para gerar e armazenar Notas Fiscais, aprimorar a gestão financeira e a frente de caixa?

Eleve está aqui para te ajudar em todos esses quesitos, além de adequar o seu negócio à legislação fiscal.

Para isso, são oferecidas duas principais soluções:

  • Frente de Caixa Completa: agiliza o atendimento. É ideal para comércios, bares, restaurantes ou food trucks. Facilita o controle de estoque, o fechamento de caixa e permite que a sua empresa esteja em dia com a legislação fiscal;
  • Gestão Financeira Fácil: serve para o controle das finanças e a emissão de notas. É mais voltado para prestadores de serviços e profissionais liberais que trabalham por conta própria. Mais que isso, contribui para a emissão de boletos e o monitoramento de contas a pagar e a receber.

Com esses recursos, o Eleve trabalha sistemas de vendas e gestão para simplificar as operações. As soluções são voltadas para o MEI, a micro e as pequenas empresas e oferecem controle total do negócio. O resultado é um controle melhor dos dados e das finanças, a fim de crescer sempre e de maneira sustentável.

De quebra, as informações estão acessíveis de qualquer dispositivo com internet, já que ficam armazenadas em nuvem. Assim, você emite as suas Notas Fiscais, evita erros e aumenta a qualidade das operações de compra e venda da sua empresa.Então, que tal conhecer melhor o Eleve? Entre em contato conosco e veja como o nosso sistema ajudará o seu negócio a alavancar os seus resultados!

legislação fiscal NF-e nfc-e nfs-e nota fiscal nota fiscal eletrônica

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *