importância da nota fiscal

Importância da nota fiscal: Conheça os benefícios para empresas

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 09 março, 2022

Se você possui uma empresa, a emissão de notas fiscais já deve ser parte da rotina, não é mesmo? Mas se você está pensando em abrir um negócio, é fundamental, antes mesmo de criar o CNPJ, entender a importância da nota fiscal.

Até mesmo para micro e pequenas empresas, a emissão desse documento faz toda a diferença para o controle financeiro da empresa, além de ser uma obrigatoriedade diante da venda de produtos e serviços e para evitar problemas com o Fisco.

Por isso, se você ainda tem dúvidas sobre a importância da nota fiscal para as empresas e também para o consumidor, continue a leitura!

O que é nota fiscal?

A nota fiscal (NF) é um documento obrigatório emitido pelas empresas para o registro de transações de compra e venda, seja de produtos ou serviços.

Além de ser um registro de compra e venda, a NF também serve como registro de impostos e tributos recolhidos, além de ser utilizada em casos de troca de mercadorias, transferências, devoluções, simples remessa e operações interestaduais.

Desde 2006, além da opção de NF impressa, as empresas também possuem a opção de emissão de nota fiscal eletrônica. 

Independente de ser uma empresa de venda de produtos ou prestação de serviços, ou estar como MEI, ME, Eireli, Ltda ou outras modalidades, a emissão de NF será um processo rotineiro da sua empresa.

Por isso, como veremos a seguir, é fundamental entender a importância da nota fiscal.

Exemplo de nota fiscal

Existem modelos diferentes de NF, mas, de modo geral, todos devem conter as seguintes informações:

  • dados da empresa (nome, razão social, CNPJ,inscrição estadual);
  • data e horário da operação;
  • descrição das mercadorias ou do serviço prestado;
  • total a ser pago;
  • forma de pagamento;
  • local onde a venda foi realizada.

Se você ainda está na dúvida de como entender uma nota fiscal, busque por exemplos de modelos em branco ou preenchidos, como este modelo disponibilizado no site da Secretaria da Fazenda de Minas Gerais

Qual a importância da nota fiscal?

Muitas pessoas acreditam que a importância da nota fiscal afeta apenas aos empresários, mas a verdade é que a emissão de notas fiscais tem também a mesma relevância para os consumidores e para a economia, de maneira geral. Entenda a seguir!

A importância da nota fiscal para o consumidor

A nota fiscal é fundamental para manter as empresas dentro da legalidade, mas para quem está do outro lado da venda do produto ou serviço, esse documento também é muito importante.

Para os consumidores, a nota fiscal serve como registro da compra, garantindo os seus direitos como consumidor e o pagamento, por parte da empresa, do Imposto sobre Comercialização de Produtos e Serviços – ICMS.

A partir da nota fiscal, o cliente consegue comprovar sua compra e terá uma garantia ainda maior para os casos em que precisar trocar o produto ou pedir o reembolso.

A importância da nota fiscal para a empresa

A importancia da nota fiscal para a contabilidade de uma empresa é enorme, pois é a partir dela que os empresários conseguem fazer um melhor controle do fluxo de caixa, análise do lucro, balanço de despesas e impostos pagos dentro de determinado período.

Por ser tão fundamental para o controle financeiro da empresa, é importante que as notas fiscais de compras e vendas, no formato tradicional ou eletrônico, sejam guardadas por um período de até 5 anos.

Dessa forma, a empresa consegue se proteger diante de imprevistos, já que a nota fiscal funciona também como uma garantia da prestação de serviço e impostos recolhidos.

Outro ponto sobre a importância da nota fiscal é que esse tipo de documento também será relevante para os cálculos de Imposto de Renda como pessoa física e jurídica. Ou seja, também é importante para a empresa não ter problemas com o Fisco.

A importância da nota fiscal para a economia

importância da nota fiscal

A emissão de notas fiscais são relevantes para a economia justamente por serem documentos em que estão marcados os impostos sobre produtos e serviços para as empresas.

E quando uma empresa está legalmente cumprindo com suas obrigações tributárias, significa que o país está conseguindo a arrecadação necessária que é obrigatória para as empresas.

Como se sabe, os impostos e tributos devem ser destinados para as necessidades públicas dos entes federativos (União, Estados, Distrito Federal e Municípios) e devem ser usados para a promoção do bem-estar social, como em investimentos de segurança pública, saúde, educação e infraestrutura, por exemplo.

Se a empresa estiver realizando a emissão de notas fiscais corretamente, ela estará mais protegida e evitará problemas com a Receita Federal.

Para a Receita Federal, a NF será útil para fiscalização das atividades das empresas, podendo ser usada até mesmo para identificar situações de desvios, evasão e sonegação fiscal.

Qual a importância da nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é importante por todos os fatores apresentados acima. 

Da mesma forma que um modelo de NF impresso, a NF-e também é importante para manter a regularidade da empresa, para garantir os direitos do consumidor, recolher impostos e tributos e prevenir a empresa de ter problemas com o Fisco.

A diferença é que o modelo digital apresenta mais vantagens para ambos os lados. 

Os benefícios da nota fiscal eletrônica para o consumidor, por exemplo, incluem:

  • redução de uso de papel e necessidade de impressão;
  • é mais seguro e sem risco de perdas ou extravios, pois normalmente é enviado por e-mail;
  • é um incentivo ao comércio eletrônico e do uso de novas tecnologias.

Para as empresas e para a sociedade, em geral, a lista de benefícios é ainda maior:

  • padronização dos relacionamentos de envio de NF entre as empresas;
  • armazenamento mais seguro de informações de fornecedores e clientes;
  • é uma solução que pode ser integrada aos sistemas do governo e softwares de gestão empresarial;
  • permite o armazenamento do arquivo no formato XML;
  • a NF-e tem validade jurídica, podendo ser enviada para o cliente por e-mail ou outras ferramentas;
  • permite o aumento do compliance, pois os softwares são atualizados conforme as mudanças da legislação fiscal;
  • permite o monitoramento das vendas reembolsadas, a fim de cancelar as notas e evitar problemas com cliente e fornecedores;
  • proporciona maior estabilidade do sistema, já que as soluções governamentais costumam sofrer interrupções.

Tipos de nota fiscal existentes

Além de entender a importância da nota fiscal, as empresas também devem saber que existem diferentes tipos de NF. 

Cada modelo tem suas particularidades de acordo com o tipo de empresa, serviço prestado ou produto comercializado.

Por curiosidade, listamos os sete tipos principais de notas fiscais.

  • Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria;
  • Nota Fiscal Eletrônica de Serviços;
  • Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Nota Fiscal Complementar;
  • Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
  • Documento de Arrecadação de Receitas Federais.

Para saber mais sobre cada um dos tipos acima, leia também nosso guia completo sobre notas fiscais.

Por que emitir nota fiscal?

Além de ser obrigatória, a emissão da nota fiscal é importante por ser uma das principais garantias de que a empresa está atuando legalmente e cumprindo o pagamento de seus tributos corretamente.

A emissão também é importante para os fornecedores e consumidores. 

Ao emitir a NF, a sua empresa aumenta a confiança entre seus clientes, pois por meio desse documento eles possuem uma garantia de que seus direitos serão preservados, especialmente em caso de troca de produto ou reembolso.

É importante lembrar que a emissão da nota fiscal está prevista na legislação, na Lei Nº 8.846/94.

Por isso, sua obrigatoriedade se aplica a todas as empresas com atividade econômica comercial e empresas com cadastro no regime do Simples Nacional.

Confira o passo a passo de como emitir NF-e

O processo de emissão de nota fiscal é relativamente simples, mas exige alguns pontos de atenção do empreendedor para que o documento esteja correto.

O primeiro ponto de observação é identificar qual o tipo de nota ideal para a empresa. Como vimos, existem variações como a NF-e, NFS-e e NFC-e, por exemplo, que possuem características específicas.

Se você estiver em dúvida, é fundamental contar com a ajuda de um profissional de contabilidade.

Também é importante conferir o credenciamento fiscal da empresa, para verificar em qual tipo de nota fiscal a empresa se enquadra. 

Nesse momento, um contador pode te ajudar, auxiliando também na análise de possíveis pendências da empresa em relação ao governo.

Antes do passo a passo, a última dica é contar com algum software emissor. Com a ajuda da tecnologia, torna-se ainda mais fácil emitir e ter controle sobre as notas fiscais.

Além disso, se você tiver de emitir diversas notas fiscais, o software vai te ajudar a economizar tempo.

Agora, vamos aos principais exemplos de como emitir NF-e MEI e o passo a passo de acordo com cada tipo:

Emitir NF-e online

Existem várias formas de emissão da nota fiscal, como por meio de softwares emissores integrados ao sistema de gestão da empresa, mas também existem outras plataformas online, como o site do Sebrae.

Para fazer a emissão pelo site do Sebrae, basta acessar o link do site Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e seguir com o download do aplicativo para geração de notas.

A partir disso, basta seguir o passo a passo para preenchimento das informações sobre a venda do produto ou serviço.

Emitir NF-e pelo Nota Fiscal Eletrônica de Serviço

Outra opção para quem é MEI é a emissão de NF-e pelo sistema próprio do município em que o empreendedor abriu sua empresa.

Esse sistema é responsável por emitir e armazenar todas as notas fiscais emitidas pelo empreendedor.

Para conseguir emitir a NF-e pelo sistema da prefeitura do município, o empresário deve, primeiro, criar um cadastro da empresa na inscrição municipal na prefeitura da cidade em que mora.

Essa inscrição municipal gera um número de identificação do MEI no cadastro próprio da cidade.

Após conseguir fazer o cadastro na inscrição municipal, o empresário deve receber um e-mail com login e senha para começar a emitir as notas fiscais.

É importante ficar atento, pois nem todos os estados no Brasil possuem essa opção de emissão de notas pelo próprio sistema da prefeitura.

Emitir nota fiscal do consumidor

Além das opções acima, existe a alternativa de emissão de nota fiscal eletrônica do consumidor, que pode ser emitida no próprio site da Secretaria da Fazenda, após a liberação que deve ser solicitada pelo empreendedor.

Importância da nota fiscal: Dúvidas frequentes

Nota fiscal e cupom fiscal: Quais são as diferenças?

Em poucas palavras, a principal diferença entre nota fiscal e cupom fiscal é que a NF possui mais informações, ou seja, é mais completa.

Além de informações sobre a empresa, data e horário da operação, descrição de mercadorias e informações de pagamento, a NF também traz dados sobre os impostos e tributos sobre cada produto, informações do cliente, dados da transportadora etc.

Nota fiscal eletrônica serve para garantia?

Sim, a nota fiscal pode ser usada como garantia para eventuais trocas de produtos, reembolso e também para controle e fiscalização da Receita Federal. Por isso, é importante que sejam armazenadas por até 5 anos, no mínimo.

Como solicitar a segunda via da nota fiscal?

Para conseguir a segunda via da NF, a maneira mais fácil é entrando em contato com a empresa que emitiu a nota.

Outras maneiras de conseguir uma nova via é consultando no histórico de e-mails recebidos e também pelo site da Secretaria da Fazenda ou Prefeitura.

O que acontece quando a empresa não emite nota fiscal?

Se uma empresa deixar de emitir notas fiscais diante da prestação de serviço ou venda de produtos, ela estará infringindo uma lei. 

Ou seja, cometendo um crime. Por isso, poderá ser acusada de sonegação fiscal, por exemplo, além de enfrentar multas e ter sua credibilidade manchada.

Facilite a emissão e gestão de suas notas fiscais com a Eleve

Com um software completo para a gestão financeira da sua empresa, fica muito mais fácil armazenar e gerenciar todas as notas fiscais emitidas.

Com o Eleve Gestão, sua empresa economiza tempo, dinheiro e foge dos processos burocráticos ao mesmo tempo que permanece seguindo a legislação fiscal e cumprindo com todas as suas obrigações, como é no caso da emissão de NF-e.

Conheça todos os recursos que o Eleve Gestão tem para a sua empresa aumentar ainda mais o sucesso e produtividade.
Nova call to action

Conclusão 

Agora que você já sabe a importância da nota fiscal, basta ficar atento para emitir corretamente esse documento após a realização de alguma venda ou compra na sua empresa.

Entender a sua importância faz toda a diferença para simplificar esse processo tão presente na rotina dos empreendedores e para evitar problemas na hora de declaração do IR.

Se você gostou de aprender mais sobre a relevância das notas fiscais, continue aprendendo com nossos artigos sobre legislação fiscal para as empresas.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.