Entender o eSocial, o que é e como funciona na prática é fundamental para avaliar os impactos do sistema nos processos trabalhistas e fiscais do seu negócio. 

Na prática, ele nada mais é do que o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, usado pelas empresas para enviarem as informações de vínculo empregatício e dados previdenciários.

Esse sistema foi atualizado e, com isso, não só empresas de grande porte devem utilizar o modelo simplificado, mas também quem é MEI e EPP.

A obrigatoriedade do uso já está valendo, por isso muitas empresas já estão familiarizadas com as mudanças. Mas ainda existem dúvidas sobre o tema, especialmente para quem está começando um negócio.

Se você ainda tem perguntas sobre quem deve fazer o eSocial, o que é e como funciona o sistema e o cadastro, é só seguir a leitura para encontrar as respostas.

O que é o eSocial?

O eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um programa criado pelo Governo Federal, a partir do Decreto nº 8373/2014, para unificar em um sistema só todas as informações de vínculo empregatício e previdenciário que as empresas devem, obrigatoriamente, declarar.

Portanto, para comunicar todas as informações de carteira de trabalho, contribuição ao INSS, folha de pagamento, aviso de acidentes de trabalho, aviso prévio, FGTS  e outros registros, o empregador deve acessar o eSocial.

O objetivo desse sistema é simplificar e reduzir a burocracia na comunicação e transmissão de dados, tornando mais eficiente a fiscalização das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Como funciona o eSocial na prática?

O eSocial foi implantado em 2015 com o objetivo de facilitar e modernizar o registro das informações de trabalho e previdência de forma totalmente online.

Ao unir em um um único sistema dados e processos que envolvem diferentes órgãos federais, as empresas e os trabalhadores, o eSocial torna esse compartilhamento menos burocrático, assim como a fiscalização. 

Um ponto importante sobre o funcionamento do sistema é que ele não muda a legislação. Todas as regras e obrigações continuam as mesmas.

Para o eSocial, o que é priorizado é a simplificação de processos, facilitando e tornando mais transparentes os dados enviados ao Governo.

Diante disso, as empresas precisam acessar o sistema para que todas as informações sejam enviadas pelos chamados eventos, isto é, qualquer fato jurídico-trabalhista que ocorre ao longo da vida de um funcionário.

Esses eventos são classificados em três tipos principais:

• Eventos iniciais e de tabelas: são eventos de identificação, tais como cadastro de informações da empresa, registros iniciais de dados sobre vínculo empregatício, cargos, escala de trabalho e rubricas;
• Eventos não periódicos: são situações sem datas exatas de ocorrência, como admissão e desligamento de funcionários, comunicado de acidente de trabalho, reintegração, alteração de dados cadastrais etc.;
• Eventos periódicos: são eventos que têm periodicidade, tais como pagamento de rendimentos, contribuição sindical patronal, remuneração de colaboradores, entre outros.

Quais são as vantagens do eSocial?

No eSocial, o que é benefício para os empreendedores, contribui também para o cumprimento dos direitos de colaboradores e soluções mais práticas para as obrigações trabalhistas.

Dentre essas vantagens, podemos destacar:

• segurança no armazenamento de dados da empresa e do colaborador;
• centralização de soluções trabalhistas em uma única plataforma;
• facilidade no cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas;
• redução das chances de erros nos cálculos trabalhistas;
• maior qualidade das informações prestadas;
• processos mais eficientes e automatizados.

Para o Governo, a ideia do programa é garantir os direitos previdenciários e trabalhistas, facilitar a fiscalização e também simplificar o cumprimento desses processos. 

O que é o eSocial Simplificado? Para que ele serve?

O eSocial foi criado para digitalizar o processo de envio e armazenamento de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, reduzindo a burocracia tanto para o RH das empresas como também para os profissionais.

Mas, desde que foi lançado, melhorias foram implementadas para que o sistema se tornasse ainda mais fácil e intuitivo no seu uso.

É aí que surge o eSocial Simplificado, também conhecido como novo eSocial ou eSocial Web.

A divulgação dessa nova era do sistema foi feita em 2020 pelo Governo Federal, com a premissa de facilitar ainda mais as etapas de envio dos dados.

Em resumo, essa versão serve para que as empresas comuniquem ao governo sobre todos os processos e etapas de organização da vida trabalhista dos funcionários e todas as questões administrativas de RH e das áreas de medicina e saúde ocupacional.

Comunicados de acidentes de trabalho, ausências, saída de férias, licenças-saúde ou licença-maternidade, por exemplo, também devem ser notificados no eSocial Simplificado.

Quais informações devem ser informadas no sistema?

Depois de conhecer o eSocial, o que é necessário para garantir a regularidade do negócio é manter o RH informado sobre os processos.

O setor da sua empresa precisa ficar atento sobre quais informações devem ser registradas no eSocial e os prazos. 

Alguns dados são obrigatórios e, após serem informados no sistema, a empresa deve receber um número de protocolo validando o seu registro. Veja quais são as informações obrigatórias:

• aviso prévio;
• folha de pagamento;
• admissão e demissão;
• alteração de escala de trabalho;
• reajustes salariais dos funcionários;
• comunicado de acidente de trabalho;
• alteração de horário da jornada de trabalho;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• recolhimento de contribuições patronais e previdenciárias.

eSocial Simplificado: O que muda?

O eSocial Simplificado possui um layout de dados novo, ou seja, unifica informações constantes de outros bancos de dados oficiais, reduzindo a quantidade de informações e facilitando o preenchimento.

Além disso, as principais regras do sistema foram flexibilizadas, permitindo mais agilidade na hora de preencher os dados.

Confira a seguir as seis principais atualizações:

1. Redução do número de eventos;
2. Diminuição expressiva no número de campos do layout;
3. Flexibilização ampla das regras de impedimento para o recebimento de informações (por exemplo: pendências geram alertas, não erros);
4. Facilitação da prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
5. Permissão de utilizar o CPF como identificação única do trabalhador, excluindo os campos em que anteriormente era exigido o NIS;
6. Simplificação na forma de declaração de remuneração e pagamentos dos colaboradores.

Qual o impacto dessas mudanças para as empresas?

Depois de compreender o eSocial, o que é e como funciona o sistema, é essencial saber suas influências para as organizações.

Na prática, o programa teve um impacto muito positivo para as empresas, já que simplificou muito os processos e passou a ser o formato obrigatório desde abril de 2022.

Durante o ano passado, até a obrigatoriedade do novo sistema, houve um período de adequação no qual as empresas que ainda utilizavam o sistema antigo poderiam conviver com o sistema novo.

Essa opção estava disponível para que elas tivessem tempo hábil para se adaptar às mudanças sem causar problemas na organização dos processos internos e compartilhamento de dados.

Qual foi o prazo de adequação ao eSocial Simplificado?

Como vimos, a implementação do eSocial Simplificado foi feita gradualmente. Na prática, o sistema foi sendo disponibilizado em partes, para diferentes setores do mercado. 

Para isso, os eventos foram disponibilizados aos poucos. Confira:

• Maio de 2021: eventos de folha de pagamento do grupo três, ou seja, os optantes pelo Simples Nacional, empregadores de pessoa física (exceto domésticos), produtores rurais PF e entidades sem fins lucrativos;
• Junho de 2021: eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador do grupo um, ou seja, as grandes empresas;
• Julho de 2021: início do envio dos eventos de tabela pelos órgãos públicos.

A partir disso, foi estabelecido um período de convivência entre o sistema antigo e o novo, mas em abril de 2022 ele passou a ser o programa padrão e obrigatório para as empresas

Quais eventos foram incluídos e dispensados do Sistema?

O eSocial Simplificado acabou dispensando diversos eventos do sistema com o objetivo de simplificar as atividades. Confira a seguir os principais eventos excluídos do sistema:

• S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
• S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas;
• S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
• S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho;
• S-1080 – Tabela de Operadores Portuários;
• S-1250 – Aquisição de Produção Rural;
• S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência;
• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
• S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
• S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações;
• S-2250 – Aviso Prévio;
• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.

Ao retirar esses eventos, fica mais fácil para as empresas se informarem sobre tudo o que se passa em suas dependências de maneira mais fácil e intuitiva, tanto no que se refere a fatores trabalhistas como previdenciários.

Quem pode usar o eSocial Simplificado?

O eSocial Simplificado deve ser usado por empresas de diferentes setores de atuação, faturamento e porte, tais como Microempresa (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI).

O acesso também está disponível para o empregador doméstico e o segurado especial. 

Agora, a obrigatoriedade do eSocial já está valendo, pois isso o não cumprimento da adequação e dos prazos pode gerar observações e multas para as empresas.

Como se adequar à simplificação do eSocial?

Agora que você já sabe quem deve fazer o eSocial, é importante entender como fazer a integração do sistema do governo ao seu fluxo de informações e à contabilidade da sua empresa.

Para isso, preparamos um passo a passo que você confere a seguir. 

Registro dos dados cadastrais

O primeiro passo é realizar a atualização dos dados de cadastro dos funcionários no portal Dataprev. No site, o RH deve informar dados como nome completo, NIS, CPF, data de nascimento, entre outros.

Nesse primeiro passo, o sistema fará uma avaliação prévia e apontará se os dados batem. Se houver alguma informação conflitante, o RH deverá regularizar.

Integração de setores

Para facilitar o trabalho do RH, contabilidade, setor administrativo e comercial da sua empresa, o ideal é contar com um sistema de gestão capaz de coletar e unificar todas as informações solicitadas pelo eSocial.

Essa automatização ajuda a reduzir a burocracia, economizando tempo das equipes e, principalmente, evitando conflitos e erros no repasse das informações.

Realização de declarações e eventos

Em nossa explicação sobre o que é eSocial e como funciona o sistema, explicamos que as declarações são chamadas de eventos, lembra?

Cada evento terá regras, prazos e informações solicitadas diferentes. Com a versão simplificada, o número de eventos agora é reduzido e o layout mais intuitivo, por isso sua equipe de RH não deve ter problemas ao fazer o uso.

eSocial Simplificado: Dúvidas frequentes

Conhecemos os processos por trás do eSocial, o que é o primeiro passo para entender o sistema, mas agora vamos conferir quais são as dúvidas mais comuns dos empreendedores sobre o uso do programa. 

Como acessar o eSocial simplificado?

O acesso é feito por meio da página do eSocial Simplificado no site oficial do Governo Federal. Para o login no Módulo Simplificado, basta informar o CPF/CNPJ, código de acesso e senha. Também é possível acessar com o login do Gov.br.

Que tipo de empresa deve aderir ao e-Social Simplificado?

Em geral, todas as empresas ou pessoas físicas que contratam prestadores de serviço devem aderir ao uso do eSocial se nesse vínculo de contratação houver obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias. 

Isso inclui categorias como Empresas de Pequeno Porte (EPP), Microempresas (ME), Empresa Individual (EI) e Microempreendedores Individuais (MEI).

Qual a importância do eSocial para micro e pequenas empresas?

O eSocial é fundamental para micro e pequenos empreendedores por ser um sistema do governo que facilita o controle e envio de documentos e informações relacionadas às obrigações trabalhistas, tributárias e/ou previdenciárias.

O uso do programa pode facilitar tanto o controle de jornada de trabalho de funcionários domésticos quanto o envio de outros dados de carteira de trabalho, FGTS, INSS, declaração  de IR, contrato social, solicitação de auxílios e benefícios.

Também é importante para controle de prazos para evitar que a empresa tenha problemas jurídicos ou trabalhistas.

Quem preenche o eSocial?

No eSocial, o que é responsabilidade de cada setor é uma dúvida bastante comum. O empregador cuida desse processo e, de maneira geral, o RH, que é uma área mais frequente nos negócios, costuma preencher os dados.

Entretanto, a empresa que tem outros setores também pode dividir esse processo. Neste caso, cada uma das áreas deve preencher as informações referentes a sua alçada.

Por exemplo, o profissional responsável pela área fiscal da empresa preenche dados tributários, enquanto o RH cuida das informações previdenciárias.

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Agora que você já sabe o que é eSocial Simplificado e suas facilidades, que tal olhar para outras tecnologias que vão ajudar a otimizar os processos de gestão da sua empresa?

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Veja alguns dos vários recursos disponíveis:

• gerenciamento de relatórios de entradas e saídas;
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Conclusão

A proposta do eSocial Simplificado, como o nome mesmo promete, é simplificar a vida dos empresários no controle dos processos contábeis e fiscais e no compartilhamento de dados obrigatórios sobre o vínculo de trabalho com os funcionários.

Com a atualização, o governo flexibilizou algumas regras e retirou eventos que antes eram mais burocráticos e exigiam muito tempo de preenchimento.

Se você está à frente de uma empresa, fique atento ao uso correto do sistema para aproveitar todos os benefícios desse programa mais integrado e certifique-se da precisão das informações repassadas pelo RH para evitar problemas.

Agora que você já sabe o que é eSocial, aproveite para conferir nosso conteúdo sobre gestão fiscal para otimizar ainda mais a organização da sua empresa.