Cupom Fiscal: entenda a diferença entre ECF x NFC-e

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 23 junho, 2020

Em meio aos diversos expedientes envolvidos na rotina de atividades de uma empresa, o manuseio de documentos fiscais não só é uma realidade, mas uma necessidade dos negócios, dada a imposição da legislação. Nem sempre sabemos tudo sobre cupom fiscal, por se tratarem de processos muito técnicos.

Em regra, o que as empresas sabem é que esses termos estão ligados a procedimentos fiscais comuns do negócio e que são indispensáveis para o seu funcionamento regular perante o Fisco. Contudo, existem muitos outros pontos que precisam ser esclarecidos a respeito desses dois importantes conceitos.

Desse modo, pensando em ajudar você e o seu empreendimento, preparamos este artigo explicando as principais diferenças entre o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e). Confira!

Quais são as principais diferenças entre o EFC e a NFC-e?

Apesar de ambos os termos estarem relacionados ao processo de emissão de documentos fiscais nas empresas, é preciso deixar claro que se tratam de formatos de emissão distintos, como veremos a seguir.

Na prática, o ECF é uma espécie de equipamento emissor de cupons fiscais, documentos fiscais e documentos não fiscais. Ele se assemelha muito a uma impressora, mas é homologado, lacrado e tem memórias para armazenar os dados fiscais, além de necessitar de um certificado digital para autenticar o contribuinte.

Por sua vez, a NFC-e é o padrão mais atual implantado como parte do SPED fiscal, cuja principal característica é a informatização do processo de emissão e transmissão do documento entre contribuinte e as bases de dados da SEFAZ.

Esclarecidas as definições de cada termo, é preciso também pontuar a respeito das suas principais diferenças. São elas:

Aparelho emissor x emissão 100% digital

O principal ponto distintivo entre o ECF e a NFC-e está na maneira como a nota fiscal é emitida. Como dito, o ECF é como uma impressora física, ou seja, depende da execução de processos manuais para a emissão do documento. Nesse sentido, os documentos são emitidos e armazenados pelo equipamento, necessitando sempre dele para que o processo ocorra.

Em estabelecimentos com múltiplos caixas, é necessário dispor de vários equipamentos para suprir a demanda de emissões, podendo gerar tumulto e demora no processo de atendimento.

Já a NFC-e trabalha com uma emissão 100% digital, a partir do uso da certificação digital, dispensando equipamentos extras e processos manuais para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Em outras palavras, esse é um documento de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente com o objetivo de documentar as transações comerciais do negócio.

Emissão postergada x emissão em tempo real

Outra diferença básica entre o ECF e a NFC-e está no tempo de emissão do cupom fiscal. No ECF, os dados das transações ficam registrados na memória do equipamento. Em regra, ao final do mês, são encaminhados ao contador, para que só então sejam enviadas para a SEFAZ. Assim, a consolidação das vendas dura em média 20 dias.

No modelo de NFC-e, todo o processo de emissão é feito em tempo real, via Internet. Tão logo o cliente efetua a compra, os dados são encaminhados à SEFAZ, e o consumidor já pode consultar a NFC-e por meio da chave gerada ou do QR Code impresso no cupom.

Nível de segurança no armazenamento das informações do cupom fiscal

No ECF, os dados das transações ficam armazenados no próprio dispositivo, até que sejam encaminhados para o contador e depois para o Fisco. Por essa razão, esse é um padrão considerado de baixa segurança, já que está sujeito a diferentes riscos, como de extravios, danificação do dispositivo e até mesmo fraudes.

Por outro lado, a NFC-e, por operar de maneira informatizada, estabelece uma comunicação ativa e em tempo real com as bases de dados da SEFAZ. Isso significa que os dados são transmitidos automaticamente, via Internet, ficando armazenados realmente em segurança.

Vantagens em adotar o cupom fiscal NFC-e

Na prática, a substituição do tradicional modelo de emissão de documentos fiscais via ECF para o moderno padrão de NFC-e, traz uma série de mudanças para a rotina do negócio, sobretudo operacionais. Vejamos:

  • possibilidade de utilização de qualquer tipo de impressora para gerar o documento físico;
  • desnecessidade de homologação do software junto ao Fisco;
  • redução significativa na utilização de papel, visto que o processo passa a ser feito de maneira digital, podendo ser encaminhado por e-mail, por exemplo;
  • agilidade no processo de emissão, sobretudo em estabelecimentos em que há a necessidade de se emitir um alto volume de documentos;
  • transmissão e visualização das transações em tempo real, reduzindo a probabilidade de erros, inconsistências e multas junto à SEFAZ;
  • flexibilidade na hora de aumentar ou diminuir a quantidade de caixas na empresa, não necessitando de mais equipamentos para fazer a emissão dos documentos;
  • armazenamento seguro dos dados, utilizando protocolos de criptografia e armazenamento em nuvem;
  • possibilidade de emissão de notas em contingência, para os momentos em que não for possível estabelecer a comunicação com o Fisco,
  • oferece mais facilidade para o consumidor receber o documento que pode ser feito por e-mail, e de consultá-lo a partir do QRCode.

Onde já existe a obrigatoriedade da substituição?

Atualmente, a NFC-e pode ser o padrão adotado por empresas do comércio varejista, independentemente do porte, em transações realizadas de forma direta com o consumidor final. Contudo, vale mencionar que as regras de emissão e validação do documento podem variar conforme o estado.

A seguir, listamos alguns das unidades da federação em que a NFC-e já é obrigatória. Confira:

  • Acre;
  • Alagoas;
  • Amapá;
  • Amazonas;
  • Bahia;
  • Distrito Federal;
  • Espírito Santo;
  • Goiás;
  • Maranhão;
  • Mato Grosso;
  • Mato Grosso do Sul;
  • Minas Gerais;
  • Paraíba;
  • Paraná;
  • Pernambuco;
  • Piauí;
  • Rio de Janeiro;
  • R. Grande do Norte;
  • R. Grande do Sul;
  • Rondônia;
  • Roraima;
  • São Paulo;
  • Sergipe,
  • Tocantins.

Como pôde ver, poucos são os estados que ainda não aderiram à NFC-e. Alguns se encontram em processo de implantação ou em período de adesão voluntária, como ocorre no Ceará, e todos têm especificidades próprias.

O que fazer com a ECF após a troca?

Feita a implantação da NFC-e no negócio, existem algumas medidas que precisam ser adotadas quanto ao(s) ECF(s). A recomendação é de que os equipamentos sejam guardados em locais seguros, já que neles ainda é possível ter acesso a informações fiscais, históricos de transações e relatórios de vendas da empresa.

Assim, é importante se resguardar de eventuais problemas, mantendo os equipamentos seguros e conservados, para o caso de ainda ser necessária alguma utilização futura.

Por fim, como foi possível analisar, existem muitas diferenças entre ECF e NFC-e. Esse último conceito é o mais moderno e alinhado com a sistemática de fiscalização e troca de informações entre Fisco e contribuinte. Além disso, torna o dia a dia das empresas mais simples e econômico, dado o caráter informatizado do modelo.

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