contas a pagar e receber

Saiba como manter as contas a pagar e receber sob controle

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 14 outubro, 2020

Nem sempre as datas das contas a pagar e receber combinam. Por isso, os empreendedores têm muita dificuldade para organizar o fluxo de caixa. Deste modo, ficam suscetíveis a atrasos nas obrigações, multas/juros e perda de credibilidade no mercado.

Para evitar esses problemas, é importante organizar as entradas e saídas de recursos monetários da empresa, de modo que sempre exista dinheiro no caixa. A fim de ajudar a assegurar uma boa movimentação financeira no seu negócio, selecionamos algumas dicas e informações que podem ser úteis. Continue a leitura e confira!

Quais são as principais dificuldades para conciliar contas a pagar e receber?

Existem algumas dificuldades que são comuns a boa parte dos empreendedores que gerenciam as finanças da empresa. A seguir, veja algumas das principais.

Falta de organização

A falta de estruturação dos registros de compras e de vendas é um dos motivos que levam a uma conciliação de contas equivocada. Assim, notas fiscais espalhadas, duplicatas a pagar arquivadas antes da quitação, documentos contábeis misturados com papéis e rascunhos, entre outros sinais de desorganização, podem ocasionar a ausência de um controle adequado das movimentações do negócio.

Não utilizar ferramentas de gestão financeira

É importante adotar um sistema de gestão financeira para organizar os seus lançamentos de entradas e saídas de valores. O melhor desse tipo de ferramenta é que ela é capaz de agrupar as contas referentes a cada conjunto, tornando-as mais fáceis de serem gerenciadas.

É preciso evitar o uso de cadernos e até mesmo de planilhas, em alguns casos, pois estes não dão conta de auxiliar no controle quando a empresa passa a crescer. Além disso, pode ser difícil conciliar arquivos e tabelas espalhados em diferentes bancos de dados, computadores ou sistemas operacionais. Assim, a solução de gestão financeira mantém tudo em um só lugar, centralizando e facilitando o acesso às informações.

Não renegociar dívidas

Quando o negócio começa a passar por dificuldades, como quedas nas vendas ou elevação de custos, é necessário renegociar as dívidas. Por mais que possa parecer algo incômodo ou desanimador, o líder da empresa precisa chamar os seus parceiros para tentar acordos melhores. Do contrário, poderá ter dificuldades de honrar com suas obrigações, o que desgastará o relacionamento com fornecedores.

Não manter um bom relacionamento com os clientes

Clientes que mantêm uma boa convivência com a empresa se sentem mais compelidos a honrarem as suas obrigações com ela. Se isso não ocorrer e alguns vierem a passar por dificuldades, a sua empresa poderá ir para o fim da lista deles na hora de priorizarem pagamentos.

Como organizar melhor os recebimentos?

Limitar as dívidas

Chega um ponto em que é preciso limitar as dívidas de seus consumidores, para não ficar sem receber uma quantia muito grande. Isso normalmente deve ser feito quando o volume de compras parceladas ou de crédito dado a um cliente começa a aumentar desproporcionalmente, mesmo que ele já esteja com débitos em atraso.

É preciso ficar atento também a esse fato porque, em alguns casos, pode ser indício de alguma fraude em andamento. Portanto, todo cuidado é pouco, uma vez que o dinheiro envolvido nesse tipo de evento pode não ser recuperado tão facilmente. Desta forma, são gerados ainda mais problemas para o controle de caixa.

Não ter medo de cobrar os seus clientes

É preciso não ter medo de cobrar os clientes. Em algumas situações, a falta de pagamento deles pode ser motivada por esquecimentos ou pela falta de organização financeira.

Oferecer descontos para quem adiantar pagamentos

Essa é uma excelente dica para quem quer antecipar recursos. Portanto, ofereça descontos para aqueles consumidores que adiantarem parcelas e demais pagamentos. Isso pode ajudar a capitalizar o seu caixa mais rapidamente. Inclusive, podendo até pagar dívidas da empresa de forma antecipada também em busca de descontos com fornecedores.

Como organizar melhor os pagamentos?

Adiantar os pagamentos e evitar juros

Quanto mais rápido você “se livrar” das suas contas, menores são as chances de atrasá-las e, por consequência, ter de arcar com multas, taxas e juros. Portanto, busque pagar todas as suas obrigações o mais rápido possível, como no começo do mês.

Renegociar as dívidas vencidas

No caso das dívidas vencidas, a dica é procurar fornecedores e tentar renegociar. Diante disso, é possível, ao menos, eliminar uma parte dos juros.

Buscar novos fornecedores

Se você acha que está pagando mais caro pelos insumos do que os concorrentes ou se o seu fornecedor não quer negociar condições melhores, o recomendado é procurar outros parceiros. Neste caso, é preciso ter cuidado com situações rotineiras que levam a uma espécie de acomodação na relação com os fornecedores.

Isso porque, com o passar do tempo, os custos podem subir devido ao longo tempo de relacionamento que torna mais fácil reajustar os valores, especialmente se a empresa não busca negociá-los com frequência. Assim, é preciso considerar a parceria de anos. Contudo, também é necessário avaliar se os preços dos insumos dos parceiros realmente estão condizentes com a média do mercado.

Como alinhar melhor entradas e saídas?

Ter registradas todas as entradas e saídas

Para alinhar contas a pagar e a receber, lembre-se de registrar absolutamente todas as operações da empresa, incluindo gastos com o cafezinho do fim de tarde. Assim, você conseguirá encontrar desperdícios, custos desnecessários e despesas que podem ser reduzidas, melhorando a saúde financeira da organização.

Separar finanças pessoais das da empresa

Um problema que tem grandes chances de levar um negócio à falência é a mistura de pagamentos e receitas da empresa com as do empreendedor. Essa atitude causa distorções no caixa, podendo gerar entendimentos equivocados sobre a saúde da organização.

Por exemplo, ela pode gerar lucro. No entanto, se houver constantes saques para pagamento de contas pessoais, o caixa poderá ficar no vermelho e passar a ideia de ser um negócio sem muito futuro.

Além disso, essa prática compromete a reputação da empresa e pode dificultar a obtenção de crédito com bancos e instituições financeiras, pois eles costumam analisar o fluxo de caixa. Há ainda o risco de um órgão governamental fiscalizar a companhia e aplicar multas.

Descobrir prazos médios de pagamento e de recebimento

Para conciliar as entradas e saídas, é importante descobrir os prazos médios de recebimento e de pagamento. Por exemplo, no caso das entradas, é preciso considerar a porcentagem das vendas que é recebida à vista e que chega em períodos maiores.

Digamos que você tenha uma revenda de produtos que parcela as compras em duas vezes (1+1) para os seus consumidores. Então, teremos a entrada de valores no caixa seguindo a proporção de 50% à vista e 50% em um mês, ou seja, o seu prazo médio de recebimento.

A segunda conta tem a ver com a data da compra de insumos e os dias em que deverá pagar por eles ao fornecedor. Assim, se você parcela compras em 4 vezes (1+3), de modo a pagar 25% no ato da compra, tendo de arcar com 25% em 30 dias, 25% em 60 dias e 25% em 90 dias, esses serão os seus prazos médios de pagamento.

Para ilustrar, digamos que você faz uma compra de um produto por R$100,00, no primeiro dia de um mês, e logo o vende por R$150,00 também nesse dia. Se conciliarmos os dois grupos, saberemos que, no momento inicial, você terá recebido dinheiro suficiente (R$75,00) para cobrir a primeira parcela (R$25,00) do seu fornecedor e ainda sobrará R$50,00. Deste modo, daqui a 30 dias, ocorrerá o mesmo e você conseguirá quitar a 2° parcela da compra.

Contudo, em 60 e 90 dias, já não entrará mais dinheiro, de modo que você precisará reservar o valor faltante para pagar as suas obrigações ou fazer novas vendas nesses períodos para cobrir as prestações.

Note também que ambas as operações ocorreram no mesmo dia. O ideal é que os recebimentos sejam anteriores aos pagamentos. Neste caso, o que ajuda é você ter recebido todo o dinheiro do produto antes de pagar por ele ao fornecedor, de modo que dá para manter uma reserva em caixa. Isso ajuda a evitar atrasos.

Investir em uma tecnologia de gestão

Como mencionado antes, é importante investir em um sistema de gestão financeira que automatize os registros de contas a pagar e receber, organizando-os. Além disso, esse tipo de ferramenta ainda pode emitir indicadores de desempenho e tabelas que permitem verificar se a maior parte das despesas da empresa vencem antes da maioria dos recebimentos. Diante disso, será possível aperfeiçoar a gestão financeira do negócio.

Organizar corretamente contas a pagar e receber é essencial para quem quer manter a saúde financeira da sua organização em dia. Também ajuda a planejar investimentos com base nos valores economizados com juros e multas. Por fim, lembre-se que, com um bom controle do fluxo de caixa, a sua empresa só tem a ganhar.

Ficou com alguma dúvida sobre como conciliar adequadamente contas a pagar e a receber em seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe para que possamos apresentar soluções que podem ajudá-lo!

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