Nem sempre as datas das contas a pagar e receber combinam. Por isso, os empreendedores têm muita dificuldade para organizar o fluxo de caixa. Deste modo, ficam suscetíveis a atrasos nas obrigações, multas/juros e perda de credibilidade no mercado.
Para evitar esses problemas, é importante organizar as entradas e saídas de recursos monetários da empresa, de modo que sempre exista dinheiro no caixa. A fim de ajudar a assegurar uma boa movimentação financeira no seu negócio, selecionamos algumas dicas e informações que podem ser úteis. Continue a leitura e confira!
Quais são as principais dificuldades para conciliar contas a pagar e receber?
Existem algumas dificuldades que são comuns a boa parte dos empreendedores que gerenciam as finanças da empresa. A seguir, veja algumas das principais.
Falta de organização
A falta de estruturação dos registros de compras e de vendas é um dos motivos que levam a uma conciliação de contas equivocada. Assim, notas fiscais espalhadas, duplicatas a pagar arquivadas antes da quitação, documentos contábeis misturados com papéis e rascunhos, entre outros sinais de desorganização, podem ocasionar a ausência de um controle adequado das movimentações do negócio.
Não utilizar ferramentas de gestão financeira
É importante adotar um sistema de gestão financeira para organizar os seus lançamentos de entradas e saídas de valores. O melhor desse tipo de ferramenta é que ela é capaz de agrupar as contas referentes a cada conjunto, tornando-as mais fáceis de serem gerenciadas.
É preciso evitar o uso de cadernos e até mesmo de planilhas, em alguns casos, pois estes não dão conta de auxiliar no controle quando a empresa passa a crescer. Além disso, pode ser difícil conciliar arquivos e tabelas espalhados em diferentes bancos de dados, computadores ou sistemas operacionais. Assim, a solução de gestão financeira mantém tudo em um só lugar, centralizando e facilitando o acesso às informações.
Não renegociar dívidas
Quando o negócio começa a passar por dificuldades, como quedas nas vendas ou elevação de custos, é necessário renegociar as dívidas. Por mais que possa parecer algo incômodo ou desanimador, o líder da empresa precisa chamar os seus parceiros para tentar acordos melhores. Do contrário, poderá ter dificuldades de honrar com suas obrigações, o que desgastará o relacionamento com fornecedores.
Não manter um bom relacionamento com os clientes
Clientes que mantêm uma boa convivência com a empresa se sentem mais compelidos a honrarem as suas obrigações com ela. Se isso não ocorrer e alguns vierem a passar por dificuldades, a sua empresa poderá ir para o fim da lista deles na hora de priorizarem pagamentos.
Como organizar melhor os recebimentos?
Limitar as dívidas
Chega um ponto em que é preciso limitar as dívidas de seus consumidores, para não ficar sem receber uma quantia muito grande. Isso normalmente deve ser feito quando o volume de compras parceladas ou de crédito dado a um cliente começa a aumentar desproporcionalmente, mesmo que ele já esteja com débitos em atraso.
É preciso ficar atento também a esse fato porque, em alguns casos, pode ser indício de alguma fraude em andamento. Portanto, todo cuidado é pouco, uma vez que o dinheiro envolvido nesse tipo de evento pode não ser recuperado tão facilmente. Desta forma, são gerados ainda mais problemas para o controle de caixa.
Não ter medo de cobrar os seus clientes
É preciso não ter medo de cobrar os clientes. Em algumas situações, a falta de pagamento deles pode ser motivada por esquecimentos ou pela falta de organização financeira.
Oferecer descontos para quem adiantar pagamentos
Essa é uma excelente dica para quem quer antecipar recursos. Portanto, ofereça descontos para aqueles consumidores que adiantarem parcelas e demais pagamentos. Isso pode ajudar a capitalizar o seu caixa mais rapidamente. Inclusive, podendo até pagar dívidas da empresa de forma antecipada também em busca de descontos com fornecedores.
Como organizar melhor os pagamentos?
Adiantar os pagamentos e evitar juros
Quanto mais rápido você “se livrar” das suas contas, menores são as chances de atrasá-las e, por consequência, ter de arcar com multas, taxas e juros. Portanto, busque pagar todas as suas obrigações o mais rápido possível, como no começo do mês.
Renegociar as dívidas vencidas
No caso das dívidas vencidas, a dica é procurar fornecedores e tentar renegociar. Diante disso, é possível, ao menos, eliminar uma parte dos juros.
Buscar novos fornecedores
Se você acha que está pagando mais caro pelos insumos do que os concorrentes ou se o seu fornecedor não quer negociar condições melhores, o recomendado é procurar outros parceiros. Neste caso, é preciso ter cuidado com situações rotineiras que levam a uma espécie de acomodação na relação com os fornecedores.
Isso porque, com o passar do tempo, os custos podem subir devido ao longo tempo de relacionamento que torna mais fácil reajustar os valores, especialmente se a empresa não busca negociá-los com frequência. Assim, é preciso considerar a parceria de anos. Contudo, também é necessário avaliar se os preços dos insumos dos parceiros realmente estão condizentes com a média do mercado.
Como alinhar melhor entradas e saídas?
Ter registradas todas as entradas e saídas
Para alinhar contas a pagar e a receber, lembre-se de registrar absolutamente todas as operações da empresa, incluindo gastos com o cafezinho do fim de tarde. Assim, você conseguirá encontrar desperdícios, custos desnecessários e despesas que podem ser reduzidas, melhorando a saúde financeira da organização.
Separar finanças pessoais das da empresa
Um problema que tem grandes chances de levar um negócio à falência é a mistura de contas pessoais com contas da empresa. Essa atitude causa distorções no caixa, podendo gerar entendimentos equivocados sobre a saúde da organização.
Por exemplo, ela pode gerar lucro. No entanto, se houver constantes saques para pagamento de contas pessoais, o caixa poderá ficar no vermelho e passar a ideia de ser um negócio sem muito futuro.
Além disso, essa prática compromete a reputação da empresa e pode dificultar a obtenção de crédito com bancos e instituições financeiras, pois eles costumam analisar o fluxo de caixa. Há ainda o risco de um órgão governamental fiscalizar a companhia e aplicar multas.
Descobrir prazos médios de pagamento e de recebimento
Para conciliar as entradas e saídas, é importante descobrir os prazos médios de recebimento e de pagamento. Por exemplo, no caso das entradas, é preciso considerar a porcentagem das vendas que é recebida à vista e que chega em períodos maiores.
Digamos que você tenha uma revenda de produtos que parcela as compras em duas vezes (1+1) para os seus consumidores. Então, teremos a entrada de valores no caixa seguindo a proporção de 50% à vista e 50% em um mês, ou seja, o seu prazo médio de recebimento.
A segunda conta tem a ver com a data da compra de insumos e os dias em que deverá pagar por eles ao fornecedor. Assim, se você parcela compras em 4 vezes (1+3), de modo a pagar 25% no ato da compra, tendo de arcar com 25% em 30 dias, 25% em 60 dias e 25% em 90 dias, esses serão os seus prazos médios de pagamento.
Para ilustrar, digamos que você faz uma compra de um produto por R$100,00, no primeiro dia de um mês, e logo o vende por R$150,00 também nesse dia. Se conciliarmos os dois grupos, saberemos que, no momento inicial, você terá recebido dinheiro suficiente (R$75,00) para cobrir a primeira parcela (R$25,00) do seu fornecedor e ainda sobrará R$50,00. Deste modo, daqui a 30 dias, ocorrerá o mesmo e você conseguirá quitar a 2° parcela da compra.
Contudo, em 60 e 90 dias, já não entrará mais dinheiro, de modo que você precisará reservar o valor faltante para pagar as suas obrigações ou fazer novas vendas nesses períodos para cobrir as prestações.
Note também que ambas as operações ocorreram no mesmo dia. O ideal é que os recebimentos sejam anteriores aos pagamentos. Neste caso, o que ajuda é você ter recebido todo o dinheiro do produto antes de pagar por ele ao fornecedor, de modo que dá para manter uma reserva em caixa. Isso ajuda a evitar atrasos.
Investir em uma tecnologia de gestão
Como mencionado antes, é importante investir em um sistema de gestão financeira que automatize os registros de contas a pagar e receber, organizando-os. Além disso, esse tipo de ferramenta ainda pode emitir indicadores de desempenho e tabelas que permitem verificar se a maior parte das despesas da empresa vencem antes da maioria dos recebimentos. Diante disso, será possível aperfeiçoar a gestão financeira do negócio.
Organizar corretamente contas a pagar e receber é essencial para quem quer manter a saúde financeira da sua organização em dia. Também ajuda a planejar investimentos com base nos valores economizados com juros e multas. Por fim, lembre-se que, com um bom controle do fluxo de caixa, a sua empresa só tem a ganhar.
Ficou com alguma dúvida sobre como conciliar adequadamente contas a pagar e a receber em seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe para que possamos apresentar soluções que podem ajudá-lo!
O que são contas a pagar e receber?
As contas a pagar são compromissos financeiros que um negócio assume com funcionários e fornecedores. Já as contas a receber são quantias previstas para entrar no caixa da empresa, como o recebimento de pagamentos parcelados realizados por clientes.
Qual a importância do controle das contas a pagar para as empresas?
O controle das contas a pagar e receber é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa. Deste modo, é possível prever os melhores dias para realizar pagamentos, controlar inadimplências, oferecer condições mais vantajosas para determinados clientes etc.
O que significa controle de gastos?
Controlar gastos significa realizar a gestão completa das movimentações financeiras da sua empresa, para que o caixa se mantenha sempre operando no azul e o negócio seja lucrativo.
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