contas a pagar e receber

Contas a pagar: O que é, planilha e vantagens de fazer esse controle

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 08 dezembro, 2021

Nem sempre as datas das contas a pagar e receber combinam. Por isso, os empreendedores têm muita dificuldade para organizar o fluxo de caixa. Deste modo, ficam suscetíveis a atrasos nas obrigações, multas/juros e perda de credibilidade no mercado.

Para evitar esses problemas, é importante organizar as entradas e saídas de recursos monetários da empresa, de modo que sempre exista dinheiro no caixa.

A fim de ajudar a assegurar uma boa movimentação financeira no seu negócio, selecionamos algumas dicas e informações que podem ser úteis. Continue a leitura e confira!

O que é contas a pagar de uma empresa?

Contas a pagar é justamente o que o nome dá a entender: o processo de gestão, organização e pagamento das contas em aberto contra a empresa. Na teoria, se trata de todas as obrigações financeiras assumidas pelo seu negócio — tanto seus custos, como também suas despesas.

Falando assim, pode parecer um processo simples: basta organizar os boletos (e diferentes meios de pagamento), entender os prazos e realizar o pagamento, correto?

Sim, essa dinâmica existe, mas o setor de contas a pagar é responsável por muito mais.

Organizar as contas a pagar é também compreender sua saúde financeira e sua capacidade de investir e se endividar, bem como de se manter no planejamento financeiro definido.

As contas a pagar não são necessárias apenas para a manutenção do dia a dia da empresa, mas efetivamente fazem parte de suas metas e objetivos.

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O que faz o setor de contas a pagar?

O setor de contas a pagar é responsável por organizar, gerenciar e analisar todas as saídas do caixa da empresa. É quem administra os pagamentos, confere as obrigações do negócio e muitas vezes aprova novos investimentos.

Dependendo da empresa, contas a pagar pode ser um setor estruturado ou uma responsabilidade individual, protagonizada por um funcionário especialista — o especialista de contas a pagar.

No caso, as contas a pagar que o setor ou o responsável lidam são relacionadas aos pagamentos que deve efetuar, como para o pagamento de funcionários, bem como outras contas e despesas fixas e variáveis.

Qual a função do analista de contas a pagar?

O analista de contas a pagar é quem controla a liquidação dos débitos, gerencia os prazos de vencimento e acompanha o fluxo de caixa, buscando manter os gastos dentro do estipulado no planejamento.

Ele também é responsável por conferir os documentos relativos a impostos e tributos da empresa (bem como retê-los), com sua devida validação e correção.

Além disso, é comum que esse profissional também seja responsável pelas contas a receber, desse modo, é quem realiza cobranças de títulos e contas em atraso.

Quais as vantagens de fazer o controle de contas a pagar?

Existem várias vantagens de criar e definir processos, bem como responsáveis, para organizar as contas a pagar do seu negócio. É um elemento indispensável até mesmo para o mais básico dos planejamentos de gestão empresarial.

A seguir, explicamos os principais benefícios de estruturar seu setor de contas a pagar, confira!

Redução de custos desnecessários

Um dos principais benefícios do contas a pagar é justamente o maior controle sobre o que você gasta.

Essa visão ampla permite que você entenda quais despesas já não são mais necessárias para a sua empresa, bem como permite que você se planeje em relação aos gastos consolidados.

Veja bem: sua empresa é um ecossistema em constante transformação. Logo, é natural que o perfil de seus gastos mude — junto com o seu tipo.

Por exemplo, o investimento em tecnologia para gestão da sua operação, bem como em armazenamento para seus dados.

Redução da incidência de multas e juros por atrasos

É muito chato atrasar contas, certo? Sua empresa é cobrada, acaba ficando com o nome sujo e, claro, sempre sobra para o bolso — já que atrasos levam à aplicação de juros e/ou multas.

Tudo isso pesa no fim do mês e pode comprometer seu fluxo de caixa.

Com um bom planejamento financeiro de contas a pagar, você identifica as necessidades e as obrigações da empresa, organizando pagamentos em dia.

Melhor reputação no mercado

Um bom pagador é sempre bem visto pelo mercado. Temos certeza que você acha isso de seus clientes e é assim que seus fornecedores e parceiros enxergam sua empresa.

Ao manter os pagamentos em dia, além de evitar juros e multas, contribui para manter um nome de respeito no mercado.

Além de ser importante para o seu negócio em relação ao networking com outras empresas, trata-se de algo essencial para outras atividades, especialmente bancárias.

Solicitações de linhas de crédito e empréstimos, por exemplo, dependendo da instituição bancária, exigem que a empresa tenha o nome limpo.

O mesmo pode se dizer de outros processos, como a possibilidade de investimento por um terceiro, como um investidor-anjo. Uma das coisas analisadas antes de tomar a decisão é a relação de contas a pagar e receber de uma empresa.

Inclusive, esse é um dado que conta muito na hora de calcular o fluxo de caixa descontado — métrica extremamente importante na venda de um negócio.

Otimiza seu tempo

Ao coordenar todas as contas a pagar e entender quais são suas obrigações financeiras, você sabe exatamente o que precisa fazer ao longo de todo mês.

Desse modo, você não precisa perder tempo revirando documentos, recibos e contratos para organizar seus custos.

Além disso, dependendo da conta, você pode definir débito automático, poupando ainda mais seu tempo, que pode ser utilizado em tarefas mais estratégicas e analíticas.

Quais as diferenças entre contas a pagar e a receber?

contas a pagar e receberComo já mencionamos, normalmente, o processo de organização das finanças é dividido em dois: contas a pagar e contas a receber. Muitas vezes, eles são realizados pelos mesmos profissionais.

Mas agora, que tal entender a diferença entre eles?

Contas a pagar

Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a organização assumiu. Ou seja, seus custos e despesas, tanto fixos como variáveis.

Quando falamos de contas a pagar, nos referimos ao salário dos funcionários, pagamento de fornecedores, contas de luz e energia, custos de matéria-prima, comissões de vendedores, entre outros.

Contas a receber

Já as contas a receber são todos os pagamentos previstos para entrar no seu caixa, seja de vendas realizadas em seu ponto de venda, recebimentos de cartões, juros de investimentos, receitas recorrentes, entre outros.

Quais são as principais dificuldades para conciliar contas a pagar e receber?

Existem algumas dificuldades que são comuns a boa parte dos empreendedores que gerenciam as finanças da empresa. A seguir, veja algumas das principais.

Falta de organização

A falta de estruturação dos registros de compras e de vendas é um dos motivos que levam a uma conciliação de contas equivocada.

Assim, notas fiscais espalhadas, duplicatas a pagar arquivadas antes da quitação, documentos contábeis misturados com papéis e rascunhos, entre outros sinais de desorganização, podem ocasionar a ausência de um controle adequado das movimentações do negócio.

Não utilizar ferramentas de gestão financeira

É importante adotar um sistema de gestão financeira para organizar os seus lançamentos de entradas e saídas de valores. O melhor desse tipo de ferramenta é que ela é capaz de agrupar as contas referentes a cada conjunto, tornando-as mais fáceis de serem gerenciadas.

É preciso evitar o uso de cadernos e até mesmo de planilhas, em alguns casos, pois estes não dão conta de auxiliar no controle quando a empresa passa a crescer. 

Além disso, pode ser difícil conciliar arquivos e tabelas espalhados em diferentes bancos de dados, computadores ou sistemas operacionais.

Assim, a solução de gestão financeira mantém tudo em um só lugar, centralizando e facilitando o acesso às informações.

Não renegociar dívidas

Quando o negócio começa a passar por dificuldades, como quedas nas vendas ou elevação de custos, é necessário renegociar as dívidas.

Por mais que possa parecer algo incômodo ou desanimador, o líder da empresa precisa chamar os seus parceiros para tentar acordos melhores.

Do contrário, poderá ter dificuldades de honrar com suas obrigações, o que desgastará o relacionamento com fornecedores.

Não manter um bom relacionamento com os clientes

Clientes que mantêm uma boa convivência com a empresa se sentem mais impelidos a honrarem as suas obrigações com ela.

Se isso não ocorrer e alguns vierem a passar por dificuldades, a sua empresa poderá ir para o fim da lista deles na hora de priorizar pagamentos.

Como organizar melhor os recebimentos?

Agora, como você pode olhar para o outro lado da gestão financeira, as contas a receber, e organizá-las da melhor forma para o seu negócio?

Veja bem: seus recebimentos vão ditar sua capacidade de cumprir com suas obrigações financeiras.

Afinal, faturar R$ 10 mil em um mês não significa que você terá os R$ 6 mil em mãos para pagar suas dívidas no prazo. Por vezes, você vai receber os valores em diferentes datas.

Isso quer dizer que, sem planejamento, pode ser que você não tenha condições de honrar seus compromissos. É por isso que é necessário aplicar todas as táticas possíveis.

Que tal aprender mais? Confira!

Limitar as dívidas

Chega um ponto em que é preciso limitar as dívidas de seus consumidores, para não ficar sem receber uma quantia muito grande.

Isso normalmente deve ser feito quando o volume de compras parceladas ou de crédito dado a um cliente começa a aumentar desproporcionalmente, mesmo que ele já esteja com débitos em atraso.

É preciso ficar atento também a esse fato porque, em alguns casos, pode ser indício de alguma fraude em andamento.

Portanto, todo cuidado é pouco, uma vez que o dinheiro envolvido nesse tipo de evento pode não ser recuperado tão facilmente. Desta forma, são gerados ainda mais problemas para o controle de caixa.

Não ter medo de cobrar os seus clientes

É preciso não ter medo de cobrar os clientes. Em algumas situações, a falta de pagamento deles pode ser motivada por esquecimentos ou pela falta de organização financeira.

Oferecer descontos para quem adiantar pagamentos

Essa é uma excelente dica para quem quer antecipar recursos. Portanto, ofereça descontos para aqueles consumidores que adiantarem parcelas e demais pagamentos. Isso pode ajudar a capitalizar o seu caixa mais rapidamente.

Inclusive, podendo até pagar dívidas da empresa de forma antecipada também em busca de descontos com fornecedores.

Como organizar as contas a pagar de uma empresa?

Agora, partindo para prática, como você pode estruturar seu setor de contas a pagar? Separamos algumas dicas para ajudar você. Confira!

Organizar as obrigações financeiras da empresa

O primeiro passo é separar todas as obrigações financeiras da empresa. Divida os custos fixos e variáveis, bem como despesas fixas e variáveis.

Além disso, classifique-as em relação ao que elas dizem respeito (“chão de fábrica”, “escritório”, “tributos e impostos”), bem como seus devidos prazos.

Pesquisar e comparar preços

Uma tarefa complementar é a pesquisa e comparação de preços — no caso, em relação aos produtos, serviços e mercadorias que você encontra no mercado e cujo valor pode mudar.

Essa pesquisa de mercado é essencial para que você sempre tenha respostas à mão. Como assim? Explicamos:

Imagine que você faça uma avaliação dos custos e despesas e identifique que há a necessidade de reduzir esses gastos por conta de um investimento pontual que deseja fazer.

Como planejar esse passo? A primeira etapa começa pela revisão dos seus gastos e ter em mãos alternativas para eles é uma boa forma de agir rapidamente, gerando impactos imediatos no seu orçamento e planejamento.

Verificar o fluxo de caixa

Conferir de perto e diariamente seu fluxo de caixa, com capacidade de analisar os movimentos, é essencial para compreender para onde seu negócio está indo.

É comum que o dia a dia empresarial seja muito mais volátil do que estável.

Por isso, conhecer sua saúde financeira e sua capacidade de honrar seus passivos de curto e longo prazo é muito importante para que você entenda quais suas condições financeiras.

Adiantar os pagamentos e evitar juros

Quanto mais rápido você “se livrar” das suas contas, menores são as chances de atrasá-las e, por consequência, ter de arcar com multas, taxas e juros.

Portanto, busque pagar todas as suas obrigações o mais rápido possível, como no começo do mês.

Renegociar as dívidas vencidas

No caso das dívidas vencidas, a dica é procurar fornecedores e tentar renegociar. Diante disso, é possível, ao menos, eliminar uma parte dos juros.

Buscar novos fornecedores

Se você acha que está pagando mais caro pelos insumos do que os concorrentes ou se o seu fornecedor não quer negociar condições melhores, o recomendado é procurar outros parceiros.

Neste caso, é preciso ter cuidado com situações rotineiras que levam a uma espécie de acomodação na relação com os fornecedores.

Isso porque, com o passar do tempo, os custos podem subir devido ao longo tempo de relacionamento que torna mais fácil reajustar os valores, especialmente se a empresa não busca negociá-los com frequência.

Assim, é preciso considerar a parceria de anos. Contudo, também é necessário avaliar se os preços dos insumos dos parceiros realmente estão condizentes com a média do mercado.

Analisar os impostos a pagar

Mantenha sua gestão tributária sempre bem definida, de modo a compreender exatamente quais os impostos e tributos que você deve pagar.

Veja bem: são despesas que você deve arcar, independente de qualquer coisa (muito embora seu valor possa variar).

Por isso, mantenha registrados todos os impostos e tributos a serem pagos e faça questão de planejar o pagamento de todos, de modo a não ficar devendo para o governo!

Considerar os riscos de inadimplência

Por fim, não deixe de considerar o risco de inadimplência, especialmente de clientes que possuam má reputação no mercado.

É por isso que a análise do histórico e do Score do cliente (B2C ou B2B) é tão importante e pode evitar que você acabe prejudicado.

Como alinhar melhor entradas e saídas?

E agora, como organizar as contas a pagar e receber da melhor maneira? Separamos algumas dicas para ensinar a você como ajustar seus processos. Confira!

Ter registradas todas as entradas e saídas

Para alinhar contas a pagar e a receber, lembre-se de registrar absolutamente todas as operações da empresa, incluindo gastos com o cafezinho do fim de tarde.

Assim, você conseguirá encontrar desperdícios, custos desnecessários e despesas que podem ser reduzidas, melhorando a saúde financeira da organização.

Separar finanças pessoais das da empresa

Um problema que tem grandes chances de levar um negócio à falência é a mistura de contas pessoais com contas da empresa. Essa atitude causa distorções no caixa, podendo gerar entendimentos equivocados sobre a saúde da organização.

Por exemplo, ela pode gerar lucro.

No entanto, se houver constantes saques para pagamento de contas pessoais, o caixa poderá ficar no vermelho e passar a ideia de ser um negócio sem muito futuro.

Além disso, essa prática compromete a reputação da empresa e pode dificultar a obtenção de crédito com bancos e instituições financeiras, pois eles costumam analisar o fluxo de caixa.

Há ainda o risco de um órgão governamental fiscalizar a companhia e aplicar multas.

Descobrir prazos médios de pagamento e de recebimento

Para conciliar as entradas e saídas, é importante descobrir os prazos médios de recebimento e de pagamento. Por exemplo, no caso das entradas, é preciso considerar a porcentagem das vendas que é recebida à vista e que chega em períodos maiores.

Digamos que você tenha uma revenda de produtos que parcela as compras em duas vezes (1+1) para os seus consumidores.

Então, teremos a entrada de valores no caixa seguindo a proporção de 50% à vista e 50% em um mês, ou seja, o seu prazo médio de recebimento.

A segunda conta tem a ver com a data da compra de insumos e os dias em que deverá pagar por eles ao fornecedor.

Assim, se você parcela compras em 4 vezes (1+3), de modo a pagar 25% no ato da compra, tendo de arcar com 25% em 30 dias, 25% em 60 dias e 25% em 90 dias, esses serão os seus prazos médios de pagamento.

Para ilustrar, digamos que você faz uma compra de um produto por R$100,00, no primeiro dia de um mês, e logo o vende por R$150,00 também nesse dia.

Se conciliarmos os dois grupos, saberemos que, no momento inicial, você terá recebido dinheiro suficiente (R$75,00) para cobrir a primeira parcela (R$25,00) do seu fornecedor e ainda sobrará R$50,00.

Deste modo, daqui a 30 dias, ocorrerá o mesmo e você conseguirá quitar a 2° parcela da compra.

Contudo, em 60 e 90 dias, já não entrará mais dinheiro, de modo que você precisará reservar o valor faltante para pagar as suas obrigações ou fazer novas vendas nesses períodos para cobrir as prestações.

Note também que ambas as operações ocorreram no mesmo dia. O ideal é que os recebimentos sejam anteriores aos pagamentos.

Neste caso, o que ajuda é você ter recebido todo o dinheiro do produto antes de pagar por ele ao fornecedor, de modo que dá para manter uma reserva em caixa. Isso ajuda a evitar atrasos.

Investir em uma tecnologia de gestão

Como mencionado antes, é importante investir em um sistema de gestão financeira que automatize os registros de contas a pagar e receber, organizando-os.

Além disso, esse tipo de ferramenta ainda pode emitir indicadores de desempenho e tabelas que permitem verificar se a maior parte das despesas da empresa vencem antes da maioria dos recebimentos.

Diante disso, será possível aperfeiçoar a gestão financeira do negócio.

Organizar corretamente contas a pagar e receber é essencial para quem quer manter a saúde financeira da sua organização em dia.

Também ajuda a planejar investimentos com base nos valores economizados com juros e multas. Por fim, lembre-se que, com um bom controle de fluxo de caixa, a sua empresa só tem a ganhar.

Contas a pagar: Exemplos

Entre as principais contas a pagar de uma empresa, podemos destacar:

  • Impostos e tributos;
  • Pró-labore dos sócios;
  • Valores a fornecedores;
  • Salários dos funcionários e encargos trabalhistas;
  • Contas de luz, água, Internet e demais serviços por assinatura;
  • Sistema de gestão, CRM, entre outros sistemas.

Planilha de contas a pagar

planilha contas a pagarUma planilha de contas a pagar deve conter as informações básicas sobre o débito, como: o valor, a quem se destina, qual categoria de custo ou despesa, a data de pagamento, o possível desconto e os juros em caso de atraso.

Você pode complementar com outras informações, mas essas são as mais necessárias para que, em uma rápida análise, você possa entender o que é o gasto, o valor, a data e outras características relacionadas.

Contas a pagar: Dúvidas frequentes

Antes de finalizar, que tal conferir as respostas para algumas dúvidas frequentes que recebemos sobre esse assunto? Te explicamos!

Contas a pagar é ativo ou passivo?

Contas a pagar refere-se ao passivo da sua organização, ou seja, (a também) despesas de curto prazo — cujo vencimento é em até 12 meses.

Existe algum curso sobre contas a pagar e receber?

Existem cursos sobre contas a pagar e receber em várias instituições, especialmente aquelas com cursos voltados para a área financeira e contábil das empresas. Basta uma pesquisa rápida para encontrar opções presenciais e também na modalidade EaD.

Como a Eleve pode otimizar o controle de contas a pagar do seu negócio

Sabia que o Eleve Gestão pode ajudar você a facilitar o controle de contas a pagar da sua empresa?

Trata-se do melhor sistema de controle financeiro para micro e pequenos negócios de todo mercado brasileiro.

Entre as funcionalidades e módulos, o Eleve Gestão amplia a visibilidade sobre seu fluxo de caixa, permitindo que você analise de perto as entradas e, claro, as saídas!

Assim, você pode através da interface intuitiva controlar os custos do negócio, acessar relatórios de gastos e entender a quantas anda sua saúde financeira.

Que tal conferir mais sobre o Eleve Gestão e como o nosso sistema pode elevar seu negócio de patamar?

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Conclusão

Viu só como é importante entender o que são as contas a pagar? Esse é um dos pilares da boa gestão empresarial e sua empresa não pode deixar de caprichar.

Afinal, é um controle essencial para a manutenção da sua estabilidade financeira, bem como do seu potencial de investimento.

E você, gostou de aprender mais com o Blog da Eleve?

Então continue aprendendo com o nosso conteúdo! Confira quais são as principais funções administrativas de uma empresa

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar são compromissos financeiros que um negócio assume com funcionários e fornecedores. Já as contas a receber são quantias previstas para entrar no caixa da empresa, como o recebimento de pagamentos parcelados realizados por clientes.

Qual a importância do controle das contas a pagar para as empresas?

O controle das contas a pagar e receber é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa. Deste modo, é possível prever os melhores dias para realizar pagamentos, controlar inadimplências, oferecer condições mais vantajosas para determinados clientes etc.

O que significa controle de gastos?

Controlar gastos significa realizar a gestão completa das movimentações financeiras da sua empresa, para que o caixa se mantenha sempre operando no azul e o negócio seja lucrativo.

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