conciliação bancária

Conciliação bancária: Entenda por que realizar este controle

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 02 junho, 2021

Você sabe que o controle financeiro empresarial é a ação que possibilita o crescimento do seu negócio, certo? Justamente por isso, é importante entender o que é e como fazer a conciliação bancária!

Manter a regularidade e transparência nas contas de uma empresa, sem dúvidas, tem um impacto positivo considerável nos seus resultados.

Quando se trata de um negócio de menor porte, cujo orçamento é mais enxuto, operar com as finanças organizadas e com todos os números à disposição é ainda mais vital.

Neste ponto, a conciliação bancária desponta como uma prática indispensável dentro de todo empreendimento.

Mas, apesar das inúmeras vantagens e benefícios que traz, muitos empresários não a utilizam.

Deste modo, perdem a oportunidade de fortalecer a saúde financeira do negócio a partir de avaliações de dados, registros e documentos, que dão maior controle sobre as finanças.

Diante da importância desta prática para a realidade das empresas, preparamos este artigo!

Vamos apresentar o conceito de conciliação bancária, além dos erros mais comuns na hora de realizá-la e as boas práticas para tirar um ótimo proveito dela. Acompanhe!

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O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de comparar todos os valores que entraram e saíram da sua conta corrente, presentes no extrato, com tudo que consta em seu controle financeiro interno.

Ou seja, é um expediente de gestão financeira que se encarrega de relacionar os controles orçamentários internos de um negócio às movimentações observadas em contas bancárias.

Embora represente um grande impacto positivo na gestão da empresa, na prática, a conciliação bancária é um conceito simples.

Vamos complementar essa explicação com um exemplo, veja só:

Após montar um delivery de comidas, Rafael vendeu um total de 50 refeições entre segunda e sábado.

Metade delas tinha o preço de R$ 40,00, e a outra metade foi vendida por R$ 60,00. 

Cerca de 50 dessas refeições foram pagas com cartão de crédito, outras 20 com PIX e o restante com dinheiro vivo.

No total, Rafael vendeu R$ 2.500,00.

Agora, como Rafael vai ter a certeza de que todos esses valores, recebidos de diversas formas de pagamento, realmente entraram em sua conta corrente?

Ele faz a conciliação bancária, comparando o extrato da conta bancária com todas as entradas computadas em seu sistema de gestão ou documento de controle.

Para aprofundar a explicação, entenda:

O extrato bancário contém todos os pagamentos recebidos dos seus clientes.

Cada um desses pagamentos corresponde a uma nota fiscal enviada por sua empresa, bem como a um valor registrado em seu cadastro.

O processo de conciliação bancária nada mais é do que a combinação desses valores.

Ou seja, trata-se da ação de comparar os números informados por um sistema de gestão, uma planilha interna ou um simples caderno de anotações financeiras com os números registrados na conta bancária da empresa.

E as saídas da sua conta bancária? Bom, elas também entram na conciliação.

Valores pagos pela sua organização, como prestações, empréstimos, contas em débito automático e cheques emitidos a fornecedores: tudo deve ser contabilizado.

Qual é o objetivo da conciliação bancária?

conciliacao bancariaO objetivo da conciliação bancária é identificar se os registros e as movimentações internas do negócio realmente estão de acordo com aquilo que consta nos registros bancários.

Ou seja, entender se não existem divergências de saldo ou nos lançamentos.

Afinal, se um cliente faz um pagamento, esse pagamento precisa combinar com sua fatura correspondente para equilibrar efetivamente os valores.

Desse modo, você pode ter certeza sobre o saldo bancário no momento da conciliação.

Assim, pode planejar o orçamento, realizando projeções financeiras mais realistas para o curto e médio prazo, bem como tendo em mãos as informações mais importantes para sua previsão do fluxo de caixa.

Além de uma atividade bastante crucial no dia a dia corporativo, é uma atividade essencial para a manutenção da saúde financeira da sua empresa.

Quando a conciliação bancária deve ser feita?

É comum que a realização da conciliação bancária dependa do número de transações que sua empresa faça em determinado período de tempo.

Uma grande varejista pode fazer ao fim de toda semana, para se manter sempre à par da situação financeira dos seus pagáveis e recebíveis.

Em geral, é costume em algumas empresas realizar a conciliação bancária sempre que se recebe o extrato do banco.

Porém, antes de iniciar qualquer análise, é essencial que a organização certifique-se de que tenha registrado todas as transações do período em seu extrato.

Se você conta com um sistema de gestão, não precisa se preocupar porque esse processo é normalmente automatizado, bem como o registro das informações.

Conciliação bancária e fluxo de caixa: Quais são as diferenças?

Apesar de semelhantes, conciliação bancária e fluxo de caixa não são sinônimos. Essencialmente, são duas ferramentas de controle distintas para medir sua saúde financeira.

O fluxo de caixa trata-se do controle de tudo que sua empresa recebe e paga. 

Assim, é possível analisar se a organização tem lucro ou prejuízo, realizando uma rápida relação entre entradas e saídas.

Lembra do exemplo que passamos anteriormente, do delivery de comidas do Rafael?

Bom, imagine que além de registrar aqueles R$ 2.500,00 de faturamento, ele também teve que pagar cerca de R$ 700,00 para os entregadores e mais R$ 600,00 para fornecedores na mesma semana.

Tudo isso deve ser registrado por meio de um sistema de fluxo de caixa. Assim, será possível entender o saldo da empresa. Neste caso, o lucro da semana foi de R$ 1.200,00.

Falando dessa forma, o cálculo de cabeça até fica fácil, certo? Mas conforme um negócio cresce, suas movimentações aumentam.

Nesses casos, o uso de um sistema automatizado é a melhor solução, pois realiza todo esse controle do fluxo de caixa sozinho!

Agora, e a conciliação bancária? Bom, se trata de outra ferramenta de controle financeiro.

Ao realizar a conciliação, você essencialmente compara todos os valores presentes no registro de fluxo de caixa com o extrato bancário da sua conta corrente!

Voltando ao caso do empreendedor Rafael, seria como verificar se os R$ 2.500,00 realmente entraram em sua conta, bem como se os R$ 700,00 para os entregadores e os R$ 600,00 realmente saíram da conta.

A conciliação bancária é como um double-check, para assegurar que todos os valores das vendas e compras realizadas foram debitadas ou creditadas corretamente.

Por que colocar a conciliação bancária em prática?

Por ter uma relação direta com a organização e saúde financeira de uma empresa, a conciliação bancária é uma prática fundamental.

A partir dela, é possível identificar inconsistências nas contas. Isso permite que o empresário corrija falhas e evite prejuízos maiores em razão da falta de controle das movimentações do negócio.

Além disso, a conciliação bancária é de extrema relevância para empresas que lidam com um alto volume de vendas diárias, concluídas a partir de diferentes formas de pagamento, como boletos, cartões de crédito, transferências ou pagamentos à vista.

Neste contexto, a conciliação impõe um rígido controle sobre cada transação, formando uma fonte de dados e informações capazes de dar mais visibilidade aos gestores e líderes sobre tudo aquilo que entra e sai do caixa da empresa.

Também gera conhecimento sobre os valores que deixaram de entrar ou não foram computados.

Colocar a conciliação bancária em prática, resumidamente, é uma forma de evitar interpretações errôneas sobre a real situação do negócio.

Muitas vezes, por falta de organização e controle, rupturas no caixa acabam inviabilizando investimentos, pagamentos de contas e, nos casos mais graves, o próprio funcionamento da empresa.

Por fim, é válido mencionar que a conciliação bancária é um robusto instrumento de projeção de cenários econômicos.

Permite uma documentação diária, semanal, mensal ou anual do negócio.

Isso reduz a probabilidade de fraudes e erros pela demora na detecção de inconsistências nas contas.

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Quais são os erros comuns que você deve evitar e como corrigi-los?

A conciliação bancária pode, sim, trazer inúmeros benefícios para uma empresa. 

Contudo, é preciso saber colocá-la em prática, contornando possíveis erros e prejuízos.

Para ajudar você nesta tarefa, listamos alguns dos erros mais comuns e as formas de evitá-los. Confira!

Não armazenar documentos

A conciliação bancária demanda boa documentação. Apesar disso, ainda é muito comum ver empresas com problemas neste quesito.

Não armazenar documentos, por exemplo, é uma falha corriqueira, mas também grave na conciliação bancária.

Manter os registros de movimentações por meio de documentos é essencial, já que pode haver a necessidade de correção de dados, verificações futuras e até auditorias mais completas na empresa.

Neste sentido, manter os documentos armazenados pode facilitar todo o processo, economizando um tempo valioso no confronto de dados, na identificação e na correção de falhas.

Não definir responsabilidades

Outro erro comum quando o assunto é conciliação bancária é a falta de definição de responsabilidades para a execução das tarefas.

É certo que a realidade de muitas empresas é a de equipes enxutas e que se encarregam de praticamente tudo dentro do negócio.

Porém, a conciliação bancária depende de uma certa dedicação, de modo que é necessário ter uma pessoa responsável por operacionalizá-la.

Será sua função reunir documentos e registros e lançar dados com a frequência necessária às avaliações. Do contrário, os resultados podem não ser tão precisos.

Lançamentos divergentes

O lançamento de informações de forma conflitante também figura como um dos erros mais comuns na conciliação bancária.

Em muitos casos, este problema está relacionado apenas à descrição do lançamento, que é feita de uma forma internamente e de outra nos registros do banco.

Por isso, é necessário estar atento a esta questão, cuidando para que haja uma parametrização dos lançamentos e das suas descrições, de modo que cada modalidade seja computada corretamente na respectiva categoria.

4 boas práticas para a conciliação bancária

Para tirar o máximo proveito da conciliação bancária, não é necessário um grande esforço.

Na realidade, é preciso apenas focar nos pontos certos, adotando práticas que facilitam a sua realização no dia a dia.

Citamos estas 4 práticas positivas que o ajudarão. Confira!

1. Investir na automatização de processos

Em tempos de transformação digital, contar com o apoio da tecnologia na execução de processos mais técnicos é essencial para ganhar eficiência e produtividade.

No caso da conciliação bancária, esta lógica também pode — e deve — ser aplicada.

Hoje, o mercado coloca à disposição das empresas uma infinidade de softwares e sistemas próprios para a conciliação bancária, os quais se encarregam de coletar dados, segmentá-los e armazená-los de forma organizada e acessível, otimizando bastante o processo de conciliação.

Neste sentido, a empresa que opta pela automação passa a ter maior controle e previsibilidade das suas movimentações financeiras.

Isso acontece porque é realizado o monitoramento automatizado das entradas e saídas de capital, fluxo de caixa, receitas e despesas e diferentes outras variáveis relacionadas às finanças do negócio.

2. Fazer da conciliação bancária uma rotina

A conciliação bancária não deve ser aplicada como um expediente isolado dentro da empresa.

Na verdade, o mais indicado é fazer deste processo parte integrante da cultura de gestão, sendo realizado com periodicidade, observadas as necessidades do negócio. 

De tempos em tempos, é fundamental reavaliar as contas, a fim de se ter certeza de que elas estão ajustadas.

Além disso, quando se faz da conciliação uma prática rotineira, fica mais fácil padronizar os processos, pois já se sabe como proceder, quais documentos armazenar, como avaliar as contas.

Ou seja, todas as tarefas se tornam mais fluidas, garantindo ainda mais precisão.

3. Não atrasar os registros

Uma conciliação bancária rígida e bem-feita é aquela capaz de refletir a realidade financeira da empresa com precisão.

Para isso, é fundamental que os registros de movimentações sejam feitos o mais rápido possível.

Desta forma, evita-se que eles se percam e interfiram nas avaliações da saúde financeira do negócio.

No caso de empresas que lidam com vendas e emitem notas, por exemplo, estes registros são mais simples, já que o lançamento é feito com a própria nota fiscal. 

Contudo, quando se tratam de negócios menores e de setores em que não há a emissão de nota, os registros podem se tornar um problema.

Daí a importância de se ficar ainda atento a tal questão.

Como fazer uma conciliação bancária?

E agora, na prática, na hora de realizar a gestão financeira do seu negócio, como fazer a conciliação bancária?

Calma, que o processo tem uma dinâmica bastante objetiva.

Vamos partir do princípio que você recebeu o extrato do banco ao final do mês.

Esse documento vai detalhar as movimentações da sua conta corrente, entre entradas e saídas, bem como despesas do próprio banco (taxas de manutenção e serviço, para sermos mais exatos).

Com o extrato em mãos, faça o seguinte:

1# Compare todos os depósitos

Compare os depósitos nos registros comerciais com os do extrato bancário.

2# Faça os ajustes necessários das demonstrações bancárias

Nesse processo, pode ser que depósitos em trânsito ou cheques pendentes não caiam no extrato. É um erro que pode acontecer, dependendo do sistema do banco.

Desse modo, você pode notar falhas como valores incorretos ou a omissão de um ou mais valores do extrato bancário.

3# Faça os ajustes do seu dinheiro caixa

A próxima etapa é ajustar o saldo de caixa na conta corrente da empresa.

Ou seja, adicione juros ou deduza encargos mensais e taxas de cheque especial que estiverem ativas.

O mesmo se aplica a quaisquer juros que você tiver ganho por conta do dinheiro em caixa.

Apesar de raros, os cheques sem fundo também devem ser incluídos nesses ajustes.

Essa correção é necessária para que você possa se manter alinhado com as entradas e saídas reais da sua conta.

Assim, você contribui para um melhor trabalho da sua contabilidade gerencial, bem como se blinda em situações judiciais que possam vir a ocorrer.

4# Compare os saldos

Depois de ajustar os saldos conforme indicamos acima, os valores do extrato e da conta corrente devem ser os mesmos.

Se eles ainda não forem iguais, você terá que repetir o processo de conciliação ou pedir ajuda para seu contador.

Conciliação bancária manual x Conciliação bancária automática

conciliacao bancariaA conciliação bancária pode ser feita de diferentes formas, mas eventualmente o debate se direciona aos dois modelos mais comuns hoje em dia: manual e automático.

Ao realizar a conciliação manualmente, o empreendedor utiliza uma planilha (dessas do Excel ou Google Sheets) para registrar os dados e criar fórmulas.

Na planilha, vão haver informações como valor, tipo de transação, status no extrato bancário e principalmente o saldo da conta corrente.

A própria Secretaria da Fazenda disponibiliza um modelo que pode ser utilizado.

Já a conciliação bancária automática é realizada com auxílio de um sistema de gestão.

Se você já leu nosso passo a passo sobre como fazer a conciliação bancária, viu que há vários detalhezinhos que compõem o processo, certo?

Tarefas, impostos e encargos bancários fazem parte do cálculo.

Manualmente, administrar cada um desses números é um desafio, ainda mais em relação a um cálculo tão importante quanto a conciliação bancária. Podem acontecer vários erros.

Afinal, basta uma vírgula errada que todo seu cálculo pode se perder.

Com um sistema de gestão a seu favor, você não tem esse problema.

Basta importar o extrato bancário para o software que ele mesmo se encarrega de realizar o comparativo.

Em alguns sistemas, você ainda pode realizar uma integração com seus meios de pagamento, o que agiliza esse processo.

Ao fim da conciliação, que dura instantes, você tem acesso a um status de comparação dos valores, informando sobre quaisquer divergências e sua origem.

Conciliação bancária: Dúvidas frequentes

Antes de encerrar, vamos responder rapidamente algumas dúvidas comuns sobre o assunto. Vamos lá?

Quais os principais erros da conciliação bancária?

Entre os principais erros da conciliação bancária, podemos destacar: 

  • Débitos de taxas, encargos e impostos imprevistos
  • Dinheiro que foi recebido, mas não foi registrado no fluxo de caixa
  • Cheques documentando um valor diferente do que foi recebido pelo banco
  • Pagamentos indevidos realizados pelo banco e sem o conhecimento da empresa

Qual a diferença entre extrato e conciliação?

O extrato bancário é o documento emitido pelo banco que descreve todas as entradas e saídas da sua conta corrente.

A conciliação bancária é o processo de conferir os valores descritos no extrato e em seu controle financeiro interno, comparando entradas e saídas para entender se o saldo é o correto ou se faltam/sobram valores.

Quais os benefícios da conciliação bancária para uma empresa?

Entre os principais benefícios da conciliação bancária nas empresas, podemos destacar:

  • Evitar problemas administrativos
  • Saber quanto dinheiro você tem disponível
  • Mapear fraudes antes que seja tarde demais
  • Evitar erros de processamento, como pagamentos duplos ou erros de cálculos
  • Saber se os pagamentos do cliente foram devolvidos ou falharam de alguma forma

Eleve Gestão 

Quer agilizar todo processo de conciliação bancária e ainda dar um jeito na gestão financeira do seu negócio? A melhor solução é o Eleve Gestão!

O sistema de controle financeiro mais completo do mercado atende aos micro e pequenos negócios de ponta a ponta, automatizando vários processos administrativos.

Isso significa que você, gestor e empreendedor, pode focar no que importa: resolver os problemas dos clientes.

Enquanto isso, o sistema da Eleve se encarrega de registrar vendas, emitir notas fiscais, realizar o contato com a contabilidade, alinhar o controle do fluxo de caixa e também automatizar a conciliação bancária!

E claro, além de muitas outras funções e facilidades que apenas o Eleve Gestão pode oferecer para sua empresa.

Conheça mais sobre a solução da Eleve e como ela pode transformar a gestão financeira da sua empresa!

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Conclusão 

Sempre falamos aqui no Blog Eleve que ajustar o setor financeiro da empresa é o ponto de partida para que ela atinja o sucesso. Mas isso não é simples, você sabe. 

Há vários processos que devem ser levados em conta e feitos com atenção. A conciliação bancária é um deles — e talvez um dos principais.

Por isso, sua execução periódica é tão importante.

Comparar os valores do seu extrato bancário com os valores do controle interno é uma atividade que, apesar de simples na teoria, possui alto valor para garantir que sua empresa esteja a par da situação financeira.

Neste artigo, te ensinamos tudo sobre conciliação bancária, sua importância para o negócio, algumas das principais boas práticas e um passo a passo otimizado para realizá-la.

Além disso, também mostramos como a adição de um elemento como o sistema de gestão do Eleve pode ser crucial para automatizar ou evitar erros nesse processo!

E agora, que tal continuar lendo os artigos aqui do blog para aprender ainda mais sobre gestão financeira?

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