conciliação bancária

Conciliação bancária: por que é uma rotina tão importante?

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 26 agosto, 2020

Manter a regularidade e transparência nas contas de uma empresa, sem dúvidas, tem um impacto positivo considerável nos seus resultados. Quando se trata de um negócio de menor porte, cujo orçamento é mais enxuto, operar com as finanças organizadas e com todos os números à disposição é ainda mais vital. Neste ponto, a conciliação bancária desponta como uma prática indispensável dentro de todo empreendimento.

Apesar das inúmeras vantagens e benefícios trazidos pela conciliação bancária, muitos empresários não a utilizam. Deste modo, perdem a oportunidade de fortalecer a saúde financeira do negócio a partir de avaliações de dados, registros e documentos, que dão maior controle sobre as finanças.

Diante da importância desta prática para a realidade das empresas, preparamos este artigo para apresentar a conciliação bancária, pontuando também os erros mais comuns na hora de realizá-la e mostrando boas práticas para tirar um ótimo proveito dela. Acompanhe!

O que é a conciliação bancária?

Embora represente um grande impacto positivo na gestão da empresa, na prática, a conciliação bancária é um conceito simples. Ele pode ser entendido como um expediente de gestão financeira que se encarrega de relacionar os controles orçamentários internos de um negócio às movimentações observadas em contas bancárias.

Ou seja, a conciliação bancária é a ação de comparar os números informados por um sistema de gestão, uma planilha interna ou um simples caderno de anotações financeiras com os números registrados na conta bancária da empresa.

O objetivo deste processo é identificar se os registros e as movimentações internas do negócio realmente estão de acordo com aquilo que consta nos registros bancários, isto é, se não existem divergências de saldo, lançamentos etc.

Por que colocar a conciliação bancária em prática?

Por ter uma relação direta com a organização e saúde financeira de uma empresa, a conciliação bancária é uma prática fundamental. A partir dela, é possível identificar inconsistências nas contas. Isso permite que o empresário corrija falhas e evite prejuízos maiores em razão da falta de controle das movimentações do negócio.

Além disso, a conciliação bancária é de extrema relevância para empresas que lidam com um alto volume de vendas diárias, as quais são originadas por diferentes fontes, como boletos, cartões de crédito, transferências, pagamentos à vista.

Neste contexto, a conciliação impõe um rígido controle sobre cada transação, formando uma fonte de dados e informações capazes de dar mais visibilidade aos gestores e líderes sobre tudo aquilo que entra e sai do caixa da empresa. Também gera conhecimento sobre os valores que deixaram de entrar ou não foram computados.

Colocar a conciliação bancária em prática, resumidamente, é uma forma de evitar interpretações errôneas sobre a real situação do negócio. Muitas vezes, por falta de organização e controle, rupturas no caixa acabam inviabilizando investimentos, pagamentos de contas e, nos casos mais graves, o próprio funcionamento da empresa.

Por fim, é válido mencionar que conciliação bancária é um robusto instrumento de projeção de cenários econômicos. Permite uma documentação diária, semanal, mensal ou anual do negócio. Isso reduz a probabilidade de fraudes e erros pela demora na detecção de inconsistências nas contas.

Quais são os erros comuns que você deve evitar e como corrigi-los?

A conciliação bancária pode, sim, trazer inúmeros benefícios para uma empresa. Contudo, é preciso saber colocá-la em prática, contornando possíveis erros e prejuízos. Para ajudar você nesta tarefa, listamos alguns dos erros mais comuns e as formas de evitá-los. Confira!

Não armazenar documentos

A conciliação bancária demanda boa documentação. Apesar disso, ainda é muito comum ver empresas com problemas neste quesito. Não armazenar documentos, por exemplo, é uma falha corriqueira, mas também grave na conciliação bancária.

Manter os registros de movimentações por meio de documentos é essencial, já que pode haver a necessidade de correção de dados, verificações futuras e até auditorias mais completas na empresa. Neste sentido, manter os documentos armazenados pode facilitar todo o processo, economizando um tempo valioso no confronto de dados, na identificação e na correção de falhas.

Não definir responsabilidades

Outro erro comum quando o assunto é conciliação bancária é a falta de definição de responsabilidades para a execução das tarefas. É certo que a realidade de muitas empresas é a de equipes enxutas e que se encarregam de praticamente tudo dentro do negócio.

Porém, a conciliação bancária depende de uma certa dedicação, de modo que é necessário ter uma pessoa responsável por operacionalizá-la. Será sua função reunir documentos e registros e lançar dados com a frequência necessária às avaliações. Do contrário, os resultados podem não ser tão precisos.

Lançamentos divergentes

O lançamento de informações de forma conflitante também figura como um dos erros mais comuns na conciliação bancária. Em muitos casos, este problema está relacionado apenas à descrição do lançamento, que é feita de uma forma internamente e de outra nos registros do banco.

Por isso, é necessário estar atento a esta questão, cuidando para que haja uma parametrização dos lançamentos e das suas descrições, de modo que cada modalidade seja computada corretamente na respectiva categoria.

4 boas práticas para a conciliação bancária

Para tirar o máximo proveito da conciliação bancária, não é necessário um grande esforço. Na realidade, é preciso apenas focar nos pontos certos, adotando práticas que facilitam a sua realização no dia a dia. Citamos estas 4 práticas positivas que o ajudarão. Confira!

1. Investir na automatização de processos

Em tempos de transformação digital, contar com o apoio da tecnologia na execução de processos mais técnicos é essencial para ganhar eficiência e produtividade. No caso da conciliação bancária, esta lógica também pode — e deve — ser aplicada.

Hoje, o mercado coloca à disposição das empresas uma infinidade de softwares e sistemas próprios para a conciliação bancária, os quais se encarregam de coletar dados, segmentá-los e armazená-los de forma organizada e acessível, otimizando bastante o processo de conciliação.

Neste sentido, a empresa que opta pela automação passa a ter maior controle e previsibilidade das suas movimentações financeiras. Isso acontece porque é realizado o monitoramento automatizado das entradas e saídas de capital, fluxo de caixa, receitas e despesas e diferentes outras variáveis relacionadas às finanças do negócio.

2. Fazer da conciliação bancária uma rotina

A conciliação bancária não deve ser aplicada como um expediente isolado dentro da empresa. Na verdade, o mais indicado é fazer deste processo parte integrante da cultura de gestão, sendo realizado com periodicidade, observadas as necessidades do negócio. De tempos em tempos, é fundamental reavaliar as contas, a fim de se ter certeza de que elas estão ajustadas.

Além disso, quando se faz da conciliação uma prática rotineira, fica mais fácil padronizar os processos, pois já se sabe como proceder, quais documentos armazenar, como avaliar as contas. Ou seja, todas as tarefas se tornam mais fluidas, garantindo ainda mais precisão.

3. Não atrasar os registros

Uma conciliação bancária rígida e bem-feita é aquela capaz de refletir a realidade financeira da empresa com precisão. Para isso, é fundamental que os registros de movimentações sejam feitos o mais rápido possível. Desta forma, evita-se que eles se percam e interfiram nas avaliações da saúde financeira do negócio.

No caso de empresas que lidam com vendas e emitem notas, por exemplo, estes registros são mais simples, já que o lançamento é feito com a própria Nota Fiscal. Contudo, quando se trata de negócios menores e de setores em que não há a emissão de nota, os registros podem se tornar um problema. Daí a importância de se ficar ainda atento a tal questão.

4. Buscar auxílio profissional

Por se tratar de um processo técnico, e que envolve cálculos, números e alguns conhecimentos específicos da contabilidade, uma dica importante para tornar a conciliação bancária ainda mais qualificada é contar com o apoio de profissionais especializados, como um contador.

Em negócios de porte menor, em que nem sempre os líderes e funcionários detêm o conhecimento necessário para aplicar a conciliação, a figura do contador é ainda mais importante. Este profissional pode orientar os processos, definindo responsabilidades, estabelecendo regras e procedimentos indispensáveis para a conciliação, como a documentação das atividades.

Por fim, a conciliação bancária é um dos pilares para a organização e saúde financeira de uma empresa. Por meio dela, inconsistências em registros, contas ou provenientes de erros e fraudes se tornam ocorrências raras dentro do negócio. Além disso, com informações precisas e seguras, o empresário pode tomar decisões com mais tranquilidade, investindo e assumindo riscos para fazer o seu empreendimento crescer com saúde.

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