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Como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Confira este passo a passo!

Equipe TOTVS | LEGISLAÇÃO FISCAL | 21 maio, 2021

Entender como emitir Nota Fiscal Eletrônica é um dos passos mais importantes para a consolidação e a regularidade do seu negócio.

De fato, a NF-e, sigla pela qual a Nota Fiscal Eletrônica também é conhecida, tem sido, nos últimos anos, integrada aos processos de grande parte das empresas brasileiras.

No início, pode parecer complicado entender bem como emitir Nota Fiscal Eletrônica.

Mas calma, você verá que, após implementada, ela tornará os seus fluxos otimizados, tornando-se uma forte aliada da gestão financeira do seu negócio.

Neste artigo, vamos apresentar a você um passo a passo de como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica sem erros, de maneira simples e descomplicada.

Também vamos especificar quais são as informações necessárias para a emissão de NF-e, além de oferecer dicas-chave para este processo.

Assim, você garante o máximo de precisão já na primeira emissão e evita dores de cabeça.

E então, ansioso para aprender tudo sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Siga lendo este conteúdo!

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Como emitir nota fiscal eletrônica: Afinal, o que é uma NF-e?

Antes de mergulhar na parte mais prática sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica, é hora de dar um passo atrás e compreender o que exatamente é esse documento.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento 100% digital (ou seja, com emissão e armazenamento eletrônicos), que serve para formalizar e documentar uma transação — seja a venda de mercadorias, como também a prestação de serviços.

Apesar de eletrônica, a NF-e serve como documento fiscal de operações tanto digitais (como a venda através de um e-commerce) como físicas.

Afinal, a Nota Fiscal Eletrônica é o equivalente à antiga Nota Fiscal física, cuja emissão era manual.

Além de configurar um caos organizacional, a antiga Nota Fiscal era passível de erros, perdas e extravios.

A NF-e chegou como uma solução para isso, modernizando a emissão, armazenamento e prestação de contas da empresa.

O que diz a legislação sobre a emissão de NF-e?

Essa modernização foi oficializada em 2006, quando a Nota Fiscal Eletrônica entrou em vigor no Brasil, substituindo a nota impressa nos modelos 1 e 1A.

No entanto, essa transformação não mudou em nada a legislação já existente sobre a emissão de notas fiscais para seus clientes.

Esse é um exercício obrigatório das empresas, conforme previsto na Lei nº 8846-94. De acordo com seu artigo 1º:

A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

A Nota Fiscal Eletrônica em si começou a ser exigida apenas em 2010, como forma de facilitar o controle para as empresas e também a fiscalização por parte do governo.

Outro motivo por trás do uso da NF-e é a redução do impacto ambiental que a impressão dos blocos de notas fiscais em papel gerava.

Com isso, é possível reduzir a dependência de recursos naturais e finitos, como o papel.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Bom, a essa altura, talvez você já saiba que existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas.

Para quem quer aprender como emitir Nota Fiscal Eletrônica, entender suas diferenças é essencial.

Até mesmo para saber qual delas se encaixa para o seu tipo de negócio. Vamos lá?

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é o tipo mais comum de documento fiscal.

Você, como consumidor, o recebe quando realiza uma compra em uma loja ou e-commerce, por exemplo.

É utilizada para documentar a venda de produtos e mercadorias tangíveis.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é o documento fiscal mais apropriado para registrar uma prestação de serviços (com emissão apenas após sua realização).

Pode ser utilizada por prestadores de serviços de qualquer natureza, desde academias até clínicas veterinárias e plataformas de cursos on-line.

É utilizada na documentação da venda de bens intangíveis.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é o documento que substitui o cupom fiscal, bastante comum no varejo e no comércio em geral.

Sua emissão é feita de forma on-line e é transmitida automaticamente para a Sefaz, a cada venda concluída.

Quem precisa emitir notas fiscais eletrônicas?  

Ter um negócio automaticamente obriga você a cumprir com algumas obrigações fiscais e tributárias, como os impostos, naturalmente. No entanto, há algumas exceções à regra.

Por isso, ao aprender como emitir Nota Fiscal Eletrônica, você deve conhecer exatamente o que a norma diz sobre a emissão para garantir 100% de compliance.

Aqui, vamos começar respondendo à pergunta do título pela exceção:

A não ser que seja isenta por lei, toda empresa deve emitir Nota Fiscal Eletrônica. Absolutamente qualquer negócio (Pessoa Jurídica) que comercialize produtos ou serviços.

Além disso, algumas vezes, Pessoas Físicas também devem emitir a NF-e.

Desse modo, se a sua empresa se encaixa em alguma dessas características abaixo, saiba que necessita emitir NF-e sempre que concretizar uma venda.

  • ME (Microempresa)
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte)
  • MEI (Microempreendedor Individual)
  • Pessoa Física (em casos específicos)
  • Empresa optante do Lucro Real
  • Empresa optante do Lucro Presumido
  • Empresa optante do Simples Nacional

Vale ainda falar sobre o caso dos MEIs.

Para o Microempreendedor Individual, é obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica apenas em negociações com empresas (PJs com CNPJ).

Assim, se um serviço for prestado ou um produto vendido por um MEI a uma pessoa física, não há necessidade de emitir a NF-e, a não ser que o consumidor requisite.

Qual é a importância das notas fiscais eletrônicas?

A princípio, pode não parecer, mas a simples mudança da nota fiscal para o formato eletrônico muda muita coisa para melhor na gestão fiscal da empresa.

Na verdade, sua importância vai além dos limites do seu negócio, mas também agiliza a vida dos auditores do governo e do seu contador também!

É uma forma de agilizar a organização dos cupons fiscais para o consumidor, já que este precisava guardar todos esses documentos por anos em pastas, algo nada prático.

Já para o consumidor, a NF-e o livrou da necessidade de armazenar toda aquela papelada em sua casa, tornando a gestão dos documentos mais prática. 

Normalmente, elas se concentram em seu e-mail e também no sistema da própria empresa.

Quais são os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica? 

Separamos uma lista de benefícios sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Que tal conferir?

  • Redução do nível de burocracia
  • Redução de erros de digitação na NF-e
  • Maior confiabilidade na NF-e e no processo de controle fiscal
  • Redução de custos com a logístico de envio dos documentos fiscais
  • Padronização dos formatos de NF-e, de modo a reduzir erros por enganos
  • Aumento da transparência no controle de contas e obrigações da empresa
  • Redução de custos com papel, impressão e armazenamento dos documentos fiscais
  • Maior produtividade, já que com um sistema a NF-e pode ser emitida automaticamente

De forma geral, a mudança para o formato eletrônico contribuiu bastante para o avanço da gestão fiscal das empresas.

Desse modo, com um software de gerenciamento inteligente, qualquer empresa (desde as menores), pode controlar a emissão dos documentos fiscais, automatizar o envio e ficar em dia com suas obrigações, sem deixar nada passar despercebido.

Como emitir nota fiscal eletrônica: Quais são os pré-requisitos para a emissão de NF-e?

Para iniciar o processo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica em sua empresa, são necessárias algumas providências anteriores. Saiba quais são elas a partir de agora.

Certificado digital

O primeiro passo para as empresas que desejam iniciar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica é a obtenção de certificado digital.

O mais aconselhado é que você escolha o do tipo A1.

Ele pode ser feito pela internet, no site de um cartório, junto a uma empresa especializada ou nas agências dos Correios da sua cidade.

Você pode solicitar a ajuda do contador para esse processo.

Computador e acesso à internet

A emissão da NF-e só é possível por meio de acesso à internet usando um computador, um notebook ou um dispositivo móvel, como smartphone ou tablet. 

Mas é preciso ficar atento, pois o sistema de emissão utilizado deve ser compatível com eles: o sistema disponibilizado pela Receita Federal, por exemplo, só consegue operar a partir de um computador ou notebook.

Mas há softwares de gestão (ERP) que funcionam em nuvem e podem ser acessados pelos dispositivos móveis sem problemas, desde que haja internet.

Como a NF-e tem ligação direta com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e com a Receita Federal, esses órgãos deverão liberar o seu sistema de forma automatizada para uso.

Credenciamento de CNPJ

É preciso, agora, credenciar o CNPJ da sua empresa junto à Sefaz do Estado onde ela está instalada.

Esse processo costuma ser simplificado, mas é sempre bom contar com o apoio e as informações de um contador que conheça a legislação local.

Sistema de gestão

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é feita com o uso de um sistema gerador do documento.

O mercado tem uma série de opções que podem facilitar toda a gestão financeira da sua empresa, incluindo a emissão de NF-e.

A vantagem de utilizar uma solução de gestão integrada é que ela oferece outros benefícios, como o controle de contas a pagar e receber, de estoque e de vendas.

Ela também facilita o cálculo de tributos e o preenchimento da documentação.

Quais são as informações essenciais para emitir a NF-e?

Há algumas informações importantes que você deve ter em mãos para fazer o preenchimento no sistema de emissão de NF-e, obrigatórias para o início da emissão. Veja quais são.

CFOP

Trata-se do Código Fiscal de Operações e Prestações de entrada e saída de produtos, tanto interestadual quanto intermunicipal.

Ele identifica a natureza da operação com o objetivo de definir o recolhimento dos tributos sobre ela.

A tabela costuma ser publicada no site da Secretaria da Fazenda do seu Estado.

Produto e quantidades

Como em qualquer outro tipo de nota fiscal, a NF-e também exige a especificação do produto vendido, com a sua descrição completa.

Além disso, é preciso que se apresente nome, marca, série, modelo, espécie, cor e tamanho, quantidade, valor unitário e total etc.

NCM

Todos os países que integram o bloco utilizam a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) na identificação de mercadorias de todos os gêneros.

Essa classificação padronizada usada em compras e vendas é o que define as alíquotas dos impostos que serão aplicadas sobre o item.

A tabela de NCM está disponível no site da Receita Federal.

CEST

Mais uma das siglas que integram essa verdadeira “sopa de letrinhas”, trata-se do Código Especificador de Substituição Tributária.

Ele foi desenvolvido para que a tributação de mercadorias sujeitas à cobrança de ICMS Substituição Tributária seja uniformizada.

Essa tabela deve ser encontrada no site da Sefaz do seu Estado.

CST

No site da Secretaria da Fazenda, deve estar disponibilizada a tabela com o Código de Situação Tributária (CST) correspondente ao seu tipo de negócio.

Se o seu regime é o Simples Nacional, ele pode ser chamado de CSOSN e é obrigatória a sua utilização na Nota Fiscal Eletrônica.

Passo a passo: Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Agora que você já tem em mãos toda a informação necessária para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e já cumpriu todos os pré-requisitos, veja qual é o passo a passo para iniciar de uma vez esse processo.

1. Saiba qual é o tipo de NF-e a emitir

Estão em vigor no Brasil três tipos de Nota Fiscal Eletrônica. É preciso entender qual será aplicado ao seu negócio para utilizar a mais adequada.

Já explicamos seus tipos um pouco acima, mas vamos repetir de forma resumida. Veja quais são elas:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e): utilizada na venda de produtos físicos em e-commerces ou lojas físicas
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): usada no caso de empresas prestadoras de serviços, tanto pela internet quanto em ambiente offline. Também serve para clínicas médicas, escolas, consultorias, academias etc.
  • Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): esse é o documento que vai substituir o cupom fiscal, cuja emissão é feita pela internet, reduzindo o uso de papéis

2. Faça o seu cadastro

Credencie o CNPJ de sua empresa na Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) e na prefeitura do seu município para os casos de prestadores de serviços.

3. Adquira um software de emissão

Um sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas será necessário para que você inicie a operação.

O ideal é que você obtenha um que integre toda a gestão financeira do seu negócio, facilitando o processo e evitando que você tenha que repetir as informações obrigatórias na NF-e todas as vezes que precisar emiti-la.

Como armazenar corretamente as notas fiscais eletrônicas?

Bom, mesmo com a modernização das notas fiscais eletrônicas, algumas obrigações se mantêm iguais. É o caso do armazenamento desses cupons fiscais que, mesmo em formato digital, devem ser guardados pela empresa!

Veja bem: as NF-es seguem funcionando como um importante instrumento de comprovação de transações comerciais.

Ou seja, assim, são utilizadas para concretizar o processo de cumprimento da legislação fiscal.

Toda vez que uma nota fiscal eletrônica é emitida, o sistema responsável gera um arquivo XML que corresponde ao documento fiscal.

É o arquivo mais importante e — não se esqueça disso! — deve ser armazenado por 5 anos.

Esse armazenamento vai depender da sua empresa e da estrutura digital.

Há casos de organizações que distribuem NF-es em pastas dentro dos computadores, outros centralizam em um HD externo.

O melhor jeito, porém, é também o mais simples!

Contar com um software de gestão que realiza tanto a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, como o armazenamento do arquivo XML na nuvem.

Quais são as dicas mais importantes para não errar na emissão da Nota Fiscal Eletrônica?

Deu para perceber que o processo inicial para emissão de Nota Fiscal Eletrônica tem algumas exigências, que deverão ser cumpridas com atenção e cuidado para que não haja falhas no processo.

Evite os erros e prejuízos futuros, seguindo as dicas a seguir:

  • atente-se ao regime de tributação
  • compreenda e declare os valores corretamente
  • automatize a emissão por meio de um sistema emissor integrado

Agora você já sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica e, provavelmente, já entendeu que ela trará benefícios ao seu negócio.

O sistema ajuda a otimizar a sua gestão financeira e facilita a legalização da empresa com relação à declaração dos seus ganhos e ao pagamento de tributos.

Eleve Gestão 

Este conteúdo te apresentou tudo sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica.

A principal lição é que a tecnologia é essencial para uma melhor gestão desse documento fiscal tão importante, certo?

É por isso que você deveria contar com o Eleve Gestão na sua empresa!

O software de gestão permite que você controle 100% dos processos administrativos e financeiros do seu negócio.

Com o Eleve Gestão, você acompanha entradas e saídas, controla gastos, emite notas fiscais (NFe e NFSe) com poucos cliques e organiza todos os documentos.

Trata-se de um verdadeiro braço direito para a boa gestão do seu negócio, especialmente para prestadores de serviços e revendedores de produtos em geral.

São vários módulos que complementam a solução, permitindo maior visualização da sua saúde financeira, o que instantaneamente melhora sua tomada de decisão.

Conheça mais sobre as vantagens e todos os recursos do Eleve Gestão!

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Conclusão

Viu só como emitir Nota Fiscal Eletrônica é fácil e pode ficar ainda mais simples com o uso da tecnologia?

Com o passar dos anos, a modernização trouxe vários benefícios para as empresas e as Notas Fiscais Eletrônicas foram um deles.

Uma forma de melhorar o controle das vendas e facilitar o compliance em relação às obrigações fiscais e legais do seu negócio.

Se você gostou deste artigo e quer continuar entendendo melhor as mudanças no setor fiscal brasileiro, leia também este conteúdo e confira se há ou não obrigatoriedade de emissão de nota fiscal para MEI.

Acompanha de perto a nossa legislação fiscal? Aproveite para saber mais sobre a alíquota Simples Nacional.

 

Gestão Financeira nfe regime de tributação

Comentarios

  1. Cristian Sousa

    Excelente conteúdo, foi bastante difícil encontrar, mas depois de muita procura finalmente encontrei um de qualidade.
    Super indico.

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