Software de gestão financeira: o que é e como escolher

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 14 julho, 2022

Você precisa melhorar a saúde financeira da sua empresa ou deseja se livrar de processos ultrapassados para controlar suas finanças? O uso de um software de gestão financeira pode ser a solução para você.

Como você deve saber, a administração de uma empresa é uma tarefa complexa e que exige o controle eficiente de diversos processos para que seja possível ter produtividade e lucro, não é mesmo?

Mas, apesar da complexidade, o uso de tecnologias reduz esse caminho burocrático muitas vezes enfrentado pelos empreendedores.

Além de ajudar a otimizar processos, o uso de um sistema assim, ajuda a evitar erros de cálculos e reduzir eventuais problemas da rotina da equipe administrativa e contábil.

Se você está pensando em abrir uma empresa ou deseja melhorar a saúde financeira do seu negócio, leia até o fim este nosso conteúdo sobre as vantagens de usar um software de gestão financeira.

O que é um software de gestão financeira? Para que ele serve?

Software de gestão financeira é um sistema tecnológico usado em computadores e outros dispositivos empresariais para realizar a administração das finanças corporativas.

O uso de programas como este é fundamental para o controle do orçamento da empresa, pois ajuda a gerir os recursos e evita que a empresa entre no famoso vermelho.

Além de contribuir para o controle do fluxo de caixa, também existem softwares com funcionalidades completas para otimizar diversas tarefas da empresa, como controle de notas fiscais, organização contábil e jurídica, emissão de ordens de produção, entre outros.

Atualmente, existem diversas tecnologias que oferecem esse recurso de maneira integrada, para que seja possível centralizar em um único sistema todos os dados referentes à saúde financeira da organização.

Isso ajuda a empresa a se planejar no curto, médio e longo prazos, evitando desperdícios e ajudando a pensar em investimentos para melhorar a infraestrutura, contratação de talentos etc.

O uso de um software de gestão para controle financeiro ajuda também na elaboração de relatórios completos para avaliação de desempenho, acompanhamento em tempo real por meio de dashboards  e ajuda na tomada de decisões mais assertivas

Com essa tecnologia, as empresas podem deixar no passado planilhas ultrapassadas e sistemas sem integração, que tornam a rotina administrativa mais burocrática e lenta.
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Como funciona o sistema de gestão financeira de uma empresa?

Na prática, para fazer uso do melhor sistema de gestão disponível, a empresa deve pesquisar pelo software que apresenta as principais funcionalidades para a rotina da empresa, de acordo com as atividades desempenhadas, setor de atendimento e porte.

O lado positivo do uso de software para controle de orçamento é que existem alternativas completas para automatizar diversas etapas.

No dia a dia, as equipes podem utilizar o software para consultar as informações sobre orçamento, ordens de serviço, controle de estoque, fluxo de caixa, notas fiscais, contas a pagar e outros dados importantes para manter a empresa funcionando de forma eficiente.

Existem várias formas de implementar essa tecnologia na rotina das organizações, mas em todos os casos o ideal é que aconteça uma ação planejada.

É importante olhar para essa tecnologia para entender de que forma ela contribuirá para a empresa como um todo, mas também para otimizar a rotina das equipes.

Se a sua empresa é do ramo de food service e trabalha com atendimento ao cliente no local e delivery, é importante pensar em um sistema de gestão de orçamento que ajude a ter controle dos fornecedores, pedidos via aplicativos parceiros, pagamento no local etc.

Caso a empresa queira trabalhar com um ERP completo, por exemplo, as vantagens são maiores ainda, já que é possível estender a gestão para além do financeiro, melhorando os resultados da empresa como um todo e alavancando o potencial produtivo do negócio.

Por ser uma solução tecnológica inteligente, todos esses recursos se tornam disponíveis para acesso em poucos cliques. Além disso, as informações são armazenadas com segurança e de maneira detalhada, sem o risco de conflito de informações, erros e perda de dados, como pode ocorrer em planilhas editáveis.

Quais são os benefícios de contar com um software de gestão financeira empresarial?

A tecnologia é fundamental para manter a vantagem competitiva das empresas e oferecer o melhor atendimento e experiência para clientes, fornecedores e demais relações comerciais.

O software de gestão financeira é um ótimo exemplo disso, pois, ao otimizar os processos do setor administrativo e contábil da empresa, é possível colher benefícios tanto na rotina interna da empresa quanto na experiência do público externo.

Veja a seguir as principais vantagens em implementar esse sistema na sua empresa!

Economize os custos

Com um software como este, a empresa tem um mapeamento preciso do uso de recursos e do controle de gastos da empresa, o que é importante para visualizar qual o impacto que cada operação ou setor tem para as finanças do negócio.

Além de ajudar a entender possíveis gargalos, o sistema de gestão financeira também ajuda a entender quedas de produção, colabora para controle de prazos de pagamento, cobranças, contratos, pontos de desperdício de matéria-prima, perdas de estoque por má gestão etc.

E por falar em estoque, se a empresa optar por ERP de gestão, será mais fácil entender se é preciso melhorar os processos de armazenamento, gestão de estoque e compra de materiais, para entender se é possível reduzir desperdícios.

Mantenha os dados da empresa seguros e organizados

Suponha que você está à frente da gestão financeira de uma grande indústria que trabalha com a produção de materiais de construção. 

Calcular todos os gastos do mês e investimentos necessários para a produção no curto e médio prazos será parte da rotina, entre outras atividades, não é mesmo?

Imagine, neste cenário, como seria difícil fazer o controle de custos de matéria-prima, despesas fixas com equipes, folha de pagamento, além de gerir contrato com fornecedores, contas a pagar e receber em planilhas editáveis ou sistemas sem integração?

Com certeza você perderia muito tempo e ainda não teria precisão e segurança no compartilhamento das informações.

Ao utilizar um software de gestão financeira, sua empresa reduz o risco de erros e retrabalho, aumentando a segurança na hora de acompanhar e colocar as contas em dia.

Padronize os processos

Usar um programa de gestão financeira empresarial ajuda a criar uma padronização das informações, além de centralizar em um só lugar os dados. 

Com essa organização dos processos, fica muito mais fácil acompanhar o desenvolvimento das operações da sua empresa, sem se perder ou ter prejuízos.

Reúna informações de diversos setores

Com o uso de um software de gestão financeira empresarial, as informações ficam centralizadas em um único lugar. Todos os setores ficam integrados e é mais fácil, dessa forma, reduzir problemas como falhas de comunicação e registro de informações.

Além disso, é muito mais simples e rápido localizar informações importantes para a tomada de decisões, gerar gráficos comparativos e levantar indicadores estratégicos para o crescimento da empresa.

Monitore de perto as finanças do negócio

Contas a pagar e receber, fluxo de caixa, contratos com fornecedores, gestão de compra e venda de materiais, gestão de estoque, emissão de notas fiscais, dashboard interativo durante todas as atividades e outros recursos que podem estar disponíveis no sistema ERP escolhido.

Todas essas vantagens permitem um controle muito próximo da saúde financeira da empresa, o que é crucial para evitar prejuízos e/ou quedas na lucratividade.

Além de acompanhar no dia a dia, um software de gestão ajudará a ter uma visão mais ampla do negócio e do mercado em que sua empresa está inserida.

Tome decisões estratégicas

O sistema de gestão financeira certo vai facilitar a tomada de decisões estratégicas do seu negócio, pois será uma fonte de dados sobre o desempenho da empresa ao longo dos meses.

A vantagem é conseguir entender quais devem ser os próximos movimentos para expandir o negócio ou, ainda, quais as ações necessárias para resolver os gargalos identificados antes de dar passos mais ambiciosos.

Aumente a produtividade da equipe

Programas de gestão financeira têm um grande potencial de elevar a produtividade das equipes. 

Com a automação de diversos processos administrativos, os profissionais da sua empresa podem focar em outras atividades estratégicas para melhorar o desempenho da empresa.

Ou seja, nada de perder tempo com planilhas manuais e sistemas ultrapassados.

equipe consulta informações em software de gestão financeira

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira?

Um bom sistema de gestão financeira oferece um conjunto completo de funcionalidades contábeis para basear as melhores decisões do seu negócio. Confira a seguir os principais recursos dessas ferramentas:

  • Fluxos contábeis: apurações como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber e fluxo da folha de pagamento, por exemplo;
  • Controle de receita: por meio da automação dos processos de cobrança, é possível atualizar os fluxos de recebimento, melhorando a liquidez e mitigando os riscos da operação;
  • Planejamento e análise financeira: relatórios que servem para aumentar a precisão das previsões, criar orçamentos e diagnósticos da saúde financeira geral em empresa, relacionando os dados financeiros aos de outros setores;
  • Governança, Risco e Conformidade (GRC): ferramentas de GRC ajudam as equipes a alinhar as atividades organizacionais aos objetivos do negócio, identificando e mitigando diferentes tipos de risco e garantindo a conformidade com as leis e regulamentos do setor.

Como escolher o melhor programa de gestão financeira?

Para encontrar o software de gestão financeira ideal para a sua empresa, é importante considerar as principais funcionalidades no programa, suas vantagens e adaptação do novo sistema na rotina das equipes. 

Algumas perguntas básicas podem te ajudar a ter certeza sobre a escolha de qual sistema utilizar, por isso, veja o que avaliar na decisão:

  • Interface: o software possui uma usabilidade simples e intuitiva? Será necessário um treinamento específico para capacitar as equipes? O ideal é que o sistema escolhido seja prático e fácil de navegar, que em poucos cliques seja possível registrar ou localizar uma informação do setor financeiro;
  • Funcionalidades: o programa permite a gestão de documentos, notas fiscais, relatórios e indicadores estratégicos?
  • Integração: o sistema permite a integração dos setores e tem compatibilidade com outras soluções utilizadas pela empresa? É a versão mais atual disponível no mercado? Ficará obsoleta em pouco tempo?
  • Segurança: O sistema é seguro? Permite armazenamento em nuvem ou possui um protocolo de segurança robusto? Nesses casos, é importante também avaliar a experiência de outros usuários com o sistema escolhido.

Erros para evitar ao organizar as finanças do seu negócio

Confira agora alguns dos principais erros a serem evitados quando for organizar as finanças do seu negócio:

  • Falta de análise e acompanhamento: não basta manter o fluxo de caixa controlado, considerando apenas as diferenças entre despesas e receitas. Você precisa acompanhar o volume de produtos, o custo de estoque, o valor da folha de pagamento e diversos outros indicadores importantes para a saúde financeira da empresa;
  • Não controlar o estoque: é fundamental manter o os níveis de estoque compatíveis com o volume de vendas, ou você terá falta ou excesso de produtos;
  • Não controlar o fluxo de caixa: o fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes para a gestão financeira, então, é fundamental registrar todas as entradas e saídas de dinheiro;
  • Não calcular o valor de venda ideal de cada produto ou serviço: a precificação correta é fundamental para que você possa operar com lucro;
  • Não investir em um software de gestão financeira: um software de gestão financeira é capaz de deixar todo os processos mais simples e automatizados, poupando tempo, esforços e dinheiro, pois ele centraliza todas as informações em uma única plataforma.

Controle suas finanças com a Eleve

Agora que você já conhece as vantagens de um software de gestão financeira, que tal conhecer a solução desenvolvida pela maior empresa de tecnologia do Brasil?

O Eleve Gestão é uma ferramenta completa e integrada que ajuda as pequenas e grandes empresas a manterem a saúde financeira em dia.

São várias funcionalidades para ajudar a trazer mais agilidade e rapidez para a administração da sua empresa.

Conheça todos os benefícios e escolha o melhor plano para o seu negócio!

Conclusão

A tecnologia existe para ajudar as empresas a caminharem de maneira mais automatizada e livre de burocracias.

O software de gestão financeira, nesse caso, é um ótimo exemplo de solução que ajuda na organização, planejamento e controle do fluxo de caixa, contas a pagar, investimentos, contratos e demais etapas que envolvem a administração financeira.

Com a produtividade e eficiência de um sistema integrado, sua empresa consegue realizar tomadas de decisões mais estratégicas e pensar grande, para expandir ainda mais os negócios.

E, como não tem como dar passos mais ambiciosos sem ter uma boa organização financeira, o ideal é investir o quanto antes no melhor sistema de gestão disponível, como o Eleve Gestão.

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