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Sistema de fluxo de caixa: Funcionalidades, vantagens e impactos

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 17 maio, 2021

Um melhor controle das finanças de sua empresa está diretamente atrelado ao sistema de fluxo de caixa que você usa. Já pensou nisso?

Então veja só:

Não é novidade para ninguém que o varejo está em constante crescimento.

Dados de um levantamento realizado pela Nielsen apontaram um avanço de 13,6% nas vendas do varejo no primeiro semestre de 2020, em relação ao mesmo período do ano anterior, considerando os setores de autosserviços, atacarejo e farmácias.

Exatamente por isso, precisamos falar sobre a necessidade de investimento em um sistema de fluxo de caixa.

Loja cheia é sinônimo de caixa próspero, certo?

Essa premissa até pode ser verdadeira, mas apenas para negócios que se preocupam em melhorar a eficiência, especialmente diante da volatilidade das vendas.

Automatizar o fluxo de caixa é uma das estratégias mais inteligentes para driblar os desafios da gestão financeira e aproveitar melhor as oportunidades.

Continue a leitura e entenda o porquê!

O que é um sistema de fluxo de caixa?

Se o fluxo de caixa é a movimentação de dinheiro do seu negócio, o sistema de fluxo de caixa é a ferramenta tecnológica que facilita a gestão das entradas e saídas.

Ou seja, é um software com funcionalidades e recursos que facilitam a gestão do dinheiro da sua empresa. Com um sistema de fluxo de caixa, você:

  • Controla e visualiza entradas e saídas
  • Controla e visualiza contas a pagar e receber
  • Facilita a visualização sobre a situação financeira da empresa
  • Oferece recursos de controle financeiro para geração de relatórios e gráficos
  • Permite a visualização de demonstrativo do fluxo de caixa diário, semanal e mensal

Tudo isso ajuda sua empresa a manter o fluxo de caixa positivo, garantindo a liquidez do negócio e que os investimentos sejam feitos quando necessário.

Além disso, o sistema de fluxo de caixa facilita toda gestão financeira, tornando a empresa mais preparada financeiramente para momentos de crise.

Por que o sistema de fluxo de caixa é necessário?

Veja bem, em muitos negócios, o controle financeiro é feito de forma manual. Isso implica em erros que podem abalar toda a saúde financeira da empresa.

Portanto, o sistema de fluxo de caixa permite que o gestor visualize o saldo atual do negócio, bem como as contas a pagar e receber e todas as suas obrigações e direitos.

Assim, facilita a definição de um planejamento estratégico mais assertivo, alinhado com as condições do negócio e realista.

Além disso, vale mencionar: algumas empresas utilizam apenas o termo “fluxo de caixa” para se tratar do sistema ou ferramenta em si.

Neste conteúdo, para facilitar seu entendimento, vamos utilizar “sistema de fluxo de caixa”, combinado?

Qual é a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa? 

Bom, vamos lá: muita gente usa os termos “fluxo de caixa” e “controle de caixa” como sinônimos. 

A verdade é que se tratam de ferramentas com similaridades, mas diferentes objetivos.

Te explicaremos a seguir:

O controle de caixa é um sistema de organização significativamente mais simples. 

Ele registra as movimentações da organização, permitindo que o gestor visualize o saldo atual nos períodos selecionados.

O controle de caixa dá uma perspectiva mais objetiva, momentânea e ágil dos recursos da empresa — sem necessariamente considerar ativos e passivos futuros.

Essencialmente, o controle de caixa é uma ferramenta de controle.

Já o fluxo de caixa é o passo além: ele conta com esse tipo de registro acima, mas também leva em conta os pagamentos e dívidas futuras.

Assim, oferece uma perspectiva de médio a longo prazo sobre a saúde financeira do negócio.

Enquanto o controle de caixa é útil em situações específicas (como a detecção de fraudes e desvios), o fluxo de caixa é um dos pilares da boa gestão financeira. É uma ferramenta de gestão do negócio, obrigatória em todas as empresas.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de fluxo de caixa?

E se tanto falamos da amplitude de um sistema de fluxo de caixa, quais os exemplos práticos dessa abrangência para sua empresa?

Bom, para compreender isso, é preciso conhecer as principais funcionalidades desse tipo de sistema. Você já utilizou um em sua empresa?

Se não, vamos te apresentar alguns dos recursos que vai encontrar em um sistema completo, veja só!

Integração de dados

O sistema de fluxo de caixa centraliza e integra os dados, de forma que você pode visualizar rapidamente e com atualizações em tempo real a movimentação da empresa.

Ou seja, no momento em que uma compra é realizada, o sistema já registra e realiza os cálculos em relação ao seu saldo.

No fim do dia (da semana e do mês) isso é de grande valor para o negócio, pois permite que o gestor se antecipe quanto às necessidades e também evita surpresas.

Outro ponto que vale ressaltar é que o sistema de fluxo de caixa pode ser integrado à frente de caixa. Assim, cada conta a receber é registrada automaticamente.

Esqueça planilhas ou anotações no caderninho.

Tudo é realizado de modo automático, reduzindo a chance de erros e agilizando sua gestão financeira!

Previsão de faturamento 

Tamanho acesso aos dados também traz outras vantagens, como uma previsão assertiva do faturamento da empresa.

Já pensou em planejar investimentos ou quitação de dívidas de forma antecipada? Com certeza é um ganho estratégico de alto valor para sua empresa.

Trata-se de uma base muito sólida de informações que contribui para um melhor planejamento financeiro, capacitando sua gestão financeira.

Relatórios detalhados 

Um sistema completo não seria nada sem recursos que facilitem a criação de relatórios realmente detalhados.

São informações que nenhuma planilha pode lhe proporcionar, em questão de um ou dois cliques.

Tudo na sua mão em poucos segundos, agilizando o planejamento financeiro e fortalecendo sua tomada de decisão.

Organização do plano de contas

O plano de contas pode te proporcionar uma visão mais ampla ainda das contas a pagar e receber da empresa, com informações bastante detalhadas, como o DRE e DFC.

O sistema de fluxo de caixa pode organizar automaticamente essas informações, de forma que organiza e atualiza seus planos de conta (tanto o gerencial, como o contábil e o referencial).

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Como um sistema de fluxo de caixa impacta na rotina do varejo?

O varejo talvez seja um dos segmentos de mercado em que o sistema de fluxo de caixa mais seja necessário.

Acontece que as constantes movimentações financeiras criam um complexo histórico que, sem ajuda da tecnologia, é muito difícil de controlar.

Veja bem:

Como garantir a conformidade em relação às entradas e saídas, envios de notas e cupons fiscais à contabilidade e análise financeira utilizando apenas planilhas ou anotações?

Agora, agregue outra camada de dificuldade nessa questão: e se isso ocorrer em um varejo, em que empresas (mesmo as menores, como é o caso de alguns e-commerces) realizam até milhares de vendas por dia?

Manualmente, seria um caos controlar isso tudo.

No entanto, o sistema de fluxo de caixa resolve suas dores.

A ferramenta facilita a visualização das entradas e saídas, centralizando as informações em uma única interface. Com vários módulos, é possível gerenciar vários aspectos da vida financeira da empresa.

Assim, seu varejo ganha com:

  • Maior poder de controle de entradas e saídas
  • Capacidade de fazer uma projeção de vendas mais precisa
  • Avaliar os custos do negócio para melhor organizá-los
  • Fortalecimento das análises de resultados, encontrando oportunidades para realizar ações de promoção de vendas e potencializar a receita
  • Entre muitos outros!

O sistema possibilita que o varejo possa fazer projeções mais realistas, o que auxilia no controle orçamentário.

Assim, a empresa evita operar no vermelho ou fazer investimentos indevidos.

Outro ponto importante é que o sistema de fluxo de caixa pode auxiliar na etapa de apuração de impostos.

Desse modo, fica mais fácil visualizar todas as obrigações da empresa, evitando que fique em dívida com o governo.

Quais são os benefícios de um sistema de fluxo de caixa?

A transformação digital nunca foi tão real. A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas e exerce funções essenciais para a sua sobrevivência e competitividade.

No entanto, todo empresário precavido e eficiente sabe que é preciso avaliar qualquer mudança em seus processos.

Por isso, decidimos iniciar este post destacando os principais benefícios experimentados com a implementação de um sistema de fluxo de caixa. Confira!

Processos ágeis e otimizados

Atividades manuais demandam tempo, dedicação e concentração.

Quando falamos em fluxo de caixa, isso se torna ainda mais relevante. Afinal, erros e inconsistências podem representar grandes prejuízos.

A automatização desses processos por meio de um software deixa tudo mais rápido e produtivo.

Na prática, os cálculos e o controle são realizados pela ferramenta e isso otimiza tempo e recursos.

Maior segurança de dados

A segurança de dados é uma grande preocupação do varejo.

Lidar com fraudes e vazamento de informações é algo complicado e representa 1,33% das perdas de vendas no setor no mercado norte-americano, por exemplo.

Não dá para ignorar o problema. Portanto, a melhor alternativa é ser estratégico e investir em tecnologia.

Quando um sistema de fluxo de caixa é instalado, os dados passam a ser controlados de perto, protegendo as informações da empresa e de seus clientes.

Redução de erros

O homem erra e suas falhas podem causar muitos prejuízos.

Deixar de registrar entradas e saídas ou lançar informações incorretas e duplicadas são alguns exemplos de ações que podem gerar uma desordem no caixa — e até comprometer a sobrevivência empresarial.

Por outro lado, o uso de um sistema é muito mais seguro.

A automatização desses processos reduz as chances de erros e garante uma gestão financeira mais precisa e realista, o que é essencial para a expansão de uma empresa.

Tomada de decisões mais eficaz

No universo empresarial, não há espaço para “achismos”.

Quanto mais fundamentadas são as decisões de seus gestores, mais competitivo o negócio se torna.

Assim sendo, não restam dúvidas de que o uso de um software de gestão pode contribuir de maneira significativa para o alcance de suas metas.

Com informações atualizadas e corretas, é muito mais fácil se planejar e fazer escolhas corretas.

Como encontrar o sistema de fluxo de caixa ideal?

Agora que você já entendeu que investir em um sistema de fluxo de caixa pode trazer muitos benefícios para sua empresa, deve estar se perguntando: como encontrar a ferramenta ideal?

O mercado está repleto de softwares e fornecedores, mas é preciso ficar atento para fazer um bom investimento.

Na verdade, essa é uma decisão que depende de análises e requer um pouco de seu tempo e sua atenção.

O ideal é adquirir um sistema de gestão financeira ou um ERP (sistema de gestão integrada).

Qualquer um desses recursos ajudará você de uma maneira mais abrangente e garantirá o controle financeiro e de outros setores do negócio.

Na prática, não será necessário implementar diversos recursos.

Uma única plataforma cumpre muito bem o papel de gerenciar e controlar o fluxo de caixa, o estoque e as vendas, por exemplo.

Agilidade, eficiência e segurança são os grandes pontos fortes dessa tecnologia. 

Um bom software de gestão integrada poderá fornecer suporte à administração do seu varejo, seja qual for seu porte ou sua área de atuação.

Como implementar um fluxo de caixa automatizado corretamente?

Afinal, como deve ser conduzida a implementação de uma ferramenta de automatização do fluxo de caixa?

Essa é a dúvida de muitos gestores, já que é preciso tomar certos cuidados e adotar algumas boas práticas para extrair todo o potencial da tecnologia. Acompanhe!

Faça um inventário de valores e dados

O primeiro passo para uma implementação correta tem a ver com organização.

Faça um inventário de valores e dados, anotando tudo o que é importante para suas finanças, como custos fixos e variáveis, receitas, contas a receber, investimentos e patrimônio.

Categorize as informações

Categorizar as informações torna a tarefa de gerenciar o fluxo de caixa muito mais simples e eficaz.

Se apenas entradas e saídas forem registradas, você pode se perder. Por isso, classifique os valores de maneira mais específica e precisa.

Mantenha os dados atualizados

Não adianta automatizar o fluxo de caixa se você não adquirir o hábito de registrar e atualizar os dados.

Diante da relevância dessas informações, é importante que cada ação, entrada e saída seja lançada no sistema.

Escolha uma boa ferramenta

Por fim, é claro que você deve investir em uma boa ferramenta.

Contar com o apoio de um sistema moderno e eficiente é uma premissa para alcançar o sucesso e simplificará bastante o seu dia a dia.

Eleve Gestão

Você já conhece o Eleve Gestão?

Esse sistema foi desenvolvido pensando nas dores e nos desafios do varejo e tem como principal objetivo desburocratizar e profissionalizar o controle financeiro empresarial.

A ferramenta permite a gestão do fluxo de caixa pelo computador, celular e tablet e dá ao gestor uma visão estratégica e atualizada de suas finanças.

Vale destacar que ele conta com funcionalidades essenciais para qualquer empresário: faturamento, estoque, financeiro, compras e ordem de serviços.

Com o Eleve Gestão, você poderá realizar diversas tarefas, todas de maneira rápida, simples e totalmente segura, como:

  • emitir boletos
  • organizar o estoque
  • conferir seu extrato bancário
  • organizar contas a pagar e a receber
  • controlar diariamente o fluxo de caixa
  • enviar automaticamente NF-e e NFS-e
  • controlar as vendas e os pedidos de orçamento

Tudo isso com auxílio de diversos módulos que abrangem toda gestão empresarial. 

Assim, com tecnologia e recursos de automatização, você pode focar no lado estratégico do negócio, enquanto o sistema se encarrega de várias tarefas manuais.

É o caso do fluxo de caixa, que depende de uma série de ações operacionais e repetitivas.

E se você pudesse ter tudo isso, sem precisar de uma equipe para garantir essas execuções? É o que o Eleve Gestão faz pelo seu negócio!

Conheça mais sobre o software!

Nova call to action

Conclusão

Viu só como um sistema de fluxo de caixa pode ser o seu grande aliado?

Para aproveitar o crescimento do varejo e desenvolver-se de maneira saudável, é preciso investir na gestão financeira de sua empresa.

A tecnologia é a decisão mais estratégica e, conforme visto, pode trazer grandes benefícios.

Um sistema de fluxo de caixa pode ser a resposta mais adequada da sua empresa para o nível de exigência que o mercado de hoje exige.

É um investimento que coloca sua organização em outro patamar e competitividade, uma tecnologia capaz de facilitar cada aspecto da gestão financeira!

Gostou deste conteúdo?

Aproveite e confira também o episódio da série Descomplicando, em nosso canal no YouTube, em que explicamos como saber se o seu negócio está dando lucro!

 

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