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Regime de caixa: O que é, como funciona e dúvidas frequentes

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 21 junho, 2021

Para que uma empresa cresça de forma sustentável, uma boa gestão financeira é essencial. Mas como realizá-la? Um dos métodos mais utilizados é o regime de caixa!

Você já ouviu falar no regime de caixa e sabe do que se trata?

Este método de controle financeiro pode ser ideal para micro e pequenas empresas, bem como para profissionais que realizam prestação de serviços.

Neste conteúdo, vamos te explicar tudo sobre o regime de caixa, seu funcionamento, importância na gestão financeira e a diferença para o regime de competência.
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O que é regime de caixa?

O regime de caixa é um método contábil em que as movimentações financeiras apenas são contabilizadas quando entram ou saem de caixa. Ou seja, apenas quando o dinheiro entra ou sai da conta da empresa.

O regime de caixa é baseado nas movimentações da sua empresa. Essencialmente, ele rastreia quando o dinheiro entra e quando sai.

Este é um dos regimes mais simples da contabilidade.

Afinal, você registra as receitas apenas quando recebe o dinheiro dos clientes e as despesas são registradas quando você realmente efetua os pagamentos.

Quais empresas podem aderir? 

Empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Simples Nacional podem aderir ao regime de caixa. Isso normalmente é feito por micro e pequenas empresas.

O funcionamento dessa lógica é a seguinte:

Se a empresa optou que a tributação aos impostos (como IRPJ e CSLL) seja em relação ao caixa, os outros impostos (PIS e COFINS, por exemplo) também precisam ser tributados em relação ao caixa.

De forma contrária, se a sua empresa opta por tributar em regime de competência, todos os impostos devem levar em conta esse regime.

Conseguiu entender?

É uma regra que visa padronizar e facilitar a tributação — tanto para a empresa, como para o Fisco, que audita tudo.

Como o regime de caixa influencia a gestão financeira de um negócio?

regime de caixaO regime de caixa permite que o empreendedor mantenha um olhar mais próximo do seu fluxo de caixa, visto que é essencial ter total controle de entradas e saídas.

Isso é importante, pois dá uma visão ampla sobre a capacidade momentânea da empresa de investir ou arcar com dívidas no curto prazo.

Além disso, o regime de caixa é necessário para a elaboração do DFC, o documento de Demonstração de Fluxo de Caixa.

É um demonstrativo importante, que, entre outras coisas, impede que a empresa duplique o pagamento de impostos.

Outro ponto-chave para a estabilidade do negócio:

Com o regime de caixa, sua empresa evita situações como o pagamento de tributo sobre uma venda da qual você sequer recebeu valores.

Vantagens e desvantagens 

O regime de caixa é um método contábil muito útil, mas não é unânime. Existem vantagens e desvantagens de sua aplicação.

Por isso — e aqui vai uma dica — o mais indicado é realizar tanto o regime de caixa, quanto o regime de competência em seu negócio.

Vamos explicar o porquê começando pelas vantagens do regime de caixa. Veja só:

Vantagens 

  • Facilidade: não é necessário ter ampla experiência em contabilidade para realizar o controle financeiro com regime de caixa. Ele segue o fluxo de caixa.
  • Precisão: ao utilizar o regime de caixa, você entende exatamente quanto dinheiro tem em caixa, contribuindo na gestão da liquidez do negócio — ou seja, a capacidade de pagar as dívidas de curto prazo.
  • Simplicidade na tributação: o regime favorece negócios que vendem à prazo ou com prestação de serviço, pois permite que se pague o imposto devido apenas quando o dinheiro do cliente cair na conta e não quando a nota fiscal for emitida.

Desvantagens

  • Visão operacional: um dos principais problemas de optar apenas pelo regime de caixa é que ele não permite medir o resultado operacional da empresa.
  • Dificuldade em operações maiores: para empresas com um alto volume de transações, a contabilização de todas elas, incluindo sua categorização (à vista ou a prazo), é quase impensável

Como funciona o regime de caixa na prática?

O funcionamento do regime de caixa é bem simples: sua empresa apenas contabiliza entradas e saídas quando houver a transação financeira.

Assim, é comum que as empresas dividam seus registros contábeis em dois: Registros de Receitas e Registros de Despesas.

Como realizar o cálculo?

Assim, digamos que sua empresa vendeu um produto de R$ 1.000,00. O comprador optou por pagar em 10 parcelas de R$ 100,00.

Portanto, de acordo com o regime de caixa, a contabilização seria de R$ 100,00 reais a cada mês (conforme o dinheiro entrar na conta).

O mesmo se aplica aos impostos. Digamos que o ICMS sobre essa mesma venda seja de 12% sobre o valor, o que daria R$ 120,00 ao total.

O pagamento do tributo seria relativo ao número de parcelas, ou seja, R$ 12,00 ao mês.

Da mesma forma, podemos aplicar a lógica para compras feitas: no regime de caixa, apenas contabiliza-se a operação financeira quando o dinheiro sai da sua conta.
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Regime de caixa: Dúvidas frequentes

Agora, antes de finalizar o conteúdo, vamos repassar algumas dúvidas frequentes sobre o tema deste artigo.

Que tal seguir a leitura e esclarecer esses pontos tão importantes? Talvez você também compartilhe da mesma dúvida!

Regime de caixa x regime de competência: Quais são as diferenças? 

Dois regimes tão próximos, mas também completamente diferentes. A principal diferença entre o regime de caixa e o regime de competência está no registro da movimentação financeira.

O regime de caixa considera uma movimentação apenas quando a transação financeira é realizada. É diretamente ligada ao fluxo de caixa e é utilizada para elaborar o relatório DFC.

Já o regime de competência considera os lançamentos no momento em que houve a negociação — ou melhor, que a nota fiscal foi emitida.

Assim, no caso de uma venda de R$ 10.000,00 feita em janeiro, mas a prazo, a contabilidade registra o faturamento do valor total em janeiro.

Ou seja, durante sua competência, quando se dá o fato gerador, na data e mês exatos da transação.

O mesmo se aplica às despesas.

Trata-se de um método de registros contábeis que permite um olhar mais amplo sobre as finanças, facilitando a compreensão sobre sua rentabilidade.

Como se obtém o regime de caixa? 

A obtenção do regime de caixa funciona do mesmo jeito que o processo de escolha do regime tributário da empresa.

O enquadramento tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) de um negócio pode ser alterado a cada início de ano.

Portanto, cabe analisar junto com seu contador para entender se é válido trocar ou manter o regime de caixa.

No caso do Simples Nacional, há algumas regras estabelecidas pelo governo. São elas:

  • Empresa já em atividade, optante pelo Simples Nacional: opção pelo regime de apuração (caixa ou competência) do ano seguinte no cálculo da competência 11 – novembro (portanto, em dezembro).
  • Empresa aberta em novembro: no cálculo da competência 11 – novembro (normalmente feito em dezembro), opta DUAS VEZES. A primeira escolhendo o regime do próprio ano da abertura. A segunda pelo regime a vigorar no ano seguinte.
  • Empresa aberta em dezembro: no cálculo da competência 12 – dezembro (normalmente feito em janeiro), opta DUAS VEZES. A primeira escolhendo o regime do próprio ano de abertura. A segunda para o ano seguinte ao da abertura (na prática, a segunda opção será relativa ao ano em que estiver sendo feita a escolha).
  • Empresa aberta nos demais meses: no cálculo da competência relativa ao mês de abertura, opta pelo regime do próprio ano. No cálculo da competência 11 – novembro, opta pelo regime a vigorar no ano seguinte.
  • Empresa já atividade, não optante pelo Simples Nacional (e que venha a optar pelo Simples Nacional em janeiro): opta pelo regime de apuração no cálculo da competência 01 – janeiro (portanto, em fevereiro).

Qual é a relação entre o regime de caixa e o fluxo de caixa?

O regime de caixa segue a mesma dinâmica do fluxo de caixa. Ou seja, em todo fechamento de caixa, apenas são considerados os valores atuais, provenientes de entradas e saídas do período.

Por isso mesmo, o regime de caixa auxilia na elaboração de um importante relatório contábil, o Demonstração de Fluxo de Caixa.

Eleve na gestão financeira de seu negócio 

Controle financeiro, regime de caixa, regime de competência. São tantos termos e responsabilidades. Como o micro e pequeno empresário vai ter tempo, e conhecimento, para lidar com tudo isso durante um dia e outro?

A resposta é mais simples que você acha: com o Eleve Gestão!

O sistema de controle financeiro permite que você acompanhe todas as entradas e saídas da sua empresa.

Seja com alguns cliques ou mesmo toques na tela, já que é uma solução na nuvem que pode ser acessada de dispositivos móveis.

Um dos recursos é o Painel do Contador, que simplifica sua relação com seu contador.

Assim, você acompanha e gera relatórios completos das entradas e saídas, simplifica a apuração de impostos e controla todo plano de contas.

Que tal conhecer mais sobre a solução que pode facilitar toda gestão financeira e tributária do seu negócio? Conheça o Eleve Gestão!
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Conclusão 

Na teoria, o regime de caixa é um sistema fácil de compreender — e por isso é o preferido de micros e pequenos empreendedores.

No entanto, sua aplicação carece de muita atenção, para que erros não sejam cometidos.

Neste conteúdo, te explicamos todos os detalhes sobre o regime de caixa, suas vantagens e desvantagens, bem como a relação com o regime de competência.

Além disso, te mostramos como um sistema pode facilitar todo processo de apuração contábil e tributária.

E agora, que tal aplicar tudo que você aprendeu em seu negócio? Temos certeza que encontrará benefícios em sua gestão!

Para conferir mais dicas e conteúdos sobre gestão de negócios, é só seguir lendo o nosso blog!

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