planilha de fluxo de caixa

Planilha de fluxo de caixa: O que é, tipos e como montar a sua

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 14 outubro, 2021

A planilha de fluxo de caixa ajuda você a controlar as entradas, saídas, bem como investimentos e despesas de uma empresa. É uma ferramenta útil para organizações em início de operação, pois dá maior transparência

Muitos empreendedores, nos primeiros dias de negócio, costumam buscar soluções como a planilha de fluxo de caixa para ajudar a controlar sua gestão financeira.

Fato é que baixar — ou melhor ainda, fazer! — uma planilha de fluxo de caixa pode ser uma maneira útil de aprimorar o controle do seu dinheiro.

Inclusive, auxilia o empreendedor na divisão dos gastos da pessoa física e pessoa jurídica.

Nesse artigo, vamos te explicar tudo sobre a planilha de fluxo de caixa: o que é, as vantagens de utilizar, quais os diferentes tipos e como montar a sua planilha! Vamos lá?

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O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é a movimentação financeira que ocorre no caixa da empresa ou nas finanças de uma pessoa. Trata-se da relação entre a entrada e a saída de dinheiro na sua conta.

O instrumento para controlar o fluxo de caixa de uma empresa é muito utilizado para realizar uma análise da movimentação financeira, permitindo que o empreendedor possa entender quais suas principais despesas e fontes de receita.

O fluxo de caixa bem organizado significa que a empresa tem mais condições de manter sua saúde financeira estável.

Além disso, o acompanhamento de entradas e saídas é essencial para que o empreendedor tenha uma visão mais ampla e qualificada sobre o momento do negócio.

Ou seja:

  • Suas condições de arcar com dívidas de curto prazo;
  • Seu capital para realizar investimentos que visem expandir o negócio;
  • Sua capacidade de suprir com as demandas do mercado — comprando de fornecedores, por exemplo.

Além disso, na empresa, o controle do fluxo de caixa permite que o empreendedor entenda com clareza quando as receitas vão entrar e quando ele poderá arcar com suas despesas.

É o caso da conciliação de cartões, que possibilita ao empresário conferir se um pagamento feito com cartão de crédito ou débito foi de fato realizado e quando cairá na conta.

É claro, uma planilha não vai lhe informar todos esses dados — o que você consegue facilmente utilizando um sistema de gestão — mas te ajuda a entender esses indicadores, melhorando sua forma de gerir o negócio.

O que é uma planilha de fluxo de caixa?

A planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira. Com ela, é possível entender o momento financeiro do seu negócio, possibilitando compreender as principais receitas e despesas, bem como realizar projeções em cima dos resultados.

Na prática, um empreendedor pode utilizar 2 tipos diferentes de planilha de fluxo de caixa:

  • Planilha de fluxo de caixa diário;
  • Planilha de fluxo de caixa mensal.

A pergunta que talvez você, leitor, se faça agora é: “preciso utilizar os dois modelos de planilhas?”

Não necessariamente, mas nós recomendamos que sim, especialmente para que você tenha o controle amplo das entradas e saídas, considerando o curto prazo (diário) ou o longo prazo (mensal).

Vantagens de utilizar uma planilha de fluxo de caixa

Existem incontáveis vantagens do empreendedor iniciante utilizar uma planilha de fluxo de caixa. Em especial, porque é uma ferramenta útil para amadurecer sua gestão financeira.

Entre os principais benefícios, podemos citar o seguinte:

Melhor gerenciamento de suas contas a pagar e a receber

Uma visão ampliada das entradas e saídas do seu caixa também significa que você terá como gerenciar de maneira mais eficaz suas contas a pagar e receber.

Assim, não atrasa os seus compromissos e se mantém em dia com fornecedores, instituições bancárias e demais parceiros comerciais.

Além disso, lhe dá maior entendimento sobre quando o dinheiro devido por clientes vai cair na sua conta, o que permite que você se planeje em relação aos pagamentos e investimentos que quer fazer.

Projeção de caixa

Com a planilha de fluxo de caixa, você vai poder realizar projeções muito mais precisas acerca do seu futuro financeiro.

Falamos tanto de projeções de vendas, bem como de entradas e saídas.

Trata-se de maior poder para compor seu planejamento, baseando suas ações futuras com base nos resultados do presente — e os esperados para o futuro!

É algo essencial para que você possa construir o futuro do seu negócio com base em dados, permitindo que tome decisões assertivas e que levem a sua empresa ao encontro das metas traçadas.

Organização

Algo que falta em boa parte das empresas que estão justamente começando é a organização em relação às finanças. Muitas, por conta do seu tamanho, acabam não ligando para a gestão financeira.

É algo que pode prejudicar o crescimento do negócio.

Um exemplo é o caso de empreendedores que misturam contas pessoais com as da sua empresa, sem criar uma distinção do seu dinheiro.

Trata-se de um cenário comum especialmente para MEIs, enquanto MEs e EPPs já contam com auxílio de um contador que pode direcioná-las.

Ao misturar o dinheiro, você pode criar brechas financeiras que podem prejudicar sua capacidade de cumprir com os compromissos da empresa (como o pagamento dos tributos, como o imposto MEI) bem como de investir no crescimento do negócio.

Com uma planilha de fluxo de caixa, você dá primeiros passos sólidos em direção a uma operação organizada, capaz de pagar suas contas e investir em ferramentas e soluções que otimizem suas entregas.

Custo-benefício

Para quem está começando, fazer uma planilha de fluxo de caixa é um modo de investir em custo-benefício. Afinal, falamos de uma planilha!

Esse documento, que todo mundo já acessou, editou e interagiu algum dia, oferece várias ferramentas de cálculo e um layout super objetivo para que você controle dados.

Com uma planilha, você tem:

  • Ferramenta de fácil entendimento e uso;
  • Linguagem simplificada e personalizada;
  • Possibilidade de manter sua planilha de fluxo de caixa na nuvem;
  • Criar fórmulas que combinam resultados para facilitar sua análise;
  • Permite que você coloque as contas em dia, melhore sua tomada de decisão e controle o ritmo do crescimento do seu negócio.

Tudo isso em uma ferramenta que você mesmo pode criar, sem custo algum!

É claro, nossa recomendação é que a planilha seja um primeiro passo. À medida que seu negócio evoluir, é normal que novas despesas e novas necessidades gerenciais sejam incorporadas ao dia a dia.

Isso é algo normal, mas que vai exigir uma ferramenta mais robusta para lidar com essas demandas. É nesse ponto que um sistema de controle financeiro deve entrar em pauta!

Tipos de planilha de fluxo de caixa

Uma planilha de fluxo de caixa não é um modelo padrão, mas pode variar de acordo com a estrutura que você adota. Além disso, há dois modelos que podem ser utilizados: diário e mensal.

Essencialmente, tratam-se da mesma planilha, com a diferença de serem adicionados dados diferentes.

Afinal, apesar de serem destinadas ao controle da operação, elas oferecem diferentes perspectivas do momento financeiro do negócio.

A seguir, vamos explicar um pouco mais sobre cada uma delas, suas diferenças e como utilizar cada uma. Veja mais:

Planilha de fluxo de caixa diário

A planilha de fluxo de caixa diário é uma ferramenta que permite ao empreendedor controlar sua operação em regime diário, adicionando os dados de entradas e saídas de cada dia.

Ou seja, todas as movimentações de cada dia: vendas, despesas, entradas de parcelas de cartão… Enfim, tudo!

A diferença da planilha de fluxo de caixa diária é que ela permite que o empreendedor faça uma análise minuciosa de tudo que gasta.

Como usar a planilha de caixa diário

A utilização da planilha de caixa diário é simples, mas exige disciplina e controle para que o responsável lembre-se de assinalar absolutamente todas as entradas e saídas do caixa.

É importante classificar todas essas movimentações, de modo que você possa criar centros de custos e entender quais as principais fontes de receitas da sua operação.

Algumas planilhas contam com abas de planejamento, em que você pode assinalar os dados de entradas e saídas que espera atingir no dia.

É uma forma de facilitar a análise, permitindo que você calcule com facilidade a diferença entre o planejado e o executado na prática.

Planilha de fluxo de caixa mensal

Agora que você conhece e sabe como utilizar a planilha de caixa diário, isso dispensa você de atualizar a sua planilha de fluxo de caixa mensal?

Não recomendamos!

É que essa planilha permite que você tenha uma visão mais abrangente, focando por exemplo nas categorias em vez dos números isolados em si.

Assim, é mais fácil entender a relação do seu negócio com seus principais centros de custos — bem como desenhar estratégias para reduzi-los sem prejudicar sua operação.

Além disso, você pode dar um passo atrás para entender as principais fontes de receita do seu negócio. Desse modo, poderá planejar o crescimento do seu negócio com base em dados.

Por exemplo: qual produto mais sai das suas prateleiras ou que seu food truck mais vende?

Se o resultado se repetir, é possível que você tenha uma excelente fonte de renda em mãos e possa investir nela (melhorando sua embalagem, sua qualidade ou mesmo otimizando seus custos de produção).

Agora, como ter esse entendimento sem uma análise ampla das suas entradas e saídas no mês? É impossível, ainda mais em um cenário em que o empreendedor precisa conciliar a gestão do negócio com sua operação.

A planilha de caixa mensal possibilita isso!

Como usar a planilha de caixa mensal

A planilha de fluxo de caixa mensal é um resumo das movimentações do seu mês, com dados totais do que foi faturado e do que foi pago.

Lembra da parte de previsão, em que você elenca os números realizados e compara com os números planejados?

A planilha de fluxo de caixa mensal serve para isso e permite que você faça uma leitura mais direta dos dados, sem precisar passar por várias células.

Uma das diferenças sobre a planilha de fluxo de caixa mensal é que ela normalmente divide seus números por semanas.

Assim, lhe dá uma visão mais precisa do que arrecadou e gastou em cada semana e os dados totais do mês.

Importância das planilhas de controle de caixa diário e mensal

planilha de fluxo de caixaNa prática, a planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta importante para amadurecer sua gestão financeira, permitindo que o empreendedor tenha noção exata do dinheiro em caixa.

Um dos principais benefícios dessa ferramenta é que você passa a ter maior previsibilidade sobre as finanças.

Isso quer dizer que você terá mais facilidade para entender quando deverá cumprir com seus compromissos financeiros, bem como quando cobrar os seus clientes e parceiros comerciais.

Desse modo, poderá programar os pagamentos a serem realizados e também planejar seus investimentos.

É algo essencial para pequenos negócios que pretendem expandir suas operações.

E se no seu hortifruti você precisar de um novo expositor para os legumes e verduras? Trata-se de um equipamento caro e você precisa acumular certo dinheiro para comprá-lo.

Com uma planilha de fluxo de caixa ao seu dispor, você tem maior entendimento sobre suas condições financeiras e pode planejar seus investimentos futuros, cortando despesas atuais e melhorando seus indicadores de vendas.

Como montar uma planilha de fluxo de caixa?

Agora, que tal aprender a fazer sua planilha de fluxo de caixa? O passo a passo é bem simples. Tudo que você precisa é saber o básico de Excel (ou das planilhas Google)!

O segredo para uma boa planilha de fluxo de caixa é colocar as informações certas — nem mais, nem menos, mas o necessário!

Nesse sentido, te indicamos seguir 3 pilares na hora de montar essa planilha: estrutura, colunas e áreas de preenchimento.

1. Estrutura

Primeiro, pense e idealize a estrutura da planilha de fluxo de caixa. Recomendamos começar pela planilha diária, pois é a que mais terá informações.

Para isso, você deve reunir os principais dados das movimentações do dia.

Normalmente, você vai preenchê-la ao decorrer do dia, revisando os dados ao fim do expediente.

Para isso, pense em incluir o seguinte:

  • Saldo do dia anterior;
  • Saldo total do dia;
  • Saldo atual (a soma dos dois anteriores);
  • Categorias de entradas e saídas;
  • Quanto foi a receita do dia;
  • Quanto foi a despesa do dia.

2. Colunas

Aqui, apenas uma dica de organização visual: opte pelo modelo de exibição em colunas e linhas. Desse modo, a leitura dos dados seguirá uma orientação mais fácil de consumir e entender.

Além disso, para evitar confusões, indicamos separar as linhas e colunas e personalizar as mais importantes, adicionando cores que as diferenciam.

3. Preenchimento

Por fim, outra dica: não se esqueça de preencher as células e completar as colunas e linhas! Quer uma ajuda para lembrar nos primeiros dias?

Então defina lembretes de hora em hora (ou a cada meia hora) em seu celular — ou utilize post-its em locais estratégicos para lembrar você.

Além disso, certifique-se que não ocorra nenhum erro ao preencher os espaços, garantindo que você não prejudique a integridade dos dados.

4 sinais de que é hora de ir além da planilha de fluxo caixa

Você já percebeu que, de vez em quando, pontuamos que a planilha de fluxo de caixa pode não ser o suficiente. Acredite: é um conselho de quem entende do assunto. Vai chegar o momento de evoluir da planilha para o software.

Na maioria dos casos de empresas iniciantes e operações enxutas, a planilha de fluxo de caixa pode ser uma solução incrível: barata, fácil de utilizar e de editar.

No entanto, conforme a sua empresa cresce, as movimentações se tornam mais complexas.

É algo que exige mais atenção à gestão financeira, especialmente no cumprimento das suas obrigações fiscais e tributárias.

Mas… Como saber que chegou a hora de dar o próximo passo e evoluir em relação às planilhas? Te explicamos:

1. Tempo demais

No começo, a planilha pode ser uma ferramenta viável para o seu negócio. No entanto, quando você passa tempo demais dedicado a preencher suas colunas, é hora de olhar para outra solução.

O intuito em uma gestão otimizada é, justamente, desempenhar as tarefas repetitivas com maior agilidade possível.

Quando uma simples tarefa como o preenchimento de dados toma mais do que 1 hora do seu dia, é hora de mudar!

2. Poucas mãos para o operacional

E quando você precisar de tempo para desempenhar outras ações, mas vê sua rotina fatiada pela necessidade de preencher sua planilha?

Nesse momento, você vai perceber que tem poucas mãos para as atividades operacionais de gestão, algo que o sistema de gestão resolve através da automação de tarefas.

Desse modo, poderá focar em aspectos mais estratégicos do negócio, deixando com que o próprio sistema automatize preenchimentos, cálculos e relatórios.

3. Baixa produtividade

Seguindo na mesma linha, vai chegar o momento que seus funcionários — se o seu negócio crescer, você terá um ou mais! — vão precisar largar algumas tarefas repetitivas para focar na produtividade.

Nesse momento, investir em uma solução tecnológica é a melhor decisão, pois contribui para o seu caixa e potencializa a produtividade do time.

4. Erros no controle do caixa

Por fim, se você identificar que as planilhas já estão sendo a causa de muitos erros de análise e preenchimento — que ocasionam horas de retrabalho — é hora de evoluir de ferramenta!

Qual a melhor planilha para fluxo de caixa?

A melhor planilha de fluxo de caixa para o seu negócio é o modelo que melhor se adequa à sua operação. Nossa indicação é seguir mantendo os modelos diário e mensal atualizados.

Desse modo, você terá uma visão completa — considerando o curto e o longo prazo — e poderá otimizar a gestão do seu negócio.

E claro, conforme seu negócio cresce, a exigência sobre a gestão financeira se torna maior. Nos primeiros indícios desse cenário, você deve investir em um software de gestão empresarial!

Por que migrar de uma planilha para um software de gestão empresarial?

Com a tecnologia ao dispor do seu negócio, você pode fazer leituras mais assertivas e eficientes sobre o momento financeiro do seu negócio.

Na prática, o sistema de gestão é uma evolução e tanto do que você tinha com as planilhas.

Falamos de uma plataforma com várias funcionalidades, capaz de integrar dados de diferentes setores (como Estoque, Contabilidade, Compras, etc.) e compor uma leitura aprofundada do caixa e dos outros indicadores do seu negócio.

Por exemplo: a cada vez que você converte uma venda, o sistema já assimila e preenche os dados automaticamente.

Além disso, com poucos cliques, você emite notas fiscais e o próprio sistema já envia o documento ao seu setor de Contabilidade!

Muito mais prático, certo? É o que o software de gestão empresarial oferece!

As soluções da Eleve para controle do fluxo de caixa

E agora, que tal substituir suas planilhas e começar a ter outro entendimento sobre o seu negócio, melhorando sua gestão financeira?

Então você deve contar com as soluções da Eleve!

O Eleve Gestão é o melhor sistema para controle financeiro e administrativo de micro e pequenas empresas.

Ele não apenas substitui suas planilhas de fluxo de caixa, como conta com várias funcionalidades:

  • CRM;
  • PDV;
  • Compras;
  • Estoque;
  • Financeiro;
  • Faturamento;
  • Ordem de Serviço;
  • Painel do Contador;

Controle 100% da sua operação, assimile com inteligência as entradas e saídas e desempenhe a melhor estratégia financeira e operacional para o seu negócio seguir crescendo!

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Conclusão

Viu só como uma ferramenta como a planilha de fluxo de caixa pode ser útil para a sua empresa?

Esperamos que esse artigo ajude você a criar a sua planilha de fluxo de caixa, sendo um ótimo primeiro passo para amadurecer sua gestão financeira.

E lembre-se: quando seu negócio cresce, a planilha deve ser trocada por uma ferramenta realmente útil para sua empresa. Por isso, conte com as soluções tecnológicas da Eleve!

E você, gostou do que leu? Então siga conosco aqui no blog da Eleve!

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