planejamento financeiro

Planejamento financeiro para pequenas empresas: descubra como montar

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 24 fevereiro, 2021

Planejamento financeiro é importante na sua empresa? Caso a sua resposta seja negativa, talvez seja hora de reorganizar as suas prioridades e estruturar um plano de ação capaz de tornar possível o crescimento sustentável do seu negócio ou, até mesmo, salvar o seu projeto profissional.

Segundo a Pesquisa Pulso Empresa: Impacto da Covid-19 nas Empresas, realizada pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) e publicada em julho de 2020, desde que a pandemia do novo coronavírus chegou ao Brasil, 716.000 empresas fecharam as portas. O levantamento indicou que o impacto negativo recaiu especialmente sobre o comércio (39,4%) e os serviços (37%), principalmente no caso das pequenas empresas.

Do total de negócios fechados, seja de forma temporária ou definitiva, quatro em cada 10 (522.000) afirmaram ao IBGE que a situação deveu-se à pandemia. Apesar de este ser um fator externo, pode-se perceber, de forma geral, que um plano de negócios que inclua um bom planejamento financeiro pode ser determinante para manter a saúde do empreendimento, mesmo em momentos de crise.

Nas palavras de Benjamin Franklin, “Cuidado com as pequenas despesas. Um pequeno vazamento afundará um grande navio”. Por isso, valorize a elaboração e a organização das finanças.

Confira, neste post, um guia completo para estruturar o projeto de planejamento financeiro para pequenas empresas.

Fatores para a sobrevivência de uma empresa

Um levantamento realizado pelo Sebrae sobre a Sobrevivência das Empresas no Brasil indica que o precário planejamento de recursos na gestão foi ponto recorrente no perfil das companhias que fecharam as suas portas nos últimos anos.

Algumas particularidades se repetiram no perfil dos negócios que não sobreviveram, como: planejamento deficiente (média de oito meses até abertura), não negociação de prazos com fornecedor, não acompanhamento com rigor das receitas/despesas, e insucesso ao tentar obter empréstimos em bancos.

Esse cenário preocupante não precisa se repetir no seu negócio. Aprenda quais fatores são importantes no planejamento e entenda como o sistema de gestão pode se transformar em um diferencial para a sua empresa.

A importância do planejamento financeiro para pequenas empresas

Pequenos empreendedores com frequência se preocupam muito com o funcionamento de seus negócios, entre prazos, produtos e serviços, mas se esquecem de avaliar dados e números que refletem a saúde financeira da organização.

Para muitas empresas de pequeno porte, a inexperiência, a falta de conhecimento técnico e a ausência de um setor especializado na gestão financeira faz com que o controle contábil seja deixado de lado. Essa atitude gera riscos que podem comprometer o bom funcionamento do seu negócio.

Ainda de acordo com o relatório Sobrevivência das Empresas no Brasil, 13% dos empreendedores afirmaram que o fechamento da empresa poderia ser evitado com uma gestão financeira mais eficaz, enquanto 18% indicaram falhas no planejamento.

Uma ferramenta de administração fundamental

O planejamento financeiro para pequenas empresas pode ser encarado como um processo organizativo obrigatório, assim como é para instituições de grande porte.

Muitas vezes, o cenário do pequeno empreendedor é aquele de alto risco, com investimentos que se misturam às economias de toda uma vida. Pelo contexto e pela grande importância, números, gráficos e tabelas devem ser avaliados com todo cuidado e atenção.

Como fator essencial para o bom funcionamento de uma pequena empresa, o planejamento financeiro reúne uma ampla gama de diretrizes que podem fundamentar atitudes futuras, embasar a avaliação para aplicações de investimentos, estruturar financiamentos e, inclusive, orientar a implementação de projetos.

Trata-se de segurança para examinar decisões e impactos passados e se programar para os passos futuros.

O planejamento financeiro deve ser encarado como ferramenta fundamental em uma empresa de pequeno porte. É uma abordagem que permite:

  • o acompanhamento das movimentações financeiras;
  • a projeção de receitas e despesas;
  • as ações concretas e mais bem estruturadas em torno de objetivos e possibilidades financeiras;
  • a identificação facilitada dos aumentos no fluxo de caixa;
  • a constatação de reflexos da boa ou má administração;
  • a preparação para imprevistos;
  • a projeção clara de gastos mensais, pagamento de impostos e outras obrigações;
  • a consciência de gargalos financeiros;
  • outras atitudes que permitam melhorar a saúde financeira da sua empresa.
Nova call to action

Planejamento financeiro na prática

O planejamento financeiro para pequenas empresas é uma boa prática, capaz de sustentar uma ideia e transformá-la em viável e lucrativa. Veja, em etapas, como funciona:

Investigue a situação da empresa

A primeira etapa para o planejamento financeiro é a avaliação completa do cenário no qual a sua companhia está inserida.

Comece pelo levantamento de receitas, despesas e custos, passe pelas características do modelo de negócios — concorrentes, desafios, conquistas e objetivos — e pense em todos os fatores que possam influenciar no bom funcionamento da empresa.

Um ponto importante dessa análise é a observação do balanço patrimonial, ou balanço contábil, entre ativos e passivos.

Bens ativos

São todos os recursos e direitos que uma empresa possui e que podem gerar benefícios econômicos ou monetários no futuro.

Bens passivos

Resultam de eventos ocorridos ou obrigações para terceiros, entre prestação de serviços e dívidas contraídas pela empresa, com pessoas físicas ou jurídicas.

Patrimônio líquido

Representa os recursos próprios da empresa, ou seja, a diferença positiva entre ativos e passivos.

Registre valores disponíveis em contas bancárias da empresa, além de equipamentos, estoque, máquinas e outros. Esse é o balanço patrimonial da sua empresa.

Nesse momento, assim como em todos os outros, é importante contar com a participação e contribuição de toda a equipe envolvida no negócio, para que nenhum dado valioso seja esquecido.

Compile todas as informações levantadas

Simultaneamente à sondagem de todos os detalhes relativos à sua empresa, realize anotações da totalidade dos valores e números encontrados.

Informações e dados levantados devem ser considerados bens de grande importância para um negócio, porque serão utilizados como ferramenta de orientação para atitudes futuras. Podem, da mesma forma, nortear os caminhos traçados pela companhia.

Estruture projeções

Como forma de se preparar para variados cenários, realize uma avaliação baseada em suposições, nas quais seja possível prever ações que possam ser realizadas em períodos de instabilidade.

Na etapa de projeções, são avaliadas circunstâncias que possam vir a impactar a sua empresa. Também são levadas em consideração questões que aconteceram no passado e que poderiam ter transcorrido de maneira diferente.

Dessa forma, é possível reduzir custos por meio da antecipação, o que faz com que colaboradores trabalhem com mais tranquilidade.

Estabeleça metas

Na fase de estruturação do planejamento financeiro, é crucial entender quais são as transformações que devem ser realizadas, além dos objetivos finais a serem alcançados no decorrer de certo espaço de tempo.

Após levantar informações sobre o funcionamento da empresa, compilar os dados e reuni-los de maneira organizada, deve ser feita a análise desses pontos que permitem levar à estruturação de novos passos.

Entre as metas almejadas, podem estar: redução de custos, melhoria em processos ou estruturação de crescimento sustentável.

Metas claras e possíveis de serem alcançadas podem ser estruturadas por meio do padrão SMART — também conhecido como padrão de metas inteligentes. É uma abordagem que ajuda a definir objetivos de negócios e torná-los alcançáveis.

Metas SMART

Pela tradução, a sigla remete a cinco tipos de metas. São elas: específicas (specific), mensuráveis (measurable), atingíveis (attainable), relevantes (realistic), e tempo limite (time bound). Entenda:

  • metas específicas: as metas devem ser definidas e especificadas com números e dados precisos, como aumentar em 5% a margem de lucro;
  • metas mensuráveis: os objetivos precisam ser passíveis de acompanhamento mediante indicadores, que servem como referência para a acompanhamento dos processos;
  • metas atingíveis: no planejamento financeiro, assim como em todas as demais esferas de uma empresa, é essencial que os objetivos possam ser conquistados;
  • metas relevantes: para contribuir ao bom funcionamento, à expansão ou à saúde de uma empresa, os objetivos devem ser pertinentes ao momento do negócio e aos propósitos maiores que envolvem o seu bom funcionamento;
  • metas com tempo limite: um recorte de tempo precisa ser definido, para estabelecer até quando os objetivos devem ser conquistados.

Estipule um orçamento e um cronograma

Para que as metas sejam realizadas e colocadas em prática, é necessário encontrar o orçamento disponível para as ações a serem cumpridas, e em qual espaço de tempo elas devem ser finalizadas.

Entenda que é importante levar em consideração todas as informações levantadas nas etapas anteriores do processo de planejamento financeiro. Só assim todo o trabalho terá sido, de fato, válido.

Planejamento em curto prazo x longo prazo

O planejamento financeiro deve ser pensado de duas formas: planos em longo prazo, para um futuro distante, com projeções para 2 a 10 anos, e curto prazo, para 1 a 2 anos.

Em todos os casos, é importante a revisão periódica das metas e dos objetivos, que podem ser atualizados de acordo com alterações significativas na empresa, no mercado ou no cenário político-econômico.

No entanto, é preciso policiar a revisão de metas, para que não se transforme em justificativa para procrastinação.

O planejamento financeiro em sua totalidade inclui, de maneira geral:

  • projeção de taxa de crescimento;
  • previsão de vendas;
  • ações de pesquisa e desenvolvimento;
  • ações de marketing;
  • aportes financeiros.

Como calcular o preço do seu produto ou serviço

A importância do planejamento financeiro já está clara, mas é necessário entender, também, como o cálculo do valor a ser cobrado pelo seu serviço impacta a saúde do seu negócio.

Parte do planejamento financeiro é o cálculo de preço, que deve seguir algumas premissas.

O preço de venda é o valor que será cobrado dos seus clientes. O processo de definição desse preço é chamado de precificação, e está ligado a três fatores: custos variáveis, custos fixos e o lucro.

Custos (valor total) + lucro (%) = preço dos produtos

Cada segmento tem uma margem de lucro ideal, que depende de uma série de fatores. É relevante que seja uma margem saudável, que permita a sobrevivência da empresa.

De toda forma, a porcentagem pode variar entre 8% na indústria a 35%, em média, no ramo da alimentação.

Existem três custos relacionados a um negócio: custos variáveis, custos fixos e margem de contribuição. É por meio do equilíbrio entre tais fatores que o empresário consegue lucrar e ter estabilidade nas contas.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles ligados ao produto, como o valor para compra e impostos sobre venda. Eles só existem se a compra de um serviço, um produto ou a fabricação é realizada.

Também fazem parte dos custos variáveis os valores utilizados com embalagens, a mão de obra aplicada na produção, os suprimentos e os materiais.

Custos fixos

Os custos fixos existem independentemente das vendas e/ou dos clientes, como salários, água, luz, energia, internet, aluguel, condomínio etc.

Margem de contribuição

É o resultado entre o percentual da venda do produto (preço de venda) e os custos fixos e variáveis, ou seja, o que sobra para pagar despesas fixas e lucrar.

Margem de contribuição: valor das vendas – (custos variáveis + custos fixos).

O cálculo do preço do produto permite a compreensão geral do panorama da empresa. Também se mostra como um caminho para a percepção dos fatores podem ser melhorados para contribuir para a sobrevivência do negócio.

Como manter as finanças da empresa sob controle

Agora que você já sabe como analisar a situação financeira da empresa, como calcular preços, e como definir margem de lucro ideal, aprenda alguns pontos primordiais sobre controle de finanças.

O que é fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento básico de planejamento financeiro, que permite que a empresa se mantenha de maneira sustentável.

A ferramenta oferece instrumentos para acompanhar a entrada e saída de recursos em um negócio, ou seja, o dinheiro que é recebido e o que é gasto.

Planilhas básicas são um bom começo para o acompanhamento do fluxo de caixa. Porém, por meio das ferramentas de gestão, a rotina é aperfeiçoada e todos os dados podem ser cruzados e compilados, de forma a gerar relatórios completos e otimizados.

Os registros detalhados das receitas e dos gastos de uma empresa podem ser compilados em relatórios periódicos, determinados pelas características e necessidades da empresa.

Como fazer o fluxo de caixa

O acompanhamento do fluxo de caixa é facilitado quando uma ferramenta de gestão integrada é utilizada. A personalização facilita esse funcionamento e permite que a construção seja adequada às necessidades da empresa em questão.

Conheça algumas das informações essenciais no fluxo de caixa:

  • registro diário de entradas e saídas;
  • análise de saldo diário;
  • projeção de saldo após estradas e saídas.

O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível a cada dia, após contas e impostos pagos ou estimados.

Acima de tudo, o empresário deve ter uma clara previsão de gastos, principalmente os recorrentes, além de uma média diária de vendas que faça com que seja possível estimar as entradas.

Quando o fluxo de caixa é uma constante, fica mais fácil e previsível controlar os recursos, e saber quais atitudes são pertinentes.

Da mesma forma, com as oscilações de vendas ou entregas, é importante manter um capital de giro que permite o equilíbrio no funcionamento da empresa em questão.

O que é capital de giro

A quantia necessária para manter uma empresa em funcionamento é chamada de capital de giro.

Ele é o recurso que permite que os pagamentos, estoques, impostos, salários, e despesas sejam pagos dentro do prazo de vencimento.

Também é por meio do capital de giro que uma empresa consegue vender a prazo, e é capaz de manter estoques em dia.

Capital de giro = recursos aplicados (contas a receber + estoques) – financiamento de capital de giro (impostos + despesas + fornecedores).

11 erros comuns em planejamento financeiro para pequenas empresas

Agora que você já sabe o que fazer no planejamento financeiro de uma pequena empresa, confira o que não fazer!

1. Deixar de realizar planejamento e controle financeiro

O erro mais comum para as pequenas empresas é ignorar o planejamento das finanças e não registrar todas as movimentações financeiras. Os resultados, como vimos até agora, podem ser desastrosos — como a falência.

2. Concentrar vencimentos

Para o bom funcionamento do fluxo de caixa, é essencial diluir os vencimentos, de maneira a garantir que existam recursos para quitar com as devidas obrigações.

A atividade empresarial faz com que seja necessário muita organização para equilibrar a entrada e a saída financeira.

3. Esquecer-se do fluxo de caixa

O controle das entradas e saídas financeiras é o que gera a previsibilidade do negócio. Por isso, acompanhar o fluxo de caixa faz com que perdas financeiras sejam previstas e visualizadas.

Tendo dito isso, o sistema de gestão financeira é uma ferramenta que automatiza as entradas e saídas e melhora a rotina do gestor.

4. Ignorar a possibilidade de inadimplência

Um dos fatores que afeta profundamente as pequenas empresas é a inadimplência, que impacta diretamente o fluxo de caixa.

Não há uma solução final para prever o calote, mas ter uma reserva para cobrir os buracos deixados por inadimplentes auxilia na saúde financeira da empresa, para que os lucros não tenham que ser direcionados em sua totalidade para arcar com despesas de eventuais caloteiros.

5. Menosprezar pequenos gastos

Um dos principais gargalos financeiros para uma empresa são os pequenos gastos, principalmente aqueles imprevisíveis ou que não são tão facilmente analisados.

É importante lançar como despesa desde os valores utilizados em lanches esporádicos, até os gastos com produtos de limpeza e higiene. Inclua, também, quantias aplicadas em pequenos consertos ou remédios para os colaboradores.

Em um curto espaço de tempo, os pequenos gastos podem não afetar de forma significativa o orçamento da sua empresa. Entretanto, com o passar do tempo, os prejuízos se multiplicam.

6. Não investir em mão de obra especializada

Relações familiares em pequenas empresas são comuns, e contribuem no quesito confiança. No entanto, existem casos — e cargos — nos quais deve ser prioritária a busca ou a contratação de profissionais altamente qualificados, que possam contribuir positivamente para o seu negócio, e que não coloquem em risco a sua estratégia.

7. Não distinguir despesas

No começo deste post, falamos sobre as despesas fixas e variáveis. Interpretá-las e conhecê-las também possibilita a previsibilidade do seu negócio. Os sistemas de gestão integrada facilitam essa organização, e permitem a segmentação dos recursos.

8. Não separar um budget para marketing

Seja qual for o ramo de atuação, o seu negócio precisa ser reconhecido pelos clientes. A melhor maneira de se fazer notar é por meio de ações de marketing, que variam de acordo com o segmento e com os objetivos finais.

O planejamento faz com que a estruturação de um plano de marketing seja, além de possível, viável financeiramente. É isso que contribui para a expansão das suas ideias, assim como para evitar que aconteçam rombos no orçamento.

Separar um budget para ações de marketing pode potencializar a sua estratégia de expansão.

9. Misturar finanças pessoais com empresariais

Recursos pessoais e recursos empresariais não devem de forma alguma ser associados, por mais difícil que isso possa ser. Esse, aliás, é um dos erros mais comuns entre os pequenos empresários.

A separação total dos valores que entram e saem é o que faz com que o negócio se sustente e não afete a saúde financeira pessoal do empreendedor.

10. Procrastinar com decisões importantes

Algumas atitudes drásticas ou decisivas por vezes pedem reflexão, mas eventualmente é preciso chegar a uma decisão final. Por isso, evite deixar para depois e nunca concretizar uma escolha de grande importância para o futuro do seu negócio.

11. Não automatizar processos

Quando o controle financeiro é realizado por meio de sistemas próprios para isso, a tecnologia trabalha a favor do empresário, que pode dedicar o seu tempo a outras tarefas que pedem uma atenção mais detalhada.

Além da economia de tempo, o uso de sistemas de gestão integrada expandem o controle financeiro para além de planilhas, e oferecem gráficos de fácil leitura e interpretação.

O sistema de gestão financeira como ferramenta de planejamento

Um sistema de gestão possibilita o controle financeiro de uma empresa por meio de programas que facilitam as atividades do dia a dia e a avaliação dos recursos financeiros aplicados e utilizados em um negócio.

Com o uso da tecnologia, é possível se beneficiar de maneira inteligente das informações empresariais compiladas, que permitem o controle financeiro, fiscal e contábil, e minimizam os riscos de falha humana.

Organizado em financeiro, faturamento, compras e estoque, o sistema de Eleve Gestão — disponibilizado pela TOTVS — permite otimizar as rotinas do seu negócio em um único lugar, de maneira simples e moderna. Tenha liberdade para:

  • controlar o dinheiro do seu negócio;
  • personalizar rotinas em módulos;
  • ter uma solução tecnológica acessível, mesmo para micro e pequenos negócios.
Nova call to action

A rotina do empresário é otimizada pelos controles facilitados, e fica ao alcance de um único clique (seja pelo desktop, tablet ou celular).

Para conhecer melhor o sistema Eleve Gestão, entre em contato!

ferramentas de gestão Gestão Financeira saude financeira

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *