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Inadimplência: O que é, como evitar e dicas para fazer a cobrança

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 20 dezembro, 2021

Qual empresa ou mesmo pessoa nunca levou um calote? Infelizmente, a inadimplência é um problema comum que empreendedores brasileiros precisam se preocupar. Especialmente porque sua incidência pode impactar seriamente nas finanças.

Tudo que basta é um cliente inadimplente que, sem ser cobrado, abre a brecha para que vários outros não cumpram com seus pagamentos. O resultado? Uma bola de neve que pode falir seu negócio.

Ainda assim, no dia a dia, pequenas inadimplências já são motivo para problemas. Afinal, não se trata apenas de um ou outro pagamento em atraso, mas de uma efetiva limitação no seu poder de investimento e na liquidez do seu negócio.

Ou seja, na capacidade de arcar com dívidas de curto prazo.

E se, de repente, um grande pedido entrar na sua linha de produção, mas você não tiver condições de pagar pela matéria-prima porque falta dinheiro em caixa?

É um problema que se repete com certa frequência em vários negócios. Por isso, entender o que é a inadimplência e como evitá-la é essencial para o equilíbrio financeiro do negócio.

Nesse conteúdo, vamos te explicar tudo sobre o assunto em um guia completo sobre inadimplência. Que tal aprender para evitar que seu negócio tenha problemas com clientes inadimplentes?

O que é inadimplência? Quais são suas causas?

inadimplenciaInadimplência ocorre quando uma pessoa ou empresa não realiza um pagamento até a data previamente combinada. Toda vez que um cliente compra algo da sua empresa mas não paga o boleto até o vencimento ou a fatura do cartão, ele se torna um cliente inadimplente.

A teoria é simples de entender, o grande desafio é vencer esse problema e evitar que se torne um sintoma em seu dia a dia.

Afinal, quanto maior for a taxa de inadimplência em seu negócio, mais difícil é equilibrar as próprias contas e se manter em dia com as suas obrigações financeiras.

Nesses casos, é comum que os empreendedores precisem recorrer a alternativas como antecipação de recebíveis, linhas de crédito ou empréstimo junto de instituições financeiras.

Agora, quais as causas que levam à inadimplência? Bom, são várias, mas existem estudos que identificaram as principais.

Um panorama sobre a inadimplência no Brasil

Para entender as causas da inadimplência no Brasil, é preciso mergulhar nos dados que existem sobre o problema atualmente. Que tal conferir um panorama completo para se inteirar da situação?

Quando falamos de pessoas físicas, de acordo com estudo do Boa Vista SCPC de 2019, os principais motivos para a inadimplência foram o desemprego, diminuição da renda e o descontrole financeiro.

Não é necessário fazer uma análise muito profunda para compreender que os três pontos estão ligados, correto?

E no Brasil de hoje, é preciso considerar a inadimplência na pandemia, situação que causou impactos profundos. Por isso, atualmente, é perfeitamente possível pensar em um cenário em que esses motivos persistem.

Ainda conforme dados do Serasa Experian divulgados pela Agência Brasil, em maio de 2021, o número de inadimplentes no Brasil atingiu a marca de 62,56 milhões de pessoas.

Já nas micro e pequenas empresas, em agosto de 2021, de acordo com levantamento do Serasa Experian, a inadimplência mostrava sinais de recuo com a recuperação gradual da pandemia, registrando o menor número de PJs endividados desde a chegada da Covid-19 em terras brasileiras (5,3 milhões de empresas).

Para efeito de comparação, em fevereiro de 2020, primeiro mês da pandemia no Brasil, esse número era de 5,8 milhões de empresas.

O que a inadimplência pode causar nas empresas?

A inadimplência é um problema sério que pode causar diversos prejuízos à saúde financeira do seu negócio. Como pontuamos no começo, não se trata de apenas um ou outro atraso, mas de uma situação que, se não for combatida, pode virar algo crônico.

Para evitar que seu negócio feche sempre no vermelho por conta dos atrasos e calotes, resolvemos explicar exatamente o que a inadimplência pode causar na sua operação, confira:

1. Afeta o seu fluxo de caixa

Em uma operação perfeita, sua empresa realiza o controle de entradas e saídas da seguinte maneira: valores à vista são utilizados para cobrir contas de curto prazo, enquanto os valores para receber à prazo incorporam seu planejamento financeiro, equilibrando suas finanças.

Agora, e quando o cliente atrasa um pagamento?

Bom, isso compromete seu fluxo de caixa e obriga você a repensar seus planos, sem contar na dor de cabeça que é você mesmo renegociar prazos de pagamento.

Esse cenário só piora para empreendedores que não fazem um registro preciso do fluxo de caixa.

Assim, a visão que já é limitada pode aprofundar um problema ainda maior, limitando seu capital de giro.

2. Mitiga seu potencial de investimento e liquidez

A liquidez de uma empresa diz respeito à sua capacidade de arcar com as dívidas de curto prazo, cujo vencimento ocorrerá em no máximo 12 meses. É um dos principais indicadores financeiros de uma empresa.

Sem dinheiro em caixa e com grande incerteza ocasionada pela inadimplência, a empresa pode ver seu potencial de investimento (em matéria-prima, maquinário ou na contratação de novos funcionários) seriamente prejudicada.

3. Piora o relacionamento com os clientes

Vale dizer que a inadimplência é um sério obstáculo na construção de um bom relacionamento com os clientes.

Afinal, existe todo processo de cobrança que é chato tanto para a empresa, quanto para o cliente — mesmo que ele seja o “errado” na situação.

O motivo é simples: você nunca vai saber ao certo o porquê da inadimplência.

E negociar em cima de situações e motivos delicados é extremamente difícil.

4. Ocasiona gastos extras

Por fim, muitas empresas acabam precisando arcar com gastos extras apenas por conta da inadimplência dos clientes, como na contratação de serviços de cobrança terceirizados.

O que significa risco de inadimplência?

O risco de inadimplência nada mais é do que a probabilidade de um cliente não cumprir com suas obrigações financeiras até a data de vencimento.

Como definir o risco de inadimplência?

A definição do risco de inadimplência pode ser feita de várias formas, como pela análise do perfil creditício e histórico do cliente.

Existem outras práticas que podem ser avaliadas, cujo foco é na diminuição e na proteção de risco de crédito.

Sua empresa pode, inclusive, contar com o serviço de análise de crédito de organizações especializadas, que fazem uma varredura rápida do nome dos potenciais clientes para entender seu histórico.

No entanto, você pode fazer a gestão de risco de inadimplência com algumas ações simples dentro da sua organização, como:

  • Estabelecer um bom planejamento e controle das contas;
  • Realizar pagamentos à prazo e tentar sempre receber à vista;
  • Trabalhar de maneira contínua em cima de promoções de vendas que possam contribuir para a redução da inadimplência dos clientes em dívida.

Porém, existe uma forma de calcular o índice de inadimplência do seu negócio. É uma fórmula bem simples, veja só:

Taxa de Inadimplência (TI) = Pagamentos Pendentes entre 90 a 180 dias (T90) ÷ Total a ser Recebido (TT)

Quer um exemplo? Vamos lá: imagine que a empresa de Marcela deixou de receber R$ 2.500,00 de um cliente de um total de R$ 17.000,00 que ela receberia dentro dos 90 dias.

Para entender o índice de inadimplência, ela decidiu usar a fórmula:

  • TI = T90 ÷ TT
  • TI = 2500 ÷ 17000
  • TI = 0,14

Para descobrir o percentual, basta multiplicar o resultado por 100. Portanto, o índice de inadimplência da empresa de Marcela é de 14%.

Como evitar a inadimplência?

inadimplenciaAgora você já aprendeu o que é e os males que a inadimplência pode ocasionar ao seu negócio. Porém, como evitar que ela tome conta do seu negócio e prejudique sua estabilidade financeira?

Preparamos uma lista com várias dicas para ajudar a preparar o seu negócio para não apenas lidar com clientes inadimplentes, mas mitigar que a inadimplência seja uma constante na sua organização. Vamos lá?

Pesquise o histórico de pagamentos dos clientes

Existem várias ferramentas que você pode utilizar para pesquisar o histórico de pagamento e o perfil creditório dos seus clientes — e de clientes em potencial.

Recomendamos que você invista em uma plataforma do tipo para que possa ter um maior nível de segurança ao realizar suas vendas.

Crie uma boa régua de cobrança

Sabe o que é uma régua de cobrança? Trata-se de um método que organiza as cobranças da empresa, reduzindo de forma eficaz a inadimplência.

A régua de cobrança é personalizada para cada negócio e diz de que forma e em qual momento a cobrança deve ocorrer, discriminando as formas de contato, o tom de cobrança em cada etapa, os possíveis descontos etc.

Diversifique as formas de pagamento

Outro ponto que sua empresa deve garantir é a diversificação das formas de pagamento. Cada vez mais, as pessoas (e empresas) se aproveitam das inovações para pagar da forma que for mais conveniente.

Cheques, transferências por TED ou DOC, entre outras formas de pagamento são assunto do passado (embora ainda sejam utilizadas).

Cada vez mais, as pessoas dão preferência a negócios que operam com PIX, cartões de crédito e débito, pagamento digital e por aproximação, entre vários outros.

Recompense os bons pagadores

Sim, cumprir com suas obrigações financeiras não é nada mais do que uma “obrigação”, como o termo dá a entender. No entanto, para evitar a inadimplência, você pode trabalhar com algumas recompensas que instiguem o pagamento.

Uma prática comum em instituições de ensino, por exemplo, é determinar que se o valor da mensalidade for pago até o dia 10 de cada mês, há um desconto fixo (de R$ 30,00, por exemplo).

Você pode ser criativo e pensar em recompensas que melhor se encaixarem em sua operação, como descontos em compras futuras.

Entenda os seus processos de pagamento e cobrança

Você realmente possui processos de cobrança dos clientes inadimplentes?

Não falamos de apenas ligar para o devedor e exigir o pagamento, mas de uma estratégia pensada, que possua processos, que possibilite a documentação de cada contato e que respeite o Código do Consumidor.

Afinal, você sabia que contatos mais agressivos podem ser enquadrados como cobrança abusiva — o que traria ainda mais prejuízos ao seu negócio.

Notifique o consumidor sobre datas de vencimento

Muitas empresas acabam enfrentando a inadimplência por um simples problema: os clientes se esquecem de pagar suas contas.

É uma situação incômoda, mas algo normal. Quem nunca se viu lembrando de um boleto atrasado, seja da água, luz ou Internet?

Por isso, utilize um sistema que seja capaz de enviar lembretes (via e-mail, redes sociais ou mesmo SMS) para seus clientes, alertando sobre as dívidas em aberto e perto do seu vencimento.

Estruture e oriente a equipe de cobrança

Por fim, não deixe de estruturar seus processos de cobrança, bem como orientar corretamente seus funcionários.

Procure reforçar as boas práticas de cobrança. Recomendamos que o tom de voz seja sempre cordial, mas sério.

A flexibilidade na negociação vai depender de alguns fatores, como o histórico, o relacionamento com o cliente e a determinação da sua régua de cobrança.

É possível chegar à inadimplência zero?

Não há como garantir que 100% dos seus clientes vão se manter adimplentes sempre. Até porque é natural que, com o passar do tempo e com o crescimento da operação, a empresa passe a lidar com diferentes tipos de clientes — ao menos na questão financeira.

No entanto, ao seguir as dicas que lhe passamos acima, você pode chegar perto da inadimplência zero.

Conhecer seu índice de inadimplência, estabelecer processos e definir uma régua de cobrança são importantes primeiros passos.

Como lidar com clientes inadimplentes e fazer a cobrança?

Agora você pode estar em uma situação mais urgente, em que a inadimplência já é um problema e você precisa resolver rapidamente. Como lidar com esse cliente inadimplente?

Separamos algumas dicas, veja só:

Não se desespere, planeje-se

Relacionar-se com clientes inadimplentes não é fácil.

É um processo demorado e longo que se concentra em recuperar e reconstruir a confiança do cliente, enquanto sua empresa busca uma solução que funcione para ambas as partes.

Portanto, planeje-se de modo que seus contatos alcancem seus clientes inadimplentes por meio de vários canais (telefone, e-mail etc.) por determinado período, de uma forma que seja persistente, mas não excessivamente invasiva.

Criou um plano? E o siga

Nem todos os clientes responderão de maneira igual ou sequer de forma cordial às suas tentativas de contato.

Enquanto alguns apreciam uma abordagem mais gentil (o que favorece a negociação), outros são mais evasivos, assustados e definitivamente zangados.

Quando o último acontece, especialmente em uma chamada, não caia na tentação de “dar o troco”.

Em vez disso, siga seu plano (e sua régua de cobrança, caso possua), de forma a garantir maior profissionalismo à cobrança.

O plano deu certo? Otimize!

Seja nas derrotas ou nas vitórias, é preciso otimizar seu plano. Como? Analise os dados, as respostas dadas e a taxa de sucesso.

Reescreva o roteiro, analise o tom de cobrança e reveja os benefícios oferecidos.

Altere o horário, a frequência, o canal e o conteúdo de suas tentativas de cobrança, bem como as modalidades de pagamento que oferece. 

Encontrar o que funciona para sua empresa e clientes pode ser a chave para a inadimplência zero.

Inadimplência: Dúvidas frequentes

Antes de finalizar a leitura, que tal conferir as respostas para algumas dúvidas frequentes sobre o tema? Separamos aquelas que clientes e leitores mais repetem para o nosso time. Confira!

Dívida e inadimplência: Qual a diferença?

Um cliente endividado é aquele que, apesar de criar novas dívidas, consegue pagá-las dentro do prazo de vencimento. Já um cliente inadimplente é aquele que não consegue quitar as dívidas dentro do prazo.

A partir de quando um devedor é considerado inadimplente?

O devedor passa a ser inadimplente quando ele não paga uma dívida dentro do prazo de vencimento.

Adimplente e inadimplente são a mesma coisa?

Não! O adimplente é o bom pagador, ou seja, quando o devedor paga suas dívidas dentro do prazo de vencimento. Já o inadimplente é aquele que não honra seus compromissos dentro do prazo.

Como incluir inadimplente no Serasa?

Você pode registrar um cliente devedor no Serasa, SPC ou o birô de sua preferência de várias formas. É só acessar o sistema, cadastrar o CPF ou CNPJ, entregar documentos que confirmem a dívida (alguns negócios pedem até 45 dias de inadimplência para registrar a negativação) e pronto!

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E se você pudesse controlar totalmente o financeiro da sua empresa, gerenciando entradas e saídas, administrando os gastos, entendendo quais as principais fontes de receitas e se antecipando à inadimplência?

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Por meio de uma interface intuitiva, em um software acessível tanto no desktop como em dispositivos móveis, é possível visualizar todas as contas a pagar e receber.

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Conclusão

E então, gostou de aprender tudo sobre a inadimplência? Tema delicado, mas extremamente necessário para os empreendedores.

Ao longo deste conteúdo, te explicamos tudo sobre o assunto: do conceito, ao panorama, as causas e como evitar inadimplência.

Por fim, que tal seguir lendo os nossos conteúdos? Recomendamos que você leia e aprenda o que é o ativo e passivo das empresas.

Veja também o conteúdo que produzimos explicando direitinho como funciona o pagamento online.

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