A folha de pagamento é um componente vital para a operação de um negócio. O documento é obrigatório e envolve o gerenciamento dos salários, benefícios e deduções dos colaboradores.

Com o registro, é possível manter a empresa em conformidade com as regulamentações trabalhistas, garantir o pagamento correto da remuneração aos funcionários e ainda otimizar a gestão financeira do negócio.

O processo requer a checagem de várias informações e envolve diferentes cálculos, por isso é importante entendê-lo na prática. 

Continue a leitura para conferir um guia completo sobre o assunto!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um registro responsável por documentar todas as informações acerca da remuneração dos colaboradores, trazendo a soma dos valores pagos pela empresa.

Estes registros normalmente documentam os pagamentos recebidos pelo trabalhador durante um período específico, bem como dados adicionais importantes, como descontos fiscais, benefícios e outras deduções. 

Além de registrar e comprovar o pagamento desses valores, o documento também serve como uma espécie de histórico de trabalho.

Na prática, isso auxilia na gestão da empresa e na vida pessoal dos colaboradores, que podem usá-lo em operações de aposentadoria e financiamento, por exemplo. 

O documento é obrigatório, segundo as determinações do Decreto 3048/1999, portanto, todas as empresas precisam emiti-lo mensalmente.

Quem é responsável pela folha de pagamento?

A responsabilidade pelo documento costuma ser do Departamento Pessoal das empresas, que cuida dos cálculos, fechamento e gerenciamento da remuneração dos colaboradores.

O processo envolve muitos cálculos, o que pode demandar muito tempo se feito manualmente. 

Por isso, para otimizar a operação e evitar erros, muitas empresas contam com o auxílio de sistemas que automatizam a tarefa.

Além de ter acesso a ferramentas que fazem o cálculo de maneira totalmente automatizada, muitas organizações disponibilizam a folha de pagamento online para o colaborador. 

Isso torna o processo mais sustentável, evitando a impressão de um grande volume em papel, além de facilitar a acessibilidade do documento.

O que diz a CLT sobre a folha de pagamento?

A CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) determina a necessidade de um comprovante de pagamento, que deve ser emitido pela empresa e entregue ao trabalhador com todas as informações referentes aos valores da remuneração.

Essa especificação está prevista no artigo 464 da CLT, que diz:

“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único – Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”

Além da CLT, o artigo 225 do Decreto 3048/1999 fala sobre a obrigatoriedade do documento e detalha os passos que as empresas devem seguir para emiti-lo, assim como as informações que devem constar no registro.

Segundo a legislação, as organizações devem lançar mensalmente a soma de valores pagos aos colaboradores, assim como manter uma via do documento no estabelecimento.

Os principais proventos que compõem a folha de pagamento

Como vimos, a folha de pagamento traz a soma de toda a remuneração dos colaboradores. Isso significa que ela vai além do salário, informando também os benefícios, bonificações e descontos referentes ao período de pagamento.

Para fechar o documento com os dados corretos, é importante saber quais proventos o compõem. Caso contrário, o cálculo pode trazer um resultado errado pela falta de algum valor. 

Na prática, a soma equivocada pode trazer problemas jurídicos para a empresa. Para evitar essas situações indesejadas, confira a seguir os principais valores que compõem as folhas de pagamentos. 

Salário

O salário é o provento mais conhecido, referente ao pagamento efetuado ao colaborador pela prestação de serviços a empresa. 

Esse valor é proporcional ao tempo trabalhado e, segundo a CLT, deve ser pago até o 5º dia útil de cada mês.

O salário é composto por um valor fixo determinado em contrato pela empresa, assim como por gratificações legais e, em alguns casos, por comissões extras oferecidas pelo empregador.

Vale destacar que salário e remuneração são conceitos diferentes. Enquanto o salário representa o valor fixo pago mensalmente ao trabalhador, a remuneração diz respeito à soma de todos os valores pagos pela empresa ao colaborador – incluindo o salário.

Salário-família

O salário-família é um benefício previdenciário, concedido aos trabalhadores vinculados ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) com filhos de até 14 anos ou filhos de qualquer idade com deficiência.

Neste caso, o segurado recebe uma cota por filho e ambos os pais têm direito de receber o benefício. 

O plano foi formulado pelo governo federal com o objetivo de complementar a receita de famílias de baixa renda e é um benefício à parte do salário, portanto, as empresas devem estar atentas no fechamento da folha de pagamento.

Para se aplicar ao benefício, o trabalhador deve receber um salário de até R$ 1.655,98 por mês – valor que pode ser reajustado pelo INSS. 

Os valores do salário-família variam de acordo com a tabela do INSS, normalmente ajustada a cada ano, e a quantidade de filhos. 

Adicional de periculosidade

Trabalhadores que atuam em ambientes considerados perigosos, que oferecem risco iminente ou ameaça a integridade física do colaborador, têm direito ao adicional de periculosidade. 

Isso inclui, por exemplo, atividades que envolvem contato frequente com eletricidade, explosivos ou materiais inflamáveis.

O valor relacionado a periculosidade deve representar 30% do salário do colaborador e é um adicional, portanto não deve ser descontado do salário mensal.

Vale destacar que o valor é somado ao salário base, sem contar a soma de benefícios ou gratificações da empresa.

Adicional de insalubridade

Seguindo a lógica da periculosidade, a CLT prevê também o pagamento do adicional de insalubridade, concedido aos trabalhadores que atuam em atividades com condições prejudiciais à saúde.

Alguns exemplos são:

• bombeiros;
• metalúrgicos;
• motoristas de ônibus e caminhões;
• trabalhadores no ramo de construção civil;
• médicos, enfermeiros e outros trabalhadores da área de saúde.

Para esses profissionais, a legislação prevê o pagamento adicional de acordo com o grau de insalubridade da atividade exercida:

• grau mínimo: 10% do salário base;
• grau médio: 20% do salário base;
• grau máximo: 40% do salário base.

Adicional noturno

Outro provento que compõem a folha de pagamento é o adicional noturno, pago aos colaboradores que trabalham na jornada noturna, fora do “horário comercial”.

A legislação horários diferentes válidos para esse adicional, de acordo com a categoria do profissional:

• atividades rurais – pecuária: das 20h às 4h do dia seguinte;

• atividades rurais – lavoura: das 21h às 5h do dia seguinte;

• atividades urbanas: das 22h às 5h do dia seguinte.

O percentual pago também varia de uma categoria para outra: para os trabalhadores rurais é de 25% do salário, já para os urbanos é de 20%.

É importante ter em mente também que o adicional é proporcional às horas noturnas trabalhadas no mês – cada hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.

Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é uma obrigatoriedade prevista na legislação trabalhista, mas é um benefício oferecido por muitas empresas e deve constar na folha de pagamento.

A gratificação é definida em acordo ou convenção coletiva, na qual devem ser especificadas as condições para receber o pagamento.

Neste ato, é necessário estabelecer o tempo de casa para receber o benefício e o valor a ser pago. Uma vez definido, passa a ser um direito do trabalhador.

Horas extras

As horas extras são outro adicional previsto pela CLT, um direito do colaborador que presta serviço além do tempo estabelecido em contrato.

Por exemplo, se a jornada de trabalho diária é de 8h, das 9h às 18h (descontando horário de almoço), e o profissional trabalhou duas horas a mais, até as 20h, ele terá de receber pelo tempo extra dedicado à empresa.

A legislação determina que o empregador deve pagar, no mínimo, 50% do valor da hora normal trabalhada. 

Além disso, a lei estabelece um limite para a jornada excedente: segundo a CLT, o colaborador pode fazer até duas horas extras por dia.

DSR (Descanso Semanal Remunerado)

O Descanso Semanal Remunerado, conhecido pela sigla DSR, concede ao trabalhador o direito a um dia de descanso pago na semana. Isso também deve ser registrado na folha de pagamento.

A CLT determina um repouso semanal de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse período em horas diárias. 

A lei também estabelece que o descanso ocorra, preferencialmente, aos domingos. Entretanto, isso não é uma obrigatoriedade, portanto fica a critério da empresa decidir o dia de folga dos colaboradores.

Vale destacar ainda que o direito ao Descanso Semanal Remunerado pode ser perdido caso o colaborador não cumpra sua jornada de trabalho. 

Auxílio-creche/babá

O auxílio-creche/babá é um direito estabelecido por lei para as mães de bebês de até seis meses. A ideia é oferecer um suporte para que elas tenham onde deixar seus filhos enquanto trabalham.

Caso a empresa não tenha um espaço físico para que as mães deixem seus bebês, elas devem pagar o auxílio a essa colaboradora.

A CLT determina essa obrigatoriedade para empresas com pelo menos 30 profissionais mulheres acima dos 16 anos, mas organizações menores também podem disponibilizar o auxílio. 

Não há um valor fixo para o benefício, por isso ele varia de uma empresa para outra.

Despesas em viagens

Para trabalhos que envolvem deslocamento para outras localidades, a empresa deve conceder as diárias de viagens para cobrir as despesas neste período de hospedagem.

Essa diária deve considerar gastos com alimentação, transporte e alojamento, por exemplo. Todos os valores devem ser somados e devidamente registrados na folha de pagamento.

As empresas costumam ter políticas de viagens para determinar a cobertura do benefício e também quais despesas podem ser reembolsáveis. 

Segundo o artigo 457 da CLT, esses benefícios “não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

O que é descontado na folha de pagamento?

Além de trazer a soma do salário e outras remunerações, o registro de pagamento também documenta os valores deduzidos do colaborador, como impostos e taxas.

Confira quais são os principais descontos e o percentual válido para cada um deles:

• Imposto de Renda Retido na Fonte: o IRRF é um tipo de tributo sobre os rendimentos do colaborador e deve ser apurado pelo empregador conforme a tabela de contribuição mensal;

• contribuição sindical: a contribuição sindical é facultativa, mas, caso seja uma opção do colaborador fazê-la, deve ser deduzida diretamente da folha de pagamento;

• desconto da Previdência Social: trabalhadores que contribuem com o INSS tem um desconto em folha referente à Previdência, com alíquotas que variam de 8% a 11%;

• vale-transporte: esse é um direito para colaboradores que utilizam transporte público e a empresa pode descontar até 6% do salário base, considerando o trajeto;

• vale-alimentação: esse não é um benefício obrigatório, mas as empresas podem oferecê-lo e, nestes casos, podem descontar até 20% do salário;

• faltas e atrasos: faltas e atrasos sem justificativa também geram descontos na folha, que pode ser referente ao dia trabalhado ou ao DSR;

• adiantamentos: quando o profissional pede um adiantamento salarial, o valor deve ser descontado no pagamento do mês subsequente.

Entenda a desoneração da folha de pagamento

Desonerar significa livrar-se de encargos e obrigações, portanto a desoneração da folha de pagamento representa uma forma de reduzir a carga tributária das empresas.

Vamos explicar com mais detalhes. Antes, as organizações tinham apenas uma opção de tributação ao INSS: as folhas de pagamento. 

A contribuição podia ser feita apenas pela folha e as empresas pagavam 20% sobre o valor das remunerações dos profissionais.

Entretanto, desde 2015, surgiu uma nova possibilidade: o pagamento da contribuição previdenciária sobre a receita bruta da organização, o CPRB. Esse processo é chamado de desoneração, previsto na lei 13161/2015.

Neste sistema, o valor recolhido é determinado por um percentual que varia conforme o setor de atividade, ficando entre 1% e 4,5% sobre a receita bruta da corporação.

O recolhimento é feito via DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). 

Como é feita a folha de pagamento?

De maneira geral, o documento pode ser feito de duas maneiras: manual ou automatizada. Independente da escolha, os modelos devem trazer todos os dados sobre as remunerações do profissional.

Grande parte das empresas, hoje, optam pelo uso de softwares que fazem o cálculo automaticamente e já emitem o registro online, disponibilizando-o aos colaboradores.

Isso porque o processo envolve informações variadas, checagem de dados e cálculos diferentes.

Mesmo que um colaborador tenha o mesmo salário de outro, ele pode ter feito mais horas extras no mês ou ter um desconto por pedido de adiantamento, por exemplo.

Essas diferenças tornam o cálculo manual mais complexo, fazendo com que o uso de sistemas de automação sejam um hábito cada vez mais frequente entre as organizações.

É possível fazer a folha de pagamento no Excel?

É possível fazer o registro de pagamento no Excel, inclusive este costumava ser o principal método utilizado pelas empresas antes do surgimento de sistemas automatizados de cálculo.

Apesar de ser uma opção, o uso do Excel é mais trabalhoso e exige um conhecimento  mais técnico sobre a ferramenta. 

Hoje, otimizar esse processo com soluções tecnológicas é uma forma de economizar tempo, aumentar a produtividade e evitar erros humanos. Por isso, os softwares de gestão acabam sendo a principal escolha das empresas. 

Modelo de folha de pagamento

Em geral, o documento deve conter as seguintes informações:

• dados do empregador;
• valor bruto e líquido do salário;
• relação dos descontos realizados;
• informações do colaborador, como cargo;
• dias trabalhados e adicionais recebidos no mês. 

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

A primeira informação necessária para saber como calcular a folha de pagamento é o salário base do colaborador, bem como as horas trabalhadas por ele no período referente ao documento.

Considerando a jornada de trabalho de um profissional celetista, por exemplo, que é de 220 horas mensais (8 horas diárias), a empresa deve somar o valor do salário e adicionais de hora extra, caso existam.

Imagine um colaborador que recebe R$4.000 e fez 4 horas extras de 50% no mês. Teríamos, então, o seguinte cálculo:

• • valor da hora trabalhada: 4.000/220 = R$18,18 
  • valor da hora extra: 18,18 x 1,5 (50%) = R$27,27

• valor de horas extras no mês: 27,27 x 4 = R$109,08

Sobre esse valor, é necessário somar o valor do DSR. Considerando um mês com 4 folgas nos domingos e 26 dias úteis, o cálculo é:

• 109,08 / 26 = R$4,19
• 4,19 x 4 = R$ 16,76

Com isso, o valor total da remuneração para este colaborador até aqui é de R$4.125,84. Uma vez que todos os valores a serem recebidos pelo profissional foram somados, é hora de calcular os descontos.

Como calcular desconto em folha de pagamento

Como existem descontos facultativos e outros que nem sempre serão aplicados, as deduções mensais podem variar de um colaborador para outro e também de um período para outro.

Por isso, é fundamental ter um controle sobre a jornada de trabalho, além de conhecer os cálculos de descontos obrigatórios – que serão apresentados a seguir neste conteúdo.

Outro ponto importante é saber que os abatimentos não podem ultrapassar 70% do salário base do profissional, conforme previsto no o artigo 82 da CLT. 

Como calcular IRRF na folha de pagamento

O cálculo do IRRF, ou Imposto de Renda Retido na Fonte, deve considerar, primeiro, a alíquota da tabela vigente divulgada pelo Governo Federal.

A tabela costuma ser atualizada anualmente, portanto é importante conferir os percentuais antes de contabilizar o desconto. Essa alíquota refere-se ao valor de desconto do INSS.

Para exemplificar, vamos utilizar o exemplo do colaborador que recebe um salário de R$4.000, considerando as alíquotas do momento de produção deste conteúdo.

Neste caso, o salário base se encaixa na alíquota de 22,5%, válida para salários entre R$3.751,06 e R$4.664.68. Para essa categoria, há também uma taxa de R$636,13.

Diante disso, o cálculo deve multiplicar o salário pela alíquota e reduzir a taxa do resultado obtido para chegar ao desconto. Dessa forma:

(4.000 x 22,5%) – 636,13 = R$263,87

Como calcular INSS na folha de pagamento

O cálculo de desconto do INSS também segue uma tabela de alíquotas, divulgada anualmente pelo Governo, mas é um pouco mais longo.

Isso porque, desde 2022, é necessário calcular a alíquota de cada faixa salarial até chegar na faixa do colaborador em questão. Atualmente as alíquotas vigentes são:

• até R$1.212,00: 7,5%;
• de R$1.212,01 até R$2.427,35: 9%;
• de R$2.427,36 até R$3.641,03:  12%;
• de R$3.641,04 até R$7.087,22: 14%.

Vamos explicar na prática, com o exemplo de um salário de R$3.000 dessa vez, que se encaixa na terceira faixa (de R$ 2.427,36 a R$ 3.641,03). Ficaria assim:

• 1ª faixa: 1.212 x 7,5% = 90,90
• 2ª faixa: (2.427,35 – 1.212) x 9% = 1.215,35 x 9% = 109,38
• 3ª faixa: (3.000 – 2.427,35) x 12% = 572,65 x 12% = 68,71

Para descobrir o valor do desconto efetivo, é necessário somar todos os resultados:

90,90 + 109,38 + 68,71 = 268,99

O desconto do INSS será, portanto, de R$268,99. 

Como calcular pensão alimentícia na folha de pagamento

No caso de trabalhadores com ordem judicial para desconto de pensão alimentícia em folha, as empresas também devem incluir esse cálculo no documento.

A lei não estipula um valor fixo para essa dedução, por isso ela pode variar conforme o acordo judicial. 

Esse acordo detalha a quantia a ser paga pelo colaborador para que a empresa possa realizar o cálculo. A partir disso, a organização é obrigada a fazer a dedução mensal. 

eSocial e folha de pagamento: Como se relacionam?

Vigente desde 2018, o eSocial é um sistema registro de informações relativas aos trabalhadores brasileiros. Portanto, está diretamente ligado à folha de pagamento.

Com o programa, as empresas devem enviar periodicamente os dados de seus colaboradores, incluindo a folha – que precisa ser apresentada após seu fechamento.

Pode parecer uma burocracia a mais, mas o processo acontece online e é bem simples: basta realizar o envio na plataforma do eSocial até o dia 7 de cada mês. 

O objetivo é facilitar a gestão de obrigações legais e otimizar o acesso a dados trabalhistas, bem como acompanhar o cumprimento dessas obrigações, trazendo mais transparência sobre as informações.

Além disso, o projeto foi desenvolvido para digitalizar o envio de dados fiscais e previdenciários, acompanhando a digitalização do mercado e simplificando a tarefa para as organizações. 

Como ver a folha de pagamento?

É possível consultar a folha de pagamento pelo eSocial. No sistema, o empregador tem acesso a um histórico de todas as guias pagas do DAE (Documento de Arrecadação do eSocial). 

Para fazer essa pesquisa, basta seguir esses passos:

• acessar o menu referente as folhas de pagamento;
• clicar em “Consultar Guias Pagas”;
• selecionar o ano desejado;
• conferir o status por mês.

Além disso, muitas empresas trabalham com sistemas de gestão internos, que centralizam as informações, permitindo o acesso rápido e prático aos dados de forma digital. 

Como fazer a gestão da folha de pagamento dos seus funcionários?

Além de entender os cálculos, descontos e benefícios que compõem o documento, é importante gerenciar sua emissão na empresa para evitar erros.

Como vimos, a tecnologia do sistema de folha de pagamento tem ganhado cada vez mais espaço nas empresas, uma vez que simplifica toda a gestão de dados e cálculos.

A automação dos cálculos já economiza muito tempo no processo, simplificando a gestão das folhas de pagamento. 

Com os sistemas, é possível ter acesso rápido aos registros, entender os custos da empresa e melhorar o controle financeiro.

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Conclusão

A folha de pagamento é uma ferramenta importante para empregadores e colaboradores, pois registra os valores a serem pagos e deduzidos da remuneração, permitindo um melhor planejamento das despesas. 

Como vimos, a folha é uma obrigatoriedade prevista na legislação trabalhista e deve incluir a soma do salário base com benefícios adicionais, como vales-alimentação, ajuda de transporte ou subsídio de viagem. 

Além disso, o registro especifica os descontos aplicados à remuneração, como impostos e deduções por faltas sem justificativas.

Entender o básico sobre esse documento é essencial para garantir uma gestão financeira saudável do negócio. 

Ao entender as obrigações dos registros, é possível gerenciar as despesas e assegurar que os funcionários sejam devidamente remunerados pelo seu trabalho.

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