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Folha de pagamento: 8 dicas para o controle efetivo

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 09 dezembro, 2020

Preparar a folha de pagamento é um dos compromissos constantes de uma empresa. Além de ser uma obrigação legal, esse instrumento é um dos alicerces da gestão financeira de uma empresa. Isso mesmo, afinal de contas, o pagamento de funcionários geralmente está entre os maiores custos de um negócio.

Com o eSocial, o papel da folha de pagamento se tornou ainda mais importante. As mudanças definidas pelo governo visam a agilizar a prestação de contas quanto às obrigações acessórias e também minimizam os erros e atrasos no cumprimento delas.

Você tem uma ideia clara sobre o assunto? Para entender como evitar erros comuns e conseguir uma gestão excelente da sua folha de pagamento, confira o conteúdo que preparamos sobre o assunto!

Qual é a importância da folha de pagamento?

Como dissemos no início do artigo, a folha de pagamento está entre os maiores custos de uma empresa. Quando um funcionário é remunerado, além do pagamento efetivo do salário, há uma série de despesas colaterais, incluindo:

  • pagamento de FGTS;
  • décimo terceiro salário;
  • férias etc.

Tudo isso é calculado não só sobre o salário-base do empregado, mas também sobre possíveis horas extras, comissões etc. Ela é legalmente válida, inclusive, para comprovação de renda e de atividade remunerada. Por isso, a apuração da folha de pagamento precisa ser minuciosa e eficiente, evitando uma série de problemas.

E mais: é na folha de pagamento que são registrados os descontos ou as deduções referentes aos convênios (plano de saúde, odontológico, convênio farmácia e afins). Na prática, o RH precisa receber essas informações dos parceiros e fornecedores em tempo hábil para fazer a apuração dentro da competência correta.

Com o eSocial, ela se torna ainda mais importante. O governo enxerga a folha de pagamento como instrumento de registro de arrecadação das verbas trabalhistas e de fiscalização sobre possíveis irregularidades. Assim, a determinação é de que a contabilização seja feita no mesmo mês da prestação do serviço pelo funcionário, e que o pagamento seja realizado até o quinto dia útil do mês subsequente. Isso exige agilidade e precisão nas informações.

Ou seja, na prática, a folha de pagamento tem impacto direto em, pelo menos, quatro setores, que são:

  • contábil;
  • financeiro;
  • fiscal;
  • operacional.

O que é preciso observar?

Antes do eSocial, a empresa podia inserir os dados da composição salarial no mês seguinte à prestação do serviço, caso não fossem apurados a tempo do fechamento da folha do mês.

Um exemplo comum é a realização de horas extras: para não comprometer os prazos internos, as horas realizadas em um mês eram apuradas depois do fechamento deste, e contabilizadas para o pagamento no mês imediatamente posterior. Assim, um funcionário que realizava trabalho além da jornada em janeiro, por exemplo, veria o reflexo disso em seu contracheque de março.

Mas isso não é mais possível, como explicado. Por isso, o cálculo da folha precisa prever a inclusão dos eventos não periódicos que causarem reflexos diretos na remuneração do trabalhador. Ou seja, se a empresa fechar a folha antecipadamente, sem levar em conta as informações da competência em apuração, pode ter que lidar com divergências de valores e problemas fiscais.

Quais são os erros mais comuns na gestão da folha de pagamento?

Alguns erros são bem comuns na gestão da folha de pagamento e merecem cuidado especial. Portanto, confira quais são eles e veja como podem afetar a sua empresa.

Centralização das informações

Muitas empresas arquivam as informações da folha de pagamento em um computador (geralmente do RH) ou em um servidor local. O risco dessa prática é imensurável. Imagine perder dados históricos da folha e, pior, os mais recentes, que servirão de base ao cálculo de encargos e à prestação das obrigações acessórias.

Evite, portanto, centralizar esses dados localmente, bem como deixá-los a cargo de um único funcionário.

Ausência de previsão de custos

Pagar o décimo terceiro salário com o faturamento dos meses finais é um erro grave, que prejudica o equilíbrio financeiro da empresa e pode ser evitado no planejamento financeiro. Da mesma forma, bônus ou participações nos lucros, além de férias e premiações, devem ser previstos antes do início do ano. Assim, a empresa pode fazer um provisionamento mensal proporcional, para que o pagamento não pese nas contas.

Falta de controle de eventos

Parece simples monitorar os funcionários em férias, em licença-maternidade ou retornando desses períodos. Mas, na prática, esse controle é bem complexo. O mesmo acontece com outros eventos, tais como:

  • promoções de funcionários;
  • pagamento de benefícios;
  • desligamentos etc.

Para tornar esse controle efetivo, o ideal é contar com soluções tecnológicas e minimizar tanto quanto possível os acompanhamentos manuais, muito mais sujeitos a erros.

Desatualização fiscal e legal

As regras fiscais e trabalhistas brasileiras são complexas e minuciosas. E, mais que isso, mudam com bastante frequência. Não acompanhar essas mudanças pode gerar erros graves na apuração da folha de pagamento e dos encargos relacionados a ela. Além dos transtornos internos, a empresa ainda fica sujeita a multas e sanções legais.

Portanto, manter-se atualizado a respeito das questões legais que envolvem a folha de pagamento é fundamental para uma gestão de excelência.

Como conseguir uma gestão eficiente da folha de pagamento?

Parece difícil fazer uma gestão prática e tranquila da folha de pagamento? Essa tarefa pode se tornar mais simples e prática quando se usa as ferramentas corretas. Então, confira as oito dicas a seguir!

1. Siga um planejamento

Manter um processo definido para a gestão da folha de pagamento é extremamente eficaz para evitar pular ou esquecer alguma etapa. Ao planejar a atividade, você pode automatizar a rotina e reduzir erros e retrabalho.

Faça o mesmo para o cálculo dos pagamentos, estabelecendo um checklist de conferência como:

  1. cargo atual;
  2. licença-maternidade;
  3. afastamentos;
  4. horas-extras;
  5. convênios etc.

2. Fique atento ao enquadramento dos funcionários

Caso a sua empresa faça diferentes tipos de contratações — como CLT, contrato de prestação de serviços entre pessoas jurídicas, trabalho freelancer e afins — mantenha controles específicos para cada um deles. Assim, você pode seguir passos diferentes e específicos para cada caso, na apuração dos valores devidos tanto quanto ao pagamento como em relação a benefícios e impostos devidos.

3. Observe as mudanças da empresa

A começar pela demissão e admissão de colaboradores, cabe aos responsáveis pela folha garantir que as alterações na empresa sejam refletidas na folha de pagamento. Portanto, tenha uma rotina específica para controle de novos funcionários, de desligados e para as mudanças de função que impliquem alteração de salário.

4. Documente os processos

O arquivamento da folha de pagamento é uma etapa crucial para a regularidade da empresa. Assim, tudo fica documentado e pronto para eventuais consultas e fiscalizações. Para evitar perdas desses arquivos — por ataques de hackers, danos na rede interna etc. —, estabeleça uma política de backup, preferencialmente na nuvem.

5. Controle corretamente as horas trabalhadas

As horas trabalhadas são o ponto base da folha de pagamento. Qualquer erro de cálculo se reflete diretamente em vários outros aspectos, como pagamento de FGTS, adicional noturno etc. Por isso, o controle de jornada precisa ser eficiente e prático, importando as informações para o cálculo da folha de forma fácil e segura.

Além disso, os gestores dos diferentes setores também devem ser orientados a acompanhar o registro das atividades de seus funcionários, para reportar possíveis divergências.

6. Padronize as contas bancárias

É importante manter uma conta bancária específica para o pagamento dos funcionários. Assim, o gasto fica distinto dos demais, facilitando a gestão. Inclusive, em uma fiscalização, a apuração das informações se torna muito mais simples e ágil.

7. Tenha um plano de cargos e salários

Ter cargos e salários definidos ajuda muito a evitar erros de pagamento. Assim, quando ocorrer alguma mudança de função, o novo valor será automaticamente atualizado, bem como todos os pagamentos e descontos relacionados.

8. Use a tecnologia a seu favor

Não há um motivo razoável para uma empresa manter controles manuais em planilhas e afins, quando existem diversas soluções tecnológicas que podem se adaptar à necessidade e ao tamanho exatos de uma empresa.

Portanto, considere investir em um sistema automatizado. Mais que um custo, esse é um investimento que se paga. Afinal de contas, gera imensa economia ao evitar erros e pagamentos de multas ou outros problemas legais.

Como você pode ver, a gestão da folha de pagamento é algo minucioso e extremamente importante, mas não precisa ser difícil. Basta escolher o caminho mais eficiente e usar as ferramentas adequadas.

Quer melhorar a sua gestão? Então, continue acompanhando o nosso blog, sempre temos novidades!

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