Entender o conceito de fluxo de caixa e saber como montá-lo adequadamente em uma empresa é essencial para todo empreendedor, uma vez que esta é uma das principais ferramentas de gestão financeira.

Por meio dela, é possível controlar e equilibrar contas a pagar e receber, além de melhorar o acompanhamento do faturamento e lucro.

Este instrumento permite enxergar a movimentação de recursos monetários, podendo organizá-los para manter a saúde econômica de um negócio. Por exemplo, ao tornar claras as operações vinculadas a recebimentos de valores e a pagamentos de obrigações, facilita a priorização das entradas em datas anteriores às saídas.

No entanto, o fluxo de caixa ainda é um dos pontos fracos da gestão de boa parte dos empreendimentos, especialmente dos pequenos e médios. Aliás, a sua má administração e inexistência são alguns dos fatores que podem levar um negócio à falência.

Por isso, se você tem uma empresa e quer aprender mais sobre este instrumento de gerenciamento, a fim de aprimorar a sua gestão, continue lendo este artigo e veja o pequeno, mas bem completo, guia que preparamos sobre fluxo de caixa!

O que é fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira. Ela é usada para acompanhar e controlar gastos e recebimentos de capital em uma empresa. Na prática, o fluxo de caixa trata-se, basicamente, do mapeamento da movimentação financeira de uma empresa.

O primeiro grupo é composto de:

• tributos recolhidos;
• pagamento de dívidas;
• pagamento de aluguel;
• compra de matéria-prima;
• salários pagos a funcionários;
• investimentos realizados no negócio;
• indenizações ou valores pagos em processos judiciais;
• quitação de juros, taxas e multas de atrasos em obrigações;
• abatimento ou pagamento completo de financiamentos e empréstimos etc.

De forma resumida, este conjunto é integrado por custos e despesas fixas e variáveis. Investimentos também entram, embora possam ser alocados em um modelo de fluxo de caixa específico para eles, como veremos adiante.

Além disso, temos o segundo grupo, que envolve as operações de entrada de valores na empresa. Elas correspondem aos recebimentos provenientes de:

• vendas de mercadorias;
• recebimento de dívidas;
• desmobilização de ativos;
• rendimentos de aplicações;
• juros obtidos de pagamentos parcelados ou em atraso de clientes etc.

Embora os envios de dados possam ser diários, geralmente o controle deste instrumento é mensal, já que permite visualizar melhor o panorama econômico da organização dentro do período.

Isso facilita as tomadas de decisões e a análise das condições do negócio por parte dos gestores.

Desta forma, o controle é encerrado no último dia de um mês para apuração dos resultados, como volume de entradas e saídas de recursos.

No primeiro dia subsequente, começa um novo controle.

Vale mencionar que o fluxo de caixa não considera somente saídas e entradas, além dos saldos diários, semanais, mensais etc., resultantes da interação entre estes dois grupos.

Ele leva em conta os valores existentes em caixa, os aportes de capital feitos por investidores/sócios e o dinheiro nas contas bancárias da organização.

Demonstração do Fluxo de Caixa

A Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) é um relatório de contabilidade que tem o intuito de mostrar as saídas e entradas de dinheiro no caixa de um negócio, bem como os resultados deste fluxo.

Trata-se de um documento contábil, sendo obrigatório para Sociedades de Capital Aberto (SAs), companhias com Patrimônio Líquido superior a R$ 2 milhões, entre outras.

Mas, vale também para pequenas e médias empresas, de acordo com o item 3.17 da NBC TG 1000 (Normas Brasileiras de Contabilidade).

Ele auxilia no entendimento e na análise da capacidade de uma organização em gerar caixa e equivalentes de caixa em um período específico, por intermédio dos seus recebimentos e pagamentos em dinheiro.

Este demonstrativo detalha a origem dos montantes obtidos por um empreendimento e como foram aplicados em sua condução.

O DFC inclui tanto o fluxo de caixa quanto as outras contas do grupo do disponível, como aplicações de liquidez imediata e contas bancárias. Deve ser acrescido ao Balanço Patrimonial (BP).

Contudo, o empresário também pode utilizar versões resumidas da planilha de fluxo de caixa com a finalidade de controlar melhor a circulação de dinheiro em seu negócio.

No entanto, é importante repassar os fluxos para a contabilidade montar o DFC.

Qual o objetivo de um fluxo de caixa?

O objetivo de controlar o fluxo de caixa é garantir que o seu negócio tenha condições financeiras adequadas para crescer. Sem essa ferramenta, é muito mais fácil para que uma empresa se perca e não se desenvolva.

Na verdade, o fluxo de caixa ajuda as empresas a monitorar todo o dinheiro que entra em sua conta e qual parte dele é responsável por cobrir as despesas do dia a dia.

Na prática, investir em uma boa ferramenta de fluxo de caixa ajuda você a manter as portas da sua companhia abertas.

Além de tudo, vale ressaltar: sem um correto fluxo de caixa, não há lucro real no negócio. Controlar suas movimentações financeiras é o que abre o caminho para a lucratividade.

Independente do seu nível de vendas ou da produtividade do seu chão de fábrica, a operação apenas se mantém quando há dinheiro suficiente para pagar as despesas diárias.

É o ponto de equilíbrio (ou break even point) — e atingi-lo, para muitos negócios, pode ser um verdadeiro desafio.

Benefícios do fluxo de caixa

A gestão do fluxo de caixa traz vários benefícios para o funcionamento de uma empresa, tanto a curto como a longo prazo. Além de entender sua capacidade de pagar as despesas diárias,  permite criar relatórios completos, como balanços financeiros e declarações detalhando lucros e perdas.

São ferramentas que permitem que o empreendedor tenha maior visibilidade sobre suas condições financeiras, facilitando o desenvolvimento de projeções de receitas e despesas.

E veja bem, não é novidade: qualquer empreendedor com experiência sabe que realizar uma projeção financeira é muito bom para o planejamento do seu negócio.

Porque? O motivo é simples:

São instrumentos que permitem que você acompanhe se o negócio está funcionando de acordo com o que foi planejado.

Se não estiver, você pode modificar as projeções, realizar mudanças na forma que faz negócios, bem como tomar medidas para sanar rapidamente problemas.

Se necessário, você pode tomar medidas para remediar a situação antes que seu fluxo de caixa se torne negativo.

Além disso, através das projeções baseadas no fluxo de caixa, você pode compreender se, pela comparação com o cenário anterior, sua empresa está superando as expectativas.

Caso positivo, você também poderá modificar o planejamento, aumentando sua margem de lucros, expandindo a produção de um produto específico ou mesmo planejando novos investimentos (como uma nova unidade da empresa).

Um estudo da Quickbook sobre fluxo de caixa, viu que a maior parte dos negócios no mundo inteiro (61%) tem problemas de fluxo de caixa.

Além disso, cerca de 32% não consegue honrar todos os seus compromissos (pagar fornecedores, empréstimos, a si mesmos ou aos seus funcionários) por conta destes problemas.

É por isso que uma boa gestão do fluxo de caixa é tão importante:

Ao tornar seu negócio lucrativo, você garante que todos os compromissos financeiros sejam pagos, bem como possui dinheiro de sobra para criar uma reserva de caixa e estruturar seu crescimento.

A importância do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que contribui para a gestão e otimização de diferentes processos e estratégias em uma empresa. A seguir, separamos alguns dos principais benefícios de seu uso.

Auxiliar no controle dos gastos

Graças ao fluxo de caixa, o empreendedor e os gestores da empresa conseguem melhorar a gestão de gastos.

Afinal, com a análise das movimentações de saída de recursos, é possível detectar desperdícios, gargalos financeiros e má aplicação de dinheiro.

Também dá para verificar áreas e processos que recebem mais ou menos recursos do que necessitam, propiciando uma divisão mais justa e equilibrada do orçamento empresarial.

Além do mais, fica mais fácil saber se as despesas são justificadas e se há possíveis evidências de fraudes.

Outro ponto interessante é que dá para descobrir se o valor pago por matérias-primas está elevado, indo além do previsto.

Isso dá margem para renegociar com fornecedores ou buscar novos parceiros para fechar acordos mais vantajosos. Sem um bom fluxo de caixa, ter esse tipo de informação fica mais difícil.

Apoiar na tomada de decisão

O controle do fluxo de caixa entrega ao gestor um panorama sobre as fontes e os destinos do capital financeiro que circula dentro do negócio.

Isso possibilita a ele entender quando há um volume maior ou menor de entradas, como em épocas de sazonalidade nas vendas.

Desta forma, conseguirá tomar decisões melhores, podendo:

• estabelecer uma política de corte de despesas, especialmente quando identificar gastos com itens supérfluos ou desnecessários
• investir mais em marketing para aumentar as vendas
• estruturar um plano orçamentário mais condizente com a realidade da empresa
• negociar datas melhores para pagamentos de obrigações, tendo em vista os períodos dos recebimentos
• evitar equívocos ao solicitar crédito, até mesmo descartando esta ideia; afinal, sabendo melhor sobre a situação financeira do negócio, é possível entender quando ele precisa de dinheiro (e o valor certo) e quando o capital externo é desnecessário, pois a empresa tem como se manter sozinha

Obter indicadores de sucesso para a empresa

Ao analisar a entrada e saída de dinheiro no caixa da empresa em um intervalo de tempo determinado, o gestor poderá ter uma boa noção sobre a companhia ter atingido ou não o desempenho esperado.

Ao comparar movimentações de diferentes meses do ano, o empresário conseguirá entender em que épocas há mais vendas ou gastos.

Para melhorar as informações obtidas, dá para comparar fluxos de caixas de anos distintos, no intuito de descobrir em quais a empresa teve mais ou menos despesas, bem como maior ou menor faturamento.

Dá para montar uma série histórica para verificar, por exemplo, se houve maior diversificação nos gastos e nas receitas.

Além disso, este instrumento permite avaliar o momento mais propício para realizar novas compras.

Outro ponto importante é que o fluxo de caixa pode ser composto por diferentes contas divididas em categorias.

Desta maneira, o gestor saberá quais grupos impactam mais nas contas e quais fontes de receitas são responsáveis pela maior parte dos ganhos do negócio. Adiante, você verá a importância da categorização das contas do fluxo de caixa.

Para encerrar este tópico, saiba que o fluxo de caixa também indica a liquidez imediata da organização, isto é, as disponibilidades econômicas (dinheiro vivo ou em contas bancárias) com maior facilidade para serem usadas.

Tipos de fluxo de caixa

Existem algumas variações do fluxo de caixa que são utilizadas para diferentes propósitos dentro da organização.

Cada uma traz um panorama sobre as movimentações financeiras de determinados processos e áreas, podendo ser analisados de maneira individual ou em conjunto.

Veja alguns dos principais!

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado, como o nome diz, é usado para projeções sobre recebimentos e pagamentos. Ele permite antever:

• custos e despesas;
• necessidades de recursos;
• potencial de vendas da empresa;
• demandas por provisionamento de capital para investimentos ou fundos de reserva;
• capital de giro necessário para manter a empresa funcionando em um período específico.

Ao contrário do fluxo convencional, neste você precisa estimar as entradas e saídas de valores e projetar cenários.

Uma de suas vantagens é permitir que a empresa programe melhor as suas ações, como pagamentos de dívidas e aplicação de recursos.

Também pode ser usado para comparar as previsões e os resultados consolidados, no intuito de checar se o negócio gerou os frutos desejados.

Para montá-lo, é preciso levar em consideração históricos, tendências do setor e expectativas em relação à inflação e a variações nos preços de insumos e outras contas (distribuição, transporte, manutenção etc.).

Fluxo de caixa operacional

Este fluxo corresponde somente ao registro de movimentações de caixa da organização diretamente relacionados à sua operação, como a aquisição de matéria-prima.

Neste caso, não se consideram rendimentos de ativos, tributos, compra de imobilizados, entre outras contas alheias à operação.

Fluxo de caixa direto

O fluxo de caixa direto é semelhante ao operacional, porém inclui tributos, investimentos e necessidade de capital de giro.

Ele registra as movimentações sem realizar descontos, ou seja, estas operações são lançadas na forma bruta. Por causa disso, podemos considerá-lo como um instrumento de controle financeiro mais completo.

Fluxo de caixa indireto

Este não é baseado na análise dos fluxos de caixa.

Ele tem mais a ver com lucros e prejuízos indicados no Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE), que são atualizados com base em fatores econômicos. Entre eles, amortização, variações nas contas patrimoniais e depreciação.

Para mostrar as suas informações, esta ferramenta usa os registros dos balanços patrimoniais do começo e do final de um período, bem como a já mencionada DRE e outros dados contábeis.

Fluxo de caixa de investimentos

Após deduzir despesas e custos do orçamento da empresa, como gastos operacionais e pagamento de tributos, o que sobra servirá para o fluxo de caixa de investimentos.

Isso porque ele considera o volume de recursos monetários empregado com gastos de capital, como a compra de maquinários.

Ele também envolve o montante gasto e recebido pela aquisição e venda de ativos que produzem receita.

Vale destacar que a análise desta ferramenta permite uma visão mais ampla sobre a viabilidade do orçamento corporativo para dar conta de possíveis investimentos. Por exemplo, aplicações na bolsa de valores.

Fluxo de caixa livre

Este fluxo corresponde ao que resta no caixa depois das deduções e dos pagamentos contábeis.

É muito empregado em estimativas financeiras e na valoração de um negócio, já que indica o potencial de distribuição de dividendos de uma organização.

Ele mensura a capacidade que uma empresa tem em produzir capital em longo, médio e curto prazos.

Sua fórmula envolve o fluxo de caixa operacional menos a amortização, depreciação e compras de imobilizados.

Fluxo de caixa simples

O fluxo de caixa simples é um levantamento mais simplificado sobre suas movimentações financeiras. Pode-se dizer que é o tipo mais básico de controle, que lhe dá maior entendimento sobre o saldo disponível em sua empresa.

É mais utilizado em pequenas empresas ou em negócios recém-abertos.

No fluxo de caixa simples, você visualiza todas as movimentações de capital da empresa: entradas e saídas.

Você pode categorizar essas movimentações, para facilitar a visualização.

E qual a periodicidade? Bem, em um fluxo de caixa simples, ela costuma ser mensal, mas nada impede do empreendedor fazer esse levantamento de forma periódica.

Nesse tipo de cálculo, costuma-se subtrair as despesas das receitas para entender qual o resultado do período, bem como para direcionar a tomada de decisões.

Fluxo de caixa diário

O fluxo de caixa diário, por si só, é bem explicativo: trata-se do controle de todas as movimentações financeiras de uma empresa em um dia. Muito normal em varejos, como lojas, food trucks e outros tipos de negócio do tipo.

Normalmente, ele é realizado ao fim do expediente, após o fechamento do caixa, mas conta com anotações (manuais ou através de sistema de gestão) feitas ao longo do dia.

Afinal, todas as saídas também são contadas no fluxo de caixa diário.

Em uma gestão financeira bem organizada, é comum realizar o fluxo de caixa diário juntamente com o levantamento semanal, mensal, trimestral e semestral.

Fluxo de caixa descontado

O fluxo de caixa descontado é um levantamento mais específico, utilizado em algumas situações. Ele ajuda o empreendedor e seu contador (bem como possíveis investidores) a entender o valor de mercado de uma empresa no presente.

Na prática, o que o fluxo de caixa descontado faz é calcular o valor de um ativo (como uma organização) levando em conta seus fluxos de caixa futuros.

É um cálculo mais complexo, que considera a estimativa do fluxo de caixa, a taxa de desconto e o valor residual da empresa.

Específico, certo?

Bom, a boa notícia é que o fluxo de caixa descontado não é uma certeza no dia a dia do negócio — e quando precisa ser feito, é normalmente realizado por um contador.

Além disso, estimar o valor presente de uma empresa com base nos seus fluxos de caixa futuros é algo comum em situações de compra ou investimento em negócios já consolidados.

Ou seja, que já possuam alguns anos de fluxo de caixa em constante movimentação e, com sorte, sempre no azul.

Exemplo de fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser um controle bem detalhado ou simplificado das movimentações financeiras de um negócio. Logo, depende do tipo que você escolheu, bem como da planilha utilizada ou, melhor ainda, do sistema financeiro que centraliza os dados.

Em geral, a divisão básica do fluxo de caixa é a seguinte, confira o exemplo:

Se você perceber, contamos com alguns campos simples de compreender, como o “Saldo inicial”, ou seja, tudo que você tem no seu caixa e contas bancárias.

Além disso — e é algo muito importante — você pode ver que criamos uma divisão entre “Previsto” e “Realizado”.

É claro que os números que utilizamos possuem pouco contexto para você, mas a coluna de previsão é essencial para que você saiba se está operando dentro dos conformes.

E como você chega a esses números previstos? Bom, através de um planejamento financeiro!

Perceba que, de acordo com nosso exemplo, a empresa começou o ano um pouco atrás do previsto.

Sem desespero, pois com esses dados em mãos você vai precisar analisar algumas coisas.

Um dos fatores é que a primeira semana trouxe resultados concretos melhores do que o esperado! Porém, alguns dos custos ultrapassaram os números previstos.

Por exemplo, você percebeu como o custo do combustível fugiu bastante do previsto? É um ponto de alerta a considerar.

Além disso, os gastos com fornecedores estão extrapolando algumas centenas de reais. Nesse caso, valeria a pena investigar!

Fluxo de caixa e os regimes de apuração de eventos contábeis

Até esse ponto, você entendeu tudo sobre o fluxo de caixa, mas se está atento às questões financeiras, deve ter se questionado sobre o lançamento das movimentações a prazo ou feitas pelo cartão. Afinal, quando considerá-las nas receitas e despesas?

Bom, para definir isso, costumamos utilizar diferentes regimes de apuração: você pode escolher entre um ou outro — ou mesmo os dois!

Como mencionamos, uma gestão financeira completa costuma considerar o maior número possível de cenários possíveis.

Portanto, faça do jeito que você e seu contador acharem melhor!

A seguir, vamos explicar cada um desses regimes de apuração em detalhes, confira:

Regime de caixa

Quando o gerenciamento do caixa leva em consideração as datas de entradas e saídas efetivas de capital, chamamos de regime de caixa.

Por exemplo, se um cliente faz uma compra parcelada hoje, porém realiza o primeiro pagamento só dentro de 30 dias, o lançamento do valor será feito apenas depois deste prazo, quando o dinheiro cair na conta do negócio.

Este geralmente é o modelo adotado pelo fluxo de caixa.

Afinal, por meio dele, é possível ter uma visão ampla sobre a movimentação financeira da empresa, de modo a verificar quais são as suas disponibilidades bancárias no momento.

Contudo, este método pode levar a distorções por causa do recebimento de contas atrasadas. Digamos que uma organização, em um mês, obteve um grande fluxo de receitas proveniente de débitos e dívidas atrasadas de clientes.

Isso pode levá-la a crer que gerou lucro ou bons resultados neste período, quando na verdade o montante recebido era esperado em fluxos de meses anteriores.

Regime de competência

No regime de competência, os registros contábeis são feitos considerando-se as datas das operações, isto é, quando as compras e vendas são efetuadas, mesmo que o dinheiro só saia ou entre depois de dias ou meses.

Por exemplo, um parcelamento em dez vezes será registrado no instante em que é firmado, com o seu valor integral, e não mensalmente a cada prestação paga/recebida, como ocorreria no regime de caixa.

É comum que organizações usem DREs pelo regime de competência, enquanto o fluxo de caixa é conduzido pelo outro modelo.

Estrutura do fluxo de caixa

Um fluxo de caixa deve conter algumas seções para ser corretamente gerido. Entenda a seguir!

Contas a pagar

Nesta parte, estão especificados os gastos do negócio — despesas e custos fixos e variáveis, investimentos etc. Entre eles, temos:

• tributos;
• seguros;
• serviços bancários;
• retiradas de sócios;
• compra de insumos;
• aquisição de materiais de escritório;
• conta de água, luz e internet/telefone;
• pagamento de salário de funcionários;
• gastos com transporte e armazenamento.

Contas a receber

Nesta seção, são listadas as entradas de valores no negócio, sendo provenientes de:

• juros de recebimentos;
• rendimentos de ativos;
• receitas não operacionais;
• vendas de produtos à vista ou a prazo etc.

Saldo do caixa

Aqui é lançado o valor disponível em caixa, ou seja, os recursos dos quais a empresa dispõe imediatamente (capital líquido).

Saldo em contas bancárias

O valor pertencente à empresa e guardado em suas contas bancárias também faz parte do fluxo de caixa.

Ele pode ser incluído em uma seção à parte do controle ou colocado em conjunto com o saldo total do caixa.

Demonstração gráfica para facilitar as análises

Este tópico não integra o fluxo de caixa, porém é importante para que as informações lançadas no controle sejam compreendidas com mais clareza.

Sendo assim, é indicado buscar uma solução de gerenciamento que tenha um módulo de fluxo de caixa e que, especialmente, seja capaz de gerar gráficos, estatísticas, modelos etc.

Elas facilitam a percepção de tendências, oscilações e variações nas movimentações do negócio.

Por meio delas, será possível analisar, entre outras coisas, as necessidades do caixa, as modalidades de despesas que mais impactam na operação e o saldo acumulado — monetários no caixa, no banco, em investimentos financeiros etc.

Aplicações do fluxo de caixa

O fluxo de caixa tem diversas aplicações, de modo que o seu uso dependerá dos objetivos, anseios e das peculiaridades de cada empresa.

Para dar uma noção melhor de seus potenciais, separamos alguns de seus principais usos.

Apoiar na elaboração de um plano financeiro

Como visto antes, o fluxo de caixa pode ajudar a melhorar a divisão do orçamento empresarial.

Além disso, as suas informações contribuem para o planejamento financeiro do negócio em curto, médio e longo prazos.

Afinal, neste instrumento, estão lançados todas as receitas e os gastos. Sabendo quais são eles, os gestores terão uma ideia melhor sobre o dinheiro que entrará no negócio e poderá ser investido ou gasto.

Indicar possíveis reduções de custo

Ao monitorar os registros de custos, é possível descobrir se existe alguma conta demandando mais recursos do que deveria.

Por exemplo, ao analisar a conta de água, é possível descobrir se ela está dentro do esperado ou se há desperdícios/vazamentos.

Para tanto, basta verificar o histórico de pagamento das faturas nos fluxos de meses anteriores.

Se cada seção do seu fluxo tem subdivisões, também fica mais simples identificar problemas.

Você poderá checar, por exemplo, se a conta do café não está mais alta do que deveria, se os gastos com materiais de limpeza deram um salto devido a desperdícios ou se o pagamento de juros está elevado.

Neste último caso, talvez seja necessário repensar a sua conciliação de recebimentos e pagamentos para priorizar a entrada de dinheiro para, então, pagar as suas contas, a fim de evitar multas e juros.

Eventualmente, isso poderá demandar novas negociações com fornecedores e credores.

Embasar projeções de receita

Para estimar o faturamento e lucro da empresa, é importante contar com uma boa previsão de fluxo de caixa.

Isso porque nele serão lançadas as estimativas de gastos e receitas, que são fundamentais para prever os resultados do negócio em determinado período.

Descobrir em qual segmento investir melhor

O fluxo de caixa também permite descobrir quais produtos ou modalidade de vendas (à vista, a prazo, consignado etc.) geram melhores resultados.

Consequentemente, será possível investir mais neles, a fim de potencializar o desempenho destas fontes e do próprio negócio.

Fluxo de caixa: Como fazer?

E agora, como fazer um fluxo de caixa do zero para ficar em dia com suas contas e melhorar a gestão financeira do seu negócio? É o que vamos te ensinar, passo a passo!

Mas fique tranquilo, criar um controle de fluxo de caixa é tão simples quanto nosso exemplo anterior mostrou.

Isto é, se você optar por uma planilha, claro. No entanto, acredite: assim que as movimentações aumentarem e seu negócio der o primeiro passo em direção ao crescimento, a planilha já não será a melhor ferramenta.

Nesse caso, recomendamos buscar o auxílio na tecnologia.

Mas vamos partir para a prática: como fazer o fluxo de caixa? Confira!

Saiba qual é o saldo inicial do empreendimento

Como você percebeu, pelo exemplo acima, o saldo inicial do seu negócio é muito importante para que você entenda o patamar financeiro da operação.

Quando falamos em “saldo inicial”, falamos basicamente do dinheiro em caixa que você possui, bem como o que está em contas bancárias.

Ou seja, ativos de alta liquidez.

Caso sua empresa possua outros ativos, como imóveis, que possuem menor liquidez, evite incluí-los nesta conta.

Organize as entradas e saídas em categorias

Em nosso exemplo, você percebeu como separamos as entradas e saídas em categorias? Claro, tudo de forma simplificada, mas foi apenas para lhe dar uma ideia de organização do seu controle.

Quando você realiza o fluxo de caixa, é essencial categorizar as movimentações de modo que você saiba exatamente por onde entra e por onde sai o seu dinheiro.

Acima, pudemos facilmente rastrear alguns pontos críticos na gestão financeira do seu negócio, como no gasto com combustíveis e com fornecedores.

No dia a dia, isso tem um enorme valor para que você possa mapear por onde o dinheiro escoa e tomar decisões de maneira ágil.

Projete o fluxo de caixa

Realizar uma projeção do fluxo de caixa não é uma tarefa complicada.

Basta estipular alguns resultados esperados, levando em conta seus custos comuns, bem como sua margem de lucro.

Caso sua operação já tenha alguns meses ou mesmo anos de estrada, você pode utilizar os dados dos períodos passados para basear sua projeção.

Registre todas as informações

Lembre-se de manter um registro fiel e apurado de todas as movimentações, sem deixar nenhuma entrada e saída de fora.

Essa precisão é essencial para que sua leitura da situação financeira do seu negócio seja ampla e completa.

Analise os dados registrados

Uma parte essencial do trabalho por trás do fluxo de caixa é analisar os dados. Afinal, é justamente para isso que esse instrumento serve!

Com um olhar apurado para todo dinheiro que entra e sai do seu negócio, é mais fácil desenvolver planos de ação, melhorias e pontos críticos nos quais agir.

Conte com ferramentas de gestão

Lembra que comentamos sobre o papel da tecnologia na gestão do fluxo de caixa? É porque, confie, uma hora você vai precisar!

É uma coisa você anotar, manualmente, todas as entradas e saídas do seu negócio em seu primeiro, segundo ou mesmo terceiro mês de operação.

Mas e quando ele cresce, ganha clientes e o atendente não consegue anotar tudo que vendeu? E nem você, como gestor, tem tempo para anotar e passar a limpo tudo que pagou?

É nesse ponto que a discussão por aderir a um sistema de gestão entra em pauta — logo ali, no nascimento do seu negócio para o mundo.

Um bom sistema de controle financeiro oferece as ferramentas e recursos necessários para que você possa não apenas gerenciar o fluxo de caixa, mas automatizá-lo!

Ou seja, o próprio sistema concilia as informações de vendas — seja em um e-commerce como no seu PDV — e os insere em seu fluxo de caixa, com informações detalhadas sobre a transação (entre outros dados, como a NF-e).

Faça controle do estoque

Um ponto crucial que deve acompanhar o fluxo de caixa é o controle de estoque.

E não falamos nem por mérito de números, mas pela continuidade da sua operação: todas as metas que você traçar, das menos às mais ousadas, invariavelmente passam por uma boa gestão de estoque.

O que isso significa? Que a sua cadeia de suprimentos deve estar em sintonia com suas operações.

Ou seja, para toda projeção que você colocar no papel, deverá ter a certeza que terá estoque para lidar com a produção proveniente.

Além disso, precisará de um sistema eficiente para garantir que, a cada vez que um item chegar próximo do seu fim, ele automaticamente alertar você e seu time da necessidade do reestoque.

Tenha capital disponível

É claro que vai ser muito mais confortável controlar seu fluxo de caixa quando você tiver capital disponível. Assim, poderá arcar com despesas surpresas ou urgências de qualquer tipo.

Nesse caso, é uma boa tanto possuir dinheiro em conta — a sua reserva de emergência, que idealmente deverá cobrir 6 meses de operação — como também possuir ativos como imóveis ou posses.

Faça o devido acompanhamento

Por fim, lembre-se de acompanhar o desenvolvimento das suas finanças e do seu fluxo de caixa. Seja diária ou mensalmente, é importante ficar de olho nas movimentações, garantindo que seu negócio se mantenha nos trilhos.

Erros que você não deve cometer

Porém, antes de começar a desenvolver o seu fluxo de caixa e anotar as movimentações, lembre-se de evitar os seguintes erros:

Não atualizar o controle constantemente

Normalmente, os registros das operações no fluxo de caixa são feitas periodicamente, ou seja, toda semana, mês, trimestre etc.

O mais indicado é que os lançamentos sejam realizados diariamente, pois diminuem chances de erros e facilitam a correção dos dados, caso ocorram incoerências. Basicamente, esta prática aumenta a confiabilidade e a precisão dos números.

Por exemplo, se o envio de informações é feito toda semana, caso haja um desajuste entre saídas e entradas motivadas por um número digitado errado ou uma nota fiscal duplicada, poderá ser preciso checar lançamentos de até setes dias.

Em uma empresa varejista com grande circulação de produtos, isso seria extremamente trabalhoso.

De outro modo, se os registros são diários, subentende-se que será necessário analisar apenas as informações do dia do erro, pois, no dia anterior, ele estava correto. Caso contrário, não poderia ter sido fechado.

Portanto, ao não atualizar os dados periodicamente, corre-se o risco de aumentar o trabalho em eventuais conferências de informações.

A demora no lançamento também dá margem para o sumiço de documentos, notas, informações importantes etc.

Não segmentar as categorias

É importante categorizar todas as operações financeiras em grupos, no intuito de melhorar a organização dos lançamentos e a análise dos resultados.

Caso contrário, as suas avaliações poderão ser mais superficiais ou ficarem aquém do que poderiam ser. Para tanto, você pode dividir as contas em:

Entradas

• recebimento de multas, taxas e juros;
• venda de mercadorias/serviços (atividade-fim da organização);
• desmobilização de ativos ou mesmo do patrimônio da companhia;
• recebimento de dívidas, pendências, contas e outras obrigações de clientes;
• receitas não operacionais, isto é, geradas por outras fontes como os rendimentos de ativos financeiros.

Saídas

• tributos (impostos, taxas e contribuições);
• investimentos em publicidade e marketing;
• compra de matérias-primas ou produtos para revenda;
• pagamento de parceiros de negócios (fornecedores e credores);
• pagamento de folha salarial, bonificações e benefícios a funcionários (como planos de saúde).

Contar com o capital que ainda não entrou no caixa

Se você utiliza uma projeção de fluxo de caixa, tome cuidado para não buscar empréstimos ou retirar dinheiro de processos importantes para investir em outros propósitos, enquanto conta com um recurso monetário que ainda não entrou na empresa.

Para não ter esse tipo de problema, o melhor é acompanhar em paralelo as duas ferramentas de gestão financeira — a do dia a dia e a de estimativas.

Desta forma, poderá compará-las para apurar melhor os resultados esperados e obtidos pelo negócio.

Não usar os dados para tomar decisões

Os registros organizados do fluxo de caixa precisam ser usados. Afinal, eles trazem informações valiosas sobre a condição financeira da empresa.

Lançá-los apenas por obrigação, para compor o DFC, significa a perda de uma grande oportunidade de entender melhor a constituição das receitas e dos gastos do seu negócio.

Não registrar as informações de forma detalhada

Veja bem: o fluxo de caixa existe justamente para que você mantenha um controle apurado das movimentações financeiras.

Você pode até pensar que aquela despesa “básica” de R$ 10 ou R$ 20 por semana não importa. Mas acredite: ela faz a diferença e deve ser considerada!

É por isso que contar com um sistema de controle financeiro é tão bom: ele automatiza o lançamento das movimentações, facilitando sua rotina.

Assim, você e seus funcionários não precisam anotar cada entrada ou saída de forma manual — e a inserção de dados é muito mais precisa, evitando que erros aconteçam.

Não ter um bom sistema de gestão com controle de fluxo de caixa

É importante adquirir um sistema de gerenciamento que automatize a organização do seu fluxo de caixa, incluindo lançamentos, graças ao cruzamento de informações financeiras de outros setores.

Por meio dele, você terá um controle mais profissional do caixa do negócio, especialmente se você lida com centenas ou milhares de operações financeiras diariamente.

Sem isso, as chances de equívocos nos registros aumentam, além de ficar mais difícil gerenciar um grande volume de saídas e entradas de valores.

Por fim, é importante destacar que a ausência ou o descontrole do fluxo de caixa são alguns dos motivos que podem levar uma empresa à falência.

Sem eles, fica mais difícil descobrir desequilíbrios econômicos e controlar adequadamente os gastos, evitando exageros.

Portanto, vale a pena investir nesta ferramenta de gestão financeira.

Fluxo de caixa: Dúvidas frequentes

Antes de finalizar esse guia completo sobre fluxo de caixa, que tal sanar algumas dúvidas frequentes sobre o assunto? Reunimos algumas perguntas de leitores e clientes. Que tal conferir conosco? São respostas rápidas!

Fluxo de caixa e controle de caixa: Quais as diferenças?

O controle de caixa apenas serve para registrar as entradas e saídas, resultando no saldo atual. O fluxo de caixa realiza esse processo, mas vai além: permite que a empresa compare as movimentações com o que foi projetado.

Qual a frequência ideal para fazer o fluxo de caixa?

O controle de fluxo de caixa ideal é o mais completo possível: diário, semanal, mensal, trimestral e semestral. O motivo é simples: você terá maior entendimento sobre as condições financeiras da sua empresa, de modo a se manter à par do planejamento.

O que significa fluxo de caixa livre?

Quando você subtrai todas as despesas do seu fluxo de caixa, o que sobra é o fluxo de caixa livre. Ou seja, o dinheiro disponível em caixa após você pagar todos os compromissos obrigatórios registrados em seu fluxo de caixa.

Como o fluxo de caixa e o capital de giro se relacionam?

O capital de giro e fluxo de caixa se relacionam, mas não são sinônimos. O capital de giro é a diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante de uma empresa. Já o fluxo de caixa busca controlar e registrar todas as movimentações da empresa, comparando com suas projeções e planejamento.

Eleve a sua empresa

Quando o assunto é fluxo de caixa, controle de movimentações e gestão financeira para o seu micro ou pequeno negócio, você sabe que pode contar com a Eleve.

Desenvolvemos soluções completas, modernas e flexíveis para ajudar empreendedores a direcionarem seus negócios no caminho da direção.

Como? Com 2 soluções: o Eleve Vendas e o Eleve Gestão.

Com o Eleve Vendas, você tem em mãos o melhor sistema PDV do mercado, capaz de ajudar você a organizar sua operação, bem como vender mais e melhor.

E o Eleve Gestão faz exatamente o que o nome promete: coloca a gestão financeira do seu negócio em um novo patamar.

Ou seja, você automatiza várias tarefas do seu administrativo e, claro, faz toda gestão do fluxo de caixa.

Assim, pode acompanhar entradas e saídas, controlar e reduzir gastos, bem como traçar estratégias mais eficientes para aumentar o lucro da sua empresa.

O Eleve é uma solução de gestão que cabe no seu bolso, com um ótimo custo-benefício para empreendedores individuais e pequenas empresas.

Garanta o controle total do seu negócio com dados disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar. Conheça o Eleve Gestão!

Conclusão

Ao longo deste guia completo, explicamos tudo sobre fluxo de caixa: do conceito à aplicação prática, bem como um passo a passo sobre como fazer o seu próprio controle!

Esperamos que esse conteúdo ajude você a encontrar o caminho para o crescimento do seu negócio, bem como apresente as ferramentas e conceitos necessários para que sua lucratividade seja cada vez maior.

E lembre-se: a melhor forma de controlar o financeiro do seu negócio é com ajuda tecnologia.

Afinal, ela permite que você automatize uma série de processos para poder focar na entrega de valor aos seus clientes!

Para isso, conte com as soluções da Eleve!

E, se você gostou deste conteúdo, veja também o artigo que produzimos sobre fluxo de caixa descontado.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa diz respeito ao movimento de entradas e saídas do caixa de uma empresa durante um determinado período de tempo. Ou seja, a todos os recebimentos e pagamentos registrados pelo negócio.

Para que serve o fluxo de caixa?

Com o fluxo de caixa, o empreendedor consegue acompanhar e projetar o saldo disponível em seu negócio, para que sempre haja capital de giro. Assim, fica mais fácil manter as contas sempre em dia e investir em melhorias.

Como fazer um fluxo de caixa?

Alguns passos-chave para montar um fluxo de caixa são: verificar dinheiro em caixa, identificar despesas, controlar contas a pagar e receber, manter pagamentos em dia, evitar inadimplência de clientes, realizar conciliação bancária, ter um planejamento financeiro e contar com um software de gestão.

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