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Controle de fluxo de caixa: Saiba como otimizar no seu negócio

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 29 julho, 2021

O controle de fluxo de caixa é uma atividade primordial no que diz respeito ao aspecto financeiro das empresas. Aliás, é por meio dele que é realizado o acompanhamento das entradas e saídas de capital que acontecem durante determinado período.

Portanto, para que seja bem-sucedido, é necessário apostar em um planejamento. Sobretudo, evitar alguns erros que podem comprometer os resultados e, consequentemente, levar a decisões equivocadas. Neste post, vamos mostrar os principais deles. Confira!

O controle de fluxo de caixa e o sucesso do negócio

Por meio do controle de fluxo de caixa, o gestor consegue criar estimativas de resultados e saber se a empresa vai fechar com lucro ou prejuízo no período — caso as saídas sejam maiores que as entradas. Assim, ele pode se antecipar e elaborar ações que ajudem a minimizar (ou eliminar) esse risco, mantendo a saúde financeira do negócio sempre em dia.

Erros comuns no controle de fluxo de caixa e como evitá-los

Existem alguns erros que são muito comuns, principalmente em empresas que estão em início de atividade. Porém, eles prejudicam a qualidade das finanças, comprometem as análises e prejudicam o processo decisório do gestor — que fica refém de informações imprecisas ou equivocadas.

Portanto, nos próximos tópicos, vamos explicar melhor cada um deles e o que fazer para evitá-los.

1. Inconsistência das informações

Ao registrar as informações de forma incompleta (ou que podem se tornar incompreensíveis depois de certo tempo), existe grande chance de ocorrerem confusões nas análises. Além da perda de tempo tentando entender do que se trata aquele lançamento, corre-se o risco de interpretar os dados de maneira equivocada, o que leva a decisões igualmente erradas.

A fim de otimizar a gestão de caixa na empresa, o ideal é deixar as informações completas e claras (de forma que qualquer pessoa entenda) em todas as anotações que precisam ser feitas.

2. Superestimar projeções financeiras

Estimar lucros elevados ou outras informações imprecisas pode prejudicar seriamente a empresa no propósito de crescimento. Geralmente, isso ocorre quando os gestores estão empolgados com as metas e acabam definindo objetivos que estão muito além da capacidade do negócio.

Entretanto, quanto mais realistas as projeções forem — e, de preferência, baseadas em dados históricos sólidos e confiáveis — maiores serão as chances de fazer um planejamento mais acertado.

3. Considerar valores que ainda não fazem parte do caixa

Considerar (tanto nas análises quanto nas decisões) valores de vendas que ainda não estão disponíveis em caixa é um equívoco bem fácil de acontecer. Em suma, ele ocorre quando o gestor registra como entrada valores que serão recebidos apenas a prazo — o que pode acontecer com vendas parceladas e cheques pré-datados, por exemplo.

Assim, para evitar que isso aconteça, deve-se esperar a data em que o dinheiro realmente irá entrar ou sair do caixa (compensação) e não o momento da venda ou aquisição de produtos ou serviços.

4. Misturar valores pessoais com os da empresa

Existem casos em que os gestores realizam o pagamento das contas pessoais utilizando o dinheiro da empresa. Ou seja, fica praticamente impossível conhecer a verdadeira situação financeira do negócio — e isso pode trazer impactos negativos tanto para os resultados quanto para a elaboração de novas estratégias.

A fim de evitar que isso ocorra, o ideal é criar contas e cartões separados (para pessoa física e jurídica), além de evitar levar as contas pessoais para pagamento no escritório. Isso ajuda a evitar a confusão e misturar os patrimônios.

5. Deixar de atualizar as informações periodicamente

Apesar de as análises do fluxo de caixa serem feitas no final ou no início do mês, é preciso ter em mente que as movimentações ocorrem diariamente. Isso significa que as atualizações precisam ser feitas com uma frequência grande, a fim de evitar perda de registros importantes (que farão falta na análise posterior).

Dessa forma, aumentam-se as garantias de que o controle de caixa é real e condiz com a rotina da empresa. Sempre que o gestor precisar de alguma informação e análise, ela será feita de forma atualizada e praticamente em tempo real — o que aumenta as chances de acerto.

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Entenda como otimizar o controle de fluxo de caixa

Otimizar o controle do fluxo de caixa é sinônimo de melhorar a gestão financeira e os resultados do negócio. Desse modo, existem algumas ações que você pode adotar para alcançar esse objetivo, como:

  • criar um planejamento (para curto, médio e longo prazo)
  • separar as entradas e saídas por categoria
  • fazer uma verificação diária do fluxo de caixa
  • realizar uma gestão de estoque eficaz (o que ajuda a saber o momento certo das aquisições e, consequentemente, a saída de dinheiro do caixa)
  • fazer análises realistas
  • determinar os padrões de crédito
  • adotar ações que ajudem a evitar (ou diminuir) a inadimplência
  • contar com a ajuda de um sistema de gestão

Conheça o Eleve

Eleve é um sistema para gestão financeira, que ajuda a controlar os processos empresariais e otimizar o dia a dia do gestor. Por se tratar de uma solução em nuvem, é possível acessá-la diretamente do celular ou tablet.

Entre as funcionalidades que ele oferece, estão:

Portanto, a partir dele, o gestor consegue:

  • organizar as contas a pagar e a receber
  • controlar a entrada e saída de produtos no estoque
  • acompanhar os resultados do negócio em tempo real
  • analisar o fluxo de caixa no período escolhido
  • acompanhar e comparar as movimentações bancárias
  • conferir as contas a receber
  • acompanhar os pagamentos
  • visualizar as contas que devem ser pagas no dia

Garantir um bom controle do fluxo de caixa na empresa é essencial para que se mantenha as contas em dia, equilibrando as movimentações, de forma que as entradas sejam sempre maiores que as saídas — gerando um saldo positivo ao término de cada período. Assim, evitar os erros citados acima é uma maneira de alcançar resultados cada vez mais satisfatórios.

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O que achou do artigo sobre controle de fluxo de caixa? Quer entender melhor como o Eleve pode ajudar a sua empresa a otimizar a gestão financeira? Então, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa diz respeito ao movimento de entradas e saídas do caixa de uma empresa durante um determinado período de tempo. Ou seja, a todos os recebimentos e pagamentos registrados pelo negócio.

Para que serve o fluxo de caixa?

Com o fluxo de caixa, o empreendedor consegue acompanhar e projetar o saldo disponível em seu negócio, para que sempre haja capital de giro. Assim, fica mais fácil manter as contas sempre em dia e investir em melhorias.

Como fazer um fluxo de caixa?

Alguns passos-chave para montar um fluxo de caixa são: verificar dinheiro em caixa, identificar despesas, controlar contas a pagar e receber, manter pagamentos em dia, evitar inadimplência de clientes, realizar conciliação bancária, ter um planejamento financeiro e contar com um software de gestão.

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