mulher realizando controle de custos de sua empresa

Controle de custos: Tipos, importância e como fazer na empresa

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 28 março, 2022

Sua empresa está com um bom desempenho nas vendas e ótima produtividade, mas as contas ainda não fecham? Pode ser que você, empreendedor, esteja falhando na etapa de controle de custos.

Esse processo de organização financeira é fundamental para a saúde das empresas, pois evita que problemas como precificação inadequada, desperdícios de matéria-prima, problemas com fornecedores e acúmulo de dívidas aconteçam.

Para não sofrer para quitar todos os custos e despesas da empresa e, ainda por cima, conseguir aumentar os lucros, é fundamental entender a importância de uma boa gestão de custos e como fazê-la adequadamente.

Neste guia, vamos responder às perguntas mais frequentes sobre o assunto. Vamos lá?

O que é controle de custos?

O controle de gastos, conhecido também como gestão de gastos, é o processo de organização administrativa para verificar, monitorar e analisar todos os custos fixos e variáveis de uma empresa.

Esse tipo de controle serve para garantir uma boa saúde financeira para a organização.

Por meio desse tipo de gestão, o empreendedor consegue reduzir gastos desnecessários e ter um bom controle do fluxo de caixa ao mesmo tempo em que pode manter a produtividade e aumento dos lucros.

Existem várias formas de fazer o controle de custos e despesas de uma empresa, mas o mais importante, independente da ferramenta ou método adotado, é a frequência.

Para que o controle de gastos seja eficiente, esse processo deve ser constante dentro da organização de uma empresa.

A partir do uso de planilhas ou softwares de gestão de gastos, é possível levantar diversos dados sobre a empresa e cruzar com outros indicadores importantes para a tomada de decisões mais estratégicas.

Ao analisar os gastos da empresa, será mais fácil saber em que patamar o negócio está e para onde ele pode ir. 

É o caso de um empreendedor que está pensando em abrir uma filial ou expandir o quadro de funcionários.

Qual a importância do controle de custos nas empresas?

O controle de custos e despesas é fundamental para o sucesso financeiro de uma empresa.

Mesmo que o empresário tenha a intenção de colocar a responsabilidade da gestão de despesas na mão de terceiros, é muito importante que ele tenha conhecimento sobre como funciona e quais são os cuidados essenciais que a empresa deve ter.

Só assim ele vai conseguir administrar corretamente todos os seus recursos financeiros ou delegar essa função a outros profissionais e sócios.

Dessa forma, será muito mais fácil evitar desperdícios e custos extras na produção ou comercialização dos serviços e produtos que oferece.

Além de ajudar na organização financeira para produção e administração da empresa, a gestão de custos também é fundamental para não errar na precificação dos produtos e serviços.

Afinal, o preço final cobrado ao consumidor leva em conta o quanto é investido em sua produção, considerando valores como margem de contribuição, margem de lucro e ponto de equilíbrio.

Por isso, você já deve imaginar a  importância do controle de custos nas pequenas empresas.

Para que os pequenos e microempreendedores consigam crescer de maneira saudável, sem ficar no negativo ou endividados até que o negócio comece a gerar lucros, é fundamental, desde o início do projeto, ter um bom planejamento de gestão de custos, para evitar prejuízos.

Tipos de controle de custos

Para fazer um bom controle de custos, é importante que o gestor entenda que existem diferentes origens de custos em uma empresa. 

Esses diferentes tipos de controles de custos podem ser fixos ou variáveis e costumam estar divididos da seguinte forma:

  • custos de produção: envolve todos os gastos com matéria-prima e serviço para produção;
  • custos diretos: são todos os custos relacionados diretamente ao produto, como compra de máquinas, embalagens, matéria-prima etc.
  • custos indiretos: também se relacionam com os custos de produção, mas estão mais ligados ao produto final e à estrutura, como gastos com transporte, armazenamento, estoque e energia elétrica;
  • custos fixos: independente da produção ou produtividade do negócio, são os gastos que permanecem fixos para a empresa, como o aluguel de escritório, galpões e garagens.
  • custos variáveis: são valores que a empresa gasta diante da produção de serviços e produtos e, diferentemente dos fixos, variam.

Indicadores importantes para fazer o controle de custos empresariais

pessoa visualiza planilha de controle de custos

Existem alguns indicadores importantes que devem ser utilizados quando você estiver fazendo o controle de custos da sua empresa.

Alguns exemplos são os custos fixos e variáveis, as despesas, a lucratividade e a rentabilidade. Confira mais sobre cada um desses indicadores a seguir:

Custos fixos e variáveis

O custo fixo diz respeito às despesas que não aumentam nem diminuem ao longo do mês e que não dependem do valor de produção de uma empresa.

Em outras palavras, trata-se de um gasto que será igual ou que sofre pouca variação com o passar dos meses.

Os custos variáveis, por outro lado, como o próprio nome já indica, são despesas que variam de acordo com o volume de produção.

Trata-se de um tipo de gasto que se altera com o tempo e com o volume de vendas.

É fundamental que você calcule ambos os termos corretamente, pois eles vão permitir que você saiba quanto está sendo gasto exatamente para a sua produção.

Despesas e custos

Os custos de uma empresa estão relacionados diretamente ao investimento realizado para que a atividade do negócio se concretize.

Alguns exemplos são a compra de materiais, o aluguel ou compra de um imóvel, o salário dos funcionários, a compra de matéria prima etc.

Já as despesas são os recursos destinados para a manutenção da empresa e que não influenciam diretamente na produção.

Alguns exemplos de despesas são as comissões de vendedores, os salários dos funcionários da área administrativa, a conta de telefone e internet etc.

É fundamental que você entenda a diferença entre esses dois tipos de recurso, pois eles não podem ser confundidos com investimentos feitos em busca de resultados, mas sim encarados como investimentos para a manutenção da empresa.

Lucratividade

A lucratividade, por sua vez, é um indicador de eficiência operacional.

Ele é obtido sob a forma de valor percentual e indica o ganho que a empresa consegue gerar sobre o trabalho que desenvolve.

Também é um dos principais indicadores econômicos da empresa de maneira geral, pois está ligado diretamente com a competitividade do negócio.

Para calcular a lucratividade, você deve dividir o lucro líquido pela receita total e multiplicar o resultado por 100. Confira a fórmula abaixo:

Lucratividade = (Lucro Líquido / Receita Total) x 100

Rentabilidade

Por fim, a rentabilidade é um indicador que mostra o percentual de remuneração obtido a partir da quantia que você investiu.

Em termos simples, a rentabilidade é o valor que você terá de retorno sobre o seu investimento inicial com o seu negócio.

Para calcular a rentabilidade, basta dividir o lucro da empresa em um determinado período pelo valor de investimento inicial. Confira a fórmula abaixo:

Rentabilidade = Lucro da empresa no período / Valor de investimento inicial

Como fazer um controle de custos?

Fazer um bom controle de custos não é simplesmente somar todas as contas de uma empresa. 

Para que esse processo seja realmente estratégico e relevante para a tomada de decisões, é importante definir algumas etapas principais:

Defina qual é o melhor preço de venda dos produtos

A precificação correta dos produtos e serviços é uma etapa fundamental para manter o controle de custos.

Aliás, não é possível pular a gestão de custos e despesas para chegar ao preço ideal de mercado dos produtos.

Afinal, antes mesmo de manter a competitividade em relação à concorrência, é importante que o valor final para o cliente também seja o suficiente para bancar custos de produção e despesas da empresa, além da margem de lucro.

Ao ignorar a importância da precificação correta, é muito provável que sua empresa corra risco de prejuízos.

Se os preços estiverem muito baixos, a empresa não terá faturamento suficiente para cobrir todos os gastos. Por outro lado, se os valores de mercado estiverem muito acima, isso irá afastar os clientes.

Para calcular a precificação dos produtos e serviços da sua empresa, você pode seguir a seguinte fórmula:

Custos + Despesas + Lucro = Preço de Venda

Identifique o ponto de equilíbrio

Outro indicador muito importante para o controle de gastos é o ponto de equilíbrio (PE), pois esse cálculo é utilizado para identificar o quanto uma empresa precisa vender de produtos ou serviços para que a receita seja o suficiente para pagar todos os custos e despesas.

Ou seja, é fundamental para a gestão dos recursos da empresa, já que é um alerta para a saúde financeira da empresa.

Esse indicador é importante para entender se a empresa está operando de forma segura, mas ainda não indica que o negócio está gerando lucros. 

Trata-se do ponto em que a empresa só está gerando receita o suficiente para pagar todas as suas contas, mas ainda não está resultando em lucros para o fundador e seus sócios.

Para fazer o cálculo do ponto de equilíbrio, você pode seguir a seguinte fórmula:

PE = (Custo fixo / (Receita – Custo Variável)) x 100

ou

PE = (Custos e despesas fixas ÷ Margem de contribuição) x 100

Organize as finanças

Como vimos ao longo deste texto, é muito importante que você conheça muito bem os seus custos fixos e variáveis, além das suas despesas.

Se você tem uma dívida que precisa pagar, como um empréstimo, por exemplo, então coloque o valor das parcelas no papel, ou melhor, em um software de gestão.

Para não ficar no vermelho, é fundamental manter todas as suas dívidas quitadas e em dia e ter cautela para investimentos, especialmente se você ainda está operando com os recursos do capital social.

Considere os valores a receber

Para fazer o balanço do fluxo de caixa da empresa e ter um panorama melhor sobre o controle de custos, você não deve apenas considerar o dinheiro físico ou o capital financeiro que a empresa tem no momento.

Ou seja, não esqueça de contabilizar todos os valores a receber, como pagamentos em duplicatas, compras no cartão de crédito, cheques etc.

Negocie com os fornecedores

A lógica por trás de todo negócio de sucesso envolve conseguir oferecer o melhor produto com o menor custo para os seus clientes.

Você só vai conseguir fazer essa lógica se concretizar dentro do seu negócio se conseguir diminuir os seus gastos com a produção.

Uma das maneiras mais eficazes e inteligentes de diminuir esses custos é conseguir preços menores na matéria-prima do seu produto.

Isso barateia o custo de fabricação e reflete na ponta com um preço menor para o cliente.

Por isso, negociar com os fornecedores é essencial. Se você conseguir baratear os seus custos, consegue baratear o preço final do produto.

Entretanto, essa estratégia não é útil somente para baratear o seu produto para o cliente.

Se as contas não estão se pagando, você pode negociar com os fornecedores e não alterar o preço final do cliente, o que vai gerar um retorno maior no fim do mês.

Prepare-se para imprevistos

Todo empreendedor que deseja ter uma carreira de sucesso precisa se preparar para os imprevistos, pois eles acontecem.

Portanto, sempre tenha um valor guardado em uma reserva para emergências.

Apesar de, muitas vezes, dar vontade de usar esse dinheiro para investir mais no negócio, tirar um montante da reserva de emergência sem necessidade nunca é uma boa ideia.

Esse dinheiro deve ficar ali, parado, esperando para ser utilizado somente em caso de necessidade.

Além disso, é essencial que você sempre tente aumentar esse montante na medida em que a empresa cresce, a fim de se preparar para imprevistos.

Faça um monitoramento contínuo

Uma das dicas mais importantes para fazer um bom controle de custos é fazer um monitoramento contínuo de todos os valores que entram e que saem.

É essencial que você faça a atualização desses números sempre e que não deixe para depois, pois as chances de você acabar se confundindo são maiores no segundo caso.

Uma das maneiras mais inteligentes de fazer isso é com a ajuda de um software de gestão, que vai te permitir fazer o controle de custos em tempo real.

Controle de custos: Dúvidas frequentes

Agora confira algumas dúvidas frequentes sobre o controle de custos:

A planilha de controle de custos é uma solução eficiente?

Para fazer uma gestão de gastos simples, as planilhas podem até ser uma boa opção, mas de forma temporária. 

Com a expansão de uma empresa, o controle de custos acaba se tornando mais complexo, pela densidade de informações.

Por isso, as planilhas não se tornam as opções mais práticas e seguras, diferente de softwares de gestão que oferecem opções de gestão financeira integradas com outras soluções.

Como funciona um sistema de controle de custos?

mulher com notebook visualiza seu sistema de controle de custos

Um sistema de controle de custos é um método que centraliza, em um único lugar, todos os custos e despesas que uma empresa. 

O principal objetivo é fazer com que a empresa consiga economizar e aproveitar ainda seus investimentos e recursos financeiros para alcançar um lucro maior.

Existem vários métodos e ferramentas que fazem a gestão financeira de empresas, como os sistemas ERP, que proporcionam ainda mais precisão nos cálculos e oferecem proteção maior das informações. 

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Conclusão

Agora você já sabe: ter um bom controle de custos é sinônimo de manutenção e preservação da saúde financeira da sua empresa.

Ao ter um bom planejamento e gestão de gastos, você elimina riscos de prejuízos, desperdícios de recursos e de operar no vermelho. 

Sem falar que, ao perder o controle das finanças, há um grande impacto sobre a produtividade e eficiência da empresa.

Por isso, mantenha um acompanhamento muito próximo de todos os gastos e despesas da sua empresa e, por meio desses números, faça escolhas mais estratégicas para economizar e crescer. 

Agora, que tal continuar a leitura com nosso artigo sobre patrimônio empresarial, com exemplos práticos?

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