controle de compras

Controle de compras: o que é, importância e dicas para fazer

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 28 abril, 2022

Assim como qualquer pessoa, os negócios também dependem da aquisição de materiais, bens e mercadorias para sobreviver. No entanto, uma coisa é comprar sem seguir critérios, outra é realizar um controle de compras que agregue valor aos seus processos.

Na prática, a forma que a sua empresa desenvolve e implementa o processo de compras é primordial para os resultados.

E, lembre-se, não falamos apenas de como as suas compras impactam no seu orçamento, mas em todo seu potencial competitivo, no índice de lucratividade e na eficiência produtiva.

Implementar algumas práticas de controle de compras, bem como contar com a ajuda de um software que auxilie nesse processo, pode ajudar a atingir seus objetivos, como por exemplo:

  • reduzir o desperdício;
  • proteger sua empresa de riscos;
  • economizar em gastos desnecessários;
  • desenvolver fluxos de trabalho que maximizem a eficiência.

Quer atingir tudo isso? Então, aprenda o máximo sobre o assunto em nosso conteúdo. É só seguir a leitura!

O que é o controle de compras?

Controle de compras é o conjunto de práticas e ações que visam organizar o processo de aquisição da empresa, seguindo seu modelo de produção e os níveis de estoque.

Desse modo, é possível comprar insumos e matérias-primas de acordo com as necessidades da sua empresa.

O controle de compras é um dos braços da gestão de aquisição ou compras de uma empresa.

Com uma boa gestão, sua empresa não apenas se preocupa em comprar os bens e serviços necessários, mas também em adquirir esses itens de forma a obter o máximo de valor, economia e eficiência.

Qual a importância do controle de compras para uma empresa?

colaboradores fazem projeção para manter controle de compras

Exercer um bom controle de compras de uma empresa é importante para reduzir os desperdícios, manter seu cronograma produtivo em dia, economizar na aquisição de bens e serviços, assim como melhorar seu relacionamento com os fornecedores.

No entanto, a questão do controle de custos talvez seja a principal a se considerar.

De acordo com a Câmara de Comércio Brasil-Americana, o setor de compras pode ocupar 50% dos custos totais de uma empresa.

Ou seja, bastante dinheiro, certo?

E independente do tipo do seu negócio, é certo que esse setor vai abocanhar uma grande fatia dos custos operacionais.

O bom controle, nesse caso, possibilita que você tenha documentado exatamente quais bens e insumos foram adquiridos, bem como seus detalhes:

  • preço;
  • quantidade;
  • fornecedores;
  • data da compra;
  • quantidade em estoque;
  • estoque mínimo para tal item;
  • entre outras informações.

Sem esses dados, fica difícil entender exatamente como está o seu estoque de determinado item. Isso pode ocasionar a falta do produto ou mesmo seu excesso, resultando em prejuízos para o negócio.

Além disso, o controle de compras anda de mãos dadas com outras ações estratégicas da gestão da sua operação, como a projeção de vendas.

Caso o setor de compras não ajuste seu controle de aquisição de acordo com o número de vendas projetada (em um varejo, por exemplo, é bem volátil a depender das datas comemorativas), sua empresa pode sofrer para produzir a tempo os pedidos realizados.

Controle de compras e estoque: como se relacionam?

Para quem é novo na gestão de um negócio, pode até não parecer, mas saiba: o controle de compras tem tudo a ver com o controle de estoque. A eficiência de um depende da precisão do outro.

O raciocínio para entender essa relação é bastante simples:

A partir do momento em que você tem completa visibilidade do que está em seu estoque (bem como de sua projeção de vendas e cronograma de produção), é possível saber exatamente o que precisa comprar, de acordo com quantidade, tipos, tamanhos etc.

Um exemplo é o giro de estoque. Ao acompanhar a frequência que seu estoque costuma girar (considerando que seja de apenas um produto), é possível estabelecer um padrão para reposição dos insumos.

Estamos falando de uma maior organização para sua empresa, que pode se preparar de forma antecipada para as demandas — sem que lide com itens em falta ou em excesso.

Como fazer o controle de compras de uma empresa?

Agora que você entendeu mais sobre o assunto, é hora de compreender como controlar as compras de uma empresa. Afinal, o que é necessário fazer para garantir que o setor agregue valor de forma contínua?

Bom, algumas dicas são bastante óbvias, como realizar uma pesquisa aprofundada no mercado antes de sair comprando de qualquer fornecedor — especialmente se a sua decisão for baseada apenas no preço, o que é um erro por vários motivos!

No entanto, existem outras práticas que podem ser implementadas em sua operação. A seguir, separamos algumas delas para você que busca melhorar o controle de compras. Vamos lá?

Faça uma projeção das vendas

A projeção de vendas é uma ferramenta muito popular e extremamente útil para diferentes avaliações estratégicas.

Entre elas, serve de base para a gestão de compras!

Como mencionamos anteriormente, a projeção é como um guia para que seu setor de compras organize as necessidades da operação.

Assim, é possível adquirir os bens e serviços exatamente em relação ao que sua empresa precisa — sem que a organização sofra com a falta ou excesso de alguma mercadoria.

Vale também ressaltar que esse ponto deve ir ao encontro das demandas da sua operação — que é, de fato, onde o processo de compras começa.

Para isso, é necessário conhecer exatamente os tipos de produtos ou serviços que sua empresa oferece, permitindo que você faça um mapeamento aprofundado do mercado de fornecedores.

Planeje as compras de acordo com o mercado

O planejamento de compras é o resultado da sua análise da projeção de vendas que o time de especialistas elaborou.

Indicamos que você reveja o plano sempre que a projeção for atualizada, em consonância com seu cronograma de produção e compras.

Ou seja, se você realiza compras mensais, considere a projeção de vendas para o mês inteiro. Se realiza a cada duas semanas, a mesma coisa.

Procure estar sempre antenado e alinhado às demandas do mercado.

Isso é importante para se manter no mesmo compasso dos seus consumidores, sem o clássico erro de “trocar os pés pelas mãos“.

Imagine uma empresa que, vindo de um segundo semestre de 2019 de muito sucesso e crescimento, tenha se empolgado e antecipado a compra de todo o estoque dos primeiros seis meses de 2020 logo em janeiro.

Com a pandemia, as vendas dessa empresa hipotética podem ter caído (o que é uma reação natural, que aconteceu em todo mercado), prejudicando seu fluxo de caixa não apenas na primeira metade de 2020, mas provavelmente por mais de um ano.

Por isso, recomendamos seguir sempre de olho no mercado!

Encontre boas parcerias de fornecedores

Uma vez que sua empresa saiba o que deve ser comprado, o próximo passo é identificar quais fornecedores potenciais podem cumprir com a demanda.

Esse processo pode ser feito de diferentes maneiras, desde uma simples pesquisa na internet a uma análise mais aprofundada.

É claro, recomendamos que você torne essa etapa a mais criteriosa possível — mas sem perder a assertividade.

O objetivo deste processo é avaliar fornecedores relevantes de acordo com diferentes métricas, como preços, qualidade de serviço, reputação e reconhecimento no mercado, garantias e atendimento ao cliente.

Após escolher as melhores opções e fechar negócio, procure consolidar seus fornecedores, criando parcerias que agregam valor conforme o tempo passa e reduzem riscos.

Sabe por que isso é interessante?

Melhores relacionamentos com fornecedores requerem menos atenção dedicada a sua gestão — nesse caso, falamos especialmente da atenção com possíveis problemas.

Isso permite que os profissionais possam focar nos quesitos estratégicos da empresa (e da parceria), de modo que não sejam consumidos por situações envolvendo o processamento de pedidos, por exemplo.

Ao estabelecer esses relacionamentos mais significativos e de confiança com um grupo de fornecedores, o setor de compras terá mais autonomia para seguir melhorando seus processos.

Defina um cronograma de compras

Sabemos que nem sempre é possível realizar suas compras seguindo um calendário fixo, mas tentar manter-se fiel a um cronograma pode ajudar bastante.

Isso porque é uma ação que favorece a transparência do processo de compra — bem como permite que você avise os fornecedores de antemão, que podem assim se preparar para arcar com suas demandas.

Se você tem dados de vendas do último ano, pode se basear nessas informações para compor uma projeção aproximada, permitindo que saiba, por exemplo, qual o giro de estoque de seus produtos e, portanto, quando é necessário recomprá-los.

Saiba negociar

Essa é uma dica um tanto polêmica para alguns, certo? Afinal, o que é “saber negociar”?

Bom, falamos basicamente de utilizar de estratégias que favoreçam sua empresa e também estabeleçam a base para a criação de uma relação sólida com os fornecedores.

Saber negociar não é simplesmente tomar decisões baseadas em preço, mas considerando todas as necessidades do seu negócio.

Analise os contratos dos fornecedores

Além de tudo, saber negociar é também entender (ou contar com profissionais que entendam) como analisar os contratos com fornecedores.

Faça questão de incluir as cláusulas que crê serem justas, bem como para equilibrar a balança de responsabilidades.

Assim, tanto sua empresa como o fornecedor sabem exatamente o que fazer e como fazê-lo.

Faça um bom gerenciamento do seu estoque

Uma tecla que não nos cansamos de bater — e nem você deveria.

Como já ficou claro, a gestão do estoque tem tudo a ver com o controle de compras.

Se um é feito com eficiência, você provavelmente não terá problemas com o outro.

Saber exatamente o que você tem em estoque e qual sua projeção de vendas, vai permitir que você se planeje com maior eficiência no controle de compras.

Categorize os itens e suas descrições

Quando falamos de fazer o inventário do seu estoque, é sobre justamente registrar as informações sobre cada item armazenado.

Esse nível de aprofundamento vai ser essencial para que você possa determinar exatamente tudo que vai precisar nos novos pedidos, sem correr o risco de comprar itens em excesso.

Controle as entradas e saídas

Além do inventário, procure se aproveitar de tecnologias que simplificam a gestão de entredas e saídas.

Assim, você sabe exatamente o que tem em estoque, o que está na linha de produção e quais mercadorias precisa repor.

Prepare-se para imprevistos

Quando falamos sobre o cronograma de compras, mencionamos que nem sempre é possível se manter alinhado, lembra?

É que entendemos que imprevistos acontecem e podem atrapalhar o seu fluxo produtivo.

Por isso, contar com um “Plano B” ou “Plano C” pode ser valioso.

Digamos que um fornecedor tenha um problema em sua cadeia de suprimento e não consiga atender à sua demanda urgente.

Ter contato com um fornecedor substituto pode fazer toda a diferença — é algo que mostra o valor de constituir uma verdadeira rede de fornecedores.

Invista no treinamento da equipe

Não basta querer que seus funcionários mudem seu mindset e evoluam suas práticas administrativas e de controle, se eles não sabem o que deve ser feito.

Nesse sentido, investir em capacitação é ideal, focando no treinamento de colaboradores-chave para o controle de compras.

Monitore os processos

E, agora, como garantir a melhoria contínua de seus processos? Bom, é simples: monitore seus resultados!

Procure mapear os indicadores dos setores de vendas, produção e compras, de forma que você compreenda a evolução na organização.

Caso identifique problemas, você saberá exatamente onde agir para corrigir a situação e transformá-la em um case interno.

Conte com a tecnologia

E, por fim, como melhor controlar compras, projetar vendas, monitorar resultados e contar com todos esses dados em um só lugar?

Se você pensou em um sistema de gestão, saiba que está certo.

Um software capaz de integrar setores e centralizar dados é o que você precisa para modernizar a sua operação, tornar os processos mais eficientes e ainda contar com todo o potencial da automação para liberar a carga de seus colaboradores.

Modelo de controle de compras

Você pode encontrar vários modelos de controle de compras na internet, bem como planilhas que ajudam a compreender a estrutura básica do documento.

Criamos um modelo de planilha simples que mostra a você os principais elementos que devem estar no seu controle de compras, veja só:

Controle de compras: dúvidas frequentes

Agora, antes de encerrarmos o conteúdo, que tal sanar algumas dúvidas frequentes que recebemos de leitores e clientes sobre o assunto?

Prometemos que são respostas que podem ajudar você em determinado momento, confira!

A planilha de controle de compras é uma solução eficiente?

Contar com o controle de compras Excel ou no Google Planilhas é uma solução decente, especialmente para negócios sem orçamento. No entanto, não é tão eficiente quanto se pensa.

Um sistema de gestão — e há várias opções para micro e pequenas empresas — pode resolver o problema, oferecendo um layout compreensivo e a possibilidade de automatizar o preenchimento dos campos, simplificando a gestão das compras.

Como um software para controle de compras pode ajudar?

Ao investir em um programa de controle de compras, você efetivamente dá um passo em direção a uma gestão mais modernizada.

No processo de gerenciamento das compras, ele possibilita que você centralize os dados de fornecedores e pedidos, bem como automatize o preenchimento dos relatórios.

Assim, é possível observar direto no sistema o histórico e o desenvolvimento de cada pedido efetuado.

Outro ponto é que a tecnologia possibilita integração com os dados de estoque, o que lhe dá maior visibilidade sobre a situação de cada item.

Com o programa de controle de compras certo, você ainda recebe alertas de itens próximos do fim do estoque, permitindo melhor organização na hora de comprar.

Simplifique seu controle de compras com as soluções da Eleve

Sabia que a Eleve conta com uma suíte de soluções perfeitas para a gestão do seu micro ou pequeno negócio?

Com o Eleve Gestão ou Eleve Vendas, você pode automatizar vários processos e agilizar sua rotina operacional e estratégica.

Com o Eleve Gestão, é possível controlar todo o financeiro do seu negócio, incluindo entradas e saídas, nível de estoque, compras realizadas e muito mais!

O melhor de tudo vem agora: as soluções Eleve são ideais para você porque são robustas, flexíveis, acessíveis de qualquer dispositivo e você pode contratá-las via assinatura!

Ou seja, não precisa instalar nada e nem passar por processos demorados de implementação.

Basta acessar, usar e ver os resultados na prática!

E tudo isso com preços que cabem em qualquer bolso!

Confira mais sobre o Eleve Gestão e como a nossa solução pode elevar o patamar da sua operação!
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Conclusão

E aí, gostou de aprender tudo sobre controle de compras?

Esse é um tema muitas vezes espinhoso, mas que precisa ser um dos pilares da gestão do seu negócio, pois influencia diretamente no orçamento e no fluxo de caixa.

Esperamos que esse guia ajude você a melhorar a gestão de compras e lembre-se: contar com uma solução como o Eleve Gestão pode simplificar (e muito) sua operação!

Que tal seguir lendo os nossos outros conteúdos? Entenda o que é balancete, como fazer e qual a importância desse documento contábil!

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