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Conciliação de cartões de forma fácil: confira nosso passo a passo

Equipe TOTVS | FINANCEIRO | 04 dezembro, 2020

A mudança nos hábitos de compra do consumidor e no modelo de vendas das empresas praticamente eliminou os antigos crediários e o uso do talão de cheque. Por outro lado, com a popularização do comércio em ambientes online e a sofisticação dos pagamentos e transações bancárias, aumentou-se consideravelmente a utilização dos cartões de crédito e débito. Esta tornou-se uma das principais formas de pagamento dos dias atuais.

Nesse contexto, a conciliação de cartões se tornou uma necessidade urgente nos mais diferentes tipos de negócio. É a partir dessa ação que grande parte das receitas das empresas é computada.

Contudo, apesar da importância da conciliação de cartões e da massiva utilização desse meio de pagamento pelo consumidor, empresas ainda cometem alguns erros na hora de proceder a essa conciliação e acabam sofrendo com a desorganização financeira gerada.

Como sabemos que você não quer passar por isso, preparamos este post para ajudá-lo a realizar a conciliação de cartões de forma fácil. Continue a leitura e confira o nosso passo a passo!

O que é a conciliação de cartões

Antes de qualquer esclarecimento adicional, é importante que você saiba exatamente o que é a conciliação de cartões e o que existe por trás desse importante conceito.

De maneira simplificada, podemos entender a conciliação de cartões como o procedimento de checagem dos dados disponibilizados pelas operadoras em relação às compras realizadas em uma empresa. Por exemplo, atestar que não há nenhum tipo de disparidade entre os valores efetivamente pagos pelo consumidor, os prazos estabelecidos em contrato e os descontos efetivados em razão da prestação do serviço.

Em outras palavras, a conciliação de cartões funciona como uma medida preventiva. Sua função é evitar que erros e inconsistências ocorram no processamento das vendas e, de alguma forma, venham a ocasionar prejuízos às finanças da empresa.

Por que fazer essa conciliação

A grande questão envolvida na conciliação de cartões diz respeito à regularidade das informações transmitidas em cada transação. O ideal é que todo o processo ocorra de maneira fluida e correta, de forma que prejuízos financeiros não sejam suportados por nenhum dos envolvidos na extensa cadeia de processamento pela qual passa uma simples venda.

Para se ter uma ideia, estima-se que 3% das vendas via cartão podem se perder em razão de equívocos e falhas nos sistemas das operadoras. No entanto, quando se trata de uma pequena empresa, qualquer prejuízo pode ter consequências mais graves, já que o orçamento costuma ser mais enxuto.

Além disso, outro ponto que merece destaque quanto à conciliação de cartões é a visibilidade que a prática traz às finanças da empresa. Independentemente do porte da companhia, ter ciência de seu desempenho financeiro, vendas, entradas e saída de capital, por exemplo, é fundamental para manter a saúde do negócio. Nesse ponto, a conciliação ajuda bastante no controle dos dados, oferecendo uma visão mais ampliada aos gestores.

3 boas práticas para a conciliação de cartões

Embora seja uma medida altamente positiva para a longevidade e gestão financeira do negócio, a conciliação de cartões pode ser ainda mais proveitosa se realizada de forma adequada. Existem boas práticas que, quando postas em execução, ajudam líderes e gestores a dominar melhor as finanças e identificar falhas com mais facilidade.

A seguir, listamos algumas dessas boas práticas, para que você as coloque à prova na sua empresa. Confira!

1. Guardar os comprovantes

Embora pareça algo trivial, é muito importante que se tenha o hábito de guardar os comprovantes das transações realizadas a partir das máquinas. Esse cuidado funciona como uma garantia a mais para o processo, caso algum erro seja identificado no futuro.

Além disso, com essa documentação extra, é possível auditar melhor as contas, contrastando dados para encontrar possíveis divergências. O ideal é que diariamente os recibos sejam comparados com os registros feitos pelo sistema, assim já se identifica e soluciona o erro o quanto antes.

2. Conciliar vendas

Conciliar as vendas também é um passo importante para garantir a correta conciliação de cartões. Dessa forma, caso haja algum erro no processamento da venda por parte da operadora do cartão — não a computando, por exemplo —, é possível verificar se todas as filipetas foram registradas corretamente.

Agindo dessa forma, você garante que não haja divergência entre as vendas reais, feitas ao consumidor, e aquelas que o sistema da operadora de cartão validou. Realizando essa conciliação de vendas diariamente, por exemplo, elimina-se o risco de que, ao final do mês, o caixa sofra alguma insuficiência. Isso poderia acontecer pela ausência de repasse de valores das vendas por não computação pela operadora.

3. Conciliar pagamentos e o setor bancário

A conciliação bancária é outro pilar para a saúde financeira da empresa. É a partir dela que se verifica se os repasses feitos pela operadora de cartão referentes às vendas estão sendo realizados corretamente e dentro dos prazos estabelecidos.

Além disso, a conciliação bancária também desponta como um mecanismo de controle de entrada e saída de recursos da empresa feitos por meio de transferências eletrônicas, boletos e outras modalidades de pagamento. Ou seja, é a forma mais ampla de avaliar o fluxo financeiro negócio. Isso porque todas as receitas e despesas costumam passar pela conta bancária da companhia, deixando os seus registros.

O que evitar

Assim como há boas práticas para a conciliação de cartões, existem também alguns erros evitáveis nessa hora. Confira adiante quais são eles.

Desconhecer as taxas das operadoras

Cada bandeira e cada operadora de cartão pratica taxas de maneira distinta. Logo, não ter o devido conhecimento acerca disso pode acarretar inconsistências nas finanças por ausência de dados concretos que auxiliem nos cálculos e nas projeções.

Por essa razão, é muito importante que o departamento financeiro da empresa esteja em perfeita sintonia com as taxas e demais despesas cobradas pelas operadoras. Desse modo, é possível se programar de forma precisa e organizar as suas finanças com total transparência.

Não acompanhar os chargebacks

Os chargebacks são aquelas situações em que o cliente cancela a compra e solicita o estorno do valor pago. Assim, deixar de acompanhar esses dados pode significar contas divergentes no final do mês, já que a empresa pode contabilizar uma venda que foi cancelada.

Em regra, o cliente leva um tempo para detectar que pagou duas vezes pelo mesmo produto e serviço. Isso significa que a operadora do cartão pode levar alguns dias até que faça o estorno. Porém, o ideal é que a empresa identifique isso o quanto antes. Assim, já elimina esse crédito da sua contabilidade para não gerar nenhum tipo de confusão.

Não verificar a ocorrência de compras duplicadas

Apesar de essa ser uma ocorrência que está se tornando mais rara, devido à sofisticação e automação do processamento da transação financeira, ainda pode acontecer de um negócio contabilizar a mesma venda duas vezes, gerando um falso crédito no caixa.

Nesse sentido, a orientação é sempre verificar a ocorrência de vendas com o mesmo valor na mesma data e hora. Esse pode ser um grande indicativo de venda duplicada. Como dito, hoje esse problema é mais raro, já que as máquinas de cartão não aceitam duas vendas seguidas com o mesmo valor, para evitar erros e as temidas fraudes.

Por fim, a conciliação de cartões não exige grandes esforços, apesar de ser um expediente altamente relevante para a saúde financeira de uma empresa. Na realidade, ações simples já permitem mais controle sobre o caixa do negócio.

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