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Software de gestão para PME: o que o contador ganha com isso?

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 17 fevereiro, 2021

Um software de gestão pode ser uma tecnologia transformadora para a produtividade e eficiência de um contador. Com a responsabilidade de transmitir dados confiáveis ao poder público sobre a situação financeira dos seus clientes, os escritórios de contabilidade, na maioria das vezes, gastam muito do seu tempo verificando e conferindo essas informações.

Contudo, com o suporte da tecnologia certa, é possível automatizar várias das tarefas burocráticas dessa função e, com isso, ganhar mais horas para se dedicar ao mais importante, que é o papel estratégico da inteligência contábil e das análises técnicas do contador. Em um bate-papo com Ramon Martins da Silva, diretor de produtos na TOTVS, esclarecemos algumas das muitas vantagens que um contador pode ter ao adotar um software de gestão para PME. Confira!

A importância de um software de gestão para uma PME

As necessidades de gestão de PMEs não são tão diferentes assim daquelas de empresas de maior porte. Apesar da mudança na escala, ambos os negócios têm responsabilidades muito parecidas: “precisam controlar as suas contas a pagar e receber, fiscalizar o seu estoque, acompanhar as suas vendas e ter um fluxo de caixa claro para gerir o seu negócio”, aponta Ramon.

Os softwares de gestão se endereçam exatamente a essas necessidades de controle e gestão dos processos cotidianos do negócio. Com esse tipo de ferramenta, o empreendedor consegue centralizar muitas informações em um mesmo local e, dessa maneira, organizar melhor e formalizar aspectos administrativos cruciais para o sucesso da empresa.

Diferentemente de uma grande empresa, em que existem especialistas para cada um desses setores, na maior parte das PMEs, poucas pessoas precisam assumir muitas dessas responsabilidades. O volume de trabalho é bem grande, especialmente nos negócios menores, em que tudo acaba caindo na mão do proprietário.

É justamente por isso que a ferramenta de gestão é tão importante para essas empresas. Com o apoio do software, não só a precisão dos dados é maior: o esforço para gerenciar finanças, estoque e vendas é bem menor, permitindo a eficiência de uma estrutura enxuta.

Mas não são só os gestores de uma PME que se beneficiam do software de gestão. Contadores que atendem a essas empresas conseguem muitos benefícios com a utilização da ferramenta, que serão refletidos na qualidade e no sucesso do seu trabalho.

Vantagens do software de gestão para a contabilidade

São muitos os benefícios de um software de gestão para o trabalho da contabilidade, mas destacamos aqui alguns dos principais deles que impactam de forma bem significativa a rotina dos contadores e o resultado do seu trabalho. Conheça!

Automatização de tarefas operacionais

Sem dúvida alguma, a vantagem mais clara de um software de gestão para um contador é a automatização de tarefas repetitivas e burocráticas que costumam tomar muito do seu tempo.

É comum que pessoas que não são da área enxerguem a contabilidade apenas como um trabalho exaustivo e linear que envolve lidar com pilhas intermináveis de documentos e números. Mas o que poucos conseguem ver é a estratégia fiscal por trás desse trabalho, que pode reduzir impostos devidos e, ao mesmo tempo, corrigir irregularidades que poderiam render multas e sanções para o negócio.

“Esse tipo de ferramenta abre um leque de possibilidades para um contador, agiliza as atividades essenciais do dia a dia, os processos e, até mesmo, garante o fortalecimento do relacionamento com os seus clientes”, observa Ramon.

Controle preciso de agendas fiscais

No trabalho de contabilidade, existem muitas minúcias que devem ser tratadas com o máximo de atenção, desde os centavos das transações realizadas por uma empresa até as datas em que ela deve cumprir com a entrega de informações ao governo.

Com um software de gestão, o contador consegue acompanhar e controlar a agenda fiscal de uma empresa com precisão infalível, já que todos os dados e as datas estão no sistema e muitas das entregas para a Receita Federal podem ser automatizadas.

Fortalecimento do relacionamento entre o contador e clientes

A utilização de um software de gestão pode aproximar mais o contador dos seus clientes. Com a praticidade do sistema e a disponibilidade de dados, fica mais fácil entender a operação e os principais desafios encarados pelos gestores nas suas rotinas.

Também vale a pena destacar que, com essa ferramenta, o trabalho operacional fica muito mais ágil e, com isso, resta mais tempo para outras responsabilidades. “Com um software de gestão, o contador resolve a maior parte de suas tarefas operacionais e pode dedicar as suas habilidades a um atendimento mais consultivo junto aos seus clientes”, afirma Ramon.

Centralização e organização das informações financeiras

A organização das informações financeiras de um negócio é uma responsabilidade nem um pouco fácil. Como o dinheiro circula em diversas etapas e setores da operação, normalmente não é fácil enxergar de forma holística como os recursos estão sendo empregados.

No entanto, com a implementação de um sistema de gestão adequado, é possível centralizar todas essas informações em um único local e, desse modo, enxergar de forma ampla e precisa o uso de verba.

“Todas as informações financeiras ficam disponíveis, como: contas a pagar, contas a receber, projeção de fluxo de caixa, histórico emissão de notas fiscais, demonstrativo de resultado, entre outras”, elenca Ramon.

Além disso, o software também facilita a indicação da configuração tributária mais adequada para o negócio de cada cliente, reduzindo o volume de impostos devidos e otimizando a sua estratégia fiscal.

Segurança e acessibilidade dos dados registrados

Com um software de gestão, é possível ter os dados mais importantes de uma empresa em um local que é, ao mesmo tempo, seguro e acessível para quem precisa deles, especialmente quando eles são armazenados na nuvem.

Se o cliente opta por deixar as informações da empresa na nuvem, ele escolhe o serviço de uma organização confiável e experiente em tecnologia, que vai permitir que eles sejam acessados de qualquer computador ou celular, desde que o usuário tenha credenciais de acesso para o sistema.

A proteção fica por conta das empresas que mais investem em segurança digital no mundo e que contam com uma estrutura robusta para lidar com ameaças, ataques e acessos não-autorizados.

Se a opção é pelo armazenamento local, também é possível limitar o acesso às informações com configurações simples. Todavia, cabe ao cliente assumir a responsabilidade principal da segurança digital.

Para contadores, que lidam com informações extremamente sensíveis, mas precisam delas à mão para executar o seu trabalho, a conveniência da acessibilidade e a tranquilidade da segurança digital juntas são uma união perfeita.

Agora que você já sabe mais sobre as vantagens de um software de gestão para PME, aproveite para conhecer melhor as soluções do Eleve!

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