praticas contabeis

Aprenda como educar o cliente para as melhores práticas contábeis

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 18 janeiro, 2021

Um dos grandes desafios para quem tem um escritório contábil é mostrar para o seu público o valor do negócio. Normalmente, a maior parte das pessoas não sabe exatamente o que um contador faz. Por isso, não consegue enxergar o seu valor. Para mudar esse panorama, é preciso educar o cliente, isto é, ensiná-lo sobre as principais responsabilidades e tarefas da área de contabilidade, além de indicar boas práticas contábeis.

Para ajudar nesse objetivo, sugerimos 5 dicas para você conseguir valorizar junto aos clientes o seu negócio contábil. Acompanhe!

1. Mostrar o valor do contador

O primeiro passo é explicar sobre as responsabilidades de um contador.

Nesse caso, é necessário mostrar como este profissional é fundamental para qualquer empresa ou pessoa se manter em dia com a lei e com os órgãos governamentais.

Deixe claro também a quantidade de atividades exercidas ou oferecidas a cada cliente, como:

  • registrar todos os eventos financeiros e contábeis que acontecem na organização que é cliente do contador, representados de forma monetária;
  • demonstrar a situação econômica e patrimonial de um negócio, com base nos registros efetuados durante um ano, um trimestre, um mês etc.;
  • ajudar a estruturar um sistema de monitoramento e controle adequado para a companhia;
  • acompanhar a realização dos planos e ações financeiras de uma empresa, orientando sobre leis e passos que devem ser dados para a correta regularização desses elementos;
  • adequar a organização, por meio de elisão fiscal (prática que permite que uma empresa pague impostos de maneira mais vantajosa, sem cometer ilegalidades), para o pagamento eficiente de tributos;
  • fornecer apoio em processos de outros setores além do financeiro. Por exemplo, ao instruir sobre como tornar regular, perante a lei trabalhista, a contratação e gestão de funcionários feita pelo departamento de Recursos Humanos (RH) — caso o seu negócio atue nessa área.

Você também deve mostrar que nem sempre o mais barato é o melhor, pois existem muitas exigências que um profissional de contabilidade deve seguir.

Por exemplo, a necessidade constante de se manter atualizado, uma vez que regras e normas contábeis, fiscais e econômicas mudam frequentemente no Brasil.

Aliás, essa é uma das razões para buscar profissionais de contabilidade de excelência, os quais costumam acompanhar de perto as atualizações na legislação.

Por isso, eles podem até cobrar mais caro, mas, em contrapartida, o cliente terá maior segurança quanto ao cumprimento das regras e leis contábeis.

Logo, conseguirá evitar o recebimento de sanções, multas e outras penalidades da lei. Inclusive, o contador é uma peça-chave no desenvolvimento de compliance empresarial.

Ela corresponde ao conjunto de disciplinas, processos e métodos empregados para se estar em conformidade com regulamentos internos/externos e leis, evitando também fraudes e corrupção corporativa.

Além de tudo, comente sobre os valores e a cultura do seu negócio contábil.

Isso é importante para que o cliente saiba quais são os preceitos éticos e morais que a sua empresa segue e, dessa forma, compreenda o que esperar dela.

2. Destacar a importância da organização durante o mês

É vital educar o cliente para que ele siga passos na gestão de sua empresa que facilitem não só as práticas contábeis, como também a própria administração de recursos financeiros.

Por exemplo, ensinando-o sobre a importância de separar e documentar todas as informações que devem ser repassadas para a contabilidade, como as originadas de compras e vendas, de emissão de notas fiscais, de movimentações bancárias etc.

Nessa situação, é preciso deixar claro sobre a necessidade de não omitir ou modificar os dados gerados.

Isso porque essas atitudes podem trazer problemas graves para o negócio, especialmente relacionados à fiscalização de órgãos governamentais, como a Receita Federal.

Algumas das consequências mais graves envolvem a abertura de processos jurídicos contra a pessoa jurídica/física e a interrupção das atividades do negócio.

3. Criar formulários de contato e estipular prazos

Entre as práticas contábeis para educar os clientes, está também a criação de formulários de contato com campos predeterminados que direcionem os desejos e as necessidades dele.

Dessa forma, evitam-se falhas na comunicação que podem gerar atrasos ou envio de informações incorretas para os órgãos de fiscalização.

Para cada atividade, é importante estipular um cronograma para que o cliente siga, sob pena de ter problemas com o fisco, além de desorganizar e atrasar a produção de relatórios financeiros.

Isso é essencial também para o contador, que consegue gerenciar melhor o tempo e realizar todos os pedidos sem ter que “apagar incêndio” várias vezes ao mês.

Infelizmente, não é incomum ser obrigado a lidar com clientes que não cumprem prazos.

Para evitar esse tipo de problema, converse com eles e busque identificar uma maneira de avisá-los dos compromissos com antecedência.

Nesse caso, é interessante sugerir a adoção de tecnologias que contribuam para esse objetivo, como veremos no tópico adiante.

4. Insistir na adoção de novas tecnologias

Um sistema de gestão com módulo fiscal/contábil é extremamente importante na hora de transmitir os dados da empresa à contabilidade, pois organiza os arquivos e ainda exibe informações sobre os prazos.

Em alguns casos, um sistema do tipo traz funções úteis, como a automatização de envios de informações diretamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Se junto a ele for adotada uma solução de agenda, será possível incluir avisos de obrigações para que o cliente evite atrasar o compartilhamento de documentos e informações.

Além disso, o contador consegue ser mais pró-ativo e ajudar o cliente com um sistema de gerenciamento, já que também poderá usá-lo (especialmente se estiver na nuvem) para acompanhar a movimentação financeira da empresa.

Também consegue reunir, rapidamente, todos os documentos hábeis para a conferência dos lançamentos, bem como para a montagem de relatórios e entrega das obrigações fiscais.

Resumindo: a comunicação entre você e o seu cliente pode ser aprimorada com essa dica.

Uma sugestão para incentivar a adoção de tecnologias que geram maior organização é incluir um capítulo ou uma cláusula sobre isso em sua proposta de serviços contábeis.

5. Investir em marketing de conteúdo

Produzir conteúdo de qualidade pode ajudar o cliente a entender melhor o papel e a importância de um bom profissional de contabilidade.

Nesse caso, é recomendado investir em um site/blog e começar a produzir materiais (vídeos, artigos, infográficos etc.) que instruam sobre as atividades e responsabilidades de um negócio contábil.

Eles podem servir de chamariz para atrair potenciais clientes, enquanto os educam sobre o papel de um contador e sobre os produtos/serviços oferecidos por seu empreendimento.

Nesse caso, lembre-se de criar conteúdos relevantes e que agreguem valor aos leitores, ajudando-os em suas necessidades.

Dessa forma, o seu negócio contábil construirá uma reputação de excelência em seu campo de atuação, ganhando a confiança do usuário até ele entrar em contato com você ou a sua equipe.

Ao educar o cliente sobre as melhores práticas contábeis, você obtém maior margem para negociar valores e contratos, podendo otimizar os resultados do seu negócio.

Isso porque a pessoa física ou jurídica atendida pela sua empresa percebe melhor a importância dos seus serviços, entendendo a qualidade com que eles são feitos e passando a valorizá-los.

Agora que você viu como educar os seus clientes para as melhores práticas contábeis, quer ficar por dentro de mais dicas e informações úteis para a gestão do seu escritório contábil? Continue acompanhando o nosso blog, pois sempre temos novidades!

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