ferramentas para contadores

7 ferramentas para contadores que você deve começar a utilizar

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 18 novembro, 2020

Ferramentas para contadores são essenciais para quem trabalha na área de contábeis. Isso porque observamos uma rotina que fica mais complexa e árdua a cada dia.

Com o crescimento das exigências fiscais no Brasil, o trabalho de contadores e escritórios de contabilidade vem se deparando com dificuldades. Em muitos casos, a emissão de documentos é comprometida e há falhas na captação de informações. Também há problemas com dados mal integrados, que causam dificuldades de acesso ao cliente.

Em suma, quanto mais o contador ou o escritório estiverem organizados e preparados, melhor será a experiência do seu trabalho com os clientes. Afinal, o contador tem a importante missão de ajudar o empresário a cuidar da saúde financeira de um negócio.

Por isso, decidimos listar ferramentas essenciais para o profissional de contabilidade estar a frente dos demais concorrentes. Acompanhe!

Ferramentas para contadores essenciais

1. G Suit

Esse pacote de ferramentas, criado pelo Google, conta com calendário, e-mail personalizado, chat, entre uma série de outros recursos. Assim, é uma forma de otimizar todos os processos de uma empresa. Por causa de seu sistema de armazenamento online, ele vai conseguir integrar e promover todas as suas tarefas.

Para um contador, o uso destas funcionalidades proporciona o compartilhamento fácil de arquivos, como planilhas e formulários fiscais. Além disso, há possibilidade de acesso em qualquer lugar e via smartphones, tablets ou computadores. Como resultado, há facilidade na troca de informações automática e em tempo real, assim como diminuição de riscos.

2. Trello

Uma das opções para gerir os seus projetos, o Trello permite que você prepare toda a sua rotina de trabalho. Assim, é possível definir as prioridades que deixarão o serviço mais prático. Desse modo, o aplicativo é uma ótima opção para o contador manter as suas tarefas em dia.

A versão gratuita permite ao usuário criar quadros e listas, adicionar membro, fazer checklists e anexos ilimitados. Além disso, as versões pagas oferecem condições como controle de usuários e autenticação de dois fatores.

3. Infogr.am

O Infogr.am pode ser o programa ideal para a criação dos gráficos que você precisava. Na linha de facilitar o trabalho do contador, ele é conhecido por ser fácil e simples de usar. Dessa maneira, é possível transformar as suas informações em relatórios, infográficos, painéis e mapas interativos sem dificuldades.

Assim, para um contador, uma das suas maiores vantagens é o compartilhamento desses gráficos e a importação dos dados com o Google Sheets. O sistema conta hoje com diversos tipos de gráficos para a sua escolha.

4. Canva

Uma boa opção para a criação de infográficos, o Canva é uma das melhores ferramentas de comunicação para contadores que temos hoje em dia. O sistema de design gráfico online está presente em quase 180 países e conta com milhões de usuários.

5. Slack

Para a área contábil, a comunicação interna é fundamental para que o trabalho tenha uma execução mais ágil e segura. Nesse sentido, o Slack é uma ferramenta gratuita desenvolvida justamente para facilitar o diálogo entre os colaboradores. Isso acontece por meio de mensagens de texto e voz. Assim, a intenção desse sistema é melhorar a comunicação interna e reduzir o fluxo de e-mails.

Além disso, ele apresenta a opção de se conectar com o Trello para que receba notificações de quando alguma tarefa estiver perto do prazo final. Também é possível fazer chamadas de vídeo pelo Google Meet.

6. WhatsApp Business

No último tópico, falamos rapidamente sobre a importância da comunicação para o trabalho de contador. Se o Slack é o ideal para a parte interna, o WhatsApp Business vai ajudar você a manter o diálogo com o público externo.

Caso o contador ou o escritório tenha um site com o objetivo de gerar leads, uma boa comunicação com os seus futuros clientes é primordial para dar segurança e mostrar a sua eficácia.

Com essa ferramenta, você pode criar um perfil comercial e desenvolver respostas automáticas. Também é possível obter estatísticas sobre as mensagens que foram enviadas, entregues e lidas.

7. Outros

Os programas listados acima são importantes para que você tenha uma melhor gestão e acompanhamento dos seus trabalhos. Mas, existem outros aplicativos que vão ajudar você a alcançar os seus objetivos e facilitar a sua vida.

  • WeTransfer: essa ferramenta online permite compartilhar arquivos gratuitamente de forma simples e rápida;
  • Dropbox: desenvolvido para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem. Essa ferramenta tem a função de guardar documentos e liberar espaço em seu computador;
  • Runrun.it: é um aplicativo focado no aumento da produtividade por meio do gerenciamento de tarefas.

Ferramentas para clientes

Ter um sistema de gestão é essencial para companhias de todos os tamanhos e traz diversos benefícios para uma empresa. Como pudemos perceber ao longo do nosso texto, o intuito é sempre diminuir os erros causados por lançamentos equivocados ou acompanhamento inadequado.

Em alguns casos, a organização financeira das empresas ainda é feita de forma arcaica. Assim, usam-se pranchetas e planilhas incompletas e pouco práticas. Isso dificulta e atrasa o trabalho do contador diariamente.

A fim de facilitar e deixar o seu trabalho mais ágil e prático, temos uma dica importante. Incentive e eduque os seus clientes a usarem um sistema de gestão que melhore as práticas contábeis da empresa. Dessa forma, o usuário pode registrar todos os dados financeiros, gerar relatórios e fazer balanços.

Portanto, indique um sistema capaz de acompanhar e mensurar os processos da empresa que você presta serviço. Este deve ter um bom custo-benefício e segurança. Isso também vai simplificar as funções administrativas de forma que todo o trabalho seja mais prático e de qualidade.

Então, você acha que essas dicas sobre ferramentas para contadores foram úteis para você? Compartilhe este post nas suas redes sociais e divulgue essas informações para a sua rede de contatos!

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