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Estipule metas para sua equipe e aumente a produtividade do seu escritório contábil

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 11 dezembro, 2020

Dentro da rotina de uma empresa, existem diferentes formas de se estimular o bom trabalho e criar um ambiente produtivo. O melhor exemplo, talvez, seja o estabelecimento de metas para as equipes, algo que deve ser feito em um escritório contábil.

Essa prática não só motiva e desafia os membros da companhia a se esforçarem para cumprir o planejamento, mas também traz mais visibilidade às atividades, sobretudo quando deixa claro os resultados que se almeja para um determinado período.

De maneira geral, trabalhar com base em metas bem estruturadas aumenta o engajamento das equipes e reforça um ideal de eficiência dentro da empresa. Ou seja, tudo que o seu escritório contábil necessita para entregar resultados ainda mais satisfatórios.

Pensando em ajudar você a extrair o máximo desempenho da sua equipe, listamos a seguir algumas das principais metas que podem ser estipuladas para envolver, motivar e desenvolver melhor cada integrante. Continue a leitura e confira!

Como criar metas

A fixação de metas não é um processo tão simples quanto parece. Na realidade, é uma medida bastante técnica, a qual envolve avaliações estruturais e relacionadas ao desempenho das equipes. Nesse sentido, é preciso agir com certo critério na hora de estabelecê-las, já que devem reproduzir a realidade da sua empresa.

A seguir, listamos alguns pontos que devem ser pesados na hora da fixação de boas metas para a equipe. Confira!

Seja claro e objetivo

O objetivo de uma meta é servir de norte, parâmetro, para a realização de uma atividade. Logo, é essencial que ela seja clara, ao ponto de que o destinatário consiga visualizar exatamente onde ele deve chegar e em quanto tempo.

A ideia é que, quanto mais clara for uma meta, menor o esforço do colaborador em compreendê-la e maior o tempo gasto na sua execução. Assim, o ideal é que se tenha plena consciência de onde a empresa quer chegar com o estabelecimento de uma meta e, mais do que isso, se existem condições para que ela seja cumprida.

Seja realista

Por mais que a sua empresa tenha a necessidade de melhorar os resultados em um curto período, fixar metas que dificilmente serão alcançadas não surtirá o efeito que deseja. Na realidade, as metas precisam ser realistas e corresponderem à capacidade de trabalho das equipes e à estrutura oferecida para que ele seja desenvolvido.

Estabelecer metas excessivamente desafiadoras só desgastará as equipes com uma sobrecarga de trabalho e pressão, gerando um efeito contrário de desmotivação.

Utilize bons indicadores

Estabelecer as metas é o primeiro passo, mas ainda é necessário acompanhar o desenvolvimento delas na prática. Ou seja, é preciso avaliar a execução da meta, mensurando o desempenho das equipes durante todo o processo.

Assim, é possível saber se o nível de trabalho é condizente com os objetivos fixados e, caso necessário, fazer adaptações na estratégia para garantir o seu sucesso.

Para isso, a utilização de indicadores (KPIs), por exemplo, pode fazer toda a diferença nesse acompanhamento. Munidos dessas informações, tanto o gestor quanto o líder terão um suporte informativo concreto sobre o desempenho das equipes, mensurando a produtividade, a qualidade e outros atributos importantes.

A tecnologia, nesse ponto, hoje auxilia bastante as empresas a partir de sistemas de gestão, os quais coletam, sistematizam e entregam uma série de dados do negócio para fortalecer a tomada de decisão e a administração das atividades.

Exemplos de metas para equipes contábeis

Pontualidade nas entregas

Quando se trata de escritório contábil, o quesito prazo é questão de ordem para manter a boa imagem do negócio com os clientes. Por esse motivo, trabalhar com metas que avaliem a pontualidade das entregas dos funcionários é de suma importância.

Acompanhar de perto o desempenho das equipes é fundamental para se ter certeza de que o trabalho está sendo desenvolvido dentro do que foi acordado com o cliente. Uma forma de aumentar o rigor quanto aos prazos é a partir da fixação de metas dentro de um cronograma de entrega.

Dessa forma, as equipes têm pleno controle sobre aquilo que é preciso ser feito durante um dado período e, a partir disso, podem priorizar as suas atividades para atender aos prazos mais curtos e evitar atrasos.

Vale lembrar que, em muitos casos, os clientes de um escritório contábil também estão submetidos a prazos rígidos para o cumprimento de obrigações contábeis. Logo, é dever do escritório ser pontual para que não haja problemas com os destinatários dos serviços.

Qualidade das entregas

Tão importante quanto realizar as entregas com pontualidade é garantir que elas também sejam efetivadas de maneira correta, livre de erros e com extrema regularidade. Nesse ponto, utilizar metas de qualidade também pode ajudar o seu escritório a melhorar os resultados das equipes e, consequentemente, o resultado geral da empresa.

Quando se fala em qualidade, há uma série de indicadores que podem ser utilizados para mensurar o quão qualificadas estão sendo as entregas do escritório. Por exemplo, pode-se avaliar o nível de retrabalho envolvido nos processos, o tempo de execução, a quantidade de queixas e o feedback dos clientes.

Baseando-se nesses dados, é possível ter uma noção confiável de como anda a prestação de serviço do escritório. A partir disso, então, podem-se estabelecer metas mais incisivas e desafiadoras, desenvolver mecanismos para estimular as equipes e assim aumentar a qualidade das entregas.

É crucial ter em mente que, quando se lida com pessoas, metas não são apenas números e ações isoladas. Junto delas é preciso formular um ambiente motivador, de valorização, no qual os funcionários se sintam estimulados a aprimorar. É por isso que muitas empresas criam planos de benefícios, oferecem bônus financeiros e outras recompensas para reconhecer o bom trabalho e criar um engajamento das equipes com os objetivos da companhia.

Índice de satisfação do cliente

A prestação de serviços é o grande foco de um escritório contábil. Desse modo, a satisfação do cliente é um quesito de extrema valia para a reputação e continuidade da empresa. Sabendo disso, líderes e gestores também precisam estabelecer metas com uma abordagem voltada para melhoria do índice de satisfação do cliente.

Nesse contexto, é preciso ter em mente que esse índice de satisfação está diretamente ligado à qualidade operacional da empresa. Ou seja, o nível técnico dos profissionais, a inovação na prestação dos serviços, o atendimento… Tudo precisa estar devidamente alinhado para que a experiência do cliente seja satisfatória.

Assim sendo, além das metas citadas anteriormente, é válido também estabelecer metas de produtividade, participação em cursos, leituras e outras fontes de aperfeiçoamento profissional, metas de assiduidade, além de outras métricas mais individualizadas. Isso porque esses atributos ajudam o profissional a entregar resultados melhores e, dessa maneira, a aumentar a satisfação do cliente em relação à empresa.

Por fim, as metas para a equipe, como vimos, têm um papel determinante na hora de estimular o bom trabalho e de melhorar a produtividade dentro da empresa. Quando estabelecidas de maneira consciente e estratégica, o potencial para otimizações é ainda maior, garantindo, por exemplo, que equipes menores consigam ser tão eficientes quanto equipes mais numerosas.

Então, gostou deste artigo? Não pare por aqui. Continue lendo e aprendendo mais sobre o universo contábil. Confira também o nosso post sobre como fazer uma contabilidade gerencial eficiente.

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