como administrar um escritório de contabilidade

Como administrar um escritório de contabilidade: confira o nosso guia!

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 17 março, 2021

Se você se pergunta como administrar um escritório de contabilidade, saiba que esta tarefa envolve muitos desafios. Mas, o profissional que atua nessa área deve enxergar tais adversidades como oportunidades de negócio. Para ficar mais claro, vejamos alguns números.

Em 2019, mais de 730 mil empresas foram notificadas para exclusão do Simples Nacional por débitos tributários. Entre elas, cerca de 224 mil quitaram as dívidas e 506 mil negócios acabaram sendo excluídos do regime. Já em 2020, o Fisco atendeu a um pedido do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) e decidiu suspender o processo de notificação e de expulsão do regime, a fim de ajudar os pequenos negócios afetados pela pandemia de Covid-19.

Um estudo conduzido pelo Sebrae em 2016, para retratar a relação entre contadores e MPEs, realizou um comparativo para mostrar a percepção do serviço prestado. Entre algumas opiniões, apenas 25% dos clientes disseram receber recomendações de seus escritórios de contabilidade para melhorarem o seu negócio.

Também na pesquisa, apenas 29% das MPEs relataram ter apoio para solucionar dívidas e pagamentos atrasados e somente 54% disseram ter suporte para um bom planejamento tributário.

 

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Ou seja, há diversas empresas que precisam urgentemente do apoio de um escritório contábil eficiente. Mesmo aquelas que já contrataram um contador, poucas estão recebendo os serviços que as valorizam.

Onde está a oportunidade em tudo isso? Ao enfrentar os percalços que podem surgir nos escritórios, o contador está preparando o seu serviço para se diferenciar dos demais.

Por isso, confira neste post quais são os principais desafios quando o assunto é como administrar um escritório de contabilidade. Veja como resolvê-los e ainda utilizar tais personalizações para conquistar mais clientes.

Panorama dos escritórios de contabilidade no Brasil

A parte introdutória da pesquisa do Sebrae mostra um pouco do panorama dos escritórios de contabilidade brasileiros, como o fato de a maioria deles terem um tempo de vida maior do que a média das empresas no Brasil. Sobrevivem, em média, 16 anos.

Ou seja, é preciso considerar que, no mercado, os demais escritórios contábeis também podem oferecer as suas experiências e grande conhecimento aos seus clientes. Essas características são comuns à maioria deles e nem sempre podem ser apontadas como diferenciais.

Tradição, no entanto, não é sinônimo de inovação. Apenas 30% dos clientes relataram perceber a implantação de sistemas informatizados, diferencial esse que, certamente, vale a pena explorar.

Além disso, a pesquisa também apontou que 50% dos escritórios de contabilidade gerenciavam, pelo menos, 40 contratos de prestação de serviços. Tudo depende do tamanho dos clientes e, claro, da infraestrutura do escritório contábil. Quanto mais otimizado for, melhores são os seus serviços e a capacidade para incorporar mais contratos em sua base de clientes.

Contudo, de maneira geral, é preciso lembrar que as leis, as formas de tributação e os processos contábeis no Brasil são complexos. Exigem que o contador tenha uma relação produtiva e eficiente com aqueles que assessora, mais do que fazer esforço para captar novos clientes.

Ferramentas de comunicação, processos e sistemas podem tornar o serviço mais ágil e eficiente, não somente oferecendo ao cliente aquilo que ele realmente precisa, mas também excedendo às suas expectativas.

Vejamos a seguir quais são os principais desafios enfrentados nos escritórios de contabilidade e como contorná-los para fazer com que os clientes percebam os valores agregados em seus serviços.

Como administrar um escritório de contabilidade: principais desafios 

É muito importante fazer o exercício de enxergar o desafio não só sob a ótica do escritório, como também do cliente ou, eventualmente, do funcionário, para que a melhor resposta seja encontrada.

Isso permite que a solução seja elaborada considerando as necessidades de todos os envolvidos, aumentando assim a chance de sucesso da sua aplicação.

Gestão de tempo

No panorama dos escritórios contábeis, o dado sobre a média de contratos gerenciados pode chamar a atenção dos clientes. Todavia, para os profissionais do setor, isso não é nada complicado se uma boa gestão do tempo for incorporada.

O setor contábil é repleto de prazos de execução, envio de informações, recolhimentos e demais trâmites contábeis. Sua carga de trabalho e responsabilidades, por si só, já seria um grande desafio a ser resolvido, mas não para por aí.

Além do volume de trabalho e dos prazos de execução apertados, a necessidade de entender as particularidades de cada cliente e, principalmente, fazer com que eles façam os seus envios em tempo hábil são outros fatores críticos da gestão do tempo no escritório contábil.

Melhorias e estratégias para a gestão do tempo

O ideal é que se faça um mapeamento de todo o processo atual para identificar gargalos e atrasos nos processos do escritório. Criar um calendário de obrigações de cada cliente pode ser útil. Entretanto, é imprescindível que uma agenda geral unifique todas as atividades do escritório.

Desta maneira, atrasos são evitados. Outra medida eficaz é determinar prazos com boa margem de segurança. Se o recolhimento de tributos precisa ser finalizado até o quinto dia útil do mês, o escritório deve estipular que os seus clientes e funcionários atuem nas documentações até 3 dias antes, por exemplo.

Além disso, uma padronização para a entrada de um novo cliente também pode ajudar neste processo. Entre outras medidas, fazer um estudo completo de suas necessidades, leis que regem o seu setor, quadro de funcionários, saúde financeira, débitos tributários e demais dados que definam o seu perfil.

Em um segundo momento, fazer o planejamento interno de como será feito o seu acompanhamento, a definição dos parâmetros para medição do sucesso e, principalmente, a implantação do serviço que, entre outras coisas, deve explicar e envolver os clientes no cumprimento dos prazos de envio de dados, por exemplo.

Além disso, é interessante que o contador determine alguns compromissos em sua agenda para o relacionamento com o cliente. Além de estreitar o relacionamento, o contato frequente pode gerar novas oportunidades de negócio e o conhecimento mais aprofundado da realidade vivida.

Na pesquisa do Sebrae que retratava o relacionamento entre contador terceirizado e a empresa contratante, um fator chama a atenção. Na visão do cliente, o escritório contábil fazia, em média, 5 contatos regulares ao mês. Para os prestadores de serviços, esse número subia para 31.

Essa diferença tão grande pode sugerir que o escritório contábil reconhece a importância do relacionamento contínuo, seja para a execução técnica dos serviços, seja para monitorar o cliente. Eles, porém, não percebem esse volume ou não entendem o valor dele.

Assim, para solucionar a gestão do tempo, o contador também deve criar valor para essas interações.

Gestão financeira

Outro desafio vivido pelos escritórios de contabilidade e por seus profissionais é, justamente, a sua gestão financeira. O ditado popular “casa de ferreiro, espeto de pau” não se aplica propriamente aqui, porque finanças e contabilidade se relacionam, mas não são a mesma coisa.

Ainda assim, é esperado que o controle financeiro de um escritório contábil seja excepcional, não é mesmo? E ele pode ser com algumas ações pontuais para cada situação. Vejamos algumas delas.

Processos obsoletos e burocráticos

É muito comum que processos manuais e burocráticos ainda façam parte da gestão financeira de alguns escritórios. Além de aumentar a possibilidade de erros e atrasos em sua própria administração, para a imagem do negócio, essa prática antiga e que toma tempo pode ser muito ruim.

Adotar uma filosofia de gestão de processos como o PDCA pode ser interessante. Nela, os processos são organizados e gerenciados seguindo a seguinte vertente:

  • plan (planejar): criar uma rotina de reuniões e definições para as ações do próximo ciclo. Assim, novas ideias podem ser alinhadas com os objetivos do escritório e de seus clientes;
  • do (executar): momento em que o planejamento é colocado em prática. Assim, as etapas vão gradativamente sendo executadas tendo como base a otimização de todos os recursos envolvidos;
  • check (monitorar): com métricas e indicadores que apontam se o andamento das ações e dos resultados estão indo na direção dos objetivos traçados, essa etapa analisa se correções na rota precisam ser realizadas;
  • action (agir): essa última etapa usa como base a análise da etapa anterior, avalia as possíveis consequências de cada tomada de ação e escolhe as melhores ações a serem tomadas. Uma vez executadas, um novo cenário se forma, e o escritório de contabilidade deve então reiniciar esse ciclo, em busca da melhoria contínua de seus resultados e suas estratégias.

Outra ótima maneira de eliminar tais pontos é adotando novas tecnologias. Emissão de nota fiscal dos serviços, boletos de pagamento e envio automatizado de relatórios são alguns exemplos.

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Mistura de despesas pessoais do contador com as do escritório

Escritórios contábeis enxutos, com a atuação apenas de seu proprietário ou um sócio, por exemplo, ainda enfrentam outra realidade financeira que, às vezes, também pode prejudicar a sua gestão: a informalidade do controle de pagamentos e, por consequência, a mistura de despesas pessoais com profissionais.

Para que um escritório prospere e aumente a sua atuação e infraestrutura, é preciso conduzir o negócio profissionalmente. Desse modo, além da conscientização sobre o fato de ações assim serem prejudiciais, os contadores também precisam criar mecanismos de prestação de contas que facilitem essa divisão.

Contas separadas para o escritório e pessoal são alguns exemplos. Telefonia, internet, água, luz e demais despesas ficam separadas entre a pessoa jurídica e física do contador.

Falta de controle de recebimentos e pagamentos

Mapear receitas, despesas, datas de vencimentos de boletos, contas de consumo, cartões de crédito corporativos, salários de funcionários e demais responsabilidades financeiras pode ser trabalhoso, porém, absolutamente necessário.

Isso permite que o contador tenha controle de suas finanças, promova redução de custos desnecessários, cobre clientes que estejam com pagamentos atrasados e, claro, faça planejamentos e investimentos para o crescimento de seu escritório.

Outros desafios da gestão financeira que, aliás, também podem ser identificados na administração dos contratos dos clientes do escritório contábil são:

  • multas por descumprimento de leis ou renegociações com bancos e entidades fiscalizadoras;
  • falta de previsibilidade no fluxo de caixa por desconhecimento de quais são todas as despesas e receitas do período;
  • inexistência de relatórios de controle gerencial das contas;
  • falta de estratégia de cobrança e controle de recebíveis dos contratos firmados.

Para esses casos, além da criação e execução de processos de controle, a adoção de sistemas de gestão também pode ser crucial para automatizar prazos e verificações.

Com um sistema de gestão instalado na administração do escritório, por exemplo, é possível emitir relatórios que demonstrem a evolução das despesas e, assim, identificar quais delas precisam ser reduzidas com mais urgência e intensidade.

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Gestão de pessoas e relacionamento

Os aspectos técnicos da contabilidade são complexos, mas lidar com pessoas pode ser ainda mais. Nesse ponto, é importante destacar que elas podem ser divididas entre os clientes e os funcionários do escritório.

Desafios da gestão de clientes

O panorama do mercado contábil e os estudos apresentados no início deste post mostram que existe um grande nicho a ser explorado. No entanto, além de ser repleto de especificidades, ainda existe um certo desalinhamento entre as expectativas dos clientes e o que os serviços de um escritório de contabilidade realmente oferecem.

Assim, o primeiro desafio está em entender as necessidades dos clientes. Fazer um mapeamento do que eles demandam, o seu mercado, qual é o orçamento ideal para os serviços, entre outros.

Muitos contadores ficam tentados a diminuírem os seus honorários para conquistar um novo contrato. Depois se arrependem amargamente, porque precisam prestar um serviço barato para pessoas que não reconhecem o valor de suas ações.

Por isso, na gestão de clientes, tenha em mente que o negócio precisa ser valoroso para os dois lados. Não adianta desmontar a infraestrutura e as condições de serviços já estabelecidas para conquistar um cliente. Para que seja lucrativo, o ideal é que o perfil do cliente seja compatível com o que o escritório ofereça e apenas algumas personalizações sejam realizadas.

Desafios da gestão de funcionários

Em escritórios de contabilidade de maior porte, a gestão de pessoas esbarra com algumas dificuldades, como o aprimoramento dos conhecimentos dos funcionários, a motivação para o trabalho, a redução de falhas de execução, a rotatividade, o acúmulo de serviço, entre outros.

Os proprietários do escritório contábil devem ser, além de especialistas em contabilidade, bons gestores de equipes. Assim, fazer cursos de liderança, por exemplo, pode ser uma boa solução para lidar com tal desafio.

O investimento em treinamentos, a elaboração de processos simples e intuitivos e o apoio de um sistema de gestão podem contribuir para que a liderança perante os funcionários seja otimizada. Criar uma cultura de feedback e sempre valorizar os esforços diferenciados da equipe também são meios para a sua motivação.

Para finalizar, uma boa política de salários e promoções também pode ajudar. Os funcionários devem se sentir valorizados e parte responsável pelo sucesso do negócio.

Contabilidade gerencial

Sob o ponto de vista técnico, a contabilidade gerencial ainda é um desafio para os seus próprios especialistas. As leis e regras fiscais estão em constante atualização. As entidades de fiscalização estão regularmente autuando as irregularidades e, na sequência, clientes demandam maior atenção às suas especificidades.

Para isso, a melhor solução se dá na organização das ações e no mapeamento de processos, datas, características de cada cliente, além da atualização constante de informações.

Planejamento da expansão do negócio

Ainda que as soluções tratadas neste post sejam eficazes, a dissolução dos desafios na gestão dos escritórios não é rápida. Em algumas situações, a demora pode ser frustrante. Isso faz com que muitos contadores deixem de planejar a expansão de suas atividades — um novo entrave a ser trabalhado.

Dessa forma, realizar cursos, acompanhar blogs especializados e manter uma boa relação com as instituições e clientes são ações essenciais para alcançar essa finalidade.

Como administrar um escritório de contabilidade: maneiras de planejar o futuro

Para não criar um ciclo infindável com a resolução desses desafios, o contador deve estipular métricas e metas para alcançar tais objetivos. Se a ideia é tornar os processos de acompanhamento de clientes mais eficientes, por exemplo, ele pode medir o esforço e o número de interações mensais para identificar se elas estão ficando mais ágeis.

Estabelecendo metas para as suas ações no presente, os responsáveis pelo escritório de contabilidade podem começar a fazer planejamentos para o futuro, novas captações de clientes e outros.

Para isso, é importante ficar atento às novas oportunidades do mercado e aos serviços adicionais que podem ser ofertados. Neste ponto, a gestão do relacionamento com os clientes já conquistados se mostra, mais uma vez, uma ótima solução.

Isso porque, nas interações constantes, o contador pode se inteirar das estratégias de crescimento do próprio cliente. Se ele decidir abrir uma nova unidade de seu negócio em outro estado ou internacionalizar a sua produção, novas demandas contábeis podem surgir, assim como parceiros e fornecedores que também entrarão no círculo de relacionamento. Resumindo, novas oportunidades e aumento da carga de trabalho.

Acesso à tecnologia

Para muitos gestores, o acesso à tecnologia para escritórios contábeis é um desafio — o que, em alguns casos, não deixa de ser um paradigma a ser quebrado.

Eles acreditam que o valor de investimento está acima de suas capacidades de pagamento. Porém, alguns pontos devem ser levados em consideração, como o fato de que, uma vez implantado, os benefícios do sistema podem produzir economias e novas oportunidades que, de longe, ultrapassam o valor da contratação do software.

Novas tecnologias diminuem a necessidade de inserir recursos humanos em atividades repetitivas e pouco estratégicas, permite a sincronização de conteúdos entre dois ou mais sistemas, proporciona maior controle pelos relatórios que podem gerar, melhoram a qualidade dos serviços prestados etc.

Além disso, nas relações com os clientes e as entidades fiscalizadoras na atualidade, o uso da tecnologia é uma realidade que não dá para ignorar. Escritórios contábeis de diferentes tamanhos estão adotando soluções automatizadas que permitem a conexão entre a sua administração e todos os dados fiscais de seus clientes, por exemplo.

Assim, empresas que estão fora dessa tendência ficarão cada vez menos competitivas. Não se entregue ao conceito de que as melhores ferramentas estão fora de suas possibilidades de investimento. Faça cotações com as melhores soluções de gestão contábil e identifique, entre elas, aquela que melhor atende às suas necessidades e ao seu orçamento.

Outro ponto importante a se observar é se tal ferramenta suportaria o crescimento e os objetivos planejados para o escritório. Isso porque, muitas vezes, uma ferramenta está preparada para as demandas atuais, mas não comportaria novas soluções e demandas mais avançadas, por exemplo.

Mostrar valor ao cliente

A inadimplência das empresas no Brasil é alta. Isso mostra que boa parte dos clientes têm muitas dificuldades ao lidar com as suas obrigações.

No entanto, é perfeitamente possível estar em dia com os seus deveres financeiros. Desta maneira, demonstrar para o cliente que isso é possível e, principalmente, fazer com que ele dê valor a isso também se torna um grande problema a ser enfrentado.

Uma boa solução é mostrar quais são os benefícios que as empresas saudáveis podem usufruir de maneira prática, quais economias elas fazem ao pagar os seus tributos em dia e as oportunidades que somente poderão ser aproveitadas se estiverem em equilíbrio fiscal.

Algumas empresas só fazem parcerias com outras que tenham responsabilidade fiscal — especialmente as multinacionais e empresas governamentais, que exigem documentações completas em seus processos licitatórios. Se os clientes de um escritório almejam participar de tais eventos e conseguirem contratos de serviços substanciais, o controle de suas contas por profissionais especializados é primordial para a participação e o sucesso no processo de análise.

Fazendo uma boa gestão de escritório contábil, o contador torna o seu negócio mais escalável, passível de adquirir novos clientes e oportunidades no mercado. Também diminui o retrabalho, as falhas e os problemas que podem levar à perda de seus clientes.

Além disso, garante maior qualidade com a otimização de seus serviços, seja por meio da melhoria dos processos, seja pela gestão de relacionamento e funcionários, fazendo com que a imagem do escritório transmita os seus valores, como eficiência e autoridade no assunto. Isso sem contar que a satisfação de quem recebe o serviço também pode trazer novas oportunidades de negócios.

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