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Balancete: entenda como fazer, importância e principais conceitos

Equipe TOTVS | CONTABILIDADE | 18 abril, 2022

Dentro da rotina de um empreendedor, existem vários processos para o controle financeiro do negócio, sendo o balancete uma das principais ferramentas contábeis para entender a situação da empresa.

Esse balancete de verificação é utilizado para a realização do balanço patrimonial, que funciona como um espelho ou fotografia da empresa ao final de cada ano.

Por meio do balanço, será possível entender qual o saldo patrimonial da empresa, levando em consideração bens, direitos, obrigações, patrimônio líquido e saldo de contas, por exemplo.

Ou seja, ele contém informações essenciais para o planejamento da empresa nos próximos anos, além do controle tributário.

Por isso, considerando a importância do balancete para essa apuração financeira das empresas, trouxemos este guia completo respondendo as principais dúvidas sobre como fazer o balancete e seus principais conceitos. Confira!

O que é um balancete?

O balancete, também conhecido como balancete contábil ou balancete de verificação, é um demonstrativo financeiro usado por contadores e empreendedores para verificar, por meio de créditos, débitos e saldos, a saúde financeira da empresa.

Com esse tipo de documento, é possível realizar um controle interno financeiro mais rigoroso para entender a situação dos ativos e passivos da empresa em determinado período de operação.

A periodicidade do uso do balancete pode variar de acordo com os objetivos e necessidades de cada negócio, podendo ser usado para relatórios semanais, quinzenais, mensais ou até mesmo diários.

Qual a importância de fazer um balancete?

Mesmo que o balancete contábil não seja obrigatório para uma empresa funcionar, ele ainda é uma ótima ferramenta para informar toda a posição financeira da companhia.

Por esse motivo, trata-se de uma informação valiosa para instituições financeiras, acionistas, investidores em potencial, concorrentes, fornecedores e sindicatos.

Em outras palavras, a partir do balancete, é possível saber qual é a capacidade do negócio de pagar por tudo que possui, os ativos, seja utilizando dinheiro emprestando ou por meio de investimentos de acionistas.

Dessa forma, pode-se avaliar qual foi o desempenho da empresa ao longo do tempo e, assim, contabilizar tanto os lucros quanto os prejuízos.

Portanto, para que uma gestão seja realmente eficiente, o balancete da empresa precisa ser feito da maneira mais atualizada possível.

Só assim é possível apontar erros como duplicidades, omissões e inversões, como saldos divergentes, e, com muita atenção, evitar prejuízos futuros.

Além disso, o balancete também é um documento elaborado para garantir a integridade das contas a partir de saldos voláteis, ou seja, que podem ser alterados a qualquer momento pelo profissional da contabilidade.

Entretanto, para poder explorar todo o potencial desse documento, é preciso saber interpretar as informações que ele revela.

A melhor maneira de fazer isso é com um administrador experiente ou por meio de um serviço de contabilidade consultiva, que oferecerá as informações de maneira mais clara, o que pode resultar em ações concretas em benefício da saúde financeira da empresa.

Conheça os tipos de balancetes

Em linhas gerais, existem dois tipos de balancete: o balancete analítico e o sintético.

A principal diferença entre eles está na forma com que as contas são apresentadas. Cada um pode atender a um propósito diferente.

Confira a seguir as principais características dos dois tipos de balancete:

Balancete analítico

O balancete analítico apresenta as contas com o máximo de detalhes possível para a representação de uma empresa.

Por esse motivo, trata-se de um tipo de relatório muito extenso com diversas informações relevantes para a análise contábil da companhia.

Balancete sintético

No balancete sintético, por outro lado, a demonstração das contas é feita somente com os números finais das principais contas patrimoniais da empresa.

Trata-se de um demonstrativo mais simples, porém, ainda assim, muito útil para o dia a dia.

Qual a diferença entre balanço e balancete?

homem com notebook e calculadora realiza balancete

Como vimos, o balancete serve para demonstrar a empresa em movimento, em uma data de corte, normalmente no fim do mês, trimestre ou ano.

Ele leva em consideração as contas de ativos, passivos, receitas e despesas, somados ao saldo anterior, podendo ser do período que desejar, a partir da movimentação de débito e crédito. De certa forma, é parecido com um extrato bancário.

Sendo assim, o balancete permite que o empresário perceba variações, podendo solicitar ao seu contador um maior detalhamento, com um relatório denominado ‘razão das contas contábeis’, entregando ao empresário uma visão detalhada da empresa.

Já o balanço patrimonial é um relatório um pouco mais resumido do que o balancete.

Isso porque ele possui somente uma posição do ativo e passivo e é realizado após o encerramento do balancete.

No balanço patrimonial se apura o resultado entre receita e despesa, resultando em lucro ou prejuízo, e esse resultado é transferido para o balanço no grupo passivo, mais especificamente no patrimônio líquido da empresa.

Os micro e pequenos empreendedores que optam pelo Simples Nacional não estão isentos do balanço patrimonial, mas podem utilizar o balancete como um importante aliado para organizar precisamente as informações que constam no balanço patrimonial.

Por esse motivo, nesse sentido, podemos definir que o balancete é um documento que antecede ao balanço patrimonial.

Razonete e balancete: como se diferem?

Outra ferramenta bastante conhecida pelos contadores é o razonete. Diferente do balancete e do balanço patrimonial, o razonete é uma representação gráfica dos lançamentos contábeis da empresa.

Geralmente, o razonete tem suas informações dispostas na forma de um “T”, sendo na parte superior o lado em que são dispostos os  títulos da conta movimentada (ativo, passivo e patrimônio líquido), de um lado os registros de aumentos e do outro as reduções.

Para fazer a leitura do razonete, pode-se considerar o padrão em que as contas de ativo e os aumentos lançados estão ao lado esquerdo do razonete.

Já os aumentos do patrimônio líquido e passivo são lançados ao lado direito.

Para concluir um razonete, o saldo apurado é disposto abaixo em um traço horizontal.

Conceitos contábeis importantes para a realização de um balancete

Para que possamos nos aprofundar mais no balancete, é importante que alguns conceitos sejam bem explicados e esclarecidos.

Confira a seguir os conceitos contábeis mais importantes para a realização de um balancete:

Ativo e passivo

O ativo é um dos grupos que dão forma ao balancete. É neste grupo em que estão as informações a respeito de todos os bens e direitos da empresa.

Dentro do ativo, existem as seguintes informações:

  • caixa: representa a disponibilidade de dinheiro que a empresa possui;
  • bancos: representa todos os saldos em instituições bancárias;
  • contas a receber: representa todos os valores que devem ser creditados em favor da empresa nos próximos meses;
  • adiantamentos: representa aqueles valores pagos antecipadamente para despesas como viagens, deslocamentos e outras;
  • estoques: representa os saldos em mercadorias;
  • despesas antecipadas: representa os valores pagos por despesas como seguro, por exemplo;
  • ativo realizável a longo prazo: representa os valores que podem vir a ser recebidos no longo prazo;
  • ativo permanente: representa bens e investimentos que a empresa possui;
  • ativo permanente intangível: representa bens como software, ou seja, patrimônios intangíveis, mas com valor monetário.

Já o passivo representa todas as informações sobre as obrigações e o patrimônio líquido da empresa, ou seja, o patrimônio descontando as despesas.

Neste grupo, há uma relação de impostos, taxas e contribuições a recolher, contas a pagar para fornecedores, relações de provisões com salários e contribuições para colaboradores, além de uma relação de valores que terão vencimento com prazo superior a um ano.

Além disso, no passivo, há a descrição do patrimônio líquido. Neste item, encontram-se os valores relativos ao capital social da empresa, bem como as reservas para futura utilização.

Patrimônio líquido

Outro conceito presente na construção de um balancete é o de patrimônio líquido. Esse indicador contábil representa a soma dos recursos próprios da empresa, ou seja, seria o equivalente à riqueza da empresa ou tudo aquilo que pertence aos sócios e está na reserva.

Para chegar ao valor do patrimônio líquido, somam-se valores como reserva financeira e capital social investido pelos sócios.

O patrimônio líquido também pode ser colocado como a diferença entre o ativo e o passivo da organização.

Receitas, despesas e custos

Para fazer o balancete, também é importante entender a diferença entre receitas, despesas e custos de uma empresa:

Receitas

As receitas de uma empresa são todos os ganhos, como os valores que a empresa tem para receber de determinada venda de produto ou serviço prestado.

Além da origem da receita por venda de produtos e serviços, elas podem ser não-operacionais, como juros e venda de ativos.

No balancete, é possível fazer uma análise de quais são os departamentos que mais geram receitas e também quais setores podem ter seus resultados melhorados.

Na hora de fazer o balancete ou até mesmo o balanço geral, é possível usar a apuração das receitas para ver qual percentual pode ser usado para expandir a empresa ou comprar mais ativos.

Despesas

As despesas representam as obrigações da empresa com fornecedores, funcionários, compras de estoque, contabilidade e contratações de serviços terceirizados, por exemplo.

Diferente da receita, quando se trata de despesas não são valores a receber, e sim direitos e deveres da empresa.

Além disso, não estão diretamente relacionados à atividade da empresa.

Para diferenciar os custos e as despesas, uma maneira simples é analisar se o corte desses gastos terá impacto na produtividade ou nas equipes da empresa. Se a resposta for sim, esse gasto deve ser considerado um custo.

Alguns exemplos de despesas incluem gastos com contas de água, internet, aluguel, materiais de escritório etc.

Custos

Por fim, os custos representam todos os gastos destinados exclusivamente para manter a operação da empresa no dia a dia.

Eles sempre estão relacionados aos gastos de produção e vinculados diretamente aos produtos e serviços oferecidos pelo negócio.

Nessa categoria, entram as aquisições de todo tipo de matéria-prima, salários dos colaboradores e todos os encargos da equipe de produção, manutenção de equipamentos etc.

Livros contábeis

Por fim, os livros contábeis são os documentos em que são registradas todas as informações contábeis e financeiras de um negócio.

Existem diversos subtipos de livros no ramo da contabilidade, como o livro diário, o livro razão e o livro caixa.

É por meio desses livros contábeis que são extraídas todas as informações que darão forma ao balancete contábil.

Como fazer um balancete?

mulher faz balancete de sua empresa

Elaborar um balancete é uma tarefa relativamente simples. Existem diversos modelos e formas de apresentar o ativo, o passivo, os custos, as receitas, os resultados e as despesas.

De maneira geral, esse documento pode ser disposto em quatro colunas, sendo duas colunas reservadas para o movimento e duas reservadas para o saldo.

O preenchimento dessas colunas de movimento deve ser feito com as informações literais de débito e crédito em conta

Por outro lado, o preenchimento das colunas destinadas ao saldo deve ser feito a partir do cálculo da diferença entre crédito e débito.

Lembrando que este é apenas um exemplo simples de balancete contábil.  É importante ter uma assessoria de profissionais capacitados para acompanhar a saúde financeira do seu empreendimento.

Além disso, também é fundamental possuir sistemas informatizados especiais que otimizem a rotina fiscal, contábil e consequentemente, a estratégia do negócio.

Uma ótima alternativa que pode te ajudar nesse sentido é o Eleve Gestão, que permite um controle financeiro total da empresa, com acompanhamento de entradas e saídas e um controle de gastos mais apurado.

Balancete: Dúvidas frequentes

E aí? Ainda está com dúvidas a respeito do balancete contábil? Entenda mais sobre o assunto!

Quem faz o balancete?

Para que o balancete cumpra o seu propósito e para que seja capaz de uma avaliação precisa das informações, esse documento deve ser produzido pelo departamento contábil da empresa em conjunto com o departamento financeiro.

Nesse sentido, é responsabilidade do setor financeiro disponibilizar as informações necessárias solicitadas pelo setor contábil.

Ou seja, incluem-se neste grupo de informações documentos como notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, duplicatas, relatórios de desempenho etc.

Como analisar um balancete contábil?

Quando estamos falando do balancete, é comum que esse demonstrativo seja descrito como uma “foto” instantânea das condições financeiras da empresa no momento.

Além de apresentar todos os direitos, bens e investimentos da empresa, o balancete também engloba despesas, custos e reservas existentes.

Todas essas informações oferecem um panorama aprofundado sobre a situação do negócio e também sobre o seu futuro, pois os indicadores agrupados são passíveis de análise e posterior adoção de estratégias.

Um exemplo claro é saber qual é o valor em estoque. Isso permite que o gestor da empresa avalie a necessidade de aumentar ou reduzir essas quantidades de acordo com a realidade do mercado naquele momento.

Todas essas informações também podem ajudar a verificar quais departamentos estão gerando mais lucro e quais estão tendo custos desnecessários.

Com todas essas informações em mãos, os gestores podem optar por reestruturações internas, realocação de funcionários para áreas improdutivas etc.

Balancete é mensal ou anual?

O balancete pode ser realizado de forma flexível. Por isso, pode ser utilizado pelas empresas dentro do período em que elas acham mais interessante dentro de suas necessidades. Ou seja, pode ser feito de forma quinzenal, mensal, diária ou anual.

É possível fazer balancete no Excel?

Existem diversos modelos de balancetes feitos especificamente para serem utilizados dentro do Excel.

Você pode encontrar esses modelos rapidamente com uma busca na internet.

Entretanto, você ainda vai precisar de informações mais detalhadas a respeito do seu negócio para conseguir fazer esse cálculo corretamente.

Para isso, você pode contar com soluções de gestão inteligente, como o Eleve Gestão.

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Como estamos falando sobre o balancete, uma ferramenta essencial para avaliar a saúde financeira da sua empresa, que tal agora você conhecer todas as vantagens do Eleve Gestão?

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Conclusão

E, agora, chegando ao fim deste guia completo sobre balancete, podemos perceber sua importância para a rotina contábil das empresas.

Por ser um demonstrativo financeiro que permite uma avaliação mais flexível da situação da empresa, é possível prevenir crises financeiras e ter um controle de custos mais eficiente.

Assim, ao fazer o balanço patrimonial ao fim do ano, o empreendedor não corre o risco de ter surpresas negativas com a atual situação de seu negócio.

Agora, que tal continuar a leitura sobre como manter sob controle as contas a pagar e a receber de seu negócio?

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