como chamar paciente para retorno

Como chamar paciente para retorno: Confira 7 dicas valiosas!

Equipe TOTVS | CONSULTÓRIO MÉDICO | 17 setembro, 2021

Para uma instituição de saúde ter sucesso hoje em dia, muito mais do que atrair novos interessados em seus serviços, é necessário manter os antigos. Porém, essa é uma tarefa complexa. Você sabe como chamar paciente para retorno de forma mais eficaz?

Se a resposta for negativa, não se preocupe. Embora esse seja um desafio em vários estabelecimentos de saúde, não quer dizer que não exista solução para ele.

Aliás, existem diferentes canais que sua instituição pode explorar para potencializar o retorno dos pacientes, dando continuidade aos cuidados médicos e também aumentando suas receitas.

Na prática, aprender como chamar paciente para retorno é uma questão de aprimorar a experiência do paciente.

Nesse conteúdo, vamos mergulhar no assunto, te mostrando como chamar atenção do paciente para retorno, como realizar o controle de retorno de pacientes, exemplos de mensagens de confirmação, entre outros tópicos.

Não perca, continue a leitura para aprender tudo! 
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Como chamar paciente para retorno: Os principais canais de comunicação

É muito importante que o seu estabelecimento de saúde colete os principais dados dos seus pacientes logo no primeiro atendimento. Isso vai garantir que você conheça os principais canais de comunicação e vai facilitar na hora de entender como chamar paciente para retorno.

Mas afinal, hoje em dia, quais os principais canais de comunicação que a sua instituição pode aproveitar?

Nós temos algumas dicas, confira!

WhatsApp

O WhatsApp é um dos principais aplicativos de bate-papo do mercado mundial. No Brasil, seu uso é quase unânime. Isso quer dizer que é uma ótima ferramenta para você se comunicar com seu paciente.

Uma das grandes vantagens do WhatsApp é a sua função Business, que permite que negócios criem perfis comerciais (o que inclui instituições de saúde) e aproveitem alguns recursos extras.

Um deles é a automatização do envio de mensagens para os contatos, podendo segmentar as listas de transmissão, bem como automatizar o contato inicial.

Dispensando a necessidade de atenção dedicada de um atendente a cada novo contato que sua clínica recebe — muitas vezes para pedir valores ou horários.

Ligações telefônicas

As ligações telefônicas ainda são uma excelente ferramenta para enviar mensagens para retorno de pacientes, servindo como forma de aproximar-se dos seus clientes.

No entanto, as ligações telefônicas podem ser encaradas como um pouco invasivas e, se em excesso, até mesmo irritantes — especialmente na era do WhatsApp.

Por isso, o uso das ligações deve ser comedido e muito bem realizado, principalmente quando falamos sobre chamar paciente para retorno.

Isto é: as ligações podem ser excelentes para acompanhar tratamentos iniciados ou pós-operatórios.

É uma forma carinhosa de tratar o paciente, uma verdadeira amostra de atendimento humanizado.

Já para chamar paciente para retorno, as coisas mudam um pouco.

O atendente responsável deve ser treinado para tal, instruído a estabelecer uma conversa real com o paciente (perguntando, por exemplo, se está tudo bem!), ouvindo-o.

É uma forma de entender o feedback do próprio paciente sobre o atendimento, bem como sanar dúvidas como valores e formas de pagamento.

No caso de aprender como chamar paciente para retorno, as ligações podem servir como meio para relembrar compromissos futuros e confirmar sua presença.

SMS

Uma forma mais simples de se comunicar com os pacientes é via mensagens de texto (ou SMS).

É muito útil no caso de estabelecer uma comunicação pontual, curta e objetiva. 

Serve para enviar lembretes de compromissos próximos, confirmar consultas, bem como mandar mensagens personalizadas, com promoções ou mesmo saudações de aniversário.

É claro que realizar o envio de mensagens SMS uma a uma é complicado, mas existem ferramentas capazes de automatizar e simplificar o processo.

Se você analisar como útil, vale a pena pesquisar sobre!

E-mail

Já o e-mail é uma forma de comunicação extremamente eficiente, mas bem direta e normalmente com conteúdo mais importante.

Por ser utilizado para chamar paciente para retorno? É claro!

Uma forma de entender se vale a pena é, na hora do cadastro do paciente, perguntar qual dos contatos deve ser utilizado quando for necessário se comunicar.

No caso do e-mail, é importante prestar atenção no conteúdo enviado: tanto na ortografia, quanto na importância da mensagem.

Além disso, você pode utilizar o e-mail como uma ferramenta de marketing, enviando conteúdos e novidades sobre seu estabelecimento, para gerar uma maior aproximação do paciente com a instituição.

Como chamar paciente para retorno: 7 dicas importantes

Agora que você conheceu alguns dos principais canais de comunicação, como chamar paciente para retorno da forma certa? Para te guiar nesse processo, separamos algumas dicas essenciais, confira!

1. Facilite o agendamento de retorno

A primeira dica é simplificar o que já deveria ser um processo simples: o agendamento do retorno.

É claro, na grande maioria das especialidades, o retorno é garantido uma vez que o paciente realize a primeira consulta.

Isso deve ser muito bem esclarecido com o paciente de antemão, marcando um retorno em data e horário cômodos para o mesmo e para o médico.

Assim, você já garante esse primeiro retorno, realiza o cadastro do paciente e obtém seus dados.

2. Confirme seus compromissos 

Para realizar o melhor controle de retorno de pacientes, recomendamos que você crie uma estratégia de confirmação dos retornos.

Procure estabelecer um canal de comunicação (como o WhatsApp, por exemplo) e automatizar o envio de mensagens de confirmação — um ou dois dias antes do compromisso agendado — conferindo se está tudo ok pelo paciente.

Nessa mensagem, por mais curta que seja, use uma linguagem cordial, agradecendo pelo tempo do paciente

3. Tenha um site profissional

Quer facilitar a forma com que seus pacientes marcam consultas e retornos? Uma das dicas mais essenciais é desenvolver um site profissional.

Infelizmente, essa ainda é uma grande dor das instituições, que acabam relegando seu site a layouts antiquados. Seu website deve ser responsivo, prático e fácil de utilizar.

As informações de contato precisam ser visíveis logo de cara, sendo facilmente acessadas.

Procure descrever todas as informações mais importantes (telefone, e-mail, WhatsApp, endereço, horários de atendimento, etc), de modo a agilizar o contato.

4. Colete todas as informações de contato deles

Lembra que falamos da etapa de cadastro do paciente? Apesar de ser um processo que deve ser ágil, sua equipe de atendimento não pode falhar nessa hora.

Procure realizar um cadastro completo, com todas as informações pertinentes dos pacientes.

Além do cadastro, procure descrever exatamente quais os principais contatos do paciente, bem como seus secundários e outras referências (como pessoas que devem ser acionadas em casos de emergência).

5. Seja proativo

Que tal evitar problemas nos retornos dos pacientes? Nossa dica é ser proativo no tratamento individual. Sim, isso pode ser um pouco trabalhoso, mas compensa!

Sobre o que falamos? Enviar mensagens na manhã dos compromissos agendados, por exemplo, garantindo que o paciente realmente tenha ciência do retorno.

Além disso, lembre-se que problemas acontecem. O especialista da vez pode ter um problema de família e ser obrigado a desmarcar todos os compromissos do dia.

Sua equipe de atendimento deve ser proativa e ágil para contar a notícia aos afetados, combinando novas datas para seu retorno. Tudo isso, claro, acompanhado de um pedido de desculpas.

Procure tomar essas medidas com o máximo de antecedência possível, para não prejudicar a agenda do próprio paciente.

É um capricho que contribui para sua experiência.

6. Memorize um fato sobre cada paciente

E já que falamos da experiência do paciente, sabia que um atendimento humanizado vai muito além da interação dentro da clínica ou na gestão dos leitos, certo?

É de bom gosto — embora a gente saiba que pode ser difícil, dependendo do tamanho do negócio — memorizar um fato sobre cada paciente.

Assim, seus atendentes podem sempre começar as conversas para chamar paciente para retorno com esse fato.

Pode ser qualquer interesse básico, mas que gere uma faísca de reconhecimento na hora de estabelecer uma conversa.

Assim, seu negócio se destaca no atendimento ao paciente por meio de uma conversa personalizada.

7. Dê a eles algo de graça

Sabe porque é importante estabelecer essa cultura? Você cria um senso de reciprocidade. Assim, o paciente sentirá que “deve” algo a você — o que pode ajudar a se comprometer mais com os retornos e continuidade do tratamento.

Agora, o que sua instituição pode oferecer? Bom, vai depender do seu público e do seu orçamento, mas algo como um “mimo” pode funcionar.

Como organizar sua agenda para chamar paciente para retorno?

como chamar paciente para retornoA melhor forma de organizar sua agenda para chamar paciente para retorno é utilizando um sistema de gestão com recurso de agenda eletrônica. Ela proporciona mais agilidade e precisão na hora de lidar com os horários e agendamentos.

Com acesso a uma agenda eletrônica, a recepção da clínica tem à disposição todas as informações importantes sobre o paciente, junto dos compromissos futuros.

Assim, fica muito mais simples encontrar espaços na agenda dos especialistas para encaixar os retornos.

Claro, é de bom gosto conferir com o paciente se ele estará disponível nessa mesma data e horário, garantindo sua presença.

O acesso a informações do paciente também viabiliza uma ação rápida no caso de trocas em cima da hora, pois permite o contato imediato.

Como treinar sua recepcionista para chamar paciente para retorno?

Como mencionamos, o treinamento dos responsáveis pelo atendimento é essencial para que sua instituição domine todas as maneiras de chamar paciente para retorno.

A pessoa responsável deve estar muito bem preparada. É preciso que ela tenha habilidades de conversação e até mesmo certa facilidade para negociar.

Afinal, muitas vezes, é preciso ter um trabalho de convencimento do paciente para o seu retorno — pois existem casos e casos, certo?

A forma de treinar a recepcionista vai depender do seu negócio, mas nossa dica é compartilhar o máximo de conhecimento com ela.

Assim, ela estará munida das principais informações quando abordar o paciente, podendo explicar com tranquilidade sobre a importância de retornar ao estabelecimento de saúde.

Exemplos de mensagens de como chamar paciente para retorno

Sem ideias de como chamar paciente para retorno a partir de alguns dos canais que mencionamos? Temos algumas dicas que vão ajudar você, confira:

Para o WhatsApp, o ideal é enviar mensagens objetivas e que expliquem muito bem o contexto do contato.

Digamos que você esteja chamando um paciente para um retorno.

Primeiro, evite mensagens de áudio. Em vez disso, automatize o envio por meio de uma funcionalidade em seu sistema de gestão, pode ser?

Assim, você escreve uma mensagem padronizada — mas com um toque pessoal — que pode ser muito eficaz. Tente algo nesses moldes:

Olá, Cristina! Tudo bem?

Sua última consulta com o odontologista Dr. Sérgio aconteceu há mais de 6 meses. Como anda sua saúde bucal? Gostaríamos de convidá-la para um check-up, que tal?

Para agendar, basta nos responder aqui mesmo!

Até mais,

Nome do Atendente da Clínica Z

Esse tipo de abordagem funciona muito bem com e-mails.

Um roteiro parecido pode ser utilizado em ligações telefônicas, mas nesses casos recomendamos que você torne o papo ainda mais pessoal e confortável.

Para SMS, é importante encurtar a mensagem, tornando-a o mais objetiva possível. Um exemplo, seguindo na linha do exemplo acima, seria:

[CLÍNICA Z] Cristina, que tal fazer um check-up da sua saúde bucal? Lembre-se: saúde em primeiro lugar! Agende seu retorno em nosso site: link encurtado

Qual a importância da mensagem para o retorno de pacientes?

Ao aprender como chamar paciente para retorno, você garante que sua instituição mantenha-se sempre presente na vida das pessoas. É uma forma de incentivar o cuidado com a saúde de maneira contínua.

Além disso, é claro, serve como uma ação extremamente eficaz e barata de garantir uma receita recorrente em seu negócio.

Como você sabe, no ramo da saúde, manter o fluxo de caixa pode ser um desafio. Ao estimular o retorno recorrente dos pacientes, você contribui para sua saúde, bem como aumenta sua previsibilidade de receitas.

Assim, pode crescer mais rapidamente como empresa e também como referência no cuidado à saúde para os pacientes.

Como chamar paciente para retorno: Veja como o software da Eleve Saúde pode ajudar

Você conhece o Eleve Saúde? Trata-se do melhor sistema para gestão de clínicas, consultórios e hospitais do mercado — com foco nos micro e pequenos negócios, que buscam escalar sua operação.

Ele possui todas as funcionalidades que uma instituição de saúde necessita para ter sucesso, como prontuário eletrônico, agendamento digital, recursos para telemedicina e receituário digital inteligente.

E claro, o Eleve Saúde está à par das necessidades do mercado, por isso, oferece uma solução super prática para você chamar pacientes para retorno:

Um recurso de confirmação de consultas via WhatsApp, que permite a automatização do envio de mensagens personalizadas para confirmar os compromissos com antecedência! Dá uma olhada no recurso, que é integrado ao Eleve Saúde e pode ser adquirido online pela TOTVS Store.

Incrível, certo?

E que tal conferir mais sobre as funcionalidades, diferenciais e planos do Eleve Saúde? É o melhor sistema para gestão do seu estabelecimento de saúde!
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Conclusão

Aprender como chamar paciente para retorno é uma solução muito mais barata que atrair novos pacientes e pode garantir o fluxo de caixa do seu negócio.

Além disso, é uma forma de trabalhar a comunicação do seu negócio, incentivando o cuidado com a saúde.

E agora, que tal tornar seu estabelecimento em uma referência para os seus pacientes, garantindo uma alta taxa de retornos que possibilite o crescimento do seu negócio?

Siga as nossas orientações e invista nas tecnologias certas!

O Eleve Saúde é indispensável: flexível, robusto e acessível, é o sistema de gestão ideal para sua instituição de saúde.

Agora, antes de finalizar, que tal seguir lendo outros conteúdos sobre gestão de clínicas, consultórios e hospitais? Temos uma seção inteira do blog dedicada ao tema, confira!

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