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Agenda médica: como fazer o controle com praticidade

Equipe TOTVS | CONSULTÓRIO MÉDICO | 20 novembro, 2020

Se você tem um consultório ou clínica, sabe que a organização da agenda médica é um dos processos mais comuns no dia a dia do estabelecimento. Portanto, o controle de horários para consultas, exames e outros tipos de atendimentos deve ser organizado e eficaz. Do contrário, pode haver impactos negativos, tanto financeiros quanto para a imagem do seu negócio.

Prejuízos de uma agenda desorganizada

Uma agenda médica confusa é capaz de gerar uma série de prejuízos, como os indicados a seguir.

Atrasos no atendimento

Ninguém gosta de esperar por um atendimento se agendou um horário previamente, certo? Ainda assim, as filas de espera são problemas recorrentes em clínicas médicas. Isso pode decepcionar o paciente ao ponto de levá-lo a buscar outros serviços. 

Aguardar em salas de espera por muito tempo é desagradável para as pessoas e indicativo de uma falta de organização por parte do estabelecimento. Assim, é preciso considerar que muitos pacientes têm outros compromissos e, por isso, valorizam agilidade e eficiência.

Gargalo no fluxo de atendimento

Além de negativa para quem marca um horário, a desorganização da agenda médica e a formação de filas de espera compromete também a capacidade de atendimento dos profissionais de saúde. Como resultado, pode ser necessário encaixar pacientes em horários que não seriam ideais ou remanejar a consulta programadas.

Insatisfação do paciente

A frustração pela experiência aquém das expectativas é capaz de fazer com que o paciente opte por outros serviços. É provável até mesmo que vire detrator do seu consultório ou clínica médica. Desse modo, o impacto para a saúde financeira do negócio pode ser expressivo.

Como ter uma agenda médica eficiente

Até agora falamos de problemas. Mas, chegou a hora de apresentarmos dicas para você chegar a uma solução que ajude a controlar a agenda do seu estabelecimento da forma mais eficiente possível. 

Com um bom sistema de agendamento eletrônico, por exemplo, é possível acompanhar de forma precisa os horários de cada paciente. Nesse caso, o ideal é que haja uma agenda individual para cada médico da clínica. Assim, pode-se consultar horários de atendimento, chegada do paciente, além de retornos.

Contudo, antes de disponibilizar uma agenda, é preciso considerar algumas questões.

  • Quanto tempo dura em média um atendimento? 
  • Quantos pacientes a clínica tem atendido por dia?
  • Há atrasos para o atendimento?
  • Quanto tempo os pacientes costumam esperar pelo atendimento?

Fazer esta investigação ajudará a definir um padrão de agendamento mais organizado para o estabelecimento. Isto é, distribuir melhor os atendimentos ao longo do dia. 

Além disso, outro ponto importante para uma agenda médica organizada e que contribui para tornar positiva a experiência do paciente na clínica é o trabalho colaborativo entre a equipe que atua no local. Por isso, realize workshops e treinamentos para que todos estejam alinhados quanto aos protocolos do estabelecimento. Ou seja, para que conheçam os procedimentos-padrão, como o fluxo de agendamentos de consultas, exames e outros atendimentos.

Este tipo de reunião da equipe é interessante, inclusive, para se encontrar soluções para questões práticas identificadas por diferentes membros do time.

Como um sistema de gestão pode ajudar

A fim de promover uma estruturação eficiente dos processos de sua clínica ou consultório médico, é importante contar com a tecnologia. Por meio de um sistema de gestão, ela ajuda você a aumentar a produtividade do estabelecimento. Consequentemente, a capacidade de gerar lucro também aumenta.

Veja a seguir o que o sistema Eleve Saúde oferece para tornar a agenda médica mais prática e completa.

  • Personalização dos horários de atendimento por médico;
  • Comunicação integrada entre médicos e secretárias, por meio do recurso de mensagem rápida do sistema;
  • Assistente de marcação de consultas com filtro de horários livres da agenda;
  • Lembrete de compromisso do paciente por e-mail;
  • Possibilidade de envio de SMS para confirmação ou cancelamento de consulta;
  • Diversos indicadores como: status de atendimento (faltas, atendidos, marcados, entre outros), duração de atendimentos e tempo de espera na recepção;
  • Acompanhamento da fila na recepção e muito mais.

Quer saber mais? Então, entre em contato conosco e fale com um dos nossos consultores.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você. Até a próxima!

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